KỸ NĂNG GIAO TIẾP BẰNG THƯ TÍN

1

2

NỘI DUNG

Tầm quan trọng và các
hình thức thư tín
Thư tín dạng truyền
thống

3

Thư tín dạng email

4

Kỹ năng viết, ưu nhược điểm

5

Tổng kết và trò chơi


1. Tầm quan trọng của
thư tín trong kinh doanh
Thư tín quan trọng đối với cá nhân
và tổ chức:
• Trong kinh doanh, thư tín không
thể thiếu, nó là sợi dây kết nối
giữa các bên liên quan.

• Là phương tiện giao tiếp giữa tổ
chức và các bên liên quan, nội bộ.


Thư tín quan trọng cả nội dung và hình thức:
• Thư tín thể hiện phong cách người viết và văn hóa của công ty
hoặc đôi khi của cả một nước khi giao dịch với đối tác nước
ngoài.


Các hình thức giao tiếp bằng thư
tín:


2. THƯ TÍN DẠNG TRUYỀN THỐNG

Thư đánh máy
Thư viết tay



Thành phần trong 1 lá thư:
• Tiêu đề
• Địa chỉ trả lời thư
• Ngày tháng năm
• Địa chỉ người nhận
• Lời chào mở đầu
• Dòng chủ đề
• Phần chính của thư
• Lời chào kết thúc

• Tên công ty
• Chữ ký, tên, chức danh người gửi
• Nơi nhận khác và tài liệu đính kèm


Một số lỗi hay mắc phải khi viết thư
• Lỗi chính tả, ngữ pháp
• Dùng từ sai
• Viết quá dài, có những câu và đoạn
thừa
• Rào đón, khách sáo
• Lựa chọn từ ngữ, cách xưng hô không
phù hợp
• Cách trình bày thư kém


Kỹ năng viết thư

Thông điệp
trung lập và
tích cực

Thông điệp
thiện chí

Thông điệp
tiêu cực


6 loại thông điệp thiện chí phổ biến

Thông điệp
chúc mừng

Lời chúc mừng
nhân ngày lễ

Thông điệp
cảm ơn

Thư mời

Thông điệp
chia buồn

Thông điệp
chào đón


Thư mời
• Thường được trình bày
theo lối triển khai
• Thường được diễn đạt
bằng văn nói.
• Các loại thư mời thường
thấy: thư mời dự lễ
khánh thành, dự lễ khai
trương,...


Loại sự kiện

Ngày, tháng,
thời gian

Địa điểm

Mục đích
của sự kiện

Cách diễn
đạt thư mời

Tên của người
tổ chức


3. Thư tín dạng email
3.1. Chức năng “to”, “cc” và “bcc”


3.2. Tiêu đề mail

• Chức năng: Để người nhận (email) biết bạn MUỐN GÌ
khi gửi mail.
• Không được bỏ trống mục này



3.3. Nội dung mail
• Nên có chào hỏi
• Ngôn ngữ diễn đạt ngắn gọn. Trường hợp

mail dài thì nên đưa vào file đính kèm.
• Kết email: Ví dụ: Cảm ơn, Trân trọng,...


Action Statement

Có đôi khi, email không cần phải trả lời mà nó chỉ
đơn thuần đưa ra các yêu cầu cho nhân viên.


Email bất lịch sự


3.4. Lạm dụng việc viết tắt


• Nên tránh việc viết tắt (mặc dù
một vài người nghĩ rằng viết
tắt (các từ tiếng Anh), có nghĩa
họ rất sành Anh ngữ).
• Chỉ nên viết tắt trong các mối
quan hệ các nhân (và với điều
kiện các từ viết tắt là phổ biến)


3.5. Chữ kí trong email
Một chữ ký phải bao gồm:
• Tên, chức vụ của bạn, nơi công
tác, làm việc
• Số điện thoại

• Email
• Các yếu tố khác (nếu muốn)


4. Kỹ năng viết thư
Giới thiệu 1 số kỹ năng:
Kỹ năng viết thông điệp trung
lập và tích cực
Kỹ năng viết thông điệp
thiện chí
Kỹ năng viết thông điệp
tiêu cực


Quy trình viết thư
Bước 2:
Defining the
Reader and
the Situation

Bước 1:
Determing
the Ends and
the Means

Bước 5:
Distributing
the Message

Bước 3:

Developing
and Message

Bước 4:
Detecting
Deficiencies


2.8.3. Kỹ năng viết thư

Chiến thuật GIRO:
• Gaining attention
• Increase desire
• Reducing resistance
• Orchestration action


Một số lỗi thường mắc phải
• Gửi nhầm email
• Gửi nhầm đối tượng
• Lỗi chính tả
• Lỗi ngữ pháp
• Dùng từ sai
• Viết quá dài, dư thừa/ Viết quá ngắn, thiếu ý
• Lựa chọn từ ngữ, cách xưng hô không phù hợp
• Cách trình bày thư kém, gây khó hiểu cho người đọc