Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công nợ phải thu tại công ty cổ phần VIWACO

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi
Các số liệu, kết quả trong đồ án tốt nghiệp của tôi là trung thực xuất phát từ
tình hình thực tế của đơn vị tôi thực tập.
Tác giả Đồ án
Nguyễn Thị Thuý Hà

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

1

Lớp: K43/41.01


HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

LỜI TRI ÂN
Với vốn kiến thức tích luỹ được trong thời gian học tập dưới mái trường
Học viện tài chính thân yêu, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng
với những kiến thức thực tế thu được trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần
đầu tư và kinh doanh nước sạch VIWACO, em đã hoàn thành đồ án tốt nghiệp với
đề tài: “Xây dựng Hệ thống thông tin quản lý công nợ phải thu tại công ty cổ
phần VIWACO”.
Trước hết, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo THs.Phan Phước Long -giảng
viên khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính đã chỉ bảo nhiệt tình, giúp đỡ em

trong suốt quá trình thực tập.

Em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong toàn Học viện, và đặc biệt
là các thầy cô giáo trong khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế đã giảng dạy và truyền
đạt cho em những kiến thức bổ ích trong bốn năm học vừa qua.
Cuối cùng em xin cảm ơn các anh chị ở phòng kinh doanh và phòng tài chính
kế toán – công ty cổ phần VIWACO đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em trong quá
trình thực tập.
Em xin chân thành cảm ơn!
Tác giả
Nguyễn Thị Thuý Hà

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

2

Lớp: K43/41.01


HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Lời mở đầu
Trong bối cảnh khủng hoảng tài chính toàn cầu đang có chiều hướng lan
rộng như hiện nay, nhiều doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp nhỏ trong nước,
bắt đầu co cụm và thu hẹp các hoạt động kinh doanh.Doanh nghiệp thiếu vốn hoạt
động bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân như: Do doanh nghiệp có vốn điều lệ thấp;
ngân hàng siết chặt tín dụng, bị khách hàng chiếm dụng công nợ; bị nhà cung cấp
siết nợ; quản lý dòng tiền mặt kém…

Nhưng khó khăn do vốn điều lệ thấp và ngân hàng siết chặt tín dụng có thể
sẽ không là vấn đề lớn.
Nhiều doanh nghiệp giữ khách hàng bằng cách cho hạn mức công nợ và thời
hạn thanh toán khá thoáng. Chính sách này thường bị khách hàng lợi dụng để chiếm
dụng vốn. Họ đặt hàng với số lượng lớn và xin trả chậm rất lâu. Doanh nghiệp thấy
đơn hàng lớn nên chấp nhận cho nợ với số lượng lớn và kéo dài thời gian. Trong
thực tế, sức tiêu thị hàng của khách hàng không lớn nên họ thu tiền và thanh toán
nhỏ giọt. Trong nhiều trường hợp, khách hàng bán được hàng nhưng giữ lại tiền cho
đến thời điểm cuối cùng mới thanh toán một lần. Doanh nghiệp thiếu tiền vì bị
khách hàng nợ, trong khi khách hàng dùng vốn của doanh nghiệp để kinh doanh
mặt hàng khác. Khi số vốn chiếm dụng được khá nhiều, khách hàng thậm chí “lơ”
luôn, không đặt hàng của doanh nghiệp nữa
Như vậy việc quản lý công nợ của khách hàng là một trong các vấn đề rất
được các doanh nghiệp chú trọng.
Cùng với sự phát triển của công ty, khối lượng thông tin cần xử lý ngày càng
nhiều, đòi hỏi cần phải đáp ứng nhanh chóng kịp thời cho nhu cầu quản lý. Ứng
dụng công nghệ tin học vào công tác quản lý nói chung, quản lý công nợ phải thu
của khách hàng do đó là cần thiết.
Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác quản lý công nợ phải thu của
khách hàng trong doanh nghiệp em đã chọn đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin
quản lý công nợ phải thu của khách hàng tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng và
kinh doanh nước sạch”

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

3

Lớp: K43/41.01

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Với mục tiêu xây dựng hệ thống quản lý công nợ phải thu của khách hàng
trong công ty nhằm đạt hiệu quả cao hơn, đề tài đã nghiên cứu công tác quản lý
công nợ phải thu trong điều kiện ứng dụng công nghệ tin học. Do thời gian không
cho phép, em chỉ tập trung vào phân tích, thiết kế hệ thống công tác quản lý công nợ
phải thu của khách hàng và thực hiện một số chức năng của chương trình, sử dụng
ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro.
KẾT CẤU CỦA ĐỒ ÁN NGOÀI PHẦN MỞ ĐẦU VÀ PHẦN KẾT
LUẬN GỒM 3 CHƯƠNG:
Chương 1: Lý luận chung về Hệ thống thông tin quản lý và công tác quản lý
công nợ phải thu của khách hàng
Chương 2: Tổng quan về công ty cổ phần Đầu Tư Xây Dựng Và Kinh
Doanh Nước Sạch và thực trạng công tác tổ chức quản lý công nợ phải thu của
khách hàng tại công ty
Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý công nợ phải thu
của khách hàng tại công ty cổ phần Đầu Tư Xây Dựng Và Kinh Doanh Nước Sạch
Mặc dù rất cố gắng để hoàn thiện công việc, song vì thời gian có hạn và
kinh nghiệm, kiến thức còn hạn chế nên đề tài này còn nhiều thiếu sót. Em rất mong
nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và bè bạn để đề tài ngày càng hoàn thiện
hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

4

Lớp: K43/41.01

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC
QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI THU
1.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1.1.1. Thông tin
* Khái niệm
Thông tin: được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin nhận
được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể
hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng.
Thông tin tồn tại dưới hình thức:
+

Bằng ngôn ngữ, hình ảnh

+

Mã hiệu hay xung điện...

* Các tính chất của thông tin
+

Tính tương đối

+

Tính định hướng

+

Tính thời điểm

+

Tính cục bộ

Như vậy, nói đến thông tin là nói đến hai đối tượng : chủ thể phản ánh (truyền tin),
và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận thông tin).
Về mặt kỹ thuật, cần phân biệt hai khái niệm : dữ liệu (data) và thông tin
(information)
Dữ liệu (Data) là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới
mà chúng ta gặp bằng nhiều cách thể hiện khác nhau.
Thông tin (Information) là dữ liệu được đặt vào một ngữ cảnh với một hình
thức thích hợp và có lợi cho người sử dụng cuối cùng.
Trong hệ thống quản lý, có thể nói thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa
là sản phẩm đầu ra. Thông tin là thể nền của quản lý cũng giống như năng lượng là
thể nền của mọi hoạt động. Không có thông tin thì không có hoạt động quản lý đích
thực

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

5

Lớp: K43/41.01

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

1.1.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN.
* Khái niệm:
Hệ thống thông tin là một hệ thống gồm những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mềm và dữ liệu thực hiện các hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân
phối thông tin trong một tập hợp ràng buộc được gọi là môi trường.
Hệ thống thông tin được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết
bị tin học và không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy ra từ
các nguồn(Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với dữ liệu đã
được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích
(destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage).
Để có thể nhìn nhận một cách trực quan về hệ thống thông tin, người ta
thường tiến hành mô hình hoá hệ thống thông tin. Trong mỗi tổ chức thì mô hình hệ
thống thông tin có một đặc thù riêng nhưng chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất
định.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

6

Lớp: K43/41.01


HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Nguồn

Đích

Thu thập

Xử lý

Phân phát

Lưu trữ

Hình 3: Mô hình hệ thống thông tin
* Mô Hình Hệ thống thông tin
- Mô hình logic
Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện,
các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin
mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời các câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”.
Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời
điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ
khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgíc này.
- Mô hình vật lý ngoài
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là
các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của
đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và
vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về
địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô
hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà
các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra.

- Mô hình vật lý trong
Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái
nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

7

Lớp: K43/41.01


HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho
lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu
trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình này giải đáp câu hỏi :
“Như thế nào?”
Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả
của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng, và mô hình vật
lý trong là của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô
hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất.
1.1.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ.
* Khái niệm:
HTTT quản lí là sự phát triển và sử dụng HTTT có hiệu quả trong một tổ
chức. HTTT quản lí trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức như lập kế hoạch,
kiểm tra thực hiện, tổng hợp và làm các báo cáo, làm cho các quyết định của quản
lí trên cơ sở các quy trình, thủ tục cho trước. Nó sử dụng thông tin đầu vào là các hệ
xử lí giao dịch và cho ra thông tin đầu ra là các báo cáo định kì hay theo yêu cầu.
Một số HTTT quản lí trong một doanh nghiệp, một tổ chức như:

+

Hệ thống nhân sự, tiền lương.

+

Hệ thống quản lí vật tư chuyên dụng.

+

Hệ thống quản lí công văn đi, đến.

+

Hệ thống kế toán.

+

Hệ thống quản lí tiến trình.

HTTT quản lí trong doanh nghiệp giúp cho thông tin trong doanh nghiệp
được tổ chức một cách khoa học và hợp lí, từ đó các nhà quản lí trong doanh nghiệp
có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, phục vụ cho việc ra các
quyết định kịp thời. Do đó nó có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp.
* Tại Sao Phải Phát Triển HTTT Quản Lý Trong Doanh Nghiệp
Một doanh nghiệp có HTTT quản lí hiệu quả giúp cho doanh nghiệp có thể:
+

Khắc phục khó khăn trước mắt để đạt được các mục tiêu đề ra

+

Tạo ra năng lực chớp được các cơ hội hay vượt qua các thách thức.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

8

Lớp: K43/41.01


HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

* Vòng đời phát triển một hệ thống thông tin
 Khởi tạo và lập kế hoạch dự án
Hai hoạt động chính trong khởi tạo và lập kế hoạch dự án là phát hiện ban đầu chính
thức về những vấn đề của hệ thống và các cơ hội của nó: trình bày rõ lý do vì sao tổ
chức cần hay không cần phát triển hệ thống thông tin. Tiếp đến là xác định phạm vi
cho hệ thống dự kiến. Một kế hoạch dự án phát triển hệ thống thông tin về cơ bản
được mô tả theo vòng đời phát triển hệ thống, đồng thời cũng đưa ra các ước lượng
thời gian và các nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện nó. Hệ thống dự kiến phải
giải quyết được những vấn đề đặt ra của tổ chức hay tận dụng được những cơ hội có
thể trong tương lai mà tổ chức gặp, và cũng phải xác định chi phí phát triển hệ
thống và lợi ích mà nó sẽ mang lại cho tổ chức.
 Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó cung cấp
những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế hệ thống thông tin sau này, bao gồm các công
việc:

Xác định và phân tích yêu cầu: Chính là những gì mà người sử

+

dụng mong đợi hệ thống sẽ mang lại.
Người thiết kế phải mô tả lại hoạt động nghiệp vụ của hệ

+

thống, làm rõ các yêu cầu của hệ thống cần xây dựng và mô tả yêu cầu
theo một cách đặc biệt.
Nghiên cứu yêu cầu và cấu trúc nó phù hợp với mối quan hệ

+

bên trong, bên ngoài và các giới hạn đặt lên các dịch vụ cần thực hiện.
Tìm các giải pháp cho các thiết kế ban đầu để đạt được yêu cầu

+

đặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất đáp ứng các yêu cầu
với chi phí, nguồn lực, thời gian và kỹ thuật cho phép để tổ chức thông
qua.
 Thiết kế hệ thống

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

9

Lớp: K43/41.01

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Thiết kế hệ thống chính là quá trình tìm ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp
ứng các yêu cầu đặt ra ở trên.
+

Thiết kế logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với bất kỳ hệ
thống phần cứng và phần mềm nào, nó tập trung vào nghiệp vụ của hệ
thống thực.

+

Thiết kế vật lý: Là quá trình chuyển logic trừu tượng thanhf
bản thiết kế hay các đặc tả kỹ thuật. Nhưng phần khác nhau của hệ thống
được gắn vào các thao tác và thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc
thu thập dữ liệu, xử lý và đưa ra thông tin cần thiết cho tổ chức.

+

Giai đoạn này phải lựa chọn ngôn ngữ lập trình, hệ cơ sở dữ
liệu, cấu trúc file tổ chức dữ liệu, những phần cứng, hệ điều hành và môi
trường mạng cần được xây dựng. Sản phẩm cuối cùng của pha thiết kế là
đặc tả hệ thống ở dạng như nó tồn tại trên thực tế, sao cho nhà lập trình
và kỹ sư phần cứng có thể dễ dàng chuyển thành chươngg trình và cấu
trúc hệ thống.
 Lập trình và kiểm thử

+ Trước hết chọn phần mềm nền (hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu,
ngôn ngữ lập trình, phần mềm mạng)
+ Chuyển các thiết kế thành các chương trình (phần mềm)
+ Kiểm thử hệ thống cho đến khi đạt yêu cầu đề ra, từ kiểm thử các modul
chức năng, các hệ thống và nghiệm thu cuối cùng.
 Cài đặt, vận hành và bảo trì
+ Trước hết phải lắp đặt phần cứng để làm cơ sở cho hệ thống
+ Cài đặt phần mềm
+ Chuyển đổi hoạt động của hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có:
chuyển đổi dữ liệu; bố trí, sắp xếp người làm việc trong hệ thống; tổ chức
hệ thống quản lý và bảo trì.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

10

Lớp: K43/41.01


HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

+ Viết tài liệu và tổ chức đào tạo
+ Đưa vào vận hành
+ Bảo trì hệ thống: Sửa lỗi, hoàn thiện và nâng cấp hệ thống
1.1.4. Các khái niệm và ký pháp sử dụng
1.1.4.1. Mô hình nghiệp vụ
Mô hình nghiệp vụ là một mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức (hay một

phạm vi được nghiên cứu của tổ chức) giúp chúng ta có thể hình dung được toàn bộ
hệ thống thực trong mối quan hệ giữa các yếu tố với nhau (những mối quan hệ bên
trong giữa các chức năng cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên
ngoài)
Các thành phần của mô hình nghiệp vụ:
+ Biểu đồ ngữ cảnh
+ Biểu đồ phân rã chức năng
+ Danh sách các hồ sơ sử dụng
+ Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng
+ Mô tả chi tiết chức năng lá
1.1.4.2. Biểu đồ ngữ cảnh
Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống có ba thành phần cơ bản:
 Tiến trình mô tả hệ thống
+ Ý nghĩa: Có tính biểu tượng, mô tả toàn hệ thống trong môi trường
+ Ký pháp: Hình chữ nhật góc tròn chia hai phần: phần trên ghi số 0, phần
dưới ghi tên hệ thống, trong đó tên hệ thống bao gồm cụm động từ và bổ
ngữ kèm với chữ “Hệ thống” ở đầu.
0

TÊN HỆ
THỐNG
 Các tác nhân

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

11

Lớp: K43/41.01

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
+

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Ý nghĩa: mô tả một yếu tố của môi trường có tương tác với hệ thống
được xét

+

Ký pháp: Hình chữ nhật có tên bên trong, tên tác nhân phải là một
danh từ.
Tên tác nhân

+


Một tác nhân của hệ thống phải thoả mãn đủ ba điều kiện:
Phải là một người, nhóm người, tổ chức, một bộ phận của tổ
chức hay một hệ thống thông tin khác



Phải nằm ngoài hệ thống



Phải có tương tác với hệ thống: đưa thông tin và hệ thống hoặc
lấy thông tin ra từ hệ thống

 Luồng dữ liệu
+

Ý nghĩa: mô tả một dữ liệu dịch chuyển từ nơi này đến nơi khác

+

Ký pháp: Tên luồng là danh từ mô tả dữ liệu dịch chuyển, dữ liệu dịch
chuyển thường trên vật mang, có thể lấy tên vật mang thành tên luồng.
Tên luồng dữ liệu

1.1.4.3. Biểu đồ phân rã chức năng
Biểu đồ phân rã chức năng là một đồ thị phân cấp mô tả các chức năng nghiệp vụ ở
các mức khác nhau. Biểu đồ phân rã chức năng bao gồm các chức năng nghiệp vụ
và các đường liên kết
+ Các chức năng nghiệp vụ có tên là động từ có bổ ngữ và được phân chia
thành các mức khác nhau: lĩnh vực hoạt động, hoạt động, nhiệm vụ, hành động.
+ Đường liên kết: là những đường gấp khúc có dạng hình cây.
+ Biểu đồ phân rã chức năng:

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

12

Lớp: K43/41.01


HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

QUẢN LÝ KINH DOANH BÁN BUÔN

1. Mua hàng

2. Bán hàng

3. Theo dõi công nợ

1.1.Lập đơnmua hàng

2.1.Nhận đơn ĐH

3.1.Tổng hợp công nợ

1.2.Theo dõi hàng về

2.2.Viết phiếu XK

3.2.Gửi giấy nhắc

1.3.Viết phiếu NK

2.3.Viết phiếu thu

1.4.Viết séc ch khoản

1.1.4.4. Danh sách các hồ sơ sử dụng:
+

Các hồ sơ sử dụng là những vật mang thông tin ở dạng tài liệu, chứng
từ, sổ, ... được sử dụng.

+

Các hồ sơ được liệt kê và đánh số.

1.1.4.5. Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng
Cấu trúc của ma trận thực thể dữ liệu - chức năng gồm:
+
Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng (được chọn từ biểu
đồ phân rã) thường ở mức trung gian
+

Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu

+

Các ô: là giao ở một dòng và một cột, ghi một trong các chức năng
sau:



R (Read): Nếu chức năng ở dòng đọc dữ liệu cột



C( Creat): Nếu chức năng ở dòng tạo dữ liệu cột



U(Update): Nếu chức năng ở dòng update dữ liệu cột



Còn lại: Để trống

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

13

Lớp: K43/41.01


HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Các thực thể dữ liệu
a. Đơn mua hang
b. Bảng báo giá
c. Hợp đồng giao hang
d. Phiếu NK
e. Séc chuyển khoản
f. Đơn đặt hang
g. Phiếu XK
h. Phiếu thu
i. Sổ nợ
k. Phiếu nhắc
Các chức năng nghiệp vụ

1. Mua hang
2. Bán hang
3. Theo dõi công nợ

a

b
C R

c
R

d
C

e

f

g

h

i

k

C
R

C
R

C
R

U C

1.1.4.6. Mô hình hoá quá trình xử lý nghiệp vụ
Ngoài các khái niệm tác nhân, luồng dữ liệu ở trên còn một số các khái niệm khác
như:
 Tiến trình:
+

Khái niệm: Là một tập hợp các công việc tác động lên dữ liệu vào và
tạo ra dữ liệu ra.

+

1

Ký pháp: Hình chữ nhật góc tròn chia

TÊN TIẾN
TRÌNH

phần trên ghi số hiệu của tiến trình, phần

hai phần:
dưới ghi

tên tiến trình
+

Tên tiến trình: Là cụm động từ và bổ ngữ.

 Kho dữ liệu:
+

Khái niệm: Là các dữ liệu được lưu trữ tại một vị trí

+

Ký pháp: Hình chữ nhật khuyết một cạnh (bên phải hay bên trái), phía
cạnh không khuyết có một ô dùng để ghi số hiệu kho dữ liệu, ô còn lại
ghi tên kho.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

14

Lớp: K43/41.01


HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

tên kho văn bản a

tên kho văn bản a

Tên kho: Là một cụm danh từ

+

1.1.4.7. Mô hình thực thể dữ liệu - mối quan hệ (ER):
Mô hình thực thể dữ liệu - quan hệ là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, gồm
các thự thể dữ liệu và mối quan hệ cuả chúng.
 Thực thể: Là khái niệm mô tả một lớp các vật thể của thế giới thực hoặc
các khái niệm độc lập có đặc trưng chung.
Ký pháp: Là hình chữ nhật bên trong ghi tên thực thể, tên thực thể là danh từ hoặc
cụm danh từ.
 Thuộc tính: Là các đặc trưng chung của cả lớp đối tượng của thực thể
Ký pháp: Là hình elip bên trong ghi tên thuộc tính, tên thuộc tính là danh từ hoặc
cụm danh từ
Tên thực thể

Tên thuộc tính

 Mối quan hệ: Mối quan hệ giữa các thực thể là khái niệm mô tả mối quan
hệ vốn có giữa các bản thể của các thực thể.
+

Ký pháp: Là hình thoi bên trong ghi tên mối quan hệ, tên mối quan hệ
là một động từ.
Tên mối
quan hệ

+

Bậc của mối quan hệ: là số thực thể tham gia quan hệ

+

Bản số của mối quan hệ (lực lượng tham gia mối quan hệ): là số
lượng bản thể của mỗi thực thể có thể tham gia vào một quan hệ cụ thể

1.1.4.8. Mô hình quan hệ:

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

15

Lớp: K43/41.01


HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

 Quan hệ là một bảng dữ liệu hai chiều. Mỗi quan hệ là một tập các cột
được đặt tên và một số tuỳ ý các dòng không có tên.
 Các thuộc tính của quan hệ:
+

Thuộc tính lặp: là các thuộc tính mà giá trị của nó trên một số dòng
khác nhau, còn các giá trị còn lại của nó trên các dòng này là như nhau.

+

Khoá dự tuyển: là các thuộc tính mà các giá trị của nó xác định duy
nhất mỗi dòng, và nếu có nhiều hơn một thuộc tính thì khi bỏ đi một
thuộc tính tròn số đó thì giá trị không xác định duy nhất dòng.
 Các chuẩn của các quan hệ: là các đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta

nhận biết được cấu trúc đó. Có ba chuẩn cơ bản:
+

Chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ được gọi là ở chuẩn 1NF nếu nó không
chứa thuộc tính lặp.

+

Chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ được gọi là chuẩn 2NF nếu nó là chuẩn
1NF và không tồn tại các thuộc tính phụ thuộc vào một phần của khóa.

+

Chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ được gọi là chuẩn 3 NF nếu nó là chuẩn
2NF và không tồn tại thuộc tính không khoá phụ thuộc bắc cầu vào khoá.

1.2

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN LÝ CÔNG NỢ

PHẢI THU TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 Kế toán nợ phải thu.
Hoạt động của doanh nghiệp luôn diễn ra trong mối quan hệ phổ biến với
hoạt động với các doanh nghiệp khác với tổ chức, cá nhân khác và cơ quan quản lý

của Nhà nước.Mối quan hệ này tồn tại một cách khách quan trong tất cả các hoạt
động kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
Các khoản nợ phải thu là khoản nợ của các cá nhân, các tổ chức đơn vị bên
trong và bên ngoài doanh nghiệp về số tiền mua sản phẩm, hàng hoá, vật tư và các
khoản dịch vụ khác chưa thanh toán cho doanh nghiệp.
Các khoản phải thu bao gồm:
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

16

Lớp: K43/41.01


HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

 Phải thu của khách hàng
 Phải thu nội bộ
 Phải thu khác.
Quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với khách hàng phát sinh chủ yếu
trong quá trình bán sản phẩm, vật tư, hàng hoá, cung cấp lao vụ dịch vụ,bàn giao
thanh toán khối lượng thi công mà khách hàng đã nhận của doanh nghiệp nhưng
chưa thanh toán tiền.
Khi hạch toán các khoản phải thu của khách hàng cần phải tôn trọng các quy
định:


Phải mở sổ chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng
khoản nợ,và từng lần thanh toán.



Những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc có
dư nợ lớn thì định kỳ phải tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã
phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ, nếu cần có thể yêu cầu yêu cầu khách
hàng xác nhận nợ bằng văn bản.



Phải tiến hành phân loại nợ: Loại nợ có thể trả đúng, quá hạn,
nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích
lập dự phòng hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phả thu không đòi
được.

1.2.2 Các nghiệp vụ cơ bản của kế toán công nợ phải thu đối với doanh nghiệp
kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên
 Bán hàng, cung cấp dịch vụ, tài sản chưa thu tiền của khách hang
Nợ tk131- Phải thu của khách hang ( Tổng giá thanh toán)
Có tk 511, 512- Doanh thu chưa có thuế GTGT
Có tk 3331- Thuế GTGT phải nộp
 Khách hàng thanh toán tiền hàng, Khách hàng ứng trước tiền hàng
Nợ tk 111, 112 …- Số tiền ứng trước
Có tk 131- Phải thu của khách hang
 Các khoản chiết khấu, giảm giá, hang bán trả lại giảm trừ khoản PTKH
Nợ tk 521, 531, 532 - Số tiền chưa có GTGT

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

17

Lớp: K43/41.01


HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Nợ tk 333- Thuế GTGT khấu trừ ( nếu có)
Có tk 131- Phải thu của khách hang
 Thanh toán trả lại tiền thừa cho khách
Nợ tk 131- Phải thu của khách hang
Có tk 111,112
 Xóa sổ khoản nợ khó đòi của khách hàng
Nợ tk 139- Dự phòng phải thu khó đòi
Có tk 131- Phải thu của khách hàng

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

18

Lớp: K43/41.01


HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
CHƯƠNG 2

KHẢO SÁT THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

CÔNG NỢ TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ KINH DOANH NƯỚC SẠCH
2.1 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ KINH DOANH NƯỚC SẠCH
2.1.1.Sự hình thành và phát triển của công ty.
Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nước sạch được thành lập
theo văn bản thoả thuận ngày 01/02/2005 giữa Tổng Công ty Xuất nhập khẩu Xây
dựng Việt Nam Vinaconex, Công ty Kinh doanh nước sạch Hà Nội và Công ty Cổ
phần Ống sợi thuỷ tinh – Viglafico. Vốn điều lệ của công ty là 40.000.000.000
đồng(40 tỷ việt nam đồng)
Tên gọi:

Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng và Kinh doanh nước sạch.

Viết tắt:

VIWACO

Trụ sở chính:

Tây Mỗ - Từ Liêm – Hà Nội

Văn phòng giao dịch: Tầng 1 nhà 17T7 Khu Trung Hoà Nhân Chính – Hà Nội
Điện thoại:

(04) 2511520

Ngành nghề kinh doanh chính:
Công ty đã được sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng ký
kinh doanh số 0101006729 ngày 20 tháng 04 năm 2005 với các ngành nghề kinh
doanh như sau:


Sản xuất và kinh doanh nước sạch



Tư vấn đầu tư xây dựng các công trình chuyên ngành cấp thoát
nước.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

19

Lớp: K43/41.01


HỌC VIỆN TÀI CHÍNH


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Thi công xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, cấp
thoát nước, xử lý chất thải, các công trình điện, đường dây trạm biến thế đến
35KV.



Sản xuất và kinh doanh máy móc, thiết bị, vật tư ngành nước.



Đầu tư và kinh doanh bất động sản.



Thiết kế hệ thống cấp thoát nước khu đô thị và nông thôn, xử
lý nước thải và nước sinh hoạt.



Thiết kế cấp thoát nước: Đối với các công trình xây dựng dân
dụng, công nghiệp, môi trường nước.



Thiết kế tổng mặt bằng, kiến trúc, nội ngoại thất: Đối với công
trình xây dựng dân dụng, công nghiệp.



Tư vấn giám sát chất lượng xây dựng



Khảo sát xây dựng



Xuất nhập khẩu các thiết bị, vật tư chuyên ngành cấp thoát nước

Đặc điểm về quy trình công nghệ:

Như chúng ta đã biết, sản phẩm xây dựng là những công trình nhà cửa, mạng
lưới hạ tầng… được xây dựng và sử dụng tại chỗ, sản phẩm mang tính đơn chiếc, có
kích thước và chi phí lớn, thời gian xây dựng lâu dài. Xuất phát từ đặc điểm đó nên
quy trình sản xuất các loại sản phẩm chủ yếu của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây
dựng và Kinh doanh nước sạch nói riêng và các Công ty xây dựng nói chung có đặc
thù là sản xuất liên tục, phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau (điểm dừng kỹ
thuật), mỗi công trình đều có dự toán thiết kế riêng và được xây dựng tại các địa

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

20

Lớp: K43/41.01


HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

điểm khác nhau, tuy nhiên hầu hết tất cả các công trình đều tuân theo một số quy
trình công nghệ sản xuất như sau:


Nhận thầu thông qua đấu thầu hoặc chỉ định thầu, giao thầu.



Ký hợp đồng xây dựng với chủ đầu tư công trình hoặc hợp
đồng giao khoán ( nếu đơn vị vừa là chủ đầu tư vừa thi công)



Trên cơ sở hồ sơ thiết kế và hợp đồng xây dựng đã ký kết,
Công ty tổ chức quá trình sản xuất thi công để tạo ra sản phẩm (Công trình
hay hạng mục công trình)

+ San nền, giải quyết mặt bằng thi công, đào đất, lắp đặt ống …


Tổ chức lao động, bố trí máy móc thiết bị thi công, tổ chức
cung ứng vật tư



Lắp đặt ống, xây trát và hoàn trả mặt đường hay trả lại nguyên
trạng trước khi đào.

Đặc điểm về tổ chức sản xuất:
Do đặc điểm của sản phẩm xây dựng cũng như đặc điểm của quy trình
công nghệ nêu trên có ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức sản xuất và quản lý trong
Công ty, làm cho công việc này có nhiều khác biệt với các ngành sản xuất khác điều
này được thể hiện rõ nét qua cơ chế giao khoán của đơn vị. Nội dung của nó là các
công trình (hoặc hạng mục công trình) mà Công ty nhận thầu thi công kể cả các
công trình do các đội tự tìm kiếm đều thực hiện theo cơ chế giao khoán toàn bộ chi
phí thông qua hợp đồng giao khoán giữa Công ty và các đội xây dựng. Cơ chế này
được cụ thể hoá qua quy chế tạm thời với những điểm chính như sau:

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

21

Lớp: K43/41.01


HỌC VIỆN TÀI CHÍNH


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

Mức giao khoán với tỷ lệ từ 80% đến 85% giá trị quyết toán
được duyệt.



Số còn lại Công ty chi cho các khoản sau:

+

Nộp thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp

+

Lãi vay ngân hàng

+

Phụ phí nộp cấp trên và chi phí quản lý doanh nghiệp.

+

Trích lập các quỹ của doanh nghiệp.


Những khối lượng công việc và công trình đặc thù riêng sẽ có tỷ lệ
giao khoán riêng thể hiện thông qua từng hợp đồng giao khoán.



Các đội nhận khoán phải tổ chức thi công, chủ động cung ứng vật tư,
nhân lực thi công, đảm bảo tiến độ, chất lượng kỹ thuật, an toàn lao động và
phải tính đến các chi phí cần thiết cho việc bảo hành công trình. Đơn vị nhận
khoán tổ chức tốt công tác ghi chép ban đầu và luân chuyển chứng từ nhằn
phản ánh đầy đủ, chính xác, khách quan, kịp thời mọi hoạt động kinh tế phát
sinh. Cuối quý phải kiểm kê khối lượng sản phẩm dở dang. Các đội thi công
phải lập kế hoạch tháng, quý, năm về nhu cầu vật tư, nhân công, phương tiện
thi công và báo cáo về Công ty.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

22

Lớp: K43/41.01


HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty
Chủ Tịch Hội Đồng Quản

Trị
Phó giám đốc kinh doanh
Ban Kiểm soát

Hội đồng quản trị

Giám đốc

Phó giám đốc kinh doanh

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

23

Đội thi công xây dựng
số 3

Đội thi công xây dựng
số 2

Đội thi công xây dựng
số 1

Ban quản lý Dự án

Phòng Kỹ thuật – Thiết
kế

P. Tài chính - Kế toán

P. Kế hoạch – Tổng
hợp

P. Tổ chức – Hành
chính

Phó giám đốc kỹ thuật

Lớp: K43/41.01


HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

2.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
Sơ đồ bộ máy kế toán:

Kế toán trưởng

Kế toán
tổng hợp
kiêm kế
toán công
nợ

Kế toán giá
thành
công trình,
tiền lương

và BHXH,
BHYT,
KPCĐ, Kế
toán thuế

Kế toán
tiền, kế
toán ngân
hàng, kế
toán TSCĐ
kiêm thủ
quỹ



Kế toán trưởng:



Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc Công ty và Kế toán trưởng
cấp trên về công việc thuộc phạm vi và quyền hạn của kế toán trưởng.



Giúp Giám đốc tổ chức, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán
thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở Công ty theo cơ chế quản lý.



Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán.



Lập đầy đủ và gửi đúng thời hạn các báo cáo kế toán, thống kê theo
chế độ quy định.



Kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp,
thanh toán nợ, kiểm tra quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát
hiện ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán.



Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong Công ty một cách thường
xuyên, nhằm đánh giá đúng đắn tình hình kết quả và hiệu quả.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

24

Lớp: K43/41.01


HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP



Kế toán tổng hợp:



Lập báo cáo tài chính kế toán, kết hợp với phòng kế hoạch tổng hợp
lập báo cáo thống kê, kế hoạch theo quy định của cấp trên.



Theo dõi dự án, chi phí dở dang.



Theo dõi các khoản công nợ phải thu của khách hàng, tạm ứng, phải
trả người bán, chi phí quản lý doanh nghiệp, nguồn vốn kinh doanh.



Kế toán công trình, kế toán tiền lương:



Quản lý chi phí và tính giá thành công trình



Trực tiếp làm lương và thanh toán lương cho khối văn
phòng, theo dõi tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn
của toàn công ty.



Kế toán tiền, ngân hàng và tài sản cố định kiêm thủ quỹ:



Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc và Kế toán trưởng.



Theo dõi tình hình thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng,
trực tiếp giao dịch với ngân hàng.



Theo dõi tình hình tồn quỹ tiền mặt hàng ngày và báo cáo
trực tiếp với Giám đốc và Kế toán trưởng.



Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định và công cụ
dụng cụ, lập bảng phân bổ khấu hao và công cụ dụng cụ báo cáo kế toán trưởng
hàng tháng để phân bổ vào chi phí.
2.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI
CÔNG TY
2.3.1. Thực trạng công tác quản lý công nợ phải thu
Hiện nay, Công ty đang sử dụng phần mềm Easy Accounting 2.5.4 để quản
lý công nợ cũng như các hoạt động khác của doanh nghiệp. Do vậy, việc quản lý
công nợ của doanh nghiệp trở nên thuận tiện giảm được nhiều chi phí trong công tác
quản lý

Để phù hợp với quy trình sản xuất và cơ cấu tổ chức của phòng kế toán nên
Công ty đã sử dụng hình thức nhật ký chung.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thuý Hà

25

Lớp: K43/41.01