6 lựa chọn địa điểm và chuẩn bị không gian cho tổ chức sự kiện

LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM VÀ
CHUẨN BỊ KHÔNG GIAN
CHO TỔ CHỨC SỰ KIỆN
07-May-19

Ths. Nguyễn Minh Hiền


Nội dung chương






Phân loại địa điểm trong TCSK
Các yêu cầu cơ bản khi lựa chọn địa điểm trong TCSK
Quy trình lựa chọn địa điểm TCSK
Các khía cạnh của không gian sự kiện



07-May-19


Mục tiêu chương






Nắm được các đặc điểm của mỗi loại địa điểm
Xác định các yêu cầu khi lựa chọn địa điểm
Nắm được các bước khi lựa chọn địa điểm
Nắm được các khía cạnh liên quan đến hoạt động chuẩn
bị cho không gian địa điểm



07-May-19


Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện



07-May-19


Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện


Căn cứ vào không gian tổ chức sự kiện
Không gian ngoài trời
 Không gian trong nhà
 Không gian hỗn hợp




Căn cứ vào cơ sở vật chất sẵn có tại địa điểm
Địa điểm chuyên nghiệp
 Địa điểm không chuyên




07-May-19


Nội dung kịch bản sự kiện
Đối tượng tham gia sự kiện
Địa điểm
sự kiện phải
phù hợp với

Bầu không khí sự kiện

Loại hình và đặc điểm sự kiện
Ngân sách sự kiện


07-May-19


Phù hợp với loại hình sự kiện


Tạo không gian hài hoà và tâm lý môi trường tích cực



Khách tham dự phải cảm thấy thoải mái, dễ chịu, có xu

hướng thân thiện hoà nhập với sự kiện



07-May-19


Địa điểm phù hợp với nội dung và đặc điểm
của sự kiện





Không giới hạn địa điểm khi tiến hành lựa chọn.
Hình dung tất cả công việc và diễn biến của sự kiện để lựa
chọn địa điểm phù hợp
Lập bảng yêu cầu các hoạt động sự kiện và vị trí cụ thể của
từng hoạt động trước khi lựa chọn sự kiện



07-May-19

Các bước lựa chọn địa điểm







Lập các tiêu chí lựa chọn địa điểm
Tìm hiểu thông tin và lên danh sách
Liên hệ, khảo sát, kiểm tra địa điểm
Đánh giá, lựa chọn
Ký hợp đồng, đặt cọc và thanh toán
Phối hợp triển khai sự kiện


07-May-19


Lên danh sách địa điểm




Số lượng
Tên địa điểm, địa chỉ và thông tin liên lạc
Các thông tin sơ bộ liên quan đến yêu cầu địa điểm

07-May-19


Khảo sát địa điểm




Xem xét lại các bài viết về địa điểm
Liên lạc với BQL của các điểm đến tiềm năng
Thăm quan điểm đến



07-May-19


Các khu vực cơ bản








Khu vực đón tiếp
Khu vực để xe
Lối đi lại

Khu vực kỹ thuật
Khu vực dịch vụ
Lối thoát hiểm và khu vực giải quyết tình huống



07-May-19


Chú ý khi lựa chọn địa điểm
• Sức chứa
• An toàn
• Quy chế riêng
• Vệ sinh
• Nhà bếp
• Điều kiện phục vụ ăn uống
• Khu vực dành riêng cho nhân viên nghỉ
• Kinh nghiệm và trình độ quản lý
•Những khoanh vùng và giới hạn

•Thời gian
• Những điểm cần hoàn
thiện, bổ sung
• Những quy định
• Bảo hiểm



07-May-19

Chú ý về sức chứa của địa điểm



Đảm bảo 4m2 cho 1 khách tham dự
Đảm bảo khách mời của sự kiện trước ra về trước khi sự kiện
sau diễn ra



07-May-19


Chú ý về bảo hiểm và sự an toàn



Đảm bảo an toàn con người, thiết bị, môi trường
Tìm hiểu và cân nhắc mức bảo hiểm để nếu có sự cố xảy ra
mọi người đều được bảo hiểm



07-May-19


Chú ý những quy định riêng bắt buộc


Đối với nhưng công trình lịch sử viện bảo tàng triển lãm nghệ
thuật,… thường có những quy định riêng cần tìm hiểu và đảm
bảo khách không vi phạm



07-May-19


Chú ý về nhà bếp






Khu vực, phòng nào được sử dụng làm bếp, phục vụ được bao
nhiêu người, phục vụ được những gì, công suất đến đâu?
Những chi tiết nhỏ của bếp như thiết bị nấu bếp và các thiết bị bổ
trợ khác

Những yêu cầu khác về bếp như nhân viên phụ trách bếp, thu dọn
bát đĩa, đồ uống,



07-May-19


Chú ý về điều kiện phục vụ ăn uống



Số lượng, chất lượng và vệ sinh bát đĩa ly tách,…



Nhân viên phục vụ



Cách sắp xếp các dụng cụ phục vụ bữa ăn



07-May-19


Chú ý khu vực dành riêng cho nhân viên nghỉ


Đảm bảo nhân viên được nghỉ ngơi và điều kiện làm việc tốt để
tránh nhân viên có thái độ hoặc những ảnh hưởng không tốt tới
khách mời



07-May-19


Chú ý về vấn đề vệ sinh






Điều kiện vệ sinh trước trong và sau sự kiện cần được thoả
thuận và tính toán trước khi ký hợp đồng địa điểm
Đồ đạc sẵn có tại địa điểm sẽ được xử lý thế nào?
Hệ thống nhà vệ sinh



07-May-19


Chú ý những khoanh vùng giới hạn





Phải tìm hiểu những gì được phép và không được phép làm
Làm việc với chính quyền địa phương và các cơ quan chức
năng như cứu hoả, y tế, cảnh sát
Phải có văn bản cho phép các hoạt động có trong sự kiện như:
thả bóng , đèn trời, pháo hoa, đèn chiếu, treo băng rôn cờ
phướn, âm thanh, ánh sáng, văn nghệ,…

07-May-19


Chú ý về thời gian


Quyết định sử dụng địa điểm vào thời gian nào



Kéo dài bao lâu



07-May-19


Chú ý những điểm cần hoàn thiện, bổ sung




Thông thường rất ít địa điểm hoàn chỉnh mà cân phải hoàn
thiện và bổ sung thêm vì vậy cần tìm hiểu trước xem địa điểm
được phép bổ sung thêm những gì?
Vd hệ thống chiếu sáng, điều kiện cách âm, hay những trụ cột
góc khuất ảnh hưởng tới tầm nhìn của khách mời sẽ được xử
lý như thế nào?

07-May-19


Lựa chọn địa điểm






Không bị “lung lay” ngay từ đầu bởi uy tín/hình ảnh của
khách sạn.
Không bị “lung lay” bởi sự trang trí của khách sạn mà bỏ qua
các yếu tố cần thiết khác.
Không nhận những món quà miễn phí từ khách sạn



07-May-19


Lựa chọn địa điểm


Lập bảng phân tích địa điểm

Nội dung

Địa điểm 1

Địa điểm 2

Địa điểm 3

Ngân sách
Khả năng tiếp cận
…



07-May-19