LÝ THUYẾT KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN - ĐH KINH TẾ

Chương IV

KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG, TỒN
TRỮ VÀ TRẢ TiỀN

Nội dung




Đặc điểm của chu trình, gian lận, sai sót và
Mục tiêu kiểm soát
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu
trình mua hàng, tồn trữ và trả tiền.
- Những thủ tục kiểm soát chung
- Những thủ tục kiểm soát cụ thể



Một số kỹ thuật gian lận thường gặp trong chu
trình và biện pháp kiểm soát

1


ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH

Đặt hàng
Nhận hàng
Mua hàng

Tồn trữ
Nợ phải trả

Đặc điểm của chu trình




Rủi ro cao (trải qua nhiều khâu, liên quan đến
những tài sản nhạy cảm)  dễ bị tham ô,
chiếm dụng
Hàng tồn kho thường là khoản mục trọng yếu
(chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản)

2


Gian lận và sai sót
Giai đoạn

Gian lận, sai sót

Đề nghị mua hàng

-

Hàng mua không cần thiết ( không phù hợp nhu cầu..)
Hàng mua không đảm bảo chất lượng, giá mua cao
-Đề nghị mua hàng trùng lắp
-

Xét duyệt mua hàng

-Không xét duyệt hoặc xét duyệt không đúng

Chọn nhà cung cấp

-Thông đồng

Nhận hàng

-Không đúng (chủng loại, số lượng, chất lượng)
-Biển thủ hàng (không nhập kho)

Bảo quản

-Hàng mua bị mất cắp hay suy giảm chất lượng

Theo dõi NPTrả

-Ghi sai (niên độ, khách hàng, số tiền)
-Không theo dõi hàng được giảm giá/ trả lại cho nhà cung cấp

Trả tiền

-Ghi nhận sai (niên độ, nhà cung cấp, số tiền)
-Trả tiền khi chưa được phê duyệt, trả tiền trễ hạn

Mục tiêu kiểm soát
Mục tiêu kiểm soát chung





Sự hữu hiệu và hiệu quả
BCTC đáng tin cậy
Tuân thủ pháp luật và các quy định

Mục tiêu kiểm soát cụ thể





Quá trình mua hàng
Quá trình nhận hàng
Quá trình tồn trữ
Quá trình theo dõi nợ phải trả và thanh toán

3


Mục tiêu kiểm soát chung







Hữu hiệu (mục tiêu về sản lượng, chất lượng, quy
cách)
Hiệu quả (so sánh kết quả và các chi phí liên quan)
BCTC đáng tin cậy (trình bày trung thực tiền,
GVHB, Lợi nhuận, HTK, NPTrả)
Tuân thủ (quy định về Hợp đồng kinh tế, môi
trường, chi trả ngoại tệ, Thuế ..v.v….)

Hoạt động
kiểm soát ???

4


Khâu đặt hàng
-

-

Mục tiêu kiểm soát
Rủi ro
- Mua hàng đúng chủng
Hàng không đúng chủng
loại, quy cách
loại, quy cách
- Số lượng mua tối ưu
Hàng mua không cần thiết
- Chất lượng đạt yêu cầu
Mua hàng không đủ
- Giá hợp lý

Mua hàng thừa
Đề nghị mua hàng trùng lắp - Giá tối ưu
- Thực sự có mua
Hàng kém chất lượng
- Tuân thủ quy định
Giá không hợp lý
Mất chiết khấu
Mua khống

TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG
Phân chia trách nhiệm
Có cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với bộ phận
sử dụng? Tại sao?

5


TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG
Ủy quyền và xét duyệt
Cách thức xét duyệt
Ai xét duyệt nghiệp vụ đặt hàng?

TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG
Kiểm soát chứng từ
Mục đích phiếu đề nghị mua hàng? Nêu các nội dung
của chứng từ này?
Mục đích đơn đặt hàng? Nêu các nội dung của chứng
từ này?

6

TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG
Các thủ tục đặc biệt
Làm sao để mua hàng đúng giá?
Làm sao để số lượng đặt hàng và dự trữ là tối ưu?

TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG
Phân tích rà soát
Có thể đối chiếu chỉ tiêu nào? Phân tích tỷ số nào?

7


TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG



Soát xét nhà quản lý cấp cao?
Nhà quản lý có thể soát xát bằng cách gì?

TTKS KHÂU ĐẶT HÀNG
Tất cả các giải pháp trên đã được các mục tiêu
chưa? Có thể đề xuất các thủ tục bổ sung nào?

8


KSNB KHÂU NHẬN HÀNG
Rủi ro:

Nhận hàng không
đúng chủng loại
Nhận hàng không
đúng số lượng
Hàng bị thất thoát
Hàng nhập không
được ghi chép
Nhập khống

-

-

-

-

-

Mục tiêu kiểm soát:
-

-

-

-

-

Nhận hàng đúng
chủng loại, quy cách
Nhận hàng đúng số
lượng
Hàng nhận an toàn
Ghi chép đầy đủ các
nghiệp vụ nhập kho
Không nhập khống

TTKS KHÂU NHẬN HÀNG








Phân chia trách nhiệm
Ủy quyền và xét duyệt
Kiểm soát chứng từ
Key
Bảo vệ tài sản
controls
Phân tích rà soát
Các thủ tục khác

= ???

9

KS TỒN TRỮ
RỦI RO
-

-

-

-

Hàng tồn kho bị thất thoát,
tham ô, sử dụng sai mục
đích
Hàng tồn kho bị hư hỏng,
lỗi thời
Hàng tồn kho bị ghi chép
sai, ảnh hưởng đến báo cáo
tài chính
Không tuân thủ các quy
định

-

-

-

-

-

MỤC TIÊU KS
Hàng tồn kho không bị thất
thoát, tham ô hay sử dụng
sai mục đích
Kiểm soát được tình trạng
và phẩm chất HTK
Hàng tồn kho được ghi chép
chính xác trên sổ sách liên
quan
Hàng tồn kho được kiểm kê
chính xác
Tuân thủ các quy định liên
quan đến HTK

KiỂM SOÁT KHÂU TỒN TRỮ
-

Bổ nhiệm thủ kho
Tổ chức kho an toàn và ngăn nắp
Hạn chế tiếp cận kho
Mọi trường hợp xuất kho đều có phê duyệt
Giám sát nhập xuất kho
Ghi chép thẻ kho
Kiểm kê kho định kỳ và bất thường
Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên

10

KS KHÂU TỒN TRỮ
-

-

Nguyên tắc FIFO
Báo cáo định kỳ về hàng mất chất lượng
Tổ chức kho an toàn và ngăn nắp
Kiểm kê kho định kỳ và bất thường
Tính số vòng quay để phát hiện các mặt hàng
chậm luân chuyển
Sử dụng các mô hình quản lý HTK thích hợp

KS GHI CHÉP
-

-

-

Sử dụng các chứng từ cần thiết như Phiếu
nhập, Phiếu xuất, Lệnh bán hàng và Phiếu giao
hàng với biểu mẫu đầy đủ.
Ghi chép kịp thời
Đối chiếu định kỳ giữa các bộ phận
Kiểm kê định kỳ và bất thường
Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên
Sử dụng máy tính

11


KS KHÂU TỔN TRỮ


Soát xét của nhà quản lý cấp cao??

KS THANH TOÁN
- Quy định về luân chuyển chứng từ
- Theo dõi chi tiết nợ phải trả
- Lập phiếu đề nghị thanh toán
- Đối chiếu giữa hóa đơn và chứng từ khác
- Xét duyệt thanh toán và đánh dấu chứng từ gốc
- Sử dụng phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi
Rủi ro:
•Chi trả sai (thời điểm, nhà cung cấp, số tiền)
•Trả tiền cho hàng không mua
•Quay vòng chứng từ

12


Những thủ tục kiểm soát cụ thể
Theo dõi nợ phải trả và thanh toán (tt)
- Đối chiếu nợ phải trả với bộ phận mua hàng
- Lập bảng chỉnh hợp Nợ phải trả
- Ban hành thủ tục kiểm tra việc Trình bày và
khai báo Nợ phải trả

Rủi ro:
•Nợ phải trả bị ghi nhận sai
•Trình bày, khai báo sai

Một số gian lận thường gặp và Biện
pháp kiểm soát tương ứng
Gian lận

Biện pháp kiểm soát

Mua hàng cho
mục đích cá nhân

- Xét duyệt đề nghị mua hàng

Thanh toán khống

-

Đối chiếu hóa đơn mua hàng với Đơn đặt hàng,
báo cáo nhận hàng…
-Tách biệt các chức năng (mua hàng, nhận hàng…)
-Cập nhật và kiểm tra danh sách nhà cung cấp

Chọn nhà cung
cấp với giá cao

-Tổ chức đấu thầu, kiểm tra độc lập
-Luân chuyển công tác định kỳ

13


Một số gian lận thường gặp và Biện
pháp kiểm soát tương ứng (tt)
Gian lận

Biện pháp kiểm soát

Thanh toán sai

-

Trộm cắp hàng

-

Gian lận trong
kiểm kê

Kiểm tra, đối chiếu hóa đơn mua hàng với các
chứng từ khác
-Đánh dấu lên chứng từ gốc khi xét duyệt thanh
toán
Hạn chế tiếp cận
-Kiểm kê
-Phổ biến đầy đủ thủ tục kiểm kê
-Giám sát chặt chẽ
-Tái kiểm

Kết thúc

14