ký năng mềm tư duy và sáng tạo

KỸ NĂNG TƯ DUY SÁNG TẠO
VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN


XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU

Ngày nay, khi cường độ công việc ngày
càng cao, đòi hỏi mỗi người cần có kỹ năng
làm việc tốt để có thể hoàn thành những
mục tiêu mà mình đảm nhiệm. Nhưng cho
tới cuối năm, mục tiêu không đạt được và
họ thường quy vào lý do duy "Không đủ
thời gian".
Tuy nhiên, quỹ thời gian của mọi người là
như nhau. Mỗi cá nhân phải nhận định
năng lực bản thân, phân tích những điểm


Nguyên tắc này được xây dựng dựa trên những tiêu chí như sau:
- S
Specific:
Cụ
thể,
rõ
ràng
và
dễ
hiểu
- M
Measurable:
Đo

đếm
được
- A - Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình
- R
Realistic:
Thực
tế,
không
viển
vông
- T - Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra

Khi mục tiêu SMART đã được xác định, bước tiếp theo sẽ là ghi
mục tiêu đó trên bất kỳ phương tiện nào mà chúng ta thường xuyên
nhìn thấy hàng ngày. Cách thức này thôi thúc mỗi cá nhân luôn nghĩ
về nó và có những hành động hướng đến mục tiêu.


SPECIFIC
Mọi mục tiêu đặt ra phải
cụ thể, dễ hiểu – thường
thì khi bắt đầu đặt mục tiêu
cá nhân khá nhiều bạn trẻ
thích đặt những mục tiêu to
lớn và khó hình dung như trở
thành giám đốc, trở thành
người thành đạt hay đơn
giản hơn là sẽ học giỏi, sẽ
vào được trường tốt. Và đó
các bạn lại chưa có một khái

niệm hay định nghĩa cụ thể
cho việc thành đạt là gì? Trở
thành giám đốc là gì? Trường
nào là trường tốt ? Thế nào
là học giỏi? Điều này sẽ hạn
chế khả năng đạt được mục
tiêu của bạn. Thay vì mơ hồ
như vậy bạn thử đặt mục
tiêu của mình thật rõ ràng,


MEASURABLE
“Mục tiêu đó phải đo lường
được” – khi bạn đặt mục tiêu
cá nhân bạn phải biết được
mục tiêu của mình có đo lường
được hay không, có con số cụ
thể để bạn có thể đánh giá
được kết quả của nó trên
những con số đo lường này. ACHIEVABLE
Ngoài việc phải cụ thể và đo lường
được thì nó phải nằm trong khả
năng của bạn – bởi với một mục
tiêu cao quá có thể làm cho bạn mệt
mỏi và chán nản khi không đạt được
điều đó. Những không phải vì thế
mà không đặt ra những mục tiêu
cao – Bạn sẽ chia nhỏ giai đoạn
và đặt cho mình nhiều mục tiêu
nhỏ – từng bước vượt qua nó để đạt

được mục tiêu cao như ban đầu đã
đề ra


REALISTIC
Mục tiêu mà bạn đặt ra phải thực
tế, nằm trong lộ trình và phù hợp
với mục tiêu chiến lược lâu dài
của bạn. Hãy nhớ rằng bạn sẽ
thực hiện được mục tiêu nhanh
hơn nếu những việc bạn làm là
thực tế.
TIME-BOUND
Đặt gia những thời gian, thời
hạn cụ thể cho từng mục tiêu –
bạn hãy giới hạn cho mục
tiêu của mình trong thời gian là
bao lâu, bằng cách này chúng ta
sẽ hoàn thành nhanh hơn và có kỷ
luật hơn để hoàn thành mọi việc
đúng hạn. Những mục tiêu lớn
hãy chia nhỏ để hoàn thành dễ
dàng hơn nhé bạn.


Giờ thì bạn biết nguyên tắc thông minh khi đặt
mục tiêu là gì. Bạn hãy ghi nhớ để áp dụng cho
những mục tiêu quan trọng trong học tập,
cuộc sống.

Khi đã xác định được mục
tiêu theo nguyên tắc SMART,
bạn hãy ghi rõ mục tiêu đó
vào sổ tay hoặc phần mềm
nhắc việc nhưng phải bảo
đảm rằng bạn đọc được nó
hàng ngày.
Đây là cách làm hiệu quả để
thúc đẩy bạn hành động
nhằm hoàn thành mục tiêu
đề ra.
Tiếp theo, bạn hãy lập kế
hoạch chi tiết để thực hiện
mục tiêu của mình. Với cách
làm đó, bạn sẽ tính được
trong một khoảng thời gian
nhất định, bạn sẽ làm được


XÁC ĐỊNH YÊU CẦU NỘI DUNG, CÔNG VIỆC
Khi được hỏi: “Bạn dự định sau này sẽ làm gì?”, các bạn trẻ
thường trả lời: “Tôi sẽ làm chủ một doanh nghiệp, sẽ làm một
diễn giả, muốn thành đạt, muốn cống hiến…”. Nhưng đa phần
các bạn lại chưa hề có một kế hoạch rành mạch để hiện thực hóa
dự định đó. Các bạn đang cần kỹ năng lập kế hoạch.


Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo
lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ
thể và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục

tiêu cuối cùng đã được đề ra.


Xác định nội dung công việc
(What)
- WHAT: (cái gì?) Nội dung công việc
đó là gì?
- Hãy chỉ ra các bước để thực hiện
công việc đó.
- Bạn hãy chắc rằng, bước sau là sự
phát triển của bước trước.
Xác định mục tiêu, yêu cầu
(Why)
Khi phải làm một công việc, điều
đầu tiên mà bạn cần phải tự hỏi
mình là:
- Tại sao tôi phải làm công việc
này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ
chức, bộ phận của tôi?
- Hậu quả gì nếu tôi không thực
hiện chúng?
Khi bạn thực hiện một công việc thì
điều đầu tiên bạn nên xem xét đó
chín là why với nội dung như trên.
Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu
thì bạn sẽ luôn hướng trọng tâm các


- Where: (ở đâu?) có thể bao gồm các câu hỏi sau:

+ Công việc đó thực hiện tại đâu ?
+ Giao hàng tại địa điểm nào ?
+ Kiểm tra tại bộ phận nào ?
+ Thử nghiệm những công đoạn nào ? v.v…
- When: (khi nào?) Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì
giao, khi nào kết thúc…
+ Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định
được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
+ Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn
cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan
trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và
không khẩn cấp. Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn
cấp trước.
- Who: (ai?) bao gồm các khía cạnh sau:
+ Ai làm việc đó
+ Ai kiểm tra
+ Ai hỗ trợ
+ Ai chịu trách nhiệm,…


Xác định cách thức thực hiện (How)
How: (như thế nào?) nó bao gồm các nội dung:
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công
việc)?
- Tiêu chuẩn là gì?
- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

Xác định phương pháp kiểm soát
(Control)
Cách thức kiểm soát (Control) sẽ liên

quan đến:
- Công việc đó có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như
thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm
kiểm soát trọng yếu.


Xác định phương pháp kiểm tra (Check)
Phương pháp kiểm tra (Check) liên quan đến các nội dung sau:
- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì
có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải
kiểm tra.
- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay
thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
- Ai tiến hành kiểm tra?
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
- Trong tổ chức của bạn không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến
hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành
kiểm
tra
những
điểm
trọng
yếu.
- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là
những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% số lượng nhưng chiếm đến
80% khối lượng sai sót.

Xác định nguồn lực (5M)
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại
không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới
đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
+ Manpower = nguồn nhân lực
+ Money = Tiền bạc
+ Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng
+ Machine = máy móc/công nghệ
+ Method = phương pháp làm việc.



NGUYÊN TẮC 5W1H2C5M
What: làm ra bia trái cây
Giai đoạn 1: Trong 2 tuần đầu từ 12/3 – 25/3 đi thực tế ở nhà máy bia,
tìm kiếm tài liệu liên quan ở thư viện và trên mạng.
Giai đoạn 2: Từ 26/3 – 1/4 họp nhóm, tìm ra hướng đi cho đề tài, tham
khảo ý kiến với giáo viên hướng dẫn
Giai đoạn 3: Từ 2/4 – 28/4 bắt đầu nghiên cứu sản phẩm
Giai đoạn 4: 29/4 – 5/5 hoàn thành sản phẩm, hoàn thành tài liệu liên
quan
Why : đồ án tốt nghiệp
Where: ở trường, ở nhà và ở nhà máy bia
When: bắt đầu 12/3/2018 và kết thúc 5/5/2018
Who: thực hiện chính là tôi và bạn Trinh, giám sát hỗ trợ là thầy Kính
How:
Thu thập tài liệu thông tin liên quan: bằng các con đường là đi thực tế ở
nhà máy, trên mạng, thư viện và tài liệu giáo viên cung cấp

Tiêu chuẩn: tài liệu thu thập được sẽ tổng hợp và loại bỏ những thông
tin trùng nhau, thông tin không cần thiết


Control:
Check:
Giai đoạn 1: kết thúc giai đoạn 1, thu thập được đầy đủ thông tin liên
quan, mỗi 2 ngày sẽ kiểm tổng hợp với Trinh, loại bỏ những thông tin
trùng nhau, tổng hợp lại tài liệu
Giai đoạn 2: họp nhóm 2 lần vào ngày 27 và 29, lên gặp giáo viên
hướng dẫn là ngày 31. Kết thúc giai đoạn 2 thiết lập được sườn bài báo
cáo và hướng nghiên cứu
Giai đoạn 3: 2/4 bắt đầu làm sản phẩm, 2 ngày kiểm tra sản phẩm một
lần. Cứ cách 4 ngày làm mẻ mới.
Giai đoạn 4: kiểm tra chỉ tiêu sản phẩm cuối cùng, họp nhóm hoàn
thành bài báo cáo
Manpower: các thành viên trong nhóm
Money: ngân sách 2 triệu
Material: malt, houblon, trái cây ( dâu tằm )
Machines: bếp, tủ mát, que đo nhiệt, chai
Methods: làm việc nhóm


S.M.A.R.T
(1) Mình nặng 95 kg, mục tiêu của mình là tới năm 2016 giảm còn
71kg . ( Đây chưa phải là mục tiêu, nó không rõ ràng )
Phải là :
(2) Hôm nay ngày 03/02/2015, mình nặng 95 kg, mỗi tháng mình sẽ
giảm 2kg, đến ngày 03/02/2016 mình sẽ giảm 24 kg còn nặng 71kg.
(2) nhìn sơ qua cũng giống như (1), nhưng khác ở chỗ là nó rõ ràng, cụ

thể mỗi tháng giảm bao nhiêu, có mốc thời gian từng tháng, còn ở (1),
bạn lấy mốc thời gian theo năm, vậy ngày nào ? tháng nào? bạn sẽ
bắt đầu giảm cân ? .