ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CTCP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đề tài: “Đánh giá tình hình triển khai ứng dụng tiêu
chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Đầu tư
xây dựng Hạ tầng và Giao thông” là công trình nghiên cứu của em trong thời
gian qua. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và
chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây.
Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông
tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày 02 tháng 6 năm 2019


LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những
sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác.
Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường đại học đến nay,
em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý thầy cô, gia đình và
bạn bè.Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý thầy cô ở Khoa
Quản trị văn phòng – Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội đã cùng với tri thức và
tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em trong
suốt thời gian học tập tại trường.
Em xin chân thành cảm ơn Giảng viên đã tận tâm hướng dẫn chúng em
thực hiện bài tiểu luận này. Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình
học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu đề tài mà còn là hành
trang quý báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin. Do kiến
thức và thời gian có hạn nên đề tài của em không tránh khỏi được những
thiếu sót, em rất mong nhận đuợc sự đóng góp ý kiến từ phía các thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ...............................................................................................................................................

LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................................................................
LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................................................. 1
2. Lịch sử nghiên cứu .............................................................................................................................. 2
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài.................................................. 2
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..................................................................................................... 2
5. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................................................... 3
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn đề tài ..................................................................................................... 3
7. Cấu trúc của đề tài.............................................................................................................................. 3
CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ BỘ TIÊU
CHUẨN ISO 9000 ............................................................................................................................................ 4
1.1.
Khái quát chung về hệ thống quản lý chất lượng ........................................................................ 4
1.1.1.
Chất lượng .............................................................................................................................. 4
1.1.2.
Quản lý chất lượng ................................................................................................................ 5
1.1.3.
Hệ thống quản lý chất lượng................................................................................................. 5
1.1.4.
Các nguyên tắc của quản lý chất lượng ............................................................................... 5
1.1.5.
Vai trò của quản lý chất lượng ............................................................................................. 6
1.2.
Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ........................................................................................... 6
1.2.1.
Giới thiệu về tổ chức ISO ...................................................................................................... 6
1.2.2.
Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ....................................................................... 7
1.2.3.

Nội dung của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ........................................................................ 7
1.3.
Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng .................................................. 8
1.3.1.
Ý nghĩa của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng.............. 8
1.3.2.
Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng .......................... 9
1.3.3.
Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng......................... 9
1.3.4.
Yêu cầu của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng ........... 10
2.1. Giới thiệu về công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông ...................................... 11
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển .............................................................................................. 11
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn .............................................................................................. 13
2.1.3. Cơ cấu tổ chức ............................................................................................................................. 14
2.1.4. Khái quát về văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông ............ 14
2.2. Tình hình ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng và Giao thông .................................................................................................................................... 15
2.2.1. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác quản lý nhân sự ................................... 15
2.2.2. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác tổ chức sự kiện ..................................... 17
2.2.3. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác kiểm soát công việc ................................................ 18
2.2.4. Ứng dụng ISO trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản ............................................... 19
2.2.5. Ứng dụng ISO trong quản lý văn bản đến ................................................................................ 22
2.2.6. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác quản lý và kiểm soát tài liệu ............... 25
CHƯƠNG 3. ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG ISO
9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ
TẦNG VÀ GIAO THÔNG ............................................................................................................................ 28
3.1. Đánh giá, nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông ................................................................... 28
3.1.1. Ưu điểm ........................................................................................................................................ 28

3.1.2. Hạn chế......................................................................................................................................... 31
3.1.3. Nguyên nhân ................................................................................................................................ 34
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng bộ tiêu chuẩn 9001:2008 trong công tác văn
phòng tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông ................................................... 36
3.2.1. Đối với nhà nước ......................................................................................................................... 36
3.2.2. Đối với doanh nghiệp .................................................................................................................. 36
KẾT LUẬN..................................................................................................................................................... 43
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................................... 44
PHỤ LỤC ....................................................................................................................................................... 45



LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, doanh nghiệp chịu khá nhiều sức
ép từ các phía: Cạnh về mức giá, cạnh tranh thương hiệu, cạnh tranh chất
lượng, các quy định của thị trường trong nước và ngoài nước, các quy định
của pháp luật, các yêu cầu của khách hàng. Các doanh nghiệp phải đứng trước
sự lựa chọn “chất lượng hay là chết” trong sân chơi và luật chơi quốc tế một
cách bình đẳng, chấp nhận sự cạnh tranh gay gắt, không khoan nhượng với
mọi đối thủ cạnh tranh trên thương trường.
Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp Việt Nam cần phải có các giải pháp
và hướng đi đúng đắn nhằm tăng khả năng cạnh tranh và chiếm lĩnh thị phần
rộng lớn không chỉ trong nước mà cả ở nước ngoài. Muốn vậy, một yêu cầu
đặt ra là các doanh nghiệp Việt Nam phải giải tốt bài toán chất lượng và nâng
cao chất lượng sản phẩm dịch vụ, hàng hóa.Doanh nghiệp cần có sự quan tâm
đúng đắn đến hoạt động quản lý chất lượng của mình và xem đó là vấn đề
then chốt tạo nên sản phẩm chất lượng đầu ra, đáp ứng tốt thị hiếu khách hàng
trên diện rộng.Tuy nhiên, quản lý chất lượng như thế nào? Và quản lý ra sao
cho tốt lại là một bài toán khó.

Trong số các mô hình quản lý chất lượng mà doanh nghiệp Việt Nam đã
và đang áp dụng thì mô hình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 là
mô hình khá phổ biến. Hiểu được tầm quan trọng của việc ứng dụng tiêu
chuẩn ISO đối với các doanh nghiệp, cũng như đã có một khoảng thời gian
ngắn thực tập tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
nên em xin lựa chọn đề tài “Đánh giá tình hình triển khai ứng dụng tiêu
chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Đầu tư
xây dựng Hạ tầng và Giao thông” làm đề tài nghiên cứu của mình.

1


2. Lịch sử nghiên cứu
Tìm hiểu về ứng dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 là
một nội dung rất được quan tâm. Từ trước tới nay đã có rất nhiều bài nghiên
cứu về đề tài này. Cụ thể như:
Những đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp như: Hoàn thiện
hệ thống quản lý chất lượng tại công ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát theo tiêu
chuẩn 9001:2000 trong hoạt động sản xuất và kinh doanh thép tác giả Vũ Huy
Đoàn, khóa luận thực trạng và một số giải phá nhằm duy trì hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty Unigen của tác giả Võ
Kim Ánh Tuyền…
Một số giáo trình như: Hướng dẫn áp dụng ISO 9001:2008 ở Việt Nam,
Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật-Hà Nội, tác giả Nguyễn Chí Phương
(2014); Giáo trình Quản trị chất lượng, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc
dân, Hà Nội, tác giả Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012).
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Để đạt được mục tiêu của đề tài nghiên cứu, bài viết đã tiến hành phân
tích thực trạng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác văn phòng tại
công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông bao gồm ứng dụng

tiêu chuẩn ISO trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản; công tác quản
lý văn bản đến; công tác quản lý nhân sự; công tác kiểm soát công việc; công
tác quản lý, kiểm soát tài liệu; công tác tổ chức sự kiện.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn trong việc ứng dụng tiêu chuẩn
ISO 9001:2008 công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng và Giao thông.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài này được thực hiện nhằm mục đích đánh giá thực trạng áp dụng
tiêu chuẩn ISO 9001:208 trong công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Đầu
tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
2


Xác định những tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại trong việc ứng
dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng.
Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng ISO trong công
tác văn phòng.
5. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: nghiên cứu các tài liệu về hệ thống
quản lý chất lượng và tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Phương pháp phân tích: phân tích thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
Phương pháp so sánh: So sánh, đối chiếu giữa những lý luận cơ bản với
tình hình thực tế về ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Công ty.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn đề tài
Ý nghĩa lý luận: đề tài nghiên cứu nhằm hiểu thêm về tầm quan trọng
của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng.
Ý nghĩa thức tiễn: Đề tài cung cấp những cứ luận khoa học cho các bạn
sinh viên tìm hiểu và nghiên cứu về vai trò của ISO trong hoạt động vă phòng
doanh nghiệp. Các giải pháp đưa ra trong đề tài cũng có thể áp dụng nhằm

nâng cao hiệu quả việc ứng dụng ISO trong hoạt động văn phòng.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, đề
tài bao gồm ba chương:
Chương 1: Khái quát chung về hệ thống quản lý chất lượng và bộ tiêu
chuẩn ISO 9000
Chương 2: Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
Chương 3: Đánh giá và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng
dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Đầu tư
xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
3


CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT
LƯỢNG VÀ BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9000
1.1.

Khái quát chung về hệ thống quản lý chất lượng

1.1.1. Chất lượng
Chất lượng là một định nghĩa phức tạp mà con người thường hay gặp
phải trong hoạt động của mình. Có nhiều cách định nghĩa khác nhau tùy vào
góc độ của nhà quan sát, có quan niệm cho rằng: “Sản phẩm chất lượng là
những mặt vượt trội so với những sản phẩm cùng tên loại trên thị trường”.
“Chất lượng là tập hợp các đặc tính của một thực thể tạo cho thực thể
tạo cho thực thể đó khả năng thỏa mãn những nhu cầu đã nêu ra và nhu cầu
tiềm ẩn” (ISO 8402) (thực thể trong định nghĩa trên được hiểu là sản phẩm
theo nghĩa rộng).
“Chất lượng là tiềm năng của một sản phẩm hay dịch vụ nhằm thỏa mãn

nhu cầu người sử dụng” (Tiêu chuẩn Pháp NFX 50-109).
Theo từ điển Tiếng Việt phổ thông “Chất lượng là tổng thể những tính
chất, thuộc tính cơ bản của sự vật (sự việc)… làm cho sự vật (sự việc) này
phải phân biệt với sự vật (sự việc) khác”.
Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa (ISO) đưa ra định nghĩa chất lượng
trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 như sau: “Chất lượng là mức độ mà một tập
hợp các tính chất đặc trưng của thực thể có khả năng thỏa mãn nhu cầu đã
nêu ra hay tiềm ẩn”.
Như vậy, có thể hiểu một cách đơn giản thì chất lượng là khả năng tập
hợp các tính chất, đặc trưng của một sản phẩm, một hệ thống hay một quá
trình theo xu hướng cải tiến nhằm đáp ứng những nhu cầu thỏa mãn của
khách hàng.

4


1.1.2. Quản lý chất lượng
Khái niệm quản lý chất lượng đã có rất nhiều tác giả quan tâm và được
nhiều tổ chức nghiên cứu.
Theo GOST 15467-70 “Quản trị chất lượng là xây dựng, đảm bảo và
duy trì mức chất lượng tất yếu cúa sản phẩm khi thiết kế, chế tạo, lưu thông
và tiêu dùng”.
Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO (International Standard
Organization) trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 cho rằng: “Quản trị chất lượng
là hoạt động có chức năng quản lý chung nhằm đề ra mục tiêu chất lượng,
chính sách chất lượng và thực hiện bằng các biện pháp như hoạch định chất
lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong
khuôn khổ một nhất định”.
1.1.3. Hệ thống quản lý chất lượng
Theo TCVN ISO 9000:2007 thì “Hệ thống quản lý chất lượng là tập

hợp các yếu tố có liên quan và tương tác để định hướng và kiểm soát một tổ
chức về chất lượng”.
Theo Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa thì: “Hệ thống quản trị chất
lượng bao gồm các yếu tố: Cơ cấu tổ chức, các quy định mà tổ chức tuân thủ;
các quá trình”.
Như vậy, có tác động qua lại với các hệ thống khác như hệ thống quản lý
nhân lực, hệ thống quản lý tài chính… Trong mối quan hệ này, vừa đặt yêu
cầu cho hệ thống quản lý khác vừa chịu sự tác động của hệ thống quản lý
khác
1.1.4. Các nguyên tắc của quản lý chất lượng
Khi thực hiện quản lý chất lượng cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Thứ nhất, quản lý chất lượng phải đảm bảo định hướng khách hàng
- Thứ hai, coi trọng con người trong quản lý chất lượng

5


- Thứ ba, quản lý chất lượng phải thực hiện đồng bộ, toàn diện
- Thứ tư, quản lý chất lượng phải thực hiện đồng thời với các yêu cầu
đảm bảo và cải tiến chất lượng
- Thứ năm, quản lý chất lượng phải đảm bảo tính quá trình
- Thứ sáu, nguyên tắc kiểm tra
- Thứ bảy, nguyên tắc cải tiến liên tục
1.1.5. Vai trò của quản lý chất lượng
Quản lý chất lượng giữ một vai trò quan trọng trong công tác quản lý
kinh tế và quản trị kinh doanh.Theo quan điểm hiện tại Quản trị chất lượng
chính là hoạt động quản lý có chất lượng.
Quản lý chất lượng có vai trò quan trọng đến sự phát triển của các doanh
nghiệp: đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ tiết kiệm được lao
động cho xã hội, sử dụng hợp lý nguồn tài nguyên và các công cụ lao động để

tạo ra giá trị gia tăng lớn hơn.
Quản lý chất lượng có vai trò quan trọng đối với người tiêu dùng sản
phẩm và dịch vụ: khi sử dụng sản phẩm có chất lượng sẽ đem lại nhiều lợi ích
cho người tiêu dùng.
Vì vậy khi thực hiện tổ chức quản lý chất lượng doanh nghiệp phải coi
đây là vấn đề sống còn để không ngừng cải tiến nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày
càng cao của khách hàng.
1.2.

Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000

1.2.1. Giới thiệu về tổ chức ISO
ISO là tên viết tắt của Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa có tên tiếng
Anh là International Organization for Standardization. Đây là một tổ chức phi
chính phủ được thành lập vào năm 1947, đặt trụ sở tại Geneva của Thụy Sỹ.
ISO có khoảng hơn 200 ban kỹ thuật đã ban hành hơn 20.000 tiêu chuẩn bao
gồm các tiêu chuẩn về kỹ thuật, tiêu chuẩn về quản lý.

6


ISO được ví là cầu nối giữa khu vực công và khu vực tư nhân và cũng là
cầu nối giữa các kĩnh vực khác nhau thông qua các tiêu chuẩn. ISO hiện có
khoảng hơn 180 Ủy ban kỹ thuật chuyên dự thảo các tiêu chuẩn trong các lĩnh
vực.
Tổ chức của ISO có ba hình thức thành viên: Tổ chức thành viên, thành
viên thông tấn, thành viên đăng ký. Tính đến ngày 03/02/2015.ISO có 178
thành viên. Việt Nam gia nhập ISO năm 1977 và là thành viên thứ 72 của tổ
chức này. Hiện nay, ISO xây dựng và ban hành rất nhiều bộ tiêu chuẩn và cấp
chứng nhận tiêu chuẩn với số lượng chứng chỉ khá lớn cho các tổ chức, doanh

nghiệp áp dụng.
1.2.2. Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lần đầu
vào năm 1987, được sửa đổi ba lần năm 1994, năm 2000, năm 2008. ISO
9000 là bộ tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn về quản lý chất lượng áp
dụng trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ.ISO 9000 đưa ra chuẩn
mực cho hệ thống quản lý chất lượng không phải là tiêu chuẩn cho sản
phẩm.Và được áp dụng cho hình thức kinh doanh, dịch vụ với quy mô khác
nhau.
ISO 9000 là gia đình tiêu chuẩn về hệ thống quản trị chất lượng trong
các tổ chức do ISO ban hành năm 1987. Mục đích của ISO 9000 giúp tổ chức
hoạt động có hiệu quả, tạo ra những quy định chung nhằm giúp quá trình trao
đổi thương mại được dễ dàng hơn và giúp tổ chức hiểu nhau mà không cần
chú trọng nhiều tới các vấn đề kỹ thuật.
1.2.3. Nội dung của bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000.Quy định các
yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức cần chứng tỏ
năng lực của mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách

7


hàng và các yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thỏa mãn của khách
hàng.
Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 bao gồm các nhóm:
- Nhóm 1: Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng
- Nhóm 2: Yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo
- Nhóm 3: Yêu cầu về quản lý nguồn lực
- Nhóm 4: Yêu cầu về tạo sản phẩm
- Nhóm 5: Yêu cầu về đo lường giám sát và cải tiến.

1.3.

Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng

1.3.1. Ý nghĩa của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác
văn phòng
Giúp lãnh đạo kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong nội bộ
tổ chức của mình để có chỉ đạo kịp thời.
Xây dựng được hệ thống văn bản một cách rõ ràng là cơ sở để hướng
dẫn nguồn nhân lực và cải tiến công việc.
Tạo ra phòng cách làm việc hoa học và nâng cao tính chất phục vụ, nâng
cao chất lượng hành chính.
Nâng cao năng lực và trách nhiệm của các bộ phận và người thừa hành
trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Lãnh đạo không sa vào công tác sự vụ, ủy thác trách nhiệm nhiều hơn
cho cấp thuộc quyền.
Hệ thống văn bản các quy trình và tổ chức hành chính được kiện toàn.
Cán bộ, công chức nhận thức tốt hơn về chất lượng công việc và thực
hiện các thủ tục nhất quán trong toàn cơ quan.

8


1.3.2. Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng
Trong công tác văn phòng không phải nội dung nào cũng có thể áp dụng
tiêu chuẩn ISO 9001:2008. Những nội dung có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO
9001:2008 trong công tác văn phòng căn cứ vào những văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ đã có, thực tế triển khai thực hiện các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
đó cùng với các quy định của nhà nước về hướng dẫn nghiệp vụ; xác định rõ

được trách nhiệm của các cá nhân tham gia vào quy trình đồng thời cũng thỏa
mãn được yêu cầu của tiêu chuẩn ISO. Hiện nay, công tác văn phòng ở một số
cơ qua, doanh nghiệp đã triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với
các nghiệp vụ: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đến; quản lý
nhân sự; tổ chức sự kiện, hội họp; kiểm soát tài liệu; kiểm soát công việc.
Ngoài ra nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho công tác văn
phòng, các bộ phận, phòng ban chuyên môn khác cũng áp dụng tiêu chuẩn
ISO 9001:2008 trong xử lý công nợ, tiếp thị sản phẩm; theo dõi và xử lý phản
hồi của khách hàng; đấu thầu…
1.3.3. Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn
phòng
Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng
phải trải qua ba giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Chuẩn bị - phân tích tình hình và hoạch định
- Giai đoạn 2: Xây dựng và thực hiện quản lý chất lượng
- Giai đoạn 3: Chứng nhận
Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đối với doanh nghiệp sẽ được
chia thành tám bước cụ thể sau:
-

Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng

-

Bước 2: Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9001:2008

9


-

Bước 3: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp và so sánh với tiêu

-

Bước 4: Thiết lập và lập hệ thống chất lượng theo ISO 9001:2008

-

Bước 5: Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008

-

Bước 6: Đánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận

-

Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận

-

Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận

chuẩn

1.3.4. Yêu cầu của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác
văn phòng
Nhằm tạo điều kiện phát huy tối đa hiệu quả, việc áp dụng tiêu chuẩn
ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng có một số yêu cầu sau:
-

Thứ nhất, yêu cầu về hệ thống văn bản mô tả quy trình

-

Thứ hai, yêu cầu về con người (nguồn nhân lực)

-

Thứ ba, yêu cầu về công nghệ thiết bị, cơ sở vật chất

-

Thứ tư, yêu cầu về quy mô của cơ quan, doanh nghiệp

-

Thứ năm, yêu cầu đảm bảo tính công khai, minh bạch

-

Thứ sau, yêu cầu đảm bảo tính thống nhất

-

Thứ bảy, yêu cầu đảm bảo tính cải tiến liên tục

 TIỂU KẾT
Chương 1 là những lý luận chung về chất lượng, quản lý chất lượng và
bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Có thể thấy rằng hệ thống quản lý chất lượng theo

tiêu chuẩn ISO có ý nghĩa đối với không chỉ các cơ quan hành chính nhà nước
mà còn đối với các doanh nghiệp hiện nay. Việc áp dụng hệ thống quản lý
chất lượng này vào các doanh nghiệp, các tổ chức đã tạo được cách làm việc
khoa học, loại bỏ được nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn thời gian, chi phí,
đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ý thức của cán bộ, nhân
viên nâng lên rõ rệt.

10


CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐÂU TƯ XÂY
DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG
2.1. Giới thiệu về công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Tên công ty: Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
Tên giao dịch quốc tế: Infrastructure investment and Transportation
construction Joint stock Company.
Địa chỉ: Intracom Building, Lô C2F, Cụm Công nghiệp Cầu Giấy,
phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.
Văn phòng giao dịch: tầng 24, tòa nhà Intracom, phường Phúc Diễn,
quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.
Điện thoại: (+84) 437914111
Fax: (+84) 437914112
Email:
Website: www.intracom.com.vn
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom là
doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư và Phát triển nhà Hà Nội được
thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002.

Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom được
cổ phần hóa từ doanh nghiệp nhà nước theo Quyết định số: 311/QĐ-UB ngày
17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo giấy chứng nhận
đăng ký kinh doanh số: 0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội
cấp ngày 23/01/2006.
Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom đã từng

11


bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày càng lớn mạnh. Công ty
cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát
triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư dự án bất động
sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh doanh
điện và sản xuất vật liệu xây dựng…
Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn
kinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu văn
phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng,
nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT - Cầu Diễn, Dự án nhà
ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thủy điện Nậm Pung, Dự án thủy điện Tà Lơi 3,
Dự án thủy điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp y tế
Phương Đông, Dự án Intracom 1, dự án Intracom 2, Dự án Intracom Vĩnh
Ngọc 8…đặc biệt tham gia vào nhiều công trình hạ tầng, kỹ thuật giao thông,
thủy lợi như: Công trình san lấp mặt bằng dự án Bệnh viện đa khoa Phương
Đông, san lấp mặt bằng khu sản xuất nông nghiệp công nghệ cao Hà Nguyên,
đường và công trình 2 bên đường Láng Hạ - Thanh Xuân - Hà Nội, Đường Lê
Văn Lương kéo dài…
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom đã
đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng như Bằng khen của

Bộ Xây dựng, Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009, bằng khen của
UNBD thành phố Hà Nội năm 2010…
Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự an lạc - hạnh phúc
nên những công trình của Intracom luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹ
thuật. Chính vì lẽ đó, thương hiệu Intracom đang dần được khẳng định trong
thị trường cạnh tranh của ngành xây dựng.
Lĩnh vữc kinh doanh của Công ty bao gồm 5 lĩnh vực chính:
-

Đầu tư dự án thủy điện;

12


-

Đầu tư tài chính;

-

Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện…

-

Sản xuất vật liệu xây dựng;

-

Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dân

dụng…
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Do đặc thù công ty tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn không
nhiều, chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh, những thủ tục kinh doanh và
nghĩa vụ đối với Nhà nước.
a) Chức năng
Tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh Intracom cũng như các
công ty cổ phần và tổ chức kinh tế khác đều phải thực hiện các chức năng,
nhiệm vụ đối với nền kinh tế quốc dân và xã hội.
-

Chức năng kinh tế:
+ Đóng góp GDP cho quốc gia;
+ Kích thích các ngành sản xuất liên quan phát triển;
+ Kéo theo sự hình thành và phát triển nhiều ngành dịch vụ khác;
+ Góp phần giải quyết việc làm tăng thu nhập cho người lao động;
+ Góp phần phát triển quy mô của ngành dịch vụ.

-

Chức năng xã hội:
+ Phục vụ cho cộng đồng xã hội: Nơi ở cho người có thu nhập vừa,

các dịch vụ y tế, thủy điện không gây ô nhiễm môi trường…
+ Tạo điều kiện thuận lợi, cũng là động lực thúc đẩy sự phát triển của
xã hội.
b) Nhiệm vụ, quyền hạn
Dựa trên chức năng đã được để ra, Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng Giao thông Intracom có nhiệm vụ, quyền hạn như sau:

13


Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ Công ty.
Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh
nghiệp, Luật kinh doanh, Luật kinh tế… ngoài ra, công ty nhằm đảm bảo thực
hiện chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - xã hội, thực hiện các chính
sách trên địa bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất lượng công trình, an toàn lao
động,… theo đúng quy định của pháp luật.
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom ngày
càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình để góp phần phát triển đất nước
ngày càng giàu mạnh và văn minh.
Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công
to lớn.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Xem phụ lục I
2.1.4. Khái quát về văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng
vàGiao thông
a) Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng công ty
- Tham mưu, đề xuất cho ban lãnh đạo công ty về tổ chức bộ máy hoạt
động và công tác tổ chức cán bộ của công ty. Thực hiện các chế độ
chính sách cho người lao động về tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng,
kỷ luật, công tác truyền thông, báo chí, hành chính, văn thư - lưu trữ, lễ
tân khánh tiết.
- Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc thực hiện
công việc, thu thập và phản hồi thông tin một cách chính xác, kịp thời.
- Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng, duy trì phát triển môi trường làm
việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp.

14


- Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin, giúp việc cho ban lãnh đạo công
ty.
- Là cấu nối giữa ban giám đốc với các bộ phân, cá nhân và ngược lại.
- Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất,
kinh doanh của công ty.
- Đảm bảo công tác hậu cần.
- Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của ban lãnh đạo công ty.
b) Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty
Xem phụ lục II
2.2. Tình hình ứng dụng ISO trong công tác văn phòng tại công ty Cổ
phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
Nhận thức được tầm quan trọng, cấp thiết của việc ứng dụng ISO Chủ
tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng
Hạ tầng và Giao thông đã ban hành Quyết định số 108/QĐ-CT về việc thành
lập ban quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 (phụ lục III). Việc
ứng dụng ISO được thể hiện qua các nội dung cơ bản sau:
2.2.1. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác quản lý nhân sự
Nhân sự là tài nguyên quý giá nhất của mọi tổ chức, là yếu tố sống còn
đối với một doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình quản
lý nhân sự theo một quy trình riêng tùy thuộc vào điều kiện kinh tế, ngành
nghề kinh doanh của doanh nghiệp đó. Để có nguồn nhân lực phù hợp với
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt được mục
tiêu, chiến lược kinh doanh thì điều đó trước tiên phụ thuộc vào công tác
tuyển dụng. Cũng như với bất kỳ công ty nào, thì công ty Cổ phần Đầu tư xây
dựng Hạ tầng và Giao thông đặc biệt chú trọng đến công tác này. Để đảm bảo
cho việc tuyển dụng có cơ sở khoa học và thực tiễn, qua đó lựa chọn được

những người có đủ phẩm chất cần thiết đáp ứng được những yêu cầu của công

15


việc, công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông đã thực hiện
quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 với 10 bước.
 Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008:
Người thực hiện

Sơ đồ

-Trưởng bộ

Mẫu biểu

BM mã số: 01/BM-

Nhu cầu tuyển dụng

phận
-Văn phòng

TTTD
Xác định, tập hợp nhu cầu

công ty

Kế

Bản tự khai ứng

Thông báo

công ty, Tổng

viên: 3/BM-TTTD
Tiếp nhận hồ sơ

giám đốc
-Văn phòng

Bài thi viết: 4/BMBổ sung hồ sơ

Xem xét

công ty
Không tiếp
nhận/chấm dứt
HĐLĐ

Kiểm tra

công ty
Đạt

-Văn phòng

Không đạt

Xem xét

công ty

Bảng đánh giá ứng
viên: 6/BM-TTTD
nhận

việc:

Hợp đồng thử việc:
Thử việc

-Văn phòng

8/BM-TTTD

Đạt

Xem xét

Không đạt

-Nhân sự

Phiếu
nhân

Tiếp nhận chính thức

đánh
viên

giá
mới:

9/BM-TTTD
Hợp đồng lao động

Lưu

-Văn phòng
công ty

vấn:

7/BM-TTTD

đốc

phận

phỏng

5/BM-TTTD

Giấy

Lập hồ sơ tiếp nhận

-Tổng giám

-Trưởng bộ

TTTD; Bảng câu
hỏi

-Văn phòng

công ty

tuyển

dụng: 2/BM-TTTD

Lên kế hoạch

-Văn phòng

hoạch

chính thức
Kết thúc

16


Công tác quản lý nhân sự của công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng và Giao thông không chỉ dừng lại ở việc tuyển chọn nguồn nhân sự mà
còn gắn liền với công tác đào tạo nâng cao trình độ nguồn nhân lực, đảm bảo

các chính sách pháp luật cho người lao động. Nhân sự là yếu tố sống còn của
mỗi doanh nghiệp và tổ chức, doanh nghiệp đó có phát triển mạnh và bền
vững hay không yếu tố con người giữ vai trò quan trọng. Trước những thực tế
về nhu cầu nguồn nhân lực của công ty hiện nay, công tác nhân sự đã được
chú trọng, cán bộ, nhân viên làm công tác nhân sự phải đảm bảo yêu cầu về
số lượng và chất lượng nguồn nhân lực đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh
doanh của công ty. Từ sau khi áp dụng quy trình tuyển chọn nhân lực theo
tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và
Giao thông đã đạt được những kết quả nhất định.
2.2.2. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác tổ chức sự kiện
Hoạt động của văn phòng không chỉ đơn thuần là các hoạt động liên
quan đến giấy tờ, các thủ tục hành chính như: Soạn thảo và ban hành văn bản,
quản lý văn bản đến... công tác văn phòng còn bao gồm hoạt động tổ chức sự
kiện.
Hàng năm công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông có
những sự kiện mang tính định kỳ thường xuyên như: Lễ khai xuân, lễ kỷ
niệm ngày 8/3, lễ khai pháp, lễ tạ pháp, lễ tổng kết công tác năm... và có
những sự kiện mang tính chất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả
hoạt động của doanh nghiệp như: Lễ mở thầu, lễ ký hợp đồng... Trước khi
chưa ứng dụng ISO quá trình tổ chức sự kiện gặp rất nhiều khó khăn, và luôn
bị rối trong quá trình thực hiện nhất là quá trình lập kế hoạch tổ chức sự
kiệntốn nhiều thời gian, không chủ động về thời gian, nhiều ý kiến chỉ đạo
khiến khâu chuẩn bị và thực hiện luôn rơi vào tình trạng rối, khi có sai sót thì
rất khó để quy trách nhiệm cho cá nhân hay bộ phận nào.

17


Quy trình tổ chức sự kiện gồm các bước sau:
- Bước 1: Xác định mục tiêu của sự kiện

- Bước 2: Xác định nội dung của tổ chức sự kiện
- Bước 3: So sánh nội dung với yêu cầu
- Bước 4: Lên chương trình
- Bước 5: Tiến hành tổ chức sự kiện
- Bước 6: Đánh giá rút kinh nghiệm tổ chức sự kiện
Ngoài quy trình tổ chức sự kiên trên, công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng
Hạ tầng và Giao thông còn xây dựng các biểu mẫu. Việc mẫu hóa quy trình tổ
chức sự kiện giúp cán bộ, cán bộ, nhân viên thực hiện công việc tổ chức sự
kiện được dễ dàng hơn và tránh những thiếu xót trong quá trình tiến hành sự
kiện.
2.2.3. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công tác kiểm soát công việc
Hoạt động sản xuất, kinh doanh trong doanh nghiệp là một chuỗi các quy
trình nghiệp vụ đan xen nhau một cách có hệ thống, ở bất kỳ khâu nào các
quy trình nghiệp vụ cũng cần được kiểm soát. Hoạt động kiểm soát luôn giữ
một vị trí quan trọng trong quá trình quản lý và điều hành kinh doanh. Thông
qua việc kiểm soát, giúp cho ban lãnh đạo nắm bắt khối lượng công việc hàng
này của mỗi cán bộ, nhân viên thực hiện, tiến độ công việc chưa hoàn thành
và những công việc đã được giải quyết xong, từ đó ban lãnh đạo có thể đánh
giá và điều chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra
với hiệu suất cao nhất.
Tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông, kiểm soát
công việc được thực hiện thông qua việc báo cáo thường xuyên của cán bộ,
nhân viên trong toàn công ty. Văn phòng là nơi thu nhận những báo cáo này
và tổng hợp các bản báo cáo trình Ban lãnh đạo công ty để nắm được tình
hình thực hiện công việc, tiến độ triển khai các dự án trọng điểm cũng như

18


các công tác chuyên môn khác trong công ty.

Từ năm 2010 trở về trước, khi công ty chưa ứng dụng tiêu chuẩn ISO
trong công tác kiểm soát công việc thì hoạt động kiểm soát công việc của cán
bộ, nhân viên là vô cùng khó khăn và không được thực hiện một cách thường
xuyên.
Từ cuối năm 2010 trở lại đây, từ khi bắt đầu thực hiện công tác ứng dụng
tiêu chuẩn ISO để nâng cao chất lượng hoạt động của công ty, Ban lãnh
đạocông ty cũng đã nhận ra sự quan trọng trong việc kiểm soát công việc của
cán bộ, nhân viên, chính vì thế đã đưa bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào hoạt
động kiểm soát công việc trong công ty. Văn phòng chính là đầu mối, chủ trì
việc tổng hợp báo cáo công việc từ cán bộ, nhân viên trong công ty, văn
phòng cũng đã có những văn bản hướng dẫn cụ thể về việc thực hiện công tác
báo cáo công việc theo ngày, tuần, tháng của toàn thể cán bộ, nhân viên trong
công ty.
2.2.4. Ứng dụng ISO trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Với chức năng, nhiệm vụ của mình, để đảm bảo quy trình hoạt động của
công ty được thông suốt, ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng và Giao thông luôn chú ý theo dõi quá trình soạn thảo văn bản và ban
hành văn bản. Cụ thể Phụ trách văn phòng là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc
kiểm tra quá trình soạn thảo và ban hành văn bản. Cán bộ văn thư của Công ty
là người soạn thảo văn bản, đánh máy, in, sao, nhận, gửi, đăng ký quản lý văn
bản đi, văn bản đến.
Các loại văn bản do cơ quan ban hành:
Văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Công ty có khối lượng
tương đối nhiều. Do là đơn vị doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vữc kinh
doanh nên Công ty được ban hành các loại văn bản theo quy đinh của nhà
nước như:

19

Văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định
Văn bản hành chính: Công văn, kế hoạch, báo cáo, thông báo
Văn bản chuyên ngành: hợp đồng, biên bản, dự toán, giấy mời, chứng từ,
giấy giới thiệu…
Đối với các cơ quan, doanh nghiệp nói chung, và đối với công ty Cổ
phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông nói riêng, khi chưa ứng dụng
ISO, công tác soạn thảo và ban hành văn bản còn gặp nhiều vấn đề bất cập
như: chất lượng soạn thảo văn bản được ban hành chưa cao, thể thức văn bản
chưa thống nhất giữa cán bộ, nhân viên soạn thảo, mất nhiều thời gian trong
công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Trước những vấn đề thường gặp
trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, Ban lãnh đạo công ty đã quyết
định áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào trong công tác soạn thảo và ban
hành văn bản. Để thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản đạt kết
quả tốt khi ứng dụng ISO 9001:2008, Ban lãnh đạo công ty đã mời các
chuyên gia tư vấn về làm việc với cán bộ, nhân viên công ty để hoàn thiện và
xây dựng được quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, và đã được đưa vào
áp dụng từ cuối năm 2010 cho đến nay.
Việc ứng dụng ISO trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản đã
bước đầu khắc phục được những hạn chế trong công tác này và được thực
hiện công tác này một cách dễ dàng, hiệu quả hơn. Việc áp dụng quy trình
soạn thảo và ban hành văn bản giúp cho cán bộ, nhân viên tránh được những
sai sót về mặt thể thức văn bản, bởi quy trình đã mô phỏng lại các bước cần
thiết phải thực hiện trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, mỗi bước
trong quy trình đều có tài liệu kèm theo hướng dẫn cụ thể việc thực hiện các
bước và quy trình cũng kìm theo các biểu mẫu văn bản đã được mẫu hóa về
mặt thể thức..

20

 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Người chịu trách
nhiệm

Lưu đồ

Ban lãnh đạo

Yêu cầu dự thảo văn
bản

Trưởng phòng/đơn vị

Dự thảo

Phòng ban liên quan

Xin ý
kiến

Mô tả và biểu mẫu

Phiếu xin ý kiến của các
phòng ban (BM-HC-02-04)
Phiếu trình ký văn bản

Giám đốc người ủy
quyền

(BM-HC-02-02) phụ lục IV

Phê duyệt

Phiếu xin ý kiến Giám đốc
(BM-HC-02-03)

Văn thư

Nhân bản, đóng dấu,
lấy số công văn

Văn thư

Phân phối

Bên trong công ty

Lưu trữ

Sổ theo dõi văn bản đi
(BM-HC-02-01) phụ lục V

21

Bên ngoài công ty