quy trình văn thư kiểm soát công văn đi và đến tại công ty cổ phần VT TM đường sắt

QUY TRÌNH VĂN THƯ KIỂM SOÁT CÔNG VĂN ĐI VÀ ĐẾN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN VT & TM ĐƯỜNG SẮT

Doanh nghiệp thực chất là một hệ thống hoạt động chuyển hóa các yếu tố đầu
vào thành đầu ra dưới dạng sản phẩm và dịch vụ. Nhà quản trị nào thông hiểu được
hệ thống vận hành bên trong cũng như bên ngoài sẽ là nhà quản trị giỏi, có khả năng
phối hợp những mối liên hệ giữa con người với tiềm năng vật chất, tài chính, thông
tin ….sẽ giúp hoạt động của doanh nghiệp kinh doanh với hiệu quả cao.
Hiện nay tôi đang công tác tại Công ty cổ phần vận tải và thương mại Đường
sắt. Công ty tôi có các hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực: Vận tải đường sắt, du
lịch, khách sạn – nhà hàng , Quảng cáo – xuất nhập khẩu…mỗi một hoạt động kinh
doanh có quy trình tác nghiệp riêng, SOP ( Standard of Product) luôn được thay đổi
cho phù hợp với hoạt động sản xuất, kinh doanh và đây cũng là một trong những khó
khăn khi lập và áp dụng quy trình. Ở công ty tôi có các quy trình như: quy trình giao
nhận, vận chuyển và xếp dỡ hàng, quy trình xây dựng, thực hiện tour du lịch, quy
trình mua hàng, quy trình tuyển dụng, đào tạo, quy trình kiểm soát công văn đi và
đến…
Trong bài viết này tôi xin trình bày quy trình văn thư kiểm soát công văn đi và
đến tại công ty cổ phần VT & TM Đường sắt.
I , MỤC ĐÍCH :

-

Nhằm quản lý tốt các loại công văn đi và đến trong Công ty, công văn
được lưu chuyển đến đúng địa chỉ liên quan, quản lý và xử lý được sự mất
mát, thất lạc các loại công văn

-

Đảm bảo việc sử dụng và quản lý các loại con dấu đúng mục đích và an
toàn theo quy định của Nhà nước.

-

Đảm bảo các loại công văn đi phải được soạn thảo theo mẫu thống nhất.

-

Lưu trữ công văn nhằm tra cứu khi cần thiết.

* CÁC VĂN BẢN CÓ LIÊN QUAN
Bài tập cá nhân - QTHD

Trang 1


-

Quy định hiện hành về quản lý và sử dụng con dấu: Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001.

-

Quy trình Kiểm soát hồ sơ mã số: QT HC-02.

-

Văn bản 1145/VPCP - HC ngày 1/4/1998 của Văn phòng Chính phủ
mẫu trình bày văn bản.

II, NHIỆM VỤ CỦA MỖI BỘ PHẬN CÓ LIÊN QUAN :

1. Trưởng các bộ phận:
-

Trưởng các bộ phận và nhân viên có liên quan phải đảm bảo việc soạn
thảo các công văn đi theo đúng mẫu biểu có liên quan.

-

Trưởng Phòng và người được uỷ quyền phải đọc, kiểm tra công văn đi
của đơn vị mình để ký tắt và trình ký theo quy định.

2. Nhân viên văn thư của Công ty:
-

Tiếp nhận, vào sổ theo dõi công văn, kiểm soát công văn về cách trình
bày trước khi đóng dấu đóng dấu công văn đến.

-

Nhân bản và chuyển công văn đi, công văn đến tới địa chỉ nhận theo
yêu cầu.

-

Lưu và quản lý công văn lưu theo quy định hiện hành của Nhà nước.

-

Trực tiếp đóng dấu công văn và quản lý các loại con dấu theo quy định

hiện hành của Nhà nước .

-

Kiểm tra theo dõi tình hình công văn đã chuyển đi.

3. Giám đốc, các Phó Giám Đốc Công ty:
-

Xem xét, phê duyệt, xử lý các công văn đi, đến theo thẩm quyền.

-

Phê chuyển công văn cho Trưởng các phòng, ban chức năng, Giám đốc
các đơn vị trực thuộc xử lý, triển khai thực hiện.

III, QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP:

Các loại công văn đến và đi trong văn phòng nếu không có cách quản lý khoa học
thì chúng chẳng khác nào mớ hỗn loạn, không thể kiểm soát được
1. Công văn đi:
1.1 Soạn thảo công văn đi:
Bài tập cá nhân - QTHD

Trang 2


-

Khi soạn thảo các công văn, người soạn phải tuân thủ theo các biểu mẫu

tương ứng

-

Trưởng các bộ phận, người được uỷ quyền phải rà soát lại công văn đã
soạn thảo trước khi ký, ký nháy để chuyển Ban giám đốc ký duyệt.

1.2 Kiểm soát công văn đi:

-

Nhân viên văn thư phải kiểm tra : hình thức văn bản, lỗi chính tả, văn
phong phù hợp theo mẫu quy định , nếu có sai sót thì phải phản ánh kịp
thời các sai sót cho Trưởng phòng hoặc người được uỷ quyền biết để xử lý,
kiểm tra chữ ký của người có thẩm quyền phát hành, nhân bản và đóng dấu
công văn, ghi số công văn váo sổ và chuyển công văn đi đến địa chỉ yêu
cầu.

-

Việc chuyển công văn đi được thực hiện bằng cách gửi thư bưu chính,
fax, hoặc trao trực tiếp theo yêu cầu của người phát hành công văn. Sau khi
gửi công văn phải có và lưu các bằng chứng đã gửi.
Công văn đến:

2.

Kiểm soát công văn :
-

Nhân viên văn thư phải đóng dấu công văn đến khi nhận công văn và
vào sổ công văn đến, sau đó chuyển công văn đến theo địa chỉ đích danh
ghi trên công văn.

-

Nhân viên văn thư trực tiếp chuyển các công văn đến không ghi rõ địa
chỉ nơi nhận cho trưởng phòng TC-HC hoặc người được uỷ quyền xem
xét, phân loại để chuyển công văn.

-

Nhân viên văn thư nhận lại công văn đã ghi lệnh chuyển, nhân bản để
lưu và chuyển theo lệnh. Công văn lưu phải được lưu theo quy định trong
quy trình kiểm soát hồ sơ chất lượng (QT HC-02).

-

Các công văn chuyển đến các phòng, ban và các đơn vị trực thuộc để
giải quyết phải có xác nhận đã nhận của đơn vị đó.

3.

Kiểm soát con dấu:

Bài tập cá nhân - QTHD

Trang 3

-

Nhân viên văn thư phải quản lý và chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn
các loại con dấu được giao và chịu trách nhiệm đảm bảo việc đóng dấu vào
công văn đúng theo quy định hiện hành của Nhà nước.

-

Chỉ có Trưởng Phòng TC-HC và người được uỷ quyền mới được quản
lý và sử dụng con dấu khi nhân viên văn thư đi vắng.

4. Lưu hồ sơ, công văn :
 Sổ công văn:
Sổ đăng ký công văn đi, đến phải được phân loại, sắp xếp theo trình tự thời
gian để dễ kiểm soát và tra cứu, và được lưu giữ tại văn phòng để tra cứu khi
cần trong khoảng thời gian tối thiểu là: 02 năm kể từ ngày kết thúc ghi sổ.
 Công văn lưu:
-

Công văn lưu phải được lưu giữ tại văn phòng trong thời gian tối thiểu
là: 02 năm kể từ ngày giao nhận công văn đó.

-

Công văn lưu phải được phân loại, sắp xếp theo trình tự, theo thứ tự
thời gian để dễ kiểm soát và tra cứu.

5. Mẫu biểu công văn theo quy định của nhà nước :
 Mẫu biểu sổ đăng ký công văn đi:

QT - HC – 03/BM01.

 Mẫu biểu sổ đăng ký công văn đến:

QT - HC – 03/BM02.

 Mẫu biểu soạn thảo công văn đi:

QT - HC – 03/BM03.

 Mẫu biểu soạn thảo các Quyết định:

QT - HC – 03/BM04.

 Mẫu biểu soạn thảo Tờ trình:

BM HC-03/BM05.

Đây là quy trình về công tác văn thư tại Công ty cổ phần vận tải và thương
mại Đường sắt đang thực hiện. Với quy trình tác nghiệp cho công tác văn thư này
hiện còn cón tồn tại những bất cập sau:
- Mất nhiều thời gian cho việc cập nhật và phân phát công văn trong nội bộ
công ty. Bởi trong công ty có nhiều bộ phận nhưng không tập trung trong cùng một
địa điểm.
- Văn thư gặp nhiều khó khăn mỗi khi cần phải tra cứu lại công văn đi, công
văn đến trong thời gian dài trước đó.

Bài tập cá nhân - QTHD

Trang 4

Giải pháp để quy trình thực hiện tốt hơn:
- Ứng dụng phần mềm trên máy tính quản lý hồ sơ. Khi tiếp nhận công văn
đến và chuyển công văn đi, nhân viên văn thư có thể scan được văn bản và
đính kèm trên phần mềm. Văn bản bằng giấy sau khi scan xong sẽ được
lưu trữ để làm căn cứ. Phần mềm sẽ giúp cho việc tìm kiếm những công
văn đã nhận và đã được chuyển đi nhanh hơn.
- Những công văn nội bộ trong công ty, sẽ gửi vào thư mục chung của toàn
công ty, không phải tốn thời gian cho việc đi đến từng phòng ban phân
phát, ký nhận.
Câu 2:
Theo anh/chị những nội dung nào trong môn học Quản trị hoạt động này là có
thể áp dụng vào công việc của anh/chị hoặc của doanh nghiệp anh/chị hiện nay?
Anh/chị dự định sẽ áp dụng những kiến thức đó vào những hoạt động gì và áp dụng
như thế nào?
Bài làm:
Môn học Quản trị hoạt động với các kiến thức đã học như 5S, Just-In-Time,
TPS, và Lean đã giúp cho tôi nhận thấy nhiều vấn đề còn bất cập đang tồn tại trong
các quy trình tác nghiệp ở công ty tôi. Có rất nhiều kiến thức có thể áp dụng, nhưng
tôi chọn một nội dung đó là nguyên tác 5S. Nghĩa là: “ Sort – sàng lọc”, “Simplifysắp xếp ”, “Shine – sạch sẽ”, “Standardize – sẵn sàng” , “Sustain – săn sóc”
Sàng lọc: Là phân loại và loại bỏ, hoặc chuyển nơi khác những gì không dùng
đến tại nơi làm việc, chỉ giữ những dụng cụ, phương tiện hỗ trợ cho công việc
Sắp xếp: Là sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh
chóng cho việc sử dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một
cách rõ ràng, đễ mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời
gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian.
Sạch sẽ: Tất cả mọi thành viên trong đơn vị cần có ý thức và tham gia giữ gìn
vệ sinh môi trường làm việc. Văn phòng sạch sẽ, ngăn nắp sẽ giúp nhân viên thêm
cảm hứng trong công việc hơn so với sự lộn xộn, bừa bãi.

Bài tập cá nhân - QTHD

Trang 5


Sẵn sàng: Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh
dấu bằng màu sắc. Tạo điều kiện dễ dàng trong việc tìm kiếm, duy trì việc sàng lọc,
sắp xếp và sạch sẽ.
Săn sóc: Tạo thói quen tự giác tuân thủ các quy định tại nơi làm việc. Duy trì
kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền
văn hoá trong công ty.
5S là một phương pháp rất hiệu quả để cải tiến môi trường làm việc và nâng
cao năng suất của doanh nghiệp. Khi xây dựng 5S sẽ xây dựng ý thức cải tiến cho
mọi người tại nơi làm việc. Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn, tăng
cường phát huy sáng kiến cải tiến, mọi người làm việc có kỷ luật. Các điều kiện hỗ
trợ luôn sẵn sàng cho công việc. Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.
Khi thực hiện 5S thành công , những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi
nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị
trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng,
bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, tạo sự hoà đồng của
mọi người, qua đó mọi người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức
trong công việc.
5S được áp dụng ở nhiều công ty và ngày càng trở nên phổ biến vì:
- 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi qui mô doanh nghiệp
- 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất,
thương mại hay dịch vụ.
- Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.
* Đơn cử việc áp dụng 5S vào hoạt động tác nghiệp của công ty CP vận tải và
TM Đường Sắt :
- Đưa thông báo quy định về 5S lên bản tin nội bộ trong công ty để mọi người

cùng nhận thức và tự giác tuân theo, mang 5S vào cuộc họp để thảo luận, buộc tất cả
các phòng ban cùng thực hiên 5S.
Các bước áp dụng
1, Xem xét thực trạng, chuẩn bị thực hiện
2, Phát động toàn thể cán bộ, nhân viên trong công ty thực hiện.
Bài tập cá nhân - QTHD

Trang 6


3, Sàng lọc hồ sơ, công cụ lao động nếu không cần thiết thì loại bỏ hoặc
thanh lý.
4, Sắp xếp văn phòng, máy móc sản xuất theo phương pháp khoa học, thuận
tiện với công việc của mỗi bộ phận.
5, Mọi người tự giác làm sạch môi trường làm việc của mình ( dọn vệ sinh,
không hút thuốc … )
6, Luôn sẵn sàng trong công việc, tập trung giải quyết công việc nhanh nhất,
hiệu quả nhất.
7, Tổ chức đánh giá định kỳ

Tài liệu tham khảo:
1. Giáo trình Quản trị hoạt động sản xuất và tác nghiệp
2. Bài giảng của TS Nguyễn Danh Nguyên
3. Tài liệu : Quản trị sản xuất và dịch vụ của tác giả GS.TS Đồng Thị Thanh
Phương.
4. />
Bài tập cá nhân - QTHD

Trang 7