quy trình làm việc thẩm tra quyết toán các dự án xây dựng cơ bản

Quy Trình Làm Việc Thẩm Tra Quyết Toán Các Dự Án Xây
Dựng Cơ Bản

Sở Tài chính tỉnh Hà Giang là nơi tôi đang công tác, với công việc hiện
nay đang làm, là tham mưu, giúp việc cho giám đốc Sở, quản lý tài chính đầu tư
thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước đầu tư hàng năm của tỉnh, thực hiện thẩm
tra quyết toán các dự án đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành, đảm bảo đúng thời
gian quy định bắt buộc của Bộ Tài chính về thời gian thẩm tra một dự án nhóm
C không quá 4 tháng và nhóm B không quá 6 tháng, cũng như công tác cải cách
thủ tục hành chính, hiệu quả chất lượng công việc do UBND tỉnh Hà Giang chỉ
đạo. Trong khi đó bình quân cán bộ trong phòng 2 ngày nhận được một hồ sơ
dự án do các chủ đầu tư nộp đề nghị thẩm tra quyết toán. Để làm được đòi hỏi
phải xây dựng một quy trình làm việc cụ thể, từ bước nhận hồ sơ cho đến khi
UBND tỉnh ra quyết định phê duyệt. Với tư cách là lãnh đạo phòng, tôi đã được
lãnh đạo Sở giao xây dựng quy trình làm việc để trình UBND tỉnh phê duyệt
thực hiện. Sau hơn 02 năm thực hiện quy trình, thấy có những bất cập cần có
thay đổi để phù hợp với công việc thực tế. Qua kiến thức từ môn học Quản trị
Hoạt động đã giúp cho tôi thêm kiến thức trong làm việc, thiết thực nhất lúc này
là tôi đang phải tham gia sửa đổi quy trình làm việc thẩm tra quyết toán các dự
án xây dựng cơ bản Sở Tài chính Hà Giang.
Tôi xin giới thiệu tóm tắt quy trình tổ chức thẩm tra quyết toán dự án đầu
tư xây dựng cơ bản, tôi đã xây dựng và bất cập của nó trong quá trình thực hiện.
1. MỤC ĐÍCH CỦA QUY TRÌNH
- Quy trình này quy định trình tự và trách nhiệm thực hiện công tác thẩm
tra quyết toán các dự án đầu tư xây dựng cơ bản sử dụng vốn ngân sách nhằm:


- Xác định chi phí đầu tư, giá trị tài sản hình thành qua đầu tư của dự án,
nhận xét đánh giá việc chấp hành của Chủ đầu tư và các đơn vị liên quan trong
công tác quản lý vốn đầu tư.
- Lập báo cáo kết quả thẩm tra quyết toán trình cấp có thẩm quyền phê

duyệt quyết toán.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này áp dụng đối với toàn thể cán bộ thuộc phòng đầu tư, cơ
quan Chủ đầu tư trên địa bàn tỉnh Hà Giang được giao nhiệm vụ quản lý dự án
đầu tư xây dựng cơ bản sử dụng vốn ngân sách nhà nước do Uỷ ban nhân dân
tỉnh quyết định.
3. NỘI DUNG QUY TRÌNH
3.1. Lưu đồ quy trình

Trách nhiệm
- Chủ đầu tư
- Cán bộ tiếp nhận

Trình tự thực hiện
Tiếp nhận hồ sơ từ Chủ đầu tư
(1)

T/liệu– b/mẫu–t/g t/hiện
Phiếu giao nhận hồ sơ quyết
toán

Cán bộ kiểm tra pháp lý hồ sơ

- Cán bộ tiếp nhận

(2)

Thực hiện thẩm tra số liệu
(3)

- Cán bộ thụ lý

Sổ theo dõi hồ sơ quyết toán.
2ngày
Thông tư 33/2007/TT-BTC
DA nhóm C: 50 ngày
DA nhóm B: 70 ngày

- Cán bộ thụ lý
- Chủ đầu tư
- Lãnh đạo phòng

Mời chủ đầu tư thống nhât số liệu
(4)

Lãnh đạo phòng kiểm tra KQTTQT trước khi
ký biên bản với chủ đầu tư
(5)

BB DA nhóm C: 20 ngày
DA nhóm B: 30 ngày
Biên bản TTQTDA đầu tư


XDCB hoàn thành
05 ngày
- Chủ đầu tư

BB TTQTDA đầu tư XDCB

Chủ đầu tư ký biên bản
(6)

- Lãnh đạo phòng

Lãnh đạo phòng ký biên bản
(7)

- Lãnh đạo Sở

Lãnh đạo phòng kiểm soát báo cáo
(10)

- Lãnh đạo Sở

Lãnh đạo Sở ký báo cáo
(11)

- UBND Tỉnh

hoàn thành 03 ngày

hoàn thành 07 ngày
BC TTQTDA đầu tư XDCB

Lập báo cáo
(9)

- Lãnh đạo phòng

BB TTQTDA đầu tư XDCB

BB TTQTDA đầu tư XDCB

Lãnh đạp sở ký biên bản
(8)

- Cán bộ thụ lý

hoàn thành 05 ngày

UBND tỉnh ký quyết định

hoàn thành 10 ngày
BC TTQTDA đầu tư XDCB
hoàn thành 03 ngày
Báo cáo TTQTDA đầu tư
XDCB hoàn thành

05 ngày

Quyết định phê duyệt
10 ngày

3.2. Thẩm tra quyết toán
3.2.1. Nhận hồ sơ: Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm:
- Tiếp nhận hồ sơ thẩm tra quyết toán: ghi phiếu giao nhận hồ sơ. Phiếu
giao nhận hồ sơ đươc lập thành 02 bản (một bản lưu theo hồ sơ, một bản
chuyển cho Chủ đầu tư) và ghi vào sổ nhận hồ sơ của Phòng, sau đó chuyển hồ
sơ cho cán bộ theo dõi thời gian 02 ngày (bao gồm cả nhóm B và C).

- Kiểm tra, xác nhận sơ bộ hồ sơ và các thông tin trong hồ sơ:
3.2.2. Thẩm tra hồ sơ


- Hồ sơ dự án đã được nhận đầy đủ, Lãnh đạo phòng giao cho cán bộ
kiểm tra hồ sơ. Thời gian: đối với dự án nhóm C không quá 50 ngày, dự án
nhóm B không quá 70 ngày;
- Hồ sơ dự án đã được kiểm tra, xây dựng lịch mời Chủ đầu tư thống nhất
số liệu, lập biên bản thẩm tra quyết toán và hoàn chỉnh bổ sung hồ sơ còn thiếu
(nếu có) thời gian 20 ngày đối với nhóm C và 30 ngày đối với nhóm B;
- Kết quả đã thẩm tra, cán bộ trực tiếp thẩm tra báo cáo Lãnh đạo phòng,
xem xét có ý kiến. Thời gian 05 ngày (bao gồm cả nhóm C và B). Nếu được
Lãnh đạo phòng đồng ý với kết quả đã thẩm tra chuyển Chủ đầu tư ký biên bản,
nếu không được Lãnh đạo phòng đồng ý thì xử lý theo ý kiến của Lãnh đạo
phòng. Trường hợp cán bộ trực tiếp thẩm tra bảo lưu ý kiến của mình thì Lãnh
đạo phòng báo cáo Lãnh đạo sở, ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo sở là ý kiến để
thực hiện nhiệm vụ.
3.2.3. Ký biên bản thẩm tra quyết toán
- Chủ đầu tư và cán bộ trực tiếp thẩm tra quyết toán thống nhất ký biên
bản. Thời gian 05 ngày (bao gồm cả nhóm B và C);
- Trình Lãnh đạo phòng ký xác nhận giá trị thẩm tra quyết toán, Thời gian
03 ngày (bao gồm cả nhóm B và C);
- Lãnh đạo phòng trình Lãnh đạo sở xem xét phê duyệt kết quả thẩm tra.
Thời gian 07 ngày cho cả nhóm B và C, kể cả trường hợp phải xử lý lại biên
bản theo ý kiến của Lãnh đạo sở.
3.3. Lập báo cáo trình UBND tỉnh ra quyết định phê duyệt kết quả thẩm tra
quyết toán
- Căn cứ vào biên bản đã được Lãnh đạo sở phê duyệt, cán bộ trực tiếp
thẩm tra, tổng hợp báo cáo. Thời gian 10 ngày (bao gồm cả nhóm B và C);

- Lãnh đạo phòng kiểm soát báo cáo trước khi trình lãnh đạo sở ký, thời
gian 03 ngày (bao gồm cả nhóm B và C);
- Lãnh đạo sở xem xét ký báo cáo trước khi trình UBND tỉnh thời gian 05
ngày (bao gồm cả nhóm B và C);
- Lãnh đạo tỉnh: Xem xét báo cáo kết quả thẩm tra quyết toán do sở Tài
chính trình, nếu đồng ý như báo cáo ra quyết định phê duyệt quyết toán dự án
hoàn thành, nếu không đồng ý có ý kiến sở Tài chính thực hiện theo ý kiến chỉ
đạo. Thời gian 10 ngày. (bao gồm cả nhóm B và C)
4. LƯU HỒ SƠ
TT

Tên hồ sơ

Nơi lưu

Thời gian lưu

BP tiếp nhận

1 năm

1

Phiếu giao nhận hồ sơ quyết toán

2

Sổ theo dõi hồ sơ quyết toán

Phòng ĐT

2 năm

3

Giấy mời TTQT DADT XDCB hoàn thành

Phòng ĐT

1 năm

4

Tờ trình KQ TT DA XDCB hoàn thành

Phòng ĐT

Không thời hạn

5

BB TTQT dự án ĐT XDCB hoàn thành

Phòng ĐT

Không thời hạn

6

QĐ phê duyệt QTDADTXDCB hoàn thành

Phòng ĐT

Không thời hạn

7

Bộ hồ sơ quyết toán do chủ đầu tư nộp

Phòng ĐT

Không thời hạn

5. PHỤ LỤC
BM.06.01 Phiếu giao nhận hồ sơ quyết toán
BM.06.02 Sổ theo dõi hồ sơ quyết toán
BM.06.03 Lịch phân công nhiệm vụ thẩm tra quyết toán.
BM.06.04 Giấy mời thẩm tra quyết toán dự án đầu tư XDCB hoàn thành.
BM.06.05 Tờ trình nội bộ về kết quả TTQT dự án đầu tư XDCB hoàn thành.
BM.06.06 Biên bản thẩm tra quyết toán dự án đầu tư XDCB hoàn thành.


6. ĐIỂM BẤT CẬP
Hiện nay có những dự án chưa thực hiện được theo đúng quy trình.
* Bước 4. CB thụ lý, CĐT thống nhất số liệu DA nhóm C 20 ngày, nhóm
B 30 ngày. Nhưng có những DA chênh lệch số liệu với chủ đầu tư tính toán giá
trị quyết toán dẫn đến không thống nhất được số liệu, chủ đầu tư cùng đơn vị thi
công phải xem xét lại số liệu của hội đồng thẩm tra trong khi đó có chủ đầu tư ở
các huyện xa 200km dẫn đến khó khăn cho công tác đi lại việc thực hiện đúng

thời gian không đảm bảo, quy trình lại chưa đưa ra được điều kiện nếu các chủ
đầu tư không thực hiện đúng thời gian thì giải quyết như thế nào.
* Từ bước 7,8, 10 và 11 đây là các bước lãnh đạo phòng, và lãnh đạo sở
theo sự phân công phụ trách ký biên bản và ký báo cáo. Nhưng có lúc đi công
tác dài ngày dẫn đến không ký đảm bảo đúng thời gian như quy trình.
7. CẦN CẢI THIỆN
- Bổ sung quy chế quản lý khi các chủ đầu tư không đáp ứng đưa ra ý
kiến bảo vệ kết quả quyết toán của chủ đầu tư đúng thời gian theo quy trình thì
kết quả thẩm tra đó được tính theo kết quả của cán bộ thụ lý hồ sơ, mọi vướng
mắc về sau chủ đầu tư hoàn toàn chịu trạch nhiệm.
- Phân công việc phụ trách của Sở cần có điều chỉnh không mang tính
chuyên trách để khi lãnh đạo phụ trách đi vắng có lãnh đạo không đi vắng thực
thi công việc ký biên bản thông qua kết quả thẩm tra, báo cáo UBND tỉnh kịp
thời, đúng thời gian.

Câu 2. Môn học quản trị Tác nghiệp nói riêng và các môn học chương
trình MBA nói chung dù trong doanh nghiệp sản suất, dịch vụ, các tổ chức kinh
tế hay trong đơn vị quản lý hành chính nhà nước, thì trong nội dung của các


môn học đều chứa đựng kiến thức giúp cho các nhà quản lý, thực hiện công
việc của một đơn vị mình, các kiến thức đó được phát huy hơn khi người học
vận dụng đúng lúc vào công việc của mình.
Với nội dung của môn học Quản trị Tác nghiệp giới thiệu toàn bộ các
nội dung có lô gíc đến nhau trong hoạt động sản xuất của một doanh nghiệp,
trong đơn vị hành chính nhà nước với chức năng quản lý tài chính ngân sách
nhà nước tôi đang làm việc thì việc áp dụng kiến thức nội dung về xây dựng kế
hoạch làm việc, chất lượng công việc, yếu tố phục vụ khách hàng, vào công
việc của mình là những nội dung thiết thực nhất.
Hiện nay, CBQL trong DN có tâm lý xem nhẹ công tác KH chỉ vì tính

khả thi của KH không cao, thường xuyên thay đổi, việc theo dõi KH đã lập
không còn thích hợp nữa, do đó đối với CBQL, kế hoạch chỉ làm để đối phó
chứ không còn là để theo dõi, thực hiện. Công việc đánh giá hiệu quả thực hiện
căn cứ trên KH đã lập xem như không có. Qui trình PDCA trở nên vô dụng.
Vậy có thể cải thiện công tác kế hoạch sản xuất không? Xin thưa là có.
Với các biện pháp mang tính quản lý: nâng cao kỹ năng lập kế hoạch, giám sát,
quản lý thực hiện kế hoạch làm việc, song song với những kỹ năng quản lý sản
xuất, áp dụng các công cụ quản lý chất lượng cho CBQL, thực hiện tốt việc
đánh giá quá trình sản xuất là DN có thể cải thiện công tác kế hoạch trong sản
xuất. Hãy tìm đến những phương pháp, công cụ đơn giản nhưng hiệu quả, phù
hợp với trình độ năng lực của CBQL, của DN, tránh đi tìm những giải pháp cao
siêu, nghe thì “kêu”, nhưng không thể đưa vào áp dụng với trình độ DN Việt
Nam hiện nay. Cần đánh giá đúng năng lực, xác định đúng vị trí của DN trước
khi đầu tư, ứng dụng bất cứ giải pháp quản lý nào.
Bạn đang thực hiện quản lý chất lượng cho các sản phẩm và dịch vụ hiện
tại nên bạn sẽ biết được bạn cần điều chỉnh ở đâu, bằng phương pháp gì để có


thể loại trừ được những thiệt hại do kém chất lượng. Không những thế, bạn
cũng có thể tìm thấy những biện pháp khác để có thể nâng cao được chất lượng
cho SP và DV. Đó là quản lý chất lượng nhằm cải tiến hiệu quả công việc.
Trên thực tế, hoạt động SXKD luôn biến động, kéo theo tính hiệu quả
kinh doanh cũng biến động theo. Sự xuất hiện mới những đối thủ cạnh tranh, sự
phát minh một kỹ thuật mới hay một biến động nào khác về thị trường, môi
trường kinh tế xã hội đều đem lại những cơ hội và thách thức mới cho bạn.
Bạn sẽ phải thay đổi chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mình để giành
lại hay tìm mới những thị trường do có thêm đối thủ cạnh tranh mới. Việc cải
tiến đó của bạn cũng cần được quản lý sao cho bạn luôn chủ động trong kế
hoạch sản xuất kinh doanh của mình.
Như vậy, cách thức quản lý chất lượng hiện tại của bạn nên có tính mở để

có thể thích ứng với những thay đổi hay cải tiến mà bạn thực hiện trong tương
lai để vẫn duy trì hay nâng cao hơn hiệu quả kinh doanh. Vậy bạn nên quản lý
chất lượng theo cách thức nào?
Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam và trên thế giới áp dụng cách thức quản
lý chất lượng dựa trên mô hình Vòng tròn Deming P-D-C-A và đã thành công.
Theo mô hình này, mọi nhiệm vụ đều là một quá trình của 4 bước nối tiếp nhau
liên tục: Hoạch định - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động cải tiến.
Hoạch định: Bạn cần đặt ra mục tiêu, vạch ra các bước thực hiện và phân
bổ nguồn lực để thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định;
Thực hiện: Quá trình các hoạt động để đạt được mục tiêu đề ra;
Kiểm tra: Việc xem xét đánh giá các kết quả, hiệu quả của việc thực hiện;
Hành động cải tiến: Hành động điều chỉnh, khắc phục hay những thay đổi
để bắt đầu cho chu kỳ mới, bắt đầu từ hoạch định.


Chất lượng của cán bộ tư vấn luôn là thước đo năng lực của tổ chức tư
vấn, đội ngũ cán bộ giỏi quyết định tính chuyên nghiệp - thương hiệu của DN.
Với việc quản lý hoạt động tư vấn xây dựng ngày càng chặt chẽ, mỗi tổ chức tư
vấn cần đặt ra chương trình nâng cao năng lực cá nhân tư vấn trong đơn vị
mình. Việc tuyển dụng, đào tạo liên tục cần duy trì thường xuyên, có kiểm tra
theo dõi đánh giá cá nhân hành nghề một cách kỹ lưỡng. Thực tế cho thấy ở
mỗi giai đoạn phát triển, thương hiệu của đơn vị luôn gắn với những cá nhân
tiêu biểu.
Theo thống kê, thông thường khoảng 10 - 15 % chủ nhiệm đồ án giỏi có
tâm huyết, gắn bó với đơn vị là sự bảo đảm cho thành công. Do vậy chính sách
sử dụng cán bộ đúng đắn, phù hợp là điều hết sức cần thiết để duy trì được đội
ngũ cán bộ. Một điều đáng quan tâm ở các tổ chức tư vấn hiện nay là hiện
tượng chuyển dịch cán bộ. Một bộ phận, đặc biệt lứa tuổi đã chững chạc có chút
thâm niên nghề nghiệp thông thường là dễ dao động nhất. Mặt trái của nền kinh
tế thị trường đã tác động tới tâm lý cá nhân của mỗi người. Nếu không có bản

lĩnh thì rất dễ bị cám dỗ, sẵn sàng từ bỏ đơn vị đi tìm chốn mới có thu nhập cao
hơn, hấp dẫn hơn. Kết quả là việc đào tạo của tổ chức trở nên vô nghĩa, khi cán
bộ được ân huệ đó rũ áo ra đi có điều tổ chức tư vấn cũng cần có đánh giá chính
xác về chính sách đối xử với cán bộ, cách thức đảm bảo cuộc sống cho cán bộ.
Khi giao trách nhiệm cho cán bộ phải chăm lo tới quyền lợi của họ.


Tài liệu tham khảo:

1. Giáo trình, bài giảng môn Quản trị Tác nghiệp – ĐH Griggs
2. Các văn bản hướng dẫn về công tác quản lý vốn đầu tư xây dựng cơ bản
và các van bản có liên quan.
3. Internet