QUẢN LÝ PHÒNG XƯỞNG CHUYÊN MÔN THEO MÔ HÌNH 5S

QUẢN LÝ PHÒNG XƯỞNG CHUYÊN MÔN
THEO MÔ HÌNH 5S
Võ Minh Tâm *
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
Tóm tắt:
Công tác quản lý phòng xưởng chuyên môn có một vai trò quan trọng trong công tác đào
tạo tại các trường trung cấp nghề. Thực hiện tốt công tác này sẽ góp đảm bảo và nâng cao chất
lượng đào tạo của nhà trường. Bài báo này trình bày kết quả đạt được khi ứng dụng mô hình 5S
vào quản lý phòng xưởng chuyên môn tại Trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Nguyễn Hữu
Cảnh.
Từ khóa: công tác quản lý phòng xưởng chuyên môn, 5S
Summary:
Vocational equipment has played an important role in training skills for learners. The
quality of training has been directly and significantly affected by facility management. This
essay will present the obtained result when applying the 5S model to the management of
vocational equipment at Nguyen Huu Canh Economic and Technical vocational school.

* Học viên cao học khóa 9 đợt 2-2017, Khoa Quản lý giáo dục, Trường ĐH Khoa
học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia TP.HCM; Điện thoại: 0976372178;
email:
1


I. ĐẶT VẤN ĐỀ:
Theo ISO, đảm bảo chất lượng là một phần của Quản lý chất lượng tập trung vào việc
cung cấp lòng tin rằng các yêu cầu chất lượng sẽ được thực hiện. Đảm bảo chất lượng nhằm cả
hai mục đích: trong nội bộ tổ chức nhằm tạo lòng tin cho tổ chức và đối với bên ngoài tổ chức,
việc bảo đảm chất lượng sẽ tạo lòng tin cho khách hàng và những người khác có liên quan về
chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức đó cung cấp.
Cụ thể đảm bảo chất lượng trong giáo dục, đặc biệt là giáo dục nghề nghiệp thì các cơ sở
dạy nghề phải chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng đào tạo của mình, phải đảm bảo chuẩn hoá

“đầu vào” và “đầu ra”.
Để đảm bảo chất lượng đào tạo nghề, các cơ sở giáo dục nghề nghiệp cần phải đảm bảo
chất lượng của các hợp phần như: chương trình, giáo trình; đội ngũ giáo viên và cán bộ quản lý;
cơ sở vật chất, trang thiết bị; công tác quản lý. Cả 4 yếu tố trên phải được quan tâm chú trọng
đồng bộ thì chất lượng đào tạo nghề mới được đảm bảo.
Xét riêng từng lĩnh vực thì yếu tố về cơ sở vật chất đóng một vai trò to lớn trong việc
đảm bảo và nâng cao chất lượng đào tạo nghề. Cơ sở vât chất chính là nguồn lực cần thiết trong
quy trình đảm bảo chất lượng giáo dục bao gồm “đầu vào”, “quá trình” và cả “đầu ra”.
Thông tư số 28/2017/TT-BLĐTBXH ngày 15/12/2017 quy định hệ thống đảm bảo chất
lượng của các cơ sở nghề nghiệp. Thông tư định nghĩa hệ thống đảm bảo chất lượng trong cơ sở
giáo dục nghề nghiệp được hiểu là hệ thống các chính sách, quy trình, công cụ đối với tất cả
các lĩnh vực, nội dung quản lý của cơ sở giáo dục nghề nghiệp nhằm duy trì, cải tiến, nâng cao
chất lượng giáo dục nghề nghiệp và đạt được mục tiêu đề ra. Theo nghĩa đó việc xây dựng các
chính sách, quy trình, công cụ trong lĩnh vực quản lý cơ sở vật chất là điều kiện bắt buộc để
đảm bảo chất lượng giáo dục tại cơ sở giáo dục nghề nghiệp.
Trường Trung cấp kinh tế - kỹ thuật Nguyễn Hữu Cảnh là Trường trung cấp công lập trên
địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Nhà trường có nhiệm vụ đào tạo đa ngành, nghề. Bài báo này
trình bày kết quả đạt được khi ứng dụng mô hình 5S vào quản lý phòng xưởng chuyên môn tại
trường Trung cấp Kinh tế Kỹ thuật Nguyễn Hữu Cảnh.

2


II. GIỚI THIỆU MÔ HÌNH 5S
Khái niệm 5S (5S methodology) bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980 thế kỷ
XX và được áp dụng lần đầu tiên ở Toyota và phát triển rất nhanh sau đó ở các công ty Nhật Bản.
Năm 1986, 5S được phổ biến ở nhiều nước như Singapore, Trung Quốc, Ba Lan…
5S được đưa vào Việt Nam khi Nhật mở rộng đầu tư và Vikyno là công ty Việt Nam đầu
tiên áp dụng 5S năm 1993. Vậy 5S là gì?
5S là tên của một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc. 5S là 5 chữ cái đầu tiên của

các từ tiếng Nhật: “SERI”, “SEITION”, “SEISO”, “SEIKETSU” và “SHITSUKE”, tạm dịch sang
tiếng việt là: “Sàng lọc”, “Sắp xếp”, “Sạch sẽ”, “Săn sóc” và “Sẵn sàng”, mỗi S tương ứng với mỗi
bước triển khai áp dụng. Trong đó:
SERI (Sàng lọc): Sàng lọc những vật dụng không cần thiết tại phòng xưởng chuyên
môn cần được loại bỏ, chỉ giữ lại những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho việc
đào tạo nghề, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cần thiết giữ lại.
SEITON (Sắp sếp): Là bố trí sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý, dễ dàng,
nhanh chóng cho việc sử dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một
cách rõ ràng, để mọi người dể dàng nhận biết, tạo cho phòng xưởng chuyên môn có tổ chức,
giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời gian.
SEISO (Sạch sẽ): Là giữ vệ sinh phòng xưởng chuyên môn đảm bảo luôn sạch sẽ. Tất
cả mọi thành viên cần có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh. Nhà trường cần cung cấp cho
quản lý phòng xưởng chuyên môn phương tiện, dụng cụ vệ sinh đầy đủ và thích hợp cho việc
vệ sinh phòng xưởng chuyên môn. Công việc vệ sinh nên là việc làm thường xuyên của quản
lý phòng xưởng chuyên môn.
SEIKETSU (Săn sóc): Là luôn săn sóc, giữ gìn phòng xưởng chuyên môn luôn sạch
sẽ, thuận tiện, có năng suất bằng cách liên tục thực hiện SERI, SEITON, SEISO. Duy trì
thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi học tập tại phòng xưởng chuyên môn,
giúp quá trình đào tạo của nhà trường đạt được hiệu quả cao hơn.
HITSUKE (Sẵng sàng): tạo thành nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt, duy trì môi
trường làm việc thuận tiện. Giáo dục mọi ý thức, tạo thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S
tại nơi làm việc để khuyến khích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ
với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị.

3


Trong công tác quản lý phòng xưởng chuyên môn, 5S mang lại các lợi ích sau:
* Nâng cao Chất lượng (Quality) công tác quản lý phòng xưởng chuyên môn
* Cải tiến Năng suất (Productivity) giảng dạy, học tập

* Giảm chi phí (Cost) sửa chữa, thay thế
* Đảm bảo an toàn (Safety) cho cán bộ, giáo viên, nhân viên, học viên khi sử dụng
phòng xưởng chuyên môn
* Nâng cao tinh thần (Morale), trách nhiệm, kỷ luật cho cán bộ, giáo viên, nhân viên,
học viên.
* Đem lại sự hài lòng (Satisfaction) cho cán bộ, giáo viên, nhân viên, học viên khi sử
dụng phòng xưởng chuyên môn.
III. XÂY DỰNG QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN THEO MÔ HÌNH 5S
III.1.

Xây dựng quy trình thực hiện 5S

Bước 1: Thành lập Ban 5S
Tiến hành thành lập Ban 5S bao gồm: tất cả cán bộ quản lý phòng xưởng chuyên môn,
trưởng phòng Quản trị thiết bị - Cơ sở vật chất, thầy Phó Hiệu trưởng phụ trách cơ sở vật chất.
Ban 5S tham gia khóa đào tạo về thực hành 5S tại Công ty TNHH Kiwa Industry. (Công
ty Kiwa Industry Việt Nam được thành lập từ năm 2005 với hệ thống sản xuất tiên tiến, chất
lượng

Nhật

Bản.

Công ty chuyên

gia

công các sản phẩm cơ

khí đáp ứng nhu cầu khách hàng. Các sản phẩm của công ty bao gồm việc gia công các chi tiết từ

đơn giản đến phức tạp bằng máy móc thiết bị hiện đại tại xưởng sản xuất của công ty
như: máy phay CNC, máy tiện CNC, máy cắt dây, máy mài, máy cắt tia lửa điện, khắc laser....).
Bước 2: Quy định chức năng, nhiệm vụ của Ban 5S
Chức năng chính của Ban 5S là tuyên truyền về 5S, đào tạo 5S và đánh giá 5S.
Tất cả các thành viên trong Ban 5S cần nắm rõ vai trò trách nhiệm của mình, hiểu rõ các
nguyên tắc 5S để có thể truyền đạt cho những đối tượng sử dụng phòng xưởng chuyên môn phục
vụ đào tạo nghề.

4


Bước 3: Thông báo và tuyên truyền, đào tạo về 5S cho những đối tượng sử dụng phòng
xưởng chuyên môn
Chính sách và mục tiêu áp dụng 5S được thông báo chính thức đến tất cả các đối tượng
được sử dụng phòng xưởng chuyên môn. Sau đó thành viên ban 5S tiến hành các hoạt động
tuyên truyền quảng bá về 5S thông qua các biểu ngữ, hình ảnh ở khắp mọi nơi trong phòng
xưởng chuyên môn.
Bước 4: Thực hành 5S tại các phòng xưởng chuyên môn qua các bước:
4.1. Thực hiện bước “Sàng lọc”
Để thực hiện bước “Sàng lọc”, cán bộ quản lý phòng xưởng chuyên môn đã đưa ra các tiêu
chí để xác định những loại vật dụng/máy móc/dụng cụ/tài liệu/hồ sơ nào cần loại bỏ. Sau bước
sàng lọc sơ bộ, đã phân loại các vật dụng thành những loại sau:
Những vật dụng/tài liệu sử dụng thường xuyên được sắp xếp thuận tiện cho việc sử dụng và
dễ dàng lấy khi cần.
Những vật dụng không thường xuyên được lưu giữ trong các tủ đượng dụng cụ đặt tại
phòng xưởng chuyên môn, có chỉ dẫn và nhận biết thích hợp để có thể lấy được khi cần sử dụng.
Những vật dụng không cần thiết được để riêng để trả về kho (hoặc bán thanh lý).
4.2. Thực hiện bước “Sắp xếp”
Các quản lý phòng xưởng chuyên môn đã có buổi họp thống nhất hình thức sắp xếp các đồ
vật, máy móc, tài liệu sao cho mọi thứ có thể dễ dàng sử dụng.

Các đồ vật được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn và đánh số để khi cần có thể dễ
dàng nhận biết (Tất cả giáo viên giảng dạy tại phòng xưởng chuyên môn đều biết, chứ không
phải chỉ riêng người quản lý phòng xưởng chuyên môn).
4.3. Thực hiện bước “Sạch sẽ”
Việc thực hiện vệ sinh được thực hiện hàng ngày tại phòng xưởng chuyên môn, giáo viên và
học sinh dành thời gian từ 5 đến 10 phút để làm vệ sinh trước và sau giờ học thực hành. Ssau
mỗi ca thực hành giáo viên giảng dạy tại phòng xưởng chuyên môn phải đảm bảo tình hình hoạt
động của máy móc là tốt nhất, vệ sinh đã được thực hiện sạch sẽ tại tất cả các thiết bị cũng như
trên sàn nhà trước khi thực hiện bàn giao phòng xưởng chuyên môn cho cán bộ phụ trách phòng
5


xưởng chuyên môn (có ký nhận vào sổ bàn giao ca). Chính việc làm này diễn ra hằng ngày đã
tạo thói quen ngăn nắp và sạch sẽ cho giáo viên và học viên khi giảng dạy tại phòng xưởng
chuyên môn. Không chỉ chú trọng đến việc làm cho phòng xưởng chuyên môn sạch sẽ mà thầy
và trò tại phòng xưởng chuyên môn còn tìm ra nguyên nhân gây bẩn và đưa ra các sáng kiến, giải
pháp để phòng ngừa bụi bẩn như khi vào xưởng thực hành là sử dụng đôi dép dành riêng cho
phòng xưởng thực hành.
4.4 Thực hiện bước “Săn sóc”
Cán bộ phụ trách phòng xưởng chuyên môn đã thực hiện đúng theo qui định các hoạt động
Serri – Seiton – Seiso. Phòng xưởng chuyên môn nhờ vậy trở nên sạch sẽ và ngăn nắp. Bên cạnh
đó, để duy trì và nâng cao 5S, thầy Phó Hiệu trưởng đã chỉ đạo Trưởng phòng Quản trị thiết bị Cơ sở vật chất triển khai thực hiện:
-

Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong tổ chức bằng quy trình thực hiện 5S.

-

Tiến hành hoạt động đánh giá 5S.

-

Tạo phong trào thi đua giữa các bộ phận/phòng ban.

4.5 Thực hiện bước “Sẵn sàng”
Đa số các bước trên đã được thực hiện một cách tự giác và tạo thành thói quen, quản lý
phòng xưởng chuyên môn lúc nào cũng trên tinh thần sẵn sàng.
Người phụ trách từng phòng xưởng chuyên môn phần lớn đều gương mẫu và đi đầu trong
việc thực hiện 5S. Mọi giáo viên khi giảng dạy trong phòng xưởng chuyên môn đều tuân thủ các
qui định chung, thực hiện tự giác và coi phòng xưởng chuyên môn như ngôi nhà chung.
Bước 5: Tiến hành kiểm tra, chấm điểm
Hàng tháng, Ban 5S tiến hành kiểm tra đồng loạt các phòng xưởng chuyên môn, ghi nhận
các vấn đề, tổng hợp các góp ý, chấm điểm và đánh giá một cách tổng thể những mặt mạnh, mặt
yếu của từng bộ phận, đưa ra những vấn đề cần cải tiến trong tháng tiếp theo.
Bước 6: Tuyên dương, khen thưởng, nhân rộng mô hình
Vào tiết sinh hoạt dưới cờ hàng tháng, Nhà trường (Phòng Tổ chức - Hành chính căn cứ vào
kết quả đánh giá 5S của ban 5S) thực hiện trao giấy khen (kèm theo hiện vật: 500.000 đồng) cho

6


cán bộ quản lý phòng xưởng chuyên môn xuất sắc nhất, qua đó nhân rộng mô hình mẫu đối với
quản lý phòng xưởng nào đã thực hiện tốt 5S cho các đơn vị tham khảo.
III.2.

Triển khai xây dựng quy định về quản lý sử dụng phòng xưởng chuyên môn tại

Trường Trung cấp Kinh tế kỹ thuật Nguyễn Hữu Cảnh
Trưởng phòng Quản trị thiết bị - Cơ sở vật chất đã tham mưu cho nhà trường thực hiện xây
dựng quy định về quản lý sử dụng phòng xưởng chuyên môn. Trong quy định về quản lý phòng

xưởng chuyên môn thể hiện rõ:
+ Nguyên tắc, nội dung quản lý, sử dụng phòng xưởng chuyên môn nhằm quản lý, khai
thác, sử dụng có hiệu quả phục vụ đào tạo.
+ Nhiệm vụ, trách nhiệm của cá nhân, đơn vị quản lý và các đối tượng có nhu cầu sử
dụng phòng xưởng chuyên môn trong việc đào tạo. Trong quy định đã tập trung vào nhiệm vụ và
quyền hạn của cán bộ quản lý phòng xưởng chuyên môn:
Nhiệm vụ của cán bộ quản lý phòng xưởng chuyên môn bao gồm:
- Sắp xếp, theo dõi thời khoá biểu phòng xưởng chuyên môn.
- Hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi cho giảng dạy, nghiên cứu khoa học của giáo viên
và học viên.
- Xây dựng nội quy, quy định khi thực hành tại phòng xưởng chuyên môn.
- Ghi chép, kiểm tra sổ giao nhận ca.
- Khai thác, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị dạy học từ việc lập kế hoạch, tổ
chức thực hiện, kiểm tra, báo cáo.
Quyền hạn của cán bộ quản lý phòng xưởng chuyên môn bao gồm:
- Đề xuất mua sắm, sửa chữa.
- Kiểm tra, giám sát việc chấp hành nội quy, quy định của các đối tượng sử dụng
phòng xưởng chuyên môn phục vụ đào tạo.
III.3.

Những điều kiện cần và đủ để thực hiện:

3.3.1. Lãnh đạo nhà trường triển khai xây dựng hệ thống đảm bảo chất lượng nội bộ
của đơn vị theo thông tư số 28/2017/TT-BLĐTBXH ngày 15/12/2017.
Đảm bảo chất lượng là cốt lõi của quản trị chất lượng. Đảm bảo chất lượng không những
bao gồm mọi hoạt động về kiểm tra chất lượng bên trong các phòng ban, khoa mà còn giữa các
7


phòng ban khoa với nhau. Điều này đòi hỏi nhà trường phải đổi mới cơ cấu tổ chức từ quản trị

theo chức năng sang quản trị theo chức năng chéo nhằm hướng mọi nỗ lực của các thành viên
vào việc thực hiện mục tiêu chung của nhà trường là thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của học viên,
giáo viên (khách hàng nội bộ), người sử dụng lao động và các tổ chức khác (khách hàng bên
ngoài). Xây dựng hệ thống đảm bảo chất lượng nội bộ giúp cho các hoạt động đảm bảo chất
lượng cần được xác định rõ ràng, điều gì cần làm ở mỗi giai đoạn để đảm bảo được chất lượng
trong suốt quá trình đào tạo. Và thực chất của việc đảm bảo chất lượng nội bộ chính là việc xây
dựng các chính sách, quy trình, công cụ cho tất cả các hoạt động của nhà trường trong đó có hoạt
động quản lý phòng xưởng chuyên môn nói riêng. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống đảm bảo chất
lượng nội bộ tại mỗi cơ sở giáo dục là điều kiện bắt buộc để đảm bảo và nâng cao chất lượng
giáo dục đào tạo.
3.3.2. Triển khai và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 trong đơn vị
Nhà trường đang ký hợp đồng với đơn vị tư vấn để triển khai xây dựng các quy trình, biểu
mẫu và quản lý chất lượng tại trường theo ISO 9001:2015.
3.3.3. Xây dựng văn hoá chất lượng nội bộ:
Trong xây dựng văn hoá chất lượng thì vai trò của người lãnh đạo là rất quan trọng. Lãnh
đạo có quan tâm đến chất lượng thì mới tạo ra một tập thể quan tâm đến chất lượng và cải tiến
chất lượng. Lúc đó, tất cả mọi thành viên của nhà trường đều thực hiện việc quản lý, giảng dạy,
học tập theo các quy trình được xác định rõ ràng nhằm mục đích nâng cao chất lượng và họ sẵn
sàng nỗ lực phối hợp thực hiện các nhiệm vụ được giao một cách có hiệu quả nhất. Hiểu được
vai trò của lãnh đạo trong công tác đảm bảo chất lượng tại trường, tập thể Ban giám hiệu nhà
trường rất chú trọng để xây dựng các chính sách về chất lượng, quy trình công việc rõ ràng, cụ
thể. Ban lãnh đạo thực hiện tuyên truyền về chính sách chất lượng và các quy trình công việc
trong cuộc họp đối thoại giữa lãnh đạo nhà trường với tập thể cán bộ, giáo viên, nhân viên cũng
như chỉ đạo cho mỗi đơn vị phòng, ban, khoa, phải thực hiện công khai các quy trình làm việc
của đơn vị mình trên trang mạng nội bộ, hay dán trước cửa phòng làm việc để cho tất cả cán bộ,
giáo viên, nhân viên và học viên đều có thể dể dàng tiếp cận thực hiện.
IV. KẾT LUẬN:
Công tác quản lý phòng xưởng chuyên môn có một vai trò quan trọng trong công tác đào tạo
tại các trường trung cấp. Thực hiện tốt công tác này sẽ góp phần đảm bảo và nâng cao chất lượng
8

đào tạo nghề của nhà trường. Vì vậy để đảm bảo và phát triển đào tạo nghề tại các trường trung
cấp cần thiết phải cải thiện công tác quản lý phòng xưởng chuyên môn.
Mô hình 5S đã được nhiều quốc gia trên thế giới ứng dụng thành công để tạo ra một môi
trường làm việc sạch sẽ, thuận lợi, an toàn. Việc ứng dụng mô hình 5S trong quản lý phòng
xưởng chuyên môn tại các trường dạy nghề chính là một giải pháp giúp nâng cao chất lượng đào
tạo nghề của nhà trường. Quản lý phòng xưởng chuyên môn theo mô hình 5S chính là xây dựng
quy trình, quy định tổ chức thực hiện quản lý phòng xưởng chuyên môn. Thông qua việc quản lý
phòng xưởng chuyên môn theo mô hình 5S sẽ trực tiếp giáo dục học sinh tác phong làm việc
khoa học, công nghiệp, kỹ năng quản lý sắp xếp phòng xưởng, nơi làm việc ngăn nắp, sạch sẽ,
tiện lợi, an toàn.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ lao động thương binh và Xã hội, Thông tư số 28/2017/TT-BLĐTBXH ngày
15/12/2017 quy định hệ thống đảm bảo chất lượng của các cơ sở nghề nghiệp.
9


2. Hợp tác Việt - Đức Chương trình Đổi mới Đào tạo nghề tại Việt Nam, Cẩm nang
quản lý xưởng thực hành, Xuất bản lần đầu tại Hà Nội, tháng 2/2014.
3. Tạ Thị Kiều An và các tác giả (2004), Quản lý chất lượng trong các tổ chức, Nhà
xuất bản thống kê, Hà Nội.

10