ĐỀ án thành lập phòng công chứng

UBND TỈNH TT-HUẾ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

SỞ TƯ PHÁP

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 30/STP-BTTP

Thừa Thiên Huế, ngày 28 tháng 9 năm 2016

V/v Tham mưu thành lập phòng
công chứng

Kính gửi: - Sở Nội vụ
- Sở Tài chính
Thực hiện Luật công chứng năm 2014.
Theo quyết định 250/QĐ-TTg ngày 10/2/2010 của Thủ tướng Chính phủ về
việc phê duyệt đề án “Xây dựng, quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề
công chứng ở Việt Nam đến năm 2020”.
Căn cứ quyết định số 940/QĐ-UBND ngày 16/8/2016 của UBND tỉnh Thừa
Thiên Huế về việc phê duyệt đề án quy hoạch và phát triển tổ chức hành nghề công
chứng trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế đến năm 2020.
Sau khi nghiên cứu, phân tích, đánh giá và tổng hợp tình hình hoạt động
công chứng trên địa bàn tỉnh trong thời gian vừa qua, Sở Tư pháp tỉnh Thừa Thiên
Huế nhận thấy cần thiết phải thành lập phòng công chứng số 3 tại huyện A Lưới.
Việc thành lập phòng công chứng số 3 nhằm thực hiện đề án phát triển trên địa bàn
tỉnh nói riêng và cả nước nói chung, thực hiện chiến lược cải cách tư pháp. Về biên
chế và kinh phí cho hoạt đồng phòng công chứng số 3 tại huyện A Lưới theo hướng
chuyển dần các phòng công chứng từ đơn vị sự nghiệp có thu, tự bảo đảm toàn bộ

hoặc một phần kinh phí hoạt động thường xuyên. Phòng công chứng được thành


lập nhằm tạo sự điều hòa giữa công chứng tư và công chứng Nhà nước tạo sự
thuận lợi cho tổ chức và cá nhân cần công chứng, đồng thời bảo đảm tăng cường
an toàn pháp lý cho các giao dịch, hợp đồng; phòng ngừa hạn chế tranh chấp, góp
phần lành mạnh các quan hệ xã hội, nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quả quản
lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, phục vụ có hiệu quả cho công cuộc xây
dựng và phát triển kinh tế xã hội, cải cách nền hành chính nói chung và cải cách tư
pháp trên địa bàn tỉnh nói riêng. Đến năm 2020 và thực hiện xã hội hóa hoạt động
công chứng, đảm bảo theo quy định của pháp luật được thực hiện tại các tổ chức
hành nghề công chứng. Đồng thời khi hội nhập nó phù hợp với chuẩn mực và điều
kiện thông lệ quốc tế.
Vì vậy Sở Tư pháp xây dựng Đề án thành lập Phòng Công chứng số 3 tại
huyện A Lưới. Nay Sở Tư pháp gửi Sở Nội vụ phối hợp Sở Tài chính tham mưu
trình UBND Tỉnh ban Quyết định thành lập Phòng Công chứng số 3 (Có kèm theo
dự thảo đề án).
Trân trọng!
Nơi nhận
- Như kính gửi
- GĐ, PGĐ.
- Lưu: VT, BTTP


UỶ BAN NHÂN DÂN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐỀ ÁN
THÀNH LẬP PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ 3 THỪA THIÊN HUẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ- UBND ngày /

/2011 của UBND tỉnh

Thừa Thiên Huế)

I. Cơ sở pháp lý
- Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015.
- Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014.
- Căn cứ Nghị định 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 quy định chi
tiết và thi hành một số điều của Luật Công chứng.
- Căn cứ Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15 tháng 6 năm 2015 của Bộ Tư
pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng.
- Căn cứ theo đề nghị của Giám đốc Sở tư pháp chủ trì xây dựng phối hợp với
Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Nội vụ tại Tờ trình số: 07/TTr-STP ngày
26 tháng 9 năm 2016.
II. Sự cần thiết thành lập Phòng Công chứng số3 Thừa Thiên Huế
Thừa Thiên Huế là một tỉnh có địa bàn khá rộng với diện tích khoảng
503.320,5 ha, có 9 đơn vị hành chính trực thuộc gồm: thành phố Huế, thị xã Hương


Thủy, thị xã Hương Trà và 06 huyện (Phong Điền, Quảng Điền, Phú Vang, Phú
Lộc, A Lưới, Nam Đông). Dân số tỉnh Thừa Thiên Huế khoảng 1,2 triệu người.
Nhu cầu thực hiện các giao dịch dân sự, thương mại, kinh tế…tuy chưa bằng một
số tỉnh, thành phố lớn trong nước, nhưng có lượng công chứng cũng khá nhiều.
Trong khi trên toàn địa bàn tỉnh mới chỉ có 4 tổ chức hành nghề công chứng đó là:

Phòng công chứng số 1 tỉnh Thừa Thiên Huế có trụ sở tại 148A Nguyễn Huệ,
phường Phú Nhuận, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế; Phòng công chứng số 2
tỉnh Thừa Thiên Huế có trụ sở tại 130A Thạch Hãn, phường Thuận Hòa, thành phố
Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế; Văn phòng công chứng Nam Thanh có trụ sở tại 9/6
Trần Thúc Nhẫn, phường Vĩnh Ninh, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế; Văn
phòng công chứngAn Phú Gia có trụ sở tại 281 Trần Hưng Đạo, phường Phú Hòa,
thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế.
Bên cạnh sự gia tăng về số lượng công chứng; tính đa dạng, phức tạp và yếu
tố mới trong các hợp đồng, giao dịch cũng phát sinh nhiều nên áp lực đối với hoạt
động công chứng càng gia tăng, đòi hỏi cơ quan quản lý Nhà nước cũng như tổ
chức hành nghề công chứng và công chứng viên phải có sự đầu tư nhiều và sâu
hơn cho hoạt động này. Mặt khác, trong những năm qua mặc dù các Phòng Công
chứng có nhiều cố gắng giải quyết yêu cầu của người dân một cách tích cực, nhanh
chóng, nhưng do địa bàn của tỉnh rộng nên cũng đã ảnh hưởng đến việc đi lại công
chứng của người dân, đặc biệt là những người dân ở khu vực vùng sâu vùng xa,
vùng núi như ở A Lưới thì việc đi lại để công chứng các giấy tờ cần thiết của người
dân là vấn đề rất phức tạp.
Để thực hiện các quy định pháp luật, chủ trương xã hội hoá hoạt động công
chứng theo Nghị quyết số 49/NQ-TW ngày 02 tháng 6 năm 2005 của Bộ Chính trị
về Chiến lược cải cách tư pháp đến năm 2020, đồng thời nhằm đáp ứng ngày càng
tốt hơn nhu cầu công chứng trên địa bàn, phục vụ hiệu quả cho tiến trình phát triển
của tỉnh.


Từ nhũng yêu cầu cấp thiết trên nên cần thiết phải xây dựng phòng công
chứng số 3 Thừa Thiên Huế đặt tại trị trấn A Lưới.
III. Dự kiến về tên gọi, tổ chức, địa điểm, trụ sở làm việc, cơ sở trang
thiết bị, kinh phí cho Phòng Công chứng số 3 Thừa Thiên Huế
a. Tên gọi:
- Tên đầy đủ: Phòng Công chứng số 3 Thừa Thiên – Huế.

- Gọi tắt: Phòng Công chứng số 3.
b. Về tổ chức:
- Trưởng phòng: Hiện công chứng viên phòng công chứng số 3 (sẽ tuyển
dụng).
- Công chứng viên: 02 (sẽ tuyển dụng, điều chuyển, hoặc đào tạo).
- Chuyên viên: 02 người có trình độ đại học luật (sẽ tuyển dụng).
- Nhân viên: 01 kế toán có trình độ trung cấp hoặc đại học tài chính kế toán,
01 thủ quỹ kiêm văn thư, 01 bảo vệ (sẽ tuyển dụng).
c. Trụ sở:
- Phòng công chứng sẽ được đặt trụ sở tại trung tâm thị trấn A Lưới Số 215
Hồ Chí Minh, Tổ 3, tổ dân phố số 4, Thị trấn A Lưới, Huyện A Lưới, Thừa Thiên Huế. Trụ sở có diện tích 535m2, bao gồm phòng sử dụng để tiếp dân là 100m 2,
phòng làm việc là 200m2, lưu trữ là 35m2, nơi để xe của khách và của cán bộ, nhân
viên là 200m2.
d. Cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động của phòng công chứng:
- Bàn ghế đặt ở các phòng: 6 bộ
- Bàn ghế dài đặt ở phòng tiếp dân: 2 bộ
- Các thiết bị làm việc bao gồm: 07 máy vi tính
-

04 máy in;
01 máy photo coppy;
01 máy fax;
02 máy điều hòa;
01 máy lọc nước;
04 quạt trần;


- 01 camera;
- 04 điện thoại bàn;
- 06 tủ dựng tài liệu;

- 04 chậu cây cảnh;
- 02 bình xịt PCCC;
- 01 két sắt;
- Ghế tiếp dân.
* Tổng dự kiến khoảng 200 triệu đồng.
e.Kinh phí hoạt động cho 3 tháng khoảng 120 triệu đồng.
Các điều kiện cơ sở vật chất làm việc dầy đủ và thuận tiện cho việc soạn
thảo công chứng hợp đông, giao dịch theo đề nghị của người công chứng, đảm bảo
được an ninh trật tự và an toàn giao thông tại cơ sở.
IV. Phát triển Phòng Công chứng số 3 Thừa Thiên Huế
- Cần được duy trì, củng cố, ổn định về phòng công chứng Nhà nước, đảm
bảo đáp ứng nhu cầu công chứng của tổ chức, công dân thuộc địa bàn huyện.
Phòng công chứng thực hiện theo mô hình đơn vị sự nghiệp có thu, tự chủ, tự chịu
trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính theo quy
định của pháp luật. (Chỉ cấp đất và kinh phí xây dựng trụ sở ban đầu và kinh phí
mua sắm trang thiết bị cần thiết phục vụ cho hoạt động ban đầu).
- Nâng cao hiệu quả hoạt động, chất lượng phục vụ tổ chức và công dân,
đảm bảo tuyệt đối tính pháp lý của hợp đồng và các giao dịch dân sự.
- Thực hiện đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ công chứng viên đáp ứng nhu
cầu công chứng của tổ chức, công dân trên địa bàn huyện.
- Thực hiện xã hội hóa hoạt động công chứng trên địa bàn huyện đi vào nề
nếp, ổn định và cơ bản đáp ứng được nhu cầu công chứng của người dân. Hoàn
thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng Nhà nước.
- Nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động công chứng, các quy trình, trình
tự, thủ tục công chứng đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện, không gây phiền hà, sách
nhiễu tổ chức, công dân.
V. Kế hoạch triển khai thực hiện


1. Về công tác chuyên môn:

Để đảm bảo thực thi có hiệu quả việc triển khai thực hiện việc thành lập
phòng công chứng số 3 theo đúng thời gian quy định của pháp luật, đồng thời với
việc thực hiện xã hội hóa hoạt động công chứng, đáp ứng yêu cầu tổ chức và công
dân, cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản sau:
- Củng cố, kiện toàn về biên chế, nơi làm việc, trang thiết bị cần thiết phục
vụ cho các phòng công chứng, các điều kiện cần thiết và thường xuyên bồi dưỡng
nghiệp vụ để nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn.
- Đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính trong hoạt động công chứng, đảm
bảo đơn giản, thuận tiện, hiệu quả, đúng pháp luật.
- Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị cho các phòng công chứng
trong từng giai đoạn, đảm bảo kinh phí hoạt động, đáp ứng yêu cầu của tổ chức,
công dân.
- Từng bước chuyển giao các giao dịch hợp đồng từ UBND các cấp về tổ
chức hành nghề công chứng thực hiện.
2. Các giải pháp chủ yếu:
- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về
công chứng; trên phương tiện thông tin đại chúng như: Báo, đài, tuyên truyền,
quảng bá về phát triển Tổ chức hành nghề công chứng và vị trí, vai trò, chức năng,
nhiệm vụ của Tổ chức hành nghề công chứng.
- Nghiên cứu, ban hành các cơ chế, chính sách hỗ trợ kinh phí để bồi dưỡng,
đào tạo nghiệp vụ chuyên môn.
- Thành lập hệ thống dữ liệu, thường xuyên cập nhập tin để cung cấp thông
tin.


- Áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của các Tổ chức hành nghề
công chứng trên địa bàn tỉnh và các tỉnh bạn để trao đổi kinh nghiệm và giảm thiểu
các rủi ro trong hoạt động nghề nghiệp của Công chứng viên.
- Cấp đất và kinh phí xây dựng trụ sở, mua sắm trang thiết bị ban đầu cho
các phòng công chứng mới thành lập.

- Cấp kinh phí hỗ trợ cho việc đào tạo công cứng viên và kinh phí để tập
huấn thường xuyên cho công chứng viên.
VI. Tổ chức thực hiện
1. Sở Tư pháp:
Bước 1: Sở Tư pháp lập đề án thành lập và phối hợp với Sở Nội vụ thẩm
định Đề án thành lập phòng công chứng số 3, sau đó Sở Tư pháp trình UBND tỉnh
quyết định thành lập phòng công chứng số 3.
Bước 2: Sau khi có Quyết định thành lập Phòng công chứng số 3, Sở Tư
pháp phối hợp với Sở Nội vụ tổ chức nhân sự và tuyển dụng viên chức cho tập sự
tại phòng công chứng số 1, trong thời hạn 3 tháng. Đồng thời phối hợp với Sở Tài
chính vật giá, cấp kinh phí cho việc mua sắm trang thiết bị ban đầu cần thiết phục
vụ cho hoạt động và cấp tạm thời kinh phí cho 3 tháng hoạt động.
Bước 3: Sau 3 tháng kể từ khi có Quyết định thành lập sẽ đi vào hoạt động,
thuê (mượn) trụ sở làm việc tạm thời để đi vào hoạt động, đồng thời liên hệ UBND
thị xã bố trí cấp đất xây để dựng trụ sở dự kiến.
2. Sở Nội vụ:
Phối hợp với Sở Tư pháp, tham mưu cho UBND tỉnh thành lập các phòng
công chứng theo đúng thẩm quyền và quy định của pháp luật đồng thời phối hợp


Sở Tư pháp tham mưu UBND tỉnh về kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ hành
nghề công chứng trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật hiện hành.
3. Sở Tài chính:
Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp và các Sở ngành có liên quan tham mưu,
đề xuất UBND tỉnh cấp kinh phí hoạt động cho phòng Công chứng số 3.
4. Sở Kế hoạch và Đầu tư:
Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp và các Sở ngành có liên quan tham mưu,
đề xuất UBND tỉnh cấp kinh phí hoạt động cho phòng Công chứng số 3.
5. Cục Thuế tỉnh:
Có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện lập các loại sổ sách, đăng ký mã số

thuế và quản lý thuế, đăng ký sử dụng biên lai, hóa đơn, chứng từ trong quá trình
hoạt động của phòng công chứng số 3.
6. UBND huyện A Lưới:
Căn cứ vào Đề án này, phối hợp với Sở Tư pháp để xây dựng quy hoạch đất,
để bố trí đất xây dựng trụ sở phòng công chứng đúng quy hoạch, bảo đảm hiệu
quả, chất lượng hoạt động. Công chứng trên địa bàn cấp mình quản lý cho phù
hợp.
Tạo điều kiện thuận lợi cho phòng Công chứng hoạt động và thực hiện việc
chuyển giao công chứng các hợp đồng giao dịch chuyển từ UBND huyện và
UBND xã, phường về phòng Công chứng thực hiện.
7. Báo Thừa Thiên Huế, Đài Phát thanh – Truyền hình tỉnh:
Có trách nhiệm thường xuyên đăng tải các Văn bản pháp luật hiện hành và
Văn bản quy phạm pháp luật của tỉnh về hoạt động Công chứng; kịp thời đưa tin,


phản ánh... đối với việc phát triển và hoạt động của Tổ chức hành nghề Công
chứng trên địa bàn tỉnh.
8. Trách nhiệm của phòng Công chứng:
Thực hiện việc tổ chức triển khaithực hiện, đăng ký mã số thuế, làm thủ tục
khắc dấu, lập các loại sổ sách, tổ chức hoạt động và thực hiện các nghĩa vụ nhà
nước theo đúng quy định pháp luật và nội dung của Đề án này.
Chịu sự quản lý nhà nước của Sở tư pháp và Báo cáo tình hình hoạt động
theo công chứng về kết quả thực hiện công chứng theo quy chế báo cáo của Sở Tư
pháp.
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH