Hướng dẫn Ôn tập MÔN TỔ CHỨC EVENT (PHẦN 1)

Hướng dẫn Ôn tập
MÔN TỔ CHỨC EVENT (PHẦN 1)


Vai trò & vị trí của Event trong

MỤC LỤC

chiến lược Marketing Communication
Các thể loại Event cơ bản
Quy trình thực hiện 1 Event

Thực tập tại các công ty Event
Gợi ý về đề tài thực tập


1. VAI TRÒ CỦA EVENT


1.1

Vị trí của Event trong chiến
dịch Marketing Communication


1.2

Các mục tiêu của Event

• Tạo quan hệ với đối tác
• Tăng sự đoàn kết trong nội bộ tổ chức

• Tạo quan hệ với các cơ quan truyền thông, cơ quan công
quyền
• Tăng sự nhận biết của Công ty, sản phẩm, thương hiệu
• Công bố thông tin
• Tăng lượng người trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ
• Thúc đẩy mua hàng, gia tăng doanh số


2. CÁC THỂ LOẠI EVENT CƠ BẢN



2.1

Business & Corporate Events
Đối tượng tham dự
– Nhân viên công ty
– Cổ đông
– Đối tác
– Đại lý, nhà phân phối


Trade Conference

Grand Opening

Workshop/Training

Gala Dinner

Ground Breaking

Press Conference


2.2

Consumer Events
Mục đích
– Tăng Brand Awareness
– Boost Sales
– Tăng trial và tương tác với khách hàng


Festive Event

Product Launch

Tournament/Contest

Trade show/Exhibition

Entertainment

Fashion Show


2.3

Government Event, Civic Event

Convention

Festival

Meeting


2.4

Community, non-profit Event

Đơn vị tổ chức:
• Tổ chức xã hội
• Tổ chức phi lợi nhuận
• Tổ chức phi chính phủ
• Các doanh nghiệp

Fund-raising

Green Day

Charitable Event


2.5

Private Event

3. QUY TRÌNH THỰC HIỆN 1 EVENT



3.1

Tiếp nhận thông tin

Thông tin
Sản phẩm

Mục
đích
làm
Event

Địa điểm,
Thời gian
thực hiện

Thông tin
Công ty

Yêu cầu
Về Event

Thông tin
cơ bản

Khách &

số lượng tham
dự

Key Message
Lý do
để tin

Lợi ích
cảm tính
& lý tính
Giá trị
cốt lõi

Agency Brief
Thông tin
thương hiệu

Khách hàng
mục tiêu
Điểm khác biệt

Mục tiêu,
KPIs

Công việc
của Agency

Yêu cầu
khác
Thời hạn,

Deadline

Điều cần
chú ý
Phong cách
cần thể hiện


3.2

Phát triển ý tưởng

Big Idea/Master
Concept

•
•
•
•
•
•

Theme
Activity
Master Plan
Design
Costing
…

Quy trình phát triển ý tưởng

Cần đạt được gì qua Event?
Cần phải làm gì để khách hàng
hài lòng?
Yếu tố quan trọng nhất là ấn
tượng/thúc đẩy doanh số…

1. Debriefing

Tổ chức Event để làm
gì?
Khách hàng muốn gì?
Thương hiệu đang ở đâu?

2. Jobs-tobe-done

3. Think BIg

option về concept
option về theme
option về activity

Ý tưởng nào vừa tiết kiệm vừa nhanh
chóng?
Ý tưởng nào vừa chất lượng vừa đáp
ứng tiến độ?
Yếu tố nào có mức độ tác động cao và
độ quan trọng lớn?

4. Think
Tight

5. Select and
Develop

Ý tưởng nào được lựa
chọn?
Tiếp tục phát triển nó
như thế nào?
Phương hướng thực thi
ra sao?





3.3

Lập kế hoạch & báo giá

Phát triển Concept cho Event
Phát triển Activity

Ideas Development

Phát triển theme
Thiết kế

Implementation

Khảo sát địa điểm
Lên dự trù chi phí

Phát triển phác thảo proposal
Phát triển proposal cuối cùng
Các giấy tờ cần thiết

Proposal & Masterplan


Các bước phát triển proposal

Xác định
các
thông
tin, yêu
cầu cơ
bản

Phác
thảo dàn
ý, nội
dung
chính

Viết
proposal
đầy đủ
nội dung

Chỉnh
sửa,
trau
chuốt về
hình ảnh

Chuẩn bị
các giấy
tờ, phụ
lục đi
kèm


Thành phần chính yếu của 1 proposal

Mở đầu
 Bìa
 Mục lục
Tổng quan
 Nền tảng
 Mục đích
 Mục tiêu
 KH mục tiêu
 Thông tin cơ bản về Event
 Thông điệp cần truyền tải
 Nhiệm vụ của Agency