ỨNG DỤNG WORD2007 VÀ KỸ NĂNG TRÌNH BÀY VĂN BẢN TRONG CÔNG VIỆC

5/14/2013

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

Kỹ năng

I.T VĂN PHÒNG
Tác giả và chịu trách nhiệm chuyên môn,
nghiệp vụ: Th.S Vũ Long
Giám đốc tư vấn – đào tạo
Start-UP Coaching Co.,Ltd | 2013

TỐT NGHIỆP – TỐT NGHỀ
Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

CHƯƠNG TRÌNH HUẤN LUYỆN

1. Kỹ năng hiệu chỉnh, định
dạng và xử lý văn bản
2. Tạo bảng biểu và các thao
tác trong bảng biểu…

3. Thao tác với đối tượng
Media trong văn bản
4. Trộn thư gửi theo danh
sách chuẩn bị trước
Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

1


5/14/2013

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

1. Kỹ năng định dạng, hiệu chỉnh và xử lý văn bản
• Lựa chọn và sử dụng bản WORD nào? Tại sao?
Lý do để lựa chọn
• Tính phổ dụng
• Làm chủ thao tác

Soạn thảo và chế bản một văn bản là để người khác
đọc, sử dụng hoặc cùng có thể tương tác
Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

1. Kỹ năng định dạng, hiệu chỉnh và xử lý văn bản
• Kích thước trang in, trang dọc, trang ngang

Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

2


5/14/2013

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

1. Kỹ năng định dạng, hiệu chỉnh và xử lý văn bản
• Header và Footer, số trang, chỉ dẫn ….

Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

1. Kỹ năng định dạng, hiệu chỉnh và xử lý văn bản
• Header và Footer, số trang, chỉ dẫn ….

Hãy trình bày một cách mạch lạc, khoa học
Tuỳ từng loại văn bản mà chọn dạng thức phù hợp
Sử dụng thống nhất dạng thức và Font chữ
Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

3


5/14/2013

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

1. Kỹ năng định dạng, hiệu chỉnh và xử lý văn bản
• Kết cấu và bố cục khi định dạng
Bố cục rõ ràng theo từng ý, từng đoạn, từng mảng nội dung
Sử dụng đánh số, số La mã, ký hiệu cho từng ý
Khoảng cách khác biệt giữa các đoạn, hết ý để xuống dòng
Đảm bảo tính cân đối của tổng thể văn bản
Sử dụng thống nhất Font chữ và dạng thức
Đảm bảo đẹp về thẩm mỹ (Không sử dụng màu sắc loè loẹt)

Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

1. Kỹ năng định dạng, hiệu chỉnh và xử lý văn bản
• Kết cấu và bố cục khi định dạng
Muốn có bố cục rõ ràng thì dựa theo đề cương của từng ý
Chỉ sử dụng duy nhất 1 dạng thức đánh số hoặc ký hiệu
Sử dụng Paragraph để tạo sự khác biệt khoảng cách giữa đoạn
Sử dụng chức năng căn văn bản, sắp xếp số lượng từ trong đoạn
Font nên dùng là Font theo chuẩn văn bản hoặc Arial (TM)
Khi sử dụng hình ảnh, chèn đối tượng media đảm bảo thẩm mỹ

Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

4


5/14/2013

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

1. Kỹ năng định dạng, hiệu chỉnh và xử lý văn bản
• Các hướng dẫn tác nghiệp cụ thể (Trực tiếp trên Word2007)

Trong thực hành, tác nghiệp của quá trình

học tập, học viên thường gặp những khó
khăn gì, vướng mắc gì khi trình bày, căn
chỉnh một văn bản WORD?

Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

1. Kỹ năng định dạng, hiệu chỉnh và xử lý văn bản
• Chức năng thiết lập trang, font, khoản cách, màu

Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

5

5/14/2013

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

1. Kỹ năng định dạng, hiệu chỉnh và xử lý văn bản
• Những chức năng định dạng thường dùng

Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

1. Kỹ năng định dạng, hiệu chỉnh và xử lý văn bản
• Đặt tên và lưu file, bảo vệ file, sử dụng Link

Bạn thường lưu file Word như thế nào?

Đặt tên file ngay khi mở file: Tên file viết liền, không chứa ký tự đặc
biệt, gợi nhớ tới nội dung, gợi nhớ thời gian và đối tượng.
Chọn định dạng ghi file phù hợp (docx hoặc doc)
Lưu file (Save) vào đường dẫn lưu trữ mong muốn (# Document)

Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

6


5/14/2013

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

Thiết lập lại
đường dẫn lưu
file tự động
Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

Thư mục lưu
trữ mong muốn

Tên file viết
liền, gợi nhớ…

Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

7


5/14/2013

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

1. Kỹ năng định dạng, hiệu chỉnh và xử lý văn bản
• Bảo vệ file với Password

- Nhấp vào biểu tượng Office phía

trên góc trái > chọn Prepare > chọn
Encrypt Document. Trong hộp thoại
hiện ra, ta nhập mật khẩu vào mục
Password > nhấp OK. Xác nhận lại
Password > nhấn OK.
Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

1. Kỹ năng định dạng, hiệu chỉnh và xử lý văn bản
• Sử dụng Link

Link một từ hoặc đoạn văn
đến 1 File hoặc Web để
khi Click sẽ mở ra trực tiếp
Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

8


5/14/2013

In ấn (In cứng và in mềm)

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

2. Bảng biểu và thao tác với bảng biểu

Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

9


5/14/2013

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

2. Bảng biểu và thao tác với bảng biểu

Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

2. Bảng biểu và thao tác với bảng biểu

Insert vào một

bảng biểu gồm
2 dòng, 2 cột,
sử dụng chức
năng
Merge
Cell kết hợp
với TEXT và
chèn hình ảnh
(Logo)
Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

10


5/14/2013

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

2. Bảng biểu và thao tác với bảng biểu

Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

2. Bảng biểu và thao tác với bảng biểu

Màu nền cho
bảng biểu

Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

11


5/14/2013

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

3. Chèn và thao tác với đối tượng Media trong VB

Có thể chèn nhiều đối tượng Media trong văn bản: Nguồn từ File
Media, Web, Symbol, Object, WordArt, ClipArt, TexBox, Equation…
Sử dụng các công cụ bổ trợ: Paint, SnippingTOOL,
Đảm bảo cân đối, không loè loẹt, hài hoà màu sắc và kích thước với
văn bản chính
Có thể tạo hiệu ứng hình ảnh hoặc hiệu ứng cho đối tượng nhờ
công cụ - chức năng có sẵn.
Có thể Copy – Paste ảnh trực tiếp từ trình duyệt web hoặc trình ứng
dụng xem/sửa ảnh.
Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

3. Chèn và thao tác với đối tượng Media trong VB

Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

12


5/14/2013

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

3. Chèn và thao tác với đối tượng Media trong VB

Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

3. Chèn và thao tác với đối tượng Media trong VB

Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

13


5/14/2013

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

4. Thư – Trộn thư và gửi theo danh sách

Sử dụng Mail Merge
để tạo Mail hàng loạt
Tài liệu chính cho M-M
Là những tài liệu có chứa nội dung
thông tin giống nhau cho tất cả người.
Tài liệu chính là điểm bắt đầu, nó có
thể là một lá thư, phong bì, e-mail,
hoặc thậm chí là một phiếu giảm giá.

Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

4. Thư – Trộn thư và gửi theo danh sách

Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

14


5/14/2013

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

KỸ NĂNG, CHIA SẺ KINH NGHIỆP

1. Trình bày mẫu văn bản truyền
thống, quản lý
2. Trình bày mẫu văn bản văn phòng
hiện đại
3. Những thông lệ và vấn đề thực tiễn
4. Khuyến cáo những sai lầm
5. Lời khuyên và bài học từ kinh
nghiệm từ chuyên gia

Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

Ứng dụng Word2007 và kỹ năng trình bày văn bản trong công việc

Q& A
Vấn đề liên quan đến định dạng trang, trình bày trang?
Các câu hỏi liên quan tới thao tác với bảng biểu trong WORD
Những giải đáp liên quan đến chèn hình ảnh, đối tượng Media

Start-UP Coaching

|

|

|

08 38783881

15