TÀI LIỆU HDSD PM QLDVCD

PHẦN THỨ NHẤT
ĐĂNG NHẬP VÀO HỆ THỐNG PHẦN MỀM
I. ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG. Để đăng nhập vào phần mềm quản lý Đoàn viên
Công đoàn thực hiện các bước sau:
Bước 1: Mở trình duyệt web (ưu tiên sử dụng Chorme) tại ô địa chỉ web gõ
đường dẫn sau để truy cập:
1. Phần mềm tập huấn: http://103.21.148.18:8181/VTBWebProject
2.

Phần mềm chính thức: />
Bước 2: Kích chuột vào nút đăng nhập ở góc trên cùng bên phải của phần mềm
lúc này hiện thị ra ô cửa sổ, người sử dụng điền đầy đủ các thông tin sau để đăng
nhập vào hệ thống:
- Tên đăng nhập: Do Công đoàn cấp trên cung cấp
- Mật khẩu: mặc định abc@1234
- Mã bảo mật Captcha: tự động hiển thị, trường hợp không đọc được trường, ấn
chọn mã khác.
- Sau đó chọn ĐĂNG NHẬP bên dưới góc phải để truy cập phần mềm.

Bấm vào đây để chọn hiển thị mã capcha
khác

Sau khi chọn đăng nhập lần đầu, hệ thống sẽ yêu cầu người sử dụng đổi mật
khẩu theo mong muốn, người sử dụng chọn ẤN VÀO ĐÂY và thực hiện theo các yêu
cầu của hệ thống.

Sau khi đăng nhập xuất hiện cửa sổ sau:

[Type the company name]

1

II. THAY ĐỔI MẬT KHẨU NGƯỜI DÙNG.
Bước 1. Chọn vào tên tài khoản người dùng ở gốc trên bên phải màn hình

Bước 2. Chọn nút Đổi mật khẩu => xuất hiện màn hình đổi mật khẩu:

Bước 4. Nhập mật khẩu cũ
(mật khẩu mặc định); nhập
mật khẩu mới.
Bước 5. Chọn nút Lưu
lại./.
BÀI II
QUẢN LÝ ĐOÀN VIÊN
PHẦN THỨ 2: THÊM
MỚI MỘT ĐOÀN VIÊN
Để thêm mới một đoàn viên vào danh sách đoàn viên do Công đoàn cơ sở quản
lý, người sử dụng thực hiện các bước sau:
Bước 1: Tại màn hình danh sách chức năng “Quản lý Đoàn viên Công đoàn”
chọn: Quản lý thông tin > Quản lý đoàn viên > Đoàn viên

[Type the company name]

2


Bước 2: Lúc này màn hình hiển thị ô cửa sổ gồm 02 thông tin: Tại ô “DANH
SÁCH ĐOÀN VIÊN” Người sử dụng nhấn vào nút Thêm để thêm mới 01 đoàn viên:

Lúc này sẽ hiển thị ô cửa sổ như sau:

Bước 3: Người sử dụng nhập các thông tin bắt buộc (*) màu đỏ, gồm: Họ và
tên, Ngày Sinh, Giới tính (chọn), Số CMND, CĐCS (chọn), chức vụ công đoàn (nếu
có) … Riêng mã Đoàn viên và mã Vpoint phần mềm cấp tự động cho đoàn viên.
Lưu ý: Sau khi nhập CĐCS giá trị tại trường CĐ cấp 2, CĐ cấp 3 tự động hiển
thị. Các trường thông tin khác người dùng có thể nhập hoặc không;
* Sau khi nhập xong lúc này sẽ có 02 chọn lựa như sau:
- Trường hợp 1: Người dùng nhấn nút Lưu

[Type the company name]

3


Hệ thống thêm đoàn viên thành công và hiển thị thông tin trên danh sách Đoàn
viên. Đây là Bản ghi ở trạng thái = nháp (đơn vị chưa gửi yêu cầu phê duyệt); Trường
này là đợi sau khi nhập xong danh sách ta gửi phê duyệt 01 lần bằng cách: Tại màn
hình chính “Quản lý Đoàn viên Công đoàn” > quản lý công việc > công việc cần xử
lý, tích chọn tất cả hoặc chọn từng đoàn viên, nhấn nút “gửi phê duyệt”.
- Trường hợp 2: Người dùng nhấn nút Gửi phê duyệt
Hệ thống thêm đoàn viên thành công và hiển thị thông tin trên danh sách Đoàn
viên. Lúc này Bản ghi mới tạo có trạng thái = Chờ phê duyệt.
Như vậy, người dùng đã thêm mới thành công và yêu cầu cấp trên phê duyệt mới
đoàn viên của đơn vị./.

PHẦN THỨ 3
THÊM MỚI ĐOÀN VIÊN TỪ MỘT DANH SÁCH

Đây là trường hợp thêm mới một lúc nhiều đoàn viên vào phần mềm, ở phần này
người dùng cũng vào như phần thêm mới 01 đoàn viên, để có ô cửa sổ “Danh sách

đoàn viên” sau đó thực hiện các thao tác sau:
Bước 1: Người sử dụng nhấn chuột vào nút “Thêm mới từ file” trên màn hình
danh sách.

[Type the company name]

4


Lúc này Màn hình hiển thị cửa sổ “thêm Đoàn viên từ file”, người dùng chọn
“tải File mẫu” để lấy danh sách mẫu:

Bước 2: Sau khi chọn tải danh mẫu, người dùng lấy file vừa tải về bằng cách:
Bấm chuột phải ở file > Hiển thị trong thư mục > thư mục Dowload copy file, dán vào
ổ đĩa muốn lưu.
Giải nén: Chuột phải ở
File > chọn giải nén có tên file
“danhsachdoanvien”. Sau khi
giải nén sẽ xuất hiện Folder
“danhsachdoanvien” gồm: 01
file Excel và 01 folder chứa
ảnh đoàn viên.
File vừa tải về máy tính

A. TẠI FILE DANH SÁCH: Người dùng tiến hành nhập dữ liệu theo các thông
tin ở danh sách mẫu:

[Type the company name]

5

* Các lưu ý khi nhập danh sách:
1. Danh sách đoàn viên kết thúc bằng dòng không có dữ liệu, vui lòng không thay
đổi định dạng của biểu mẫu, việc thay đổi định dạng sẽ dẫn đến các lỗi không mong
muốn.
2. Số CMND phải đảm bảo độ dài 9 hoặc 12 số (cột 6)
3. Hệ thống sẽ tự động dừng import khi gặp dòng không có dữ liệu.
4. Các cột 3, 4, 6, 14 ở danh sách mẫu đã có định dạng Text đề nghị không thay
đổi (kiểm tra bằng cách xem Home > Number ô cửa sổ sẽ có chữ "Text").

Trường hợp bị lỗi, định dạng bằng cách: Chọn ô cần định dạng bằng cách bôi
đen cột (lưu ý không bôi vào ô chữ trên DS) vào Data > Data Tools chọn Text columns
> 2 lần bấm Next > chọn Text > chọn Finish.
5. Cột 14 ngày vào công đoàn: điền ngày vào công đoàn, trường hợp không nhớ
chọn như sau:
+ Nếu chỉ có năm vào công đoàn thì lấy: Ngày 28/7/năm đó.
+ Nếu chỉ có tháng/năm thì lấy: Ngày 01/tháng/năm đó.
6. Đối với CĐCS có nhiều hơn 10 đoàn viên trên danh sách mẫu thì khi chèn
thêm dòng lưu ý chèn giữa dòng STT 9 và 10 để không bị mất định dạng đã có sẵn.

B. TẠI FILE ẢNH: Người dùng tiến hành xóa các ảnh mẫu > copy ảnh đoàn
[Type the company name]

6


viên > lưu tên file bằng số Chứng minh nhân dân của đoàn viên.
Ví dụ: Ở file danh sách trên, STT 10 File ảnh của đoàn viên Lê Thị Hồng tên là
"109814131".

Lưu ý: File ảnh là 2x3; không lớn hơn 300KB;
Trường hợp ảnh lớn hơn yêu cầu: Người dùng chỉnh sửa bằng
cách: vào phần mềm Paint trên máy tính > mở file ảnh cần chỉnh
sửa > ở Home > image, tại ô cửa sổ: Resize > horizontal: chọn 80
ấn ok và chọn lưu file.

>
109814131

C. NÉN FILE ĐỂ TẢI LÊN PHẦN MỀM. Sau khi đã tổng hợp đầy đủ, người
dùng nén file lại, người dùng chọn đồng thời cả 02 file: ảnh “image” và
“danhsachdoanvien” > chuột phải > add to archive …

Sau đó màn hình sẽ hiển thị thông tin: + Tại ô archive name gõ tên muốn lưu.
+ Tại ô archive Format chọn Zip:

[Type the company name]

7


Bước 3: Quay lại phần mềm ở bước 1, tại “Thêm đoàn viên từ file”:
- Tại ô Công đoàn cơ sở (*): bấm chọn tên CĐCS đã cho sẵn.
- Tại ô Đường dẫn file > bấm vào “chọn file cần import” sẽ hiển thị các file,
người dùng dẫn đến file chứa đã nén ở mục C.
- Sau đó chọn nút “Tải lên” để tải danh sách và hình ảnh đoàn viên lên.
Hệ thống kiểm tra dữ liệu trên file tải lên và đưa ra thông báo số bản ghi thành
công, số bản ghi thất bại: “Thêm mới x thành công, y thất bại”. Những bản ghi tải lên
thành công được hiển thị trên Danh sách đoàn viên và có trạng thái = Nháp. Nếu có
thất bại, hệ thống sẽ báo và gửi file, chọn tải về để kiểm tra, chỉnh sửa và xóa những

bản ghi đã thành công, sau đó tải lên lại như trên.

Bước 4: Để danh sách đoàn viên được phê duyệt, tại màn hình “Quản lý đoàn
viên” > Quản lý công việc > Công việc cần xử lý > Người sử dụng tích từng đoàn viên
hoặc chọn tích tất cả đoàn viên và nhấn nút Gửi phê duyệt để công đoàn cấp trên
duyệt.

[Type the company name]

8


PHẦN THỨ 4
CHUYỂN SINH HOẠT ĐOÀN VIÊN
Chức năng này phục vụ CĐCS thực hiện chuyển sinh hoạt đoàn viên công đoàn,
gồm các nội dung:
1. TẠO MỚI ĐOÀN VIÊN CHỜ CHUYỂN ĐẾN: Thực hiện tại CĐCS mà
đoàn viên được chuyển đến. Đây là chức năng dùng cho CĐCS khi tiếp nhận 01 đoàn
viên mới; khi đoàn viên đến xuất trình thẻ đoàn viên báo cáo sinh hoạt, CĐCS căn cứ
các thông tin trên thẻ đoàn viên để tạo mới đoàn viên chờ chuyển đến như sau: Tại
cửa sổ “Quản lý Đoàn viên Công đoàn” vào Quản lý công việc > Duyệt chuyển đoàn
viên.
Lúc này hiển thị các trường thông tin > chọn “Danh sách ĐVCĐ chờ chuyển
đến” > Nhấn nút “Đoàn viên chờ chuyển đến”.

Hệ thống hiển thị màn hình “Thông tin đoàn viên chờ chuyển đến”:

[Type the company name] | 0796.777879

9

Người dùng thực hiện như sau:
Bước 1: Ở phần thông tin đoàn viên nhập: Mã đoàn viên (*);
Bước 2: Click chuột (hoặc nhấn Tab) để hệ thống tự động hiển thị thông tin
đoàn viên trên các trường thông tin phía dưới.
Ví dụ:

Bước 3: Người sử dụng nhập các thông tin bắt buộc (*): Ngày chuyển đi, Ngày
chuyển đến;
[Type the company name] | 0796.777879

10


Thông tin đoàn viên chờ chuyển đến: hệ thống hiển thị theo CĐCS của user
đăng nhập (tức là CĐCS đang nhập ĐVCĐ chờ chuyển đến). Các trường thông tin
khác người dùng có thể nhập hoặc không.
Bước 4: Người dùng nhấn nút “Gửi xác nhận”
Hệ thống thêm đoàn viên chờ chuyển đến thành công và hiển thị thông tin trên
danh sách nhóm cấp. Đồng thời gửi yêu cầu tới CĐCS nơi đoàn viên chuyển đi.
Trường hợp thông tin đoàn viên chờ chuyển đến trùng với thông tin đoàn viên
báo chuyển đi của CĐCS bên kia, hệ thống sẽ tự động chuyển sinh hoạt mà không
cần phê duyệt.

* Trường hợp muốn hủy xin xác nhận đoàn viên chờ chuyển đến:
Người dùng tích chọn bản ghi muốn hủy xác nhận; Nhấn nút “Hủy xin xác
nhận”, Hệ thống xóa bỏ thông tin này và không gửi tới quản trị của CĐCS nơi đoàn
viên chuyển đi.

2. TẠO MỚI ĐOÀN VIÊN CHỜ CHUYỂN ĐI: Chức năng này phục vụ cho
việc người dùng thực hiện báo đoàn viên của đơn vị mình chuyển đi nơi khác.
Lưu ý: Khi thông tin đoàn viên chuyển đi trùng với thông tin chuyển đến thì hệ
thống tự động chuyển sinh hoạt đoàn viên mà không cần phải phê duyệt.
* Để tạo mới đoàn viên báo chuyển đi người sử dụng thực hiện như sau: Tại cửa
sổ “Quản lý Đoàn viên Công đoàn” vào Quản lý công việc > Duyệt chuyển đoàn
viên. Lúc này hiển thị các trường thông tin > chọn “Danh sách ĐVCĐ Báo chuyển
đi” > Nhấn nút “Chuyển Đoàn viên”.
Hiển thị “Thông tin đoàn viên báo chuyển đi”, người người dùng thực hiện các
bước:
[Type the company name] | 0796.777879

11


Bước 1: Nhập Mã đoàn viên chuyển đi.

[Type the company name] | 0796.777879

12


Bước 2: Nhấn nút Tab (click chuột) để hệ thống tự động hiển thị các thông tin
của đoàn viên

Bước 3: Người sử dụng nhập các thông tin bắt buộc (*) : Ngày chuyển đi
Bước 4: Người dùng nhấn nút Lưu để lưu lại thông tin đoàn viên báo chuyển đi.

* Trường hợp muốn hủy xin xác nhận đoàn viên chờ chuyển đến:
Người dùng tích chọn bản ghi muốn hủy chuyển đi; Nhấn nút “Hủy chuyển

đi”, Hệ thống xóa bỏ thông tin đoàn viên chuyển đi khỏi danh sách.

[Type the company name] | 0796.777879

13


Lưu ý: Trường hợp đoàn viên Báo chuyển đi trùng với đoàn viên mà CĐCS bên
kia báo đoàn viên chờ chuyển đến thì hệ thống sẽ tự động chuyển sinh hoạt mà
không cần phải phê duyệt. (TẠI MỤC 1, DS ĐV CHỜ CHUYỂN ĐẾN)
3. DANH SÁCH ĐOÀN VIÊN CHỜ XÁC NHẬN: Chức năng này phục vụ
cho việc CĐCS xác nhận đoàn viên sinh hoạt nơi mình chuyển đi nơi khác (xác nhận
chuyển đoàn viên đi). Người sử dụng thực hiện như sau: Tại cửa sổ “Quản lý Đoàn
viên Công đoàn” vào Quản lý công việc > Duyệt chuyển đoàn viên. Lúc này hiển thị
các trường thông tin > chọn “Danh sách ĐVCĐ chờ xác nhận” > Nhấn nút: Xảy ra
02 trường hợp “Đồng ý” & “Không đồng ý”.
a. Trường hợp đồng ý: Người dùng chọn đoàn viên trên danh sách chờ xác
nhận và nhấn nút “Đồng Ý” lúc này Hệ thống cập nhật thông tin chuyển sinh hoạt
của đoàn viên vào hệ thống.

Chọn hết
Chọn từng
đối tượng

Lưu ý:
- Nếu đoàn viên thường chuyển sinh hoạt công đoàn: Trường CĐCS được cập
nhật.
- Nếu đoàn viên chuyên trách chuyển sinh hoạt trong cùng một nhóm cấp 2:
Trường CĐCS được cập nhật
- Nếu đoàn viên chuyên trách chuyển sinh hoạt không cùng một nhóm cấp 2: Hệ

thống sinh mới Mã đoàn viên theo nhóm cấp 2 của CĐCS nơi đến.
[Type the company name] | 0796.777879

14


b. Trường hợp không đồng ý: Người dùng chọn đoàn viên trên danh sách chờ
xác nhận và nhấn nút “Không Đồng Ý” lúc này Hệ thống cập nhật thông tin chuyển
sinh hoạt của đoàn viên vào hệ thống./.
-

[Type the company name] | 0796.777879

15


PHẦN THỨ 5
QUẢN LÝ ĐOÀN VIÊN/ĐOÀN PHÍ
Chức năng này phục vụ cho người dùng là Quản trị của CĐCS thực hiện đóng
đoàn phí của đoàn viên.
1. TÌM KIẾM:
Bước 1: Tại ô chức năng “Quản lý đoàn viên công đoàn” > Quản lý thông tin >
Quản lý đoàn viên > Đoàn viên, hệ thống xuất hiện “Tiêu chí tìm kiếm: Người sử
dụng nhập 1 trong các tiêu chí sau: Thời gian đóng phí; mã đoàn viên; Họ tên; Số
CMND; tình trạng đoàn viên. Người dùng nhấn nút Làm lại để xóa các thông tin đã
nhập trên Tiêu chí tìm kiếm.

Bước 2: Nhấn nút Tìm kiếm, Hệ thống hiển thị kết quả tìm kiếm theo tiêu chí
nhập. Khi không nhập tiêu chí tìm kiếm nào thì hệ thống hiển thị mặc định những
đoàn viên trong cùng CĐCS đang đăng nhập.

[Type the company name] | 0796.777879

16


2. ĐÓNG ĐOÀN PHÍ.
Trên danh sách đoàn viên tìm kiếm, người dùng tích chọn những đoàn viên đã
đóng đoàn phí. Những đoàn viên không đóng đoàn phí mà có lý do, người dùng
nhập vào cột Lý do bên cạnh.
Sau đó, nhấn lưu để lưu lại thông tin đóng đoàn phí.

[Type the company name] | 0796777879

17


BÀI 3
CÔNG CỤ QUẢN LÝ BÁO CÁO, THỐNG KÊ
1. ĐOÀN VIÊN VÀ CĐCS.
Tại màn hình danh sách chức năng chọn Báo cáo > Đoàn viên và CĐCS.
Bước 1: Người dùng nhập các tiêu chí xuất báo cáo

Bước 2: Nhất nút “Xuất báo cáo” để tải về, sau khi tải về báo cáo hiển thị là
file Excel như sau:

[Type the company name] | 0796777879

18

2. Số liệu cán bộ CĐCS.
Tại màn hình danh sách chức năng chọn Báo cáo > Số liệu cán bộ CĐCS.
Bước 1: Người dùng nhập các tiêu chí xuất báo cáo

Bước 2: Nhấn nút Xuất báo cáo để tải về, Sau khi tải về, Báo cáo hiển thị là file
Excel như sau:

3.

Thống kê tình hình phát triển.
Bước 1: Tại màn hình chức năng chọn: Báo cáo > Thống kê tình hình phát triển, sẽ
xuất hiện ô báo cáo người dùng nhập các tiêu chí báo cáo.

[Type the company name] | 0796777879

19


Bước 2: Nhất nút “Xuất báo cáo” để tải báo cáo về, sau khi tải báo cáo sẽ hiển
thị là file Excel như sau:

Hết./.

[Type the company name] | 0796777879

20


TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM QUẢN LÝ ĐOÀN VIÊN CÔNG ĐOÀN

BÀI 1: ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG PHẦN MỀM

1-2

PHẦN THỨ NHẤT: HƯỚNG DẪN ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG PHẦN
MỀM
1.Đăng nhập hệ thống
2. Thay đổi mật khẩu người dùng
BÀI 2: QUẢN LÝ ĐOÀN VIÊN

3-16

PHẦN 2: Thêm mới một đoàn viên.

3-4

PHẦN 3: Thêm mới nhiều đoàn viên cùng lúc.

5-8

PHẦN 4: Chuyển sinh hoạt đoàn viên.

9-14

1. Tạo mới đoàn viên chờ chuyển đến
2. Tạo mới đoàn viên chờ chuyển đi
3. Duyệt chuyển đoàn viên.
PHẦN 5: Quản lý đoàn viên và đoàn phí.

15-16

BÀI 3: CÔNG CỤ QUẢN LÝ BÁO CÁO, THỐNG KÊ

17-19

1. Báo cáo đoàn viên và CĐCS.
2. Báo cáo số liệu cán bộ CĐCS.
3. Các báo cáo thống kê tình hình phát triển đoàn viên và tiến độ chương trình
phát triển đoàn viên./.

[Type the company name] | 0796777879

21