Thong cao bao chi la gi

I.THÔNG CÁO BÁO CHÍ LÀ GÌ?
1. Khái niệm và mục đích
a. Khái niệm
Thông cáo báo chí là một bài viết của bộ phận đối ngoại thông tin của một tổ chức, hiệp hội, cơ quan
hoặc doanh nghiệp… gửi đến cho các nhà báo hay cơ quan báo chí nhằm thông tin chính sách, sáng kiến
hay hoạt động của ngành đến với công chúng.
Thông cáo báo chí thường gắn với các sự kiện (khai trương, động thổ, tiệc mừng, giải thưởng, cuộc thi
…) hoặc vấn đề xảy ra (khủng hoảng doanh nghiệp, thay đổi chính sách, hoạt động doanh nghiệp …).
b. Mục đích của Thông Cáo Báo Chí là thu hút sự quan tâm của truyền thông (truyền thông in ấn và cả
truyền thông điện tử).
2. Vì sao phải cần thông cáo báo chí?
Thông cáo báo chí là một trong những công cụ thiết yếu để thu hút báo chí, truyền thông đưa tin cho bạn
đến với công chúng. Để thông báo thông tin về một tổ chức, sản phẩm hay sự kiện … không có cách nào
hiệu quả rõ ràng bằng thông cáo báo chí.
II. CÁCH LẬP MỘT THÔNG CÁO BÁO CHÍ
1. Một Thông Cáo Báo Chí thường bao gồm những thông tin gì?
Một thông cáo báo chí cho sách thường bao gồm những thông tin theo mô hình 5H + 1W.
Về cơ bản, nó không khác các loại thông cáo báo chí thường dùng. Riêng phần mô tả “WHO” thì lại cần
nhiều thông tin hơn. Bởi vì khi cho ra đời một quyển sách, thông tin mô tả lúc này lại là sự kết hợp của
nhiều chủ thể khác nhau.
Điển hình như: Tên quyển sách, quyển sách nói về cái gì?, do ai viết, người đó đã là ai (địa vị xã hội) mà
viết, kế tiếp đó là Nhà Xuất Bản, đơn vị phát hành sách, đơn vị phân phối sách (nếu đơn vị phân phối độc
quyền), một số quyển sách còn nhấn mạnh sự vai trò của Dịch giả, giá cả.
Những thông tin phụ có thể có là nhà in, người chịu trách nhiệm xuất bản (nếu người viết thông cáo báo
chí cảm thấy quan trọng) và một số thông tin ngoài lề khác về nhận xét của độc giả (nếu có), hoặc những
người nổi tiếng được tác giả gửi cho bản thảo và viết làm cảm nhận ngắn gọn về sách.
2. Cách lập thông cáo báo chí
Thông cáo báo chí là công cụ tối quan trọng được các chuyên viên PR sử dụng để truyền tải thông tin tới
công chúng với sự tham gia của bên thứ ba, các phương tiện truyền thông đại chúng. Có thể hiểu thông
cáo báo chí là sự thể hiện mối quan hệ qua lại giữa PR và các phương tiện truyền thông. Các chuyên
viên PR cần các phương tiện truyền thông như là kênh giao tiếp với công chúng mục tiêu, và họ phát đi

thông cáo báo chí với tư cách là tài liệu đề nghị được công bố bởi báo giới. Còn các phương tiện truyền
thông lại cần các thông cáo báo chí để có thông tin viết bài, lúc này thông cáo báo chí có tư cách là
nguồn tin.
Thông cáo báo chí nói chung (News Release) là một phần của bộ tài liệu truyền thông (Media Kit) của
các chuyên viên PR, đây là dạng tài liệu “không có bản quyền”. Bởi nó được báo giới coi là nguồn tin chứ
không phải một bài viết để được đăng tải nguyên bản. Giới truyền thông sử dụng những thông tin của một
hoặc tổng hợp từ nhiều thông cáo báo chí đến từ nhiều nơi khác nhau làm dữ liệu cơ sở cho các bài viết
tin tức hoặc các bài viết thể hiện cái nhìn chuyên sâu của mình. Chính bởi tính chất “không bản quyền”
này mà thông cáo báo chí được coi là một công cụ tiếp cận giới truyền thông không có kiểm soát của các
chuyên viên PR.
Thông cáo báo chí gửi tới phương tiện truyền thông là báo in (dạng thông cáo báo chí này trong tiếng
Anh gọi là Press Release), hoặc báo hình (dạng này trong tiếng Anh gọi là Video news release) hay báo
mạng…thì đều có một tiêu chí chung đó là phải chứa tin. Và các bản thông cáo báo chí đều được viết
theo kiểu cấu trúc kim tự tháp ngược và chứa trong nó đầy đủ các yếu tố sau:
Who: Ai
What: Cái gì
Where: Ở đâu
Why: Vì Sao
When: Khi nào
How: Như thế nào
(Gọi chung là công thức 5W+1H)


III. Nội Dung
Nội dung Thông cáo báo chí Phần này giải thích cách viết thông cáo báo chí. Trước
hết, bạn viết “Thông cáo báo chí” trên đầu trang. Tiếp theo là viết ngày tháng. Tiêu đề gồm 6
hoặc 7 từ kiểu chữ đậm đặt ở bên trái. Tiêu đề nên viết ở thể chủ động, dễ hiểu, nối các điểm
chính của câu truyện và làm cho người mọi người chú ý đọc tiếp. Đoạn đầu tiên của thông
cáo báo chí giới thiệu về tin tức và thường là sự mở rộng của tiêu đề. Đoạn này tập trung vào
những sự kiện xẩy ra hoặc sẽ xẩy ra, những người liên quan và địa điểm của sự kiện. Đây là

phần truyền đạt tóm tắt của toàn bộ câu chuyện cũng như lợi ích và sự phù hợp của nó với
người đọc. Bạn phải bảo đảm rằng người đọc vẫn có thể hiểu được nội dung chính của câu
chuyện nếu thiếu phần còn lại. Bạn nên điều chỉnh đoạn giới thiệu theo của phương tiện
truyền thông. Một tạp chí kinh doanh thường quan tâm tới lợi ích mà một sản phẩm mới có
thể mang lại cho các độc giả là giới kinh doanh trong khi một tờ báo địa phương lại quan tâm
tới việc làm, môi trường hoặc lợi ích xã hội cho những người dân địa phương. Bản thông cáo
phải có một hoặc hai đoạn tiếp theo giải thích tại sao và bàng cách nào sản phẩm mới có thể
mang lại các lợi ích mới cho độc giả mục tiêu để giải thích và phát triển đoạn tóm tắt đầu
tiên. Có thể có thêm thông tin về thời gian của sự kiện. Điều quan trọng là phải có lời trích
dẫn trong thông cáo báo chí. Nên viết ngắn gọn và rõ ràng. Không viết thông cáo báo chí như
một thông điệp quảng cáo mà như một bài báo Viết về doanh nghiệp bạn từ góc độ của
người thứ ba – dùng ‘họ’ thay vì ‘chúng tôi’. Cuối cùng, viết tên đầy đủ của bạn cùng với
thông tin liên lạc gồm có điện thoại, số fax hoặc email. Mọi thông tin chi tiết nên để ở phần
‘Chú thích’ bổ sung. Thông cáo báo chí: bước cuối cùng Thông cáo báo chí sau khi viết xong
cần được đăng trên phương tiện truyền thông mục tiêu – tạp chí kinh doanh hoặc báo địa
phương. Đầu tiên, bạn phải biết được thời hạn xuất bản của họ. Sau đó, gửi thông cáo báo
chí cho ban biên tập và có thể là phóng viên hoặc nhà báo là những người có thể trực tiếp
viết mẩu tin. Bạn cần xác định được liệu họ có muốn một bản qua email. Hiện nay, phần lớn
các tờ báo và tạp chí muốn có bản mềm của thông tin vì họ chỉ cần copy và dán hầu hết nội
dung của bản thông cáo báo chí với một chút chỉnh sửa. Cần phải theo sát để bảo đảm rằng
ban biên tập của báo hoặc tạp chí hoặc nhà báo nhận được bản thông cáo báo chí bạn gửi và
cung cấp thêm cho họ những thông tin nào mà họ yêu cầu. Ảnh kèm theo có thể giúp nâng
cao cơ hội được đăng báo cho thông cáo của bạn. Ít nhất, cũng nên có ảnh của người mà bạn
trích lời trong thông cáo. Nếu gửi thông cáo qua email, bạn nên gửi kèm ảnh kỹ thuật số.