CHƯƠNG 1 PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN edit

PHẦN MỀM QUẢN LÝ
KHÁCH SẠN ASI FRONTDESK
Ths. Phùng Vũ Bảo Ngọc

1


CHƯƠNG I
TỔNG QUAN
PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

2


NỘI DUNG CHƯƠNG

1.1

Giới thiệu phần mềm quản lý khách sạn
Lựa chọn hệ thống phần mềm quản lý

1.2

1.3

khách sạn
Ứng dụng phần mềm quản lý khách sạn
trong công tác lễ tân
3

1.1. Giới thiệu
1.1.1. Khái niệm
Hệ thống quản

lý

khách

sạn

(Property

management systems – PMS) là hệ thống phần
mềm máy tính giúp quản lý hiệu quả các họat động
trong 1 hoặc 1 chuỗi khách sạn. Thay thế những
công việc thủ công trên giấy cồng kềnh trước đây
(theo Wikipedia).
4


1.1. Giới thiệu
1.1.1. Khái niệm
 Phần mềm quản lý khách sạn thông dụng trên
thế giới: Opera (IHG, MGM, Starwood), Fosse
(Marriott), OnQ (Hilton)


Phần mềm quản lý khách sạn thông dụng ở Việt
Nam: ASI Frontdesk, Opera, Ezee Frontdesk,
Smile, …

5


1.1. Giới thiệu
1.1.2. Chức năng cơ bản

6


1.1. Giới thiệu
1.1.2. Chức năng cơ bản
Hệ thống quản lý khách sạn bao gồm các chức năng là một
tập hợp của nhiều hệ thống con và các chức năng như:
-

Quản lý phòng khách sạn



Quản lý khách hàng lưu trú



Quản lý các dịch vụ khách sạn cung cấp



Quản lý trang thiết bị



Quản lý tài chính của khách sạn



Thống kê báo cáo



Quản lý chuỗi khách sạn, …

7


1.1. Giới thiệu
1.1.2. Chức năng cơ bản
Quản lý phòng khách sạn:
 Quản lý phòng, thông tin phòng.
 Quản lý giá phòng, loại phòng.
 Quản lý phòng theo lầu.
 Quản lý phòng theo trạng thái (màu sắc: đỏ xanh vàng).

8


1.1. Giới thiệu
1.1.2. Chức năng cơ bản

9

1.1. Giới thiệu
1.1.2. Chức năng cơ bản
Quản lý các dịch vụ khách sạn
 Quản lý thực đơn thức ăn, nước uống
 Quản lý các dịch vụ khác: minibar, giặt ủi, thuê xe, …
Thanh toán
 Tính tiền tự động theo giờ (ngày), cho phép thanh toán
nhiều lần và cho phép xem tạm tính trước khi in.
 In bill (tiền phòng + tiền thực đơn + các lần thanh
toán).

10


1.1. Giới thiệu
1.1.2. Chức năng cơ bản
Quản lý khách hàng lưu trú
 Quản lý khách hàng và thông tin khách hàng: thông tin
cá nhân, tên tuổi, CMND…
 Cho biết những người hiện tại đang lưu trú trong
phòng, lưu trú trong khách sạn.
 Tìm kiếm nhanh chóng khách hàng.

11


1.1. Giới thiệu
1.1.2. Chức năng cơ bản
Quản lý tài chính khách sạn

 Quản lý tài chính trên từng cơ sở và tất cả các cơ sở
khách sạn.
 Lập phiếu tính tiền cho từng phòng khách sạn.
 Quản lý các khoản thu chi trong ngày.
 Thống kê báo cáo các khoản thu chi theo: ngày / tháng
/ năm.
 In ấn các thống kê báo cáo.

12


1.1. Giới thiệu
1.1.2. Chức năng cơ bản
Thống kê báo cáo
 Khách hiện đang lưu trú tại khách sạn.
 Thống kê hoá đơn.
 Thống kê theo khách hàng.
 Thống kê theo sản phẩm dịch vụ.

13


1.1. Giới thiệu
1.1.2. Chức năng cơ bản
Quản lý nhân viên khách sạn
 Quản lý thông tin nhân viên theo tên họ, theo mã số,
địa chỉ, điện thoại.
 Quản lý theo hợp đồng làm việc, thời gian làm việc,
thời gian kết thúc hợp đồng.
 Quản lý lương của từng nhân viên. Mức lương cơ bản,

chế độ lương thưởng.
 Quản lý ngày nghỉ của từng nhân viên khách sạn.

14


1.1. Giới thiệu
1.1.2. Chức năng cơ bản
Quản lý trang thiết bị khách sạn
 Thống kê tất cả các trang thiết bị hiện có, mô tả tình
trạng các trang thiết bị khách sạn.
 Lập kế hoạch bảo trì sửa chữa trang thiết bị.

15


1.1. Giới thiệu
1.1.2. Chức năng cơ bản
Quản lý chuỗi khách sạn
 Phần mềm có thể sử
dụng cho một chuỗi các
khách sạn với phần
mềm quản lý tổng thể tất
cả các khách sạn và các
phần mềm quản lý chi
tiết từng khách sạn.

16

1.1. Giới thiệu
1.1.2. Chức năng cơ bản
"Ngoài các chức năng cơ bản trên, khách sạn
có thể yêu cầu thêm nhiều chức năng quản lý
khác tùy theo nhu cầu, quy mô và hình thức
quản lý điều hành khách sạn”

17


1.2. Lựa chọn hệ thống PMS
1.2.1. Lợi ích của hệ thống PMS
•

Các công việc truyền thống của 1 số bộ phận được thực
hiện nhanh hơn, chính xác hơn và kinh tế hơn;

•

Một bộ phận có thể làm nhiều công việc hơn. Giúp phục
vụ khách tốt hơn và báo cáo thông tin cho Ban lãnh đạo
chính xác hơn;

•

Giảm bớt công tác ghi chép sổ sách;

•

Mức độ tự động hóa cao.

18


1.2. Lựa chọn hệ thống PMS
1.2.2. Hạn chế của hệ thống PMS
•

Trục trặc có thể xảy ra do những sự cố liên quan
đến việc hỏng hóc của máy móc;

•

Vẫn cần phải có sổ sách lưu trữ dự phòng;

•

Chi phí đầu tư cho bộ nhớ của máy tính để lưu
trữ dữ liệu rất lớn.

19


1.2. Lựa chọn hệ thống PMS
1.2.3. Phân tích, xác lập nhu cầu và lựa chọn PMS
Việc phân tích nhu cầu lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn thông
thường gồm những bước sau;
•

Bước 1: Chọn đội ngũ để phân tích nhu cầu

•

Bước 2: Phân tích dữ liệu khách lưu trú

•

Bước 3: Xác định các kênh thông tin giữa các bộ phận

•

Bươc 4: Phân tích thủ tục giấy tờ của các bộ phận có liên quan

•

Bước 5: Tổng hợp kết quả các thông tin của các bước 2,3 và 4

•

Bước 6: Xác lập nhu cầu cần thiết sử dụng PMS tại khách sạn

•

Bước 7: Đề xuất phần mềm PMS phù hợp
20


1.3. Ứng dụng PMS trong công tác lễ tân
1.3.1. Ứng dụng của PMS trong công tác lễ tân
Danh mục chính của một phần mềm PMS điển hình:
1.

Đặt phòng

2.

Đăng ký nhận phòng

3.

Lập hóa đơn

4.

Trả phòng

5.

Các dịch vụ cho khách

6.

Housekeeping

7.

Bảo trì

8.

Báo cáo và thống kê

9.

Thoát
21


1.3. Ứng dụng PMS trong công tác lễ tân
1.3.1. Ứng dụng của PMS trong công tác lễ tân
•

Đặt phòng:



Hiển thị các phòng trống theo tầng và theo loại phòng;



Xử lý việc đặt phòng đơn lẻ hoặc theo đoàn



Tự động gởi thư xác nhận đặt phòng



Cung cấp danh sách khách đến của một ngày bất kỳ



Tìm kiếm và phục hồi các đặt phòng bị hủy



Kết nối với các nguồn đặt phòng khác
22


1.3. Ứng dụng PMS trong công tác lễ tân
1.3.1. Ứng dụng của PMS trong công tác lễ tân
•

Nhận phòng:



Tự động thực hiện thủ tục nhận phòng



Đăng ký trước



Phân bổ phòng



Hiển thị tình trạng phòng



Tìm kiếm khách theo tên, theo đoàn hoặc số phòng

23


1.3. Ứng dụng PMS trong công tác lễ tân
1.3.1. Ứng dụng của PMS trong công tác lễ tân
•

Lập hóa đơn:



Tài khoản của khách



Tự động nhập tiền thuê phòng



Tính tiền từ các điểm bán hàng



Ghi nhận và tính phí điện thoại



Tính toán và tự động nhập các khoản thuế và phục vụ phí

24


1.3. Ứng dụng PMS trong công tác lễ tân

•

1.3.1. Ứng dụng của PMS trong công tác lễ tân
Trả phòng:



Tự động xuất hóa đơn



Tự động làm thủ tục trả phòng



Các phương tiện ghi nợ trực tiếp



Tự động cập nhật tình trạng phòng



Tự động cập nhật hồ sơ khách

25