An ninh trong tuyển dụng nhân sự (CTPAT)

Công Ty TNHH THIỆN CHÍ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do – Hạnh phúc

HƯỚNG DẪN AN NINH NHÂN SỰ
PERSONEL SECURITY GUILINES
I.

MỤC ĐÍCH:
Để đảm bảo an ninh về con người và an ninh chung của công ty
II.
NỘI DUNG :
Ban kiểm soát an ninh nhà máy đã biên soạn” Hướng dẫn an ninh nhân sự” và được sự phê
duyệt của Tổng Giám Đốc Công Ty TNHH May CN Thiện Chí . Gồm 4 nội dung chính
1. BIÊN SOẠN QUI TRÌNH VÀ CHÍNH SÁCH AN NINH NHÂN SỰ:
- Ban an ninh nhà máy phối hợp với phòng nhân sự biên soạn thủ tục hướng dẫn cho an ninh
nhân sự,đính kèm là:
a. Qui trình tuyển dụng nhân sự
b. Hệ thống xác minh nhân sự,
c. Kiểm soát nhân viên ra vào
- Tổ chức hướng dẫn an ninh nhân sự cho công nhân mới và định kỳ 6 tháng /lần hướng dẫn an
ninh nhà máy cho công nhân viên đang làm việc tai công ty
- Viết chính sách về quản lý và ký hợp đồng lao động
- Định kỳ hướng dẫn an ninh nhân sự cho bộ phận nhân sự
2. TUYỂN CHỌN,SÀNG LỌC NHÂN SỰ:
a. Bộ phận nhân sự thực hiện kiểm tra lý lịch và sàng lọc nhân sự thông qua kiểm tra bộ hồ
sơ xin việc đầy đủ yêu cầu thông tin như sau:
 Đơn xin việc có dán hình
 Sơ yếu lý lịch có công chứng , xác nhận của địa phương
 Chứng minh nhân dân có công chứng

 Giấy khám sức khỏe trong vòng 6 tháng
 Hộ khẩu công chứng
 Giấy đăng ký tạm trú, tạm vắng (đối với người ngoài địa phương)
 Giấy xác nhận hạnh kiểm có xác nhận của Cơ quan công an địa phương
 4 tấm hình 3x4
Tất cả những chứng từ trên phải có thông tin trùng khớp với nhau
Yêu cầu ứng viên xin việc cung cấp chứng minh gốc ngay tại thời điểm kiểm tra để
nhân viên nhân sự kiểm tra chéo với CMND photo. Một CMND hợp lệ là phải rõ ràng, hình ảnh có
đóng dấu giáp lai.
b. Xác minh lại nhân thân/ hạnh kiểm/ quá trình công tác của người xin việc thông qua :
 Địa phương người xin việc sinh sống và tạm trú
 Cơ quan, đơn vị cũ người xin việc đã từng làm
c. Phỏng vấn ứng viên : Nhân viên nhân sự hướng dẫn ứng viên điền vào form “Đơn xin
việc” của công ty và hỏi một số vấn đề liên quan đến công việc chuyên môn.Kiểm tra kỹ năng, tay
nghề, yêu cầu chuyên môn tuy theo yêu cầu công việc
d. Xác minh nhận dạng ứng viên đủ tuổi hay có tiền án tiền sự gì không
e. Quá trình xác minh ứng viên hoàn tất. Tiến hành huấn luyện về Nội qui công ty và các
chính sách của công ty cho nhân viên mới. và viết giấy hẹn nhận việc
f. Kiểm tra hạn kiểm định kỳ cho tất cả mọi công nhân làm các bộ phận nhạy cảm như bảo
vệ; công nhân khu vực đóng gói, kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm; nhân viên phòng nhân sự, kế
toán, xuất nhập khẩu…
 Địa phương công nhân viên sinh sống/tạm trú
 Định kỳ 1 lần/6 tháng
g. Bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ cá nhân của người lao động
3. XÁC MINH NHÂN SỰ VÀ QUẢN LÝ TRUY CẬP:
Page 1 of 12


a. Việc nhận dạng của công ty là cần thiết xem xét người lao động ra vào công ty.
- Công nhân viên trình diện thẻ có mã số khi ra vào công ty

- Nhân viên mới được tuyển dụng phải đeo thẻ tạm của công ty
- Mã ID công ty không được dễ dàng giả mạo hoặc trùng lặp
- Nhân viên bảo vệ giám sát công nhân viên đến nhà máy, xác minh nhận diện rõ ràng nhằm đảm
bảo chỉ có những người có đeo thẻ nhân viên được công ty cấp được phép vào công ty
- Thẻ ID bao gồm một chỉ số ấn định, cùng một hình thức nhận dạng độc đáo chẳng hạn như một
anh 3x4
- Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm cấp, thu hồi thẻ nhân viên, kiểm soát ID của công nhân. Soạn
thảo các thủ tục có liên quan , ghi chép đày đủ sổ ghi nhận cấp số ID nhân viên
- Việc kiểm soát và phân phối các thẻ đeo có mã số ID , quản lý các chìa khóa / thẻ / mã số vào
các phòng ban của nhà máy được giới hạn về quyền hạn cho một số nhân viên được phép
b. Qui trình, thủ tục thôi việc:
- Phòng nhân sự soạn thảo qui trình thủ tục thôi việc và hướng dẫn tới công nhân
- Qui trình phải đính kèm yêu cầu công nhân thôi việc phải trả lại thẻ khi họ nghỉ tai công ty
- Viết Báo cáo đầy đủ cho việc thu hồi thẻ sau khi công nhân từ bỏ và rời khỏi công ty
- Viết Thủ tục cấp, loại bỏ, và thay đổi các thiết bị truy cập (VD: chìa khóa, thẻ chính) phải được
ghi nhận lại
- Qui trình truy xuất mã số nhân viên và/hoặc vô hiệu hóa sự xâm nhập là cần thiết để tại nơi làm
việc cho tham khảo và áp dụng
- Danh sách công nhân thôi việc phải được gửi cho phòng bảo vệ để kiểm soát sự tuy cập vào nhà
máy
c. Mất thẻ ID và thiết bị truy cập vào các bộ phận nhà máy:
- Thẻ IDs bị mất thì phải thay mới và ghi nhận lại trên file hồ sơ cá nhân trước khi cấp phát lại thẻ
mới
- Mất thẻ ID hoặc hồ sơ tương tự hiển thị ID mất tích được thay thế và ghi nhận là mất tích thông
qua thư khai nhận hay bản khai tường trình từ các nhân viên nói rằng thẻ của họ đã bị mất hoặc đơn
xin thay đổi
- Chìa khóa bị mất hoặc bị đánh cắp phải được thay mới và ghi nhận như là đã mất và /hoặc là báo
cáo ngay cho ban quản lý nhà máy
- Thủ tục cấp, loại bỏ, và thay đổi các thiết bị ra vào công ty (ví dụ, chìa khóa, thẻ chính) phải
được ghi nhận lại

- Cập nhật đầy đủ báo cáo thể hiện chìa khóa bị mất và thay đổi chìa khóa khác
- Nhân viên bảo vệ thông báo về trường hợp đó (tên, mã số CMND ) để ngăn chặn người không
phận sự sử dụng IDs để xâm nhập trái phép vào các khu vực hạn chê.
- IDs đặc biệt cho phép vào bất kỳ khu vực tập kết hàng đóng gói và bốc dỡ hàng hoặc theo sự kết
hợp của những điều sau đây
• Mã màu
• Mã số hóa
• Bản đồ mã hóa
• Mã hóa điện tử
• Tại các khu vực giới hạn, bảo vệ hoặc hệ thống được lựa chọn để kiểm tra ID của nhân viên để
giám sát xâm nhập trái phép vào các khu vực
4. ĐÀO TẠO , HUẤN LUYỆN NÂNG CAO NHẬN THỨC AN NINH CHO NHÂN VIÊN:
a. Phòng nhân sự tiến hành huấn luyện định hướng cho nhân viên mới và cập nhật các báo cáo
huấn luyện, danh sách công nhân được huân luyện. Nôi dung huấn luyện như sau:
• Mọi nhân viên phải đeo thẻ mọi lúc mọi nơi tại nhà máy là bắt buộc
• Tạm giữ lại và báo cáo về người lạ cho nhân viên bảo vệ hoặc quản lý nhân sự
• Nhận thức được âm mưu nội bộ
• Phát hiện các hoạt động trái pháp luật
• Duy trì hàng hóa nguyên vẹn
• An ninh vi tính
• Báo cáo thiệt hại an ninh, cơ sở hạ tầng (cửa, khóa cửa hư hỏng. Máy tính bị vi rút xâm nhập)
• Nhận biết và phát hiện các chất và các thiết bị nguy hiểm
Page 2 of 12


b. Cơ sở soạn thảo chương trình nhận thức an ninh bao gồm nhận thức về các mối đe dọa khủng
bố hiện nay, xu hướng bn lâu, và xâu xát thực tế tại mỗi khu vực đảm bảo hướng dẫn nhân viên
nhận biết và nhận thấy các hiểm họa mà khủng bố có thể thực hiện tại mỗi điểm trong chuỗi cung ứng
như :
• Nhà máy có chương trình nâng cao nhận thức an ninh tại mỗi bộ phận và u cầu tất cả nhân

viên tham gia đầy đủ và duy trì các báo và kế hoạch đầy đủ.
• Cập nhật huấn luyện chương trình an ninh định kỳ u cầu mỗi 6 tháng cho quốc gia có rủi ro
cao và 12 tháng cho quốc gia có rủi ro trung bình và duy trì báo cáo
• Các phương pháp tăng cường nhận thức an ninh như là dán áp phích ,email thơng báo,bản tin,
nhãn dán, cuộc họp, chứng nhận, cơng cụ huấn luyện điện tử, và quảng cáo bằng phim là các cơng cụ
hiệu quả cho việc tạo mơi trường làm việc lành mạnh, an tồn hiệu quả cho nhân viên
• Chương trình đào tạp nâng cao nhận thức an ninh chống khủng bố bao gồm huấn luyện và
khuyến khích nhân viên trong việc báo cáo những việc bất thường , hoạt động nghi ngờ và/hoặc vi
phạm an ninh và các thủ tục được sử dụng bởi cơ sở nhằm `giải quyết các tình huống thơng qua sử
dụng các hòm thư góp ý, số điện thoại hoặc đường dây nóng.
• - Khen thưởng được sử dụng như là một phương pháp khuyến khích cơng nhân viên tới báo cáo
những việc bất thường. Phần thưởng của các u cầu được dự định là một phần thưởng tích cực để
khuyến khích người dân tham gia kiểm sốt an ninh ngồi sự mong đợi cơ bản cho việc tn theo quy
tắc an ninh của cơng ty. Ưu đãi có thể thấp hoặc miễn phí hoặc một cái gì đó có giá trị tiền tệ như:
• Một người đại diện tập thể tham gia kiểm sốt an ninh (VD: Được cơng nhận trong các cuộc họp
của nhân viên hoặc định kỳ được nêu tên trên bảng tin cơng ty)
• Giấy chứng nhận tham gia huấn luyện an ninh
• Có một khu vực riêng đậu xe được ngăn lại với rào chắn cho 1 giai đoạn thời gian là một sáng
kiến được đề nghị cho cải tiến an ninh
- Giải thưởng tiền mặt (hoặc tương đương) cho việc báo cáo hoạt động bất hợp pháp hoặc nêu ra ý
kiến về một vấn đề liên quan đến an ninh nhằm tiết kiệm chi phí cho cơng ty và / hoặc giảm lỗ hổng
an ninh.
c. Nhà máy có qui trình tại nơi làm việc để cơng khai các thủ tục an ninh khắp cơ sở
- ác văn bản thủ tục an ninh được phát hành cho khắp nhà máy . VD áp phích, bảng thơng báo,
phương tiện truyền thơng trên tường , các ấn phẩm.

Thiện Chí, ngày 14 tháng 01 năm 2018
TỔNG GIÁM
ĐỐC

NGƠ DUY HỒI

Page 3 of 12


Công Ty TNHH THIỆN CHÍ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do – Hạnh phúc

PERSONEL SECURITY GUILINES
III.

PURPOSE :
Ensure personel security
IV.
CONTENTS :
Security Control Board has compiled plant "Guiding security personnel" and the approved of
the General Manager Thien Chi Co.,ltd. 4 main content
5. DOCUMENTED PERSONNEL SECURITY POLICIES/ PROCEDURES:
- Factory Security Committee in collaboration with the HR department compiled manual
procedures for security personnel, attached are:Qui trình tuyển dụng nhân sự
d. Employee-identifcation system,
b. Employee-access control
-Tranning security for new employees (when received work )and old employees (every 6
months)
- Thee documented personnel security guidelines that apply to the hiring of contracted Đ
- Tranning about personel security for HR room.
6. .PERSONNEL SCREENING:
h. HR departments perform background checks and personnel screening test through the

resumes full inquiry as follows:
 Applican form with photograph
 Notarized CV
 Notarized ID card
 Health certificate (within 6 months)
 Notarized family book
 Temporary resident certificate (for migrant employees)
 Criminal record checks
 4 photographs (size 3x4 cm)
All information on required application doc must be match
Check notarized ID card copy againts with Original ID
i. Verify the identity / behavior / process work through job applicants: :
 Local employees living and staying
 Agencies old unit did a job applicant
j. Interview candidates: Staff HR guide candidates fill out the form "Job application" of the
company and asked a number of issues related to the investigation specialist skills, professional
requirements but according to job
k. Candidate verification process is complete. Conduct training on the company code of
conduct and policies of the company for new employees. and received the appointment letter writing
l. HR deparment will also call to reference people that candidate provided to update into
their personal record.
m. Check term testing period for all workers sensitive parts such protection; packaging sector
workers, raw materials inventory, finished goods inventory; HR department employees, accounting,
import and export…
 Local employees living / staying
 Every 6 months
n. HR department is responsible for storing the profile of workers
7. IDENTIFICATION SYSTEM AND EMPLOYEES ASSCESS CONTROL:
a. Company identifiation is required for entry of personnel.
Page 4 of 12

- A company ID like card key (IC card) or company badge is required for the employees to enter
into facility
- Newly hired employees should have temporary passes
- Company ID that cannot be easily tampered or duplicated
- The ID includes a biometric indicator, i.e. a unique physical identifir such as a facial photograph
or figerprint
- HR room designated department (e.g. human resources or admin department) in facility to issue,
retrieve and control the employee’s ID
- The related written procedure or the record for issuance of employee ID shows that it is
centralized and controlled by a specifi department
- The control over distribution and inventory of employee ID badges and facility access keys/
cards/ codes is restricted to a limited number of authorized employees
b. Termination policy and procedures:
- Documented Employee Termination policy and procedures in place to retrieve IDs and
deactivate access as needed
- Procedures for the issuance, removal, and changing of access devices (e.g., keys, key cards)
must be documented
- Procedures in place to retrieve IDs and/ or deactivate access as needed
- List of terminated employees issued to security department or security guards.
- Facility must be able to demonstrate that access has been terminated such as posted notice in the
main entrance
c. Lost IDs are replaced and recorded as missing in the employee’s personnel fie before a
replacement badge is issued:
- - Procedures for the issuance, removal, and changing of access devices (e.g., ID access cards)
must be documented
- Lost ID record or similar records showing the missing ID are replaced and recorded as missing
such as letter or affiavit from employees stating that their IDs were lost or application for replacement
- Lost or stolen keys are replaced and recorded as missing and/ or is reported immediately to the

factory management
- Procedures for the issuance, removal, and changing of access devices(e.g., keys, key cards) must
be documented
- Records showing reported missing keys and key replacement
- The security staff informed of such losses (name, ID number, etc) to prevent unauthorized use
IDs are required to access restricted areas
- The security staff are informed of missing IDs through records or written notice
- Restricted areas defied by facility and normally includes cargo handling such as packing, fiished
goods warehouse, loading areas, IT room, etc.
- IDs specify access for loading/packing dock areas by any or combination of the following:
° Color Coding
° Numeric Coding
° Map Coding
° Electronic Coding
- Where restricted areas exist, guards or system are adopted to check employee IDs to monitor
access to these areas
8. EDUCATION / TRAINING / AWARENESS:
c. Facility requires new employee orientation
- New employee orientation training records and training materials that includes:
° Confiming that all onsite personnel are wearing IDs at all times while in the facility premise
° Challenging and reporting unidentifid persons to security or management personnel
° Recognizing internal conspiracies
° Detection of unlawful activities
° Maintaining cargo integrity
° Computer security
Page 5 of 12


° Reporting compromised security infrastructure (broken locks, windows, computer viruses,
etc.)

° Recognizing and detecting dangerous substances and devices
- - The facility has a security awareness program in place and requiring all personnel to
participate and maintaining training plan and records
- Periodic security program update training required every six months for high-risk countries
and twelve months for medium risk-countries and records maintained
- Methods for increasing security awareness such as posters, e-mail bulletins, newsletter,
stickers, meetings, certifiations, e-learning tools and TV ads are all effective tools for creating
an environment in which employees actively participate in keeping the workplace secure
- Threat awareness training program includes training and encouraging personnel to report
irregularities, suspicious activity and/ or security violations and procedures used by the facility
to resolve the situation through use of suggestion box, phone number or hotline
- Incentives are used as a method to encourage personnel in reporting irregularities. The
incentive portion of the requirement is intended to be a positive reward to encourage people to
participate in security controls beyond the basic expectations for personnel to abide
by company security rules. Incentives may be low or no cost or something with monetary
value such as:
° Public notoriety for participation in security controls
(e.g., recognition in staff meetings, or printed in company
newsletters/ periodicals)
° A certifiate for participating in security training
° A reserved parking stall for a period of time for suggesting ideas to improve security
- Cash (or equivalent) awards for reporting illegal activity or for making a suggestion relating
to security that saves the company money and/ or reduces security vulnerabilities
acility has written security awareness program covering awareness of current terrorist
threat(s), smuggling trends, and seizures in place to ensure employees understand the threat
posed by terrorist at each point of the supply chain

Thiện Chí, date 14 months 01 year 2018
DIRECTOR

NGÔ DUY HOÀI

Page 6 of 12


Công Ty TNHH THIỆN CHÍ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do – Hạnh phúc

PERSONEL SECURITY GUILINES
V.

PURPOSE :
Ensure personel security
VI.
CONTENTS :
Security Control Board has compiled plant "Guiding security personnel" and the approved of
the General Manager Thien Chi Co.,ltd. 4 main content
9. DOCUMENTED PERSONNEL SECURITY POLICIES/ PROCEDURES:
- Factory Security Committee in collaboration with the HR department compiled manual
procedures for security personnel, attached are:Qui trình tuyển dụng nhân sự
e. Employee-identifcation system,
b. Employee-access control
-Tranning security for new employees (when received work )and old employees (every 6
months)
- Thee documented personnel security guidelines that apply to the hiring of contracted Đ
- Tranning about personel security for HR room.
10. .PERSONNEL SCREENING:
o. HR departments perform background checks and personnel screening test through the

resumes full inquiry as follows:
 Applican form with photograph
 Notarized CV
 Notarized ID card
 Health certificate (within 6 months)
 Notarized family book
 Temporary resident certificate (for migrant employees)
 Criminal record checks
 4 photographs (size 3x4 cm)
All information on required application doc must be match
Check notarized ID card copy againts with Original ID
p. Verify the identity / behavior / process work through job applicants: :
 Local employees living and staying
 Agencies old unit did a job applicant
q. Interview candidates: Staff HR guide candidates fill out the form "Job application" of the
company and asked a number of issues related to the investigation specialist skills, professional
requirements but according to job
r. Candidate verification process is complete. Conduct training on the company code of
conduct and policies of the company for new employees. and received the appointment letter writing
s. HR deparment will also call to reference people that candidate provided to update into
their personal record.
t. Check term testing period for all workers sensitive parts such protection; packaging sector
workers, raw materials inventory, finished goods inventory; HR department employees, accounting,
import and export…
 Local employees living / staying
 Every 6 months
u. HR department is responsible for storing the profile of workers
Page 7 of 12

11. IDENTIFICATION SYSTEM AND EMPLOYEES ASSCESS CONTROL:
a. Company identifiation is required for entry of personnel.
- A company ID like card key (IC card) or company badge is required for the employees to enter
into facility
- Newly hired employees should have temporary passes
- Company ID that cannot be easily tampered or duplicated
- The ID includes a biometric indicator, i.e. a unique physical identifir such as a facial photograph
or figerprint
- HR room designated department (e.g. human resources or admin department) in facility to issue,
retrieve and control the employee’s ID
- The related written procedure or the record for issuance of employee ID shows that it is
centralized and controlled by a specifi department
- The control over distribution and inventory of employee ID badges and facility access keys/
cards/ codes is restricted to a limited number of authorized employees
b. Termination policy and procedures:
- Documented Employee Termination policy and procedures in place to retrieve IDs and
deactivate access as needed
- Procedures for the issuance, removal, and changing of access devices (e.g., keys, key cards)
must be documented
- Procedures in place to retrieve IDs and/ or deactivate access as needed
- List of terminated employees issued to security department or security guards.
- Facility must be able to demonstrate that access has been terminated such as posted notice in the
main entrance
c. Lost IDs are replaced and recorded as missing in the employee’s personnel fie before a
replacement badge is issued:
- - Procedures for the issuance, removal, and changing of access devices (e.g., ID access cards)
must be documented
- Lost ID record or similar records showing the missing ID are replaced and recorded as missing
such as letter or affiavit from employees stating that their IDs were lost or application for replacement
- Lost or stolen keys are replaced and recorded as missing and/ or is reported immediately to the

factory management
- Procedures for the issuance, removal, and changing of access devices(e.g., keys, key cards) must
be documented
- Records showing reported missing keys and key replacement
- The security staff informed of such losses (name, ID number, etc) to prevent unauthorized use
IDs are required to access restricted areas
- The security staff are informed of missing IDs through records or written notice
- Restricted areas defied by facility and normally includes cargo handling such as packing, fiished
goods warehouse, loading areas, IT room, etc.
- IDs specify access for loading/packing dock areas by any or combination of the following:
° Color Coding
° Numeric Coding
° Map Coding
° Electronic Coding
- Where restricted areas exist, guards or system are adopted to check employee IDs to monitor
access to these areas
12. EDUCATION / TRAINING / AWARENESS:
d. Facility requires new employee orientation
- New employee orientation training records and training materials that includes:
° Confiming that all onsite personnel are wearing IDs at all times while in the facility premise
° Challenging and reporting unidentifid persons to security or management personnel
° Recognizing internal conspiracies
° Detection of unlawful activities
° Maintaining cargo integrity
Page 8 of 12


° Computer security
° Reporting compromised security infrastructure (broken locks, windows, computer viruses,
etc.)

° Recognizing and detecting dangerous substances and devices
- - The facility has a security awareness program in place and requiring all personnel to
participate and maintaining training plan and records
- Periodic security program update training required every six months for high-risk countries
and twelve months for medium risk-countries and records maintained
- Methods for increasing security awareness such as posters, e-mail bulletins, newsletter,
stickers, meetings, certifiations, e-learning tools and TV ads are all effective tools for creating
an environment in which employees actively participate in keeping the workplace secure
- Threat awareness training program includes training and encouraging personnel to report
irregularities, suspicious activity and/ or security violations and procedures used by the facility
to resolve the situation through use of suggestion box, phone number or hotline
- Incentives are used as a method to encourage personnel in reporting irregularities. The
incentive portion of the requirement is intended to be a positive reward to encourage people to
participate in security controls beyond the basic expectations for personnel to abide
by company security rules. Incentives may be low or no cost or something with monetary
value such as:
° Public notoriety for participation in security controls
(e.g., recognition in staff meetings, or printed in company
newsletters/ periodicals)
° A certifiate for participating in security training
° A reserved parking stall for a period of time for suggesting ideas to improve security
- Cash (or equivalent) awards for reporting illegal activity or for making a suggestion relating
to security that saves the company money and/ or reduces security vulnerabilities
acility has written security awareness program covering awareness of current terrorist
threat(s), smuggling trends, and seizures in place to ensure employees understand the threat
posed by terrorist at each point of the supply chain

Thiện Chí, date 14 months 01 year 2018
DIRECTOR

NGÔ DUY HOÀI

Page 9 of 12


Công Ty TNHH THIỆN CHÍ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do – Hạnh phúc

PERSONEL SECURITY GUILINES
VII.

PURPOSE :
Ensure personel security
VIII. CONTENTS :
Security Control Board has compiled plant "Guiding security personnel" and the approved of
the General Manager Thien Chi Co.,ltd. 4 main content
13. DOCUMENTED PERSONNEL SECURITY POLICIES/ PROCEDURES:
- Factory Security Committee in collaboration with the HR department compiled manual
procedures for security personnel, attached are:Qui trình tuyển dụng nhân sự
f. Employee-identifcation system,
b. Employee-access control
-Tranning security for new employees (when received work )and old employees (every 6
months)
- Thee documented personnel security guidelines that apply to the hiring of contracted Đ
- Tranning about personel security for HR room.
14. .PERSONNEL SCREENING:
v. HR departments perform background checks and personnel screening test through the
resumes full inquiry as follows:

 Applican form with photograph
 Notarized CV
 Notarized ID card
 Health certificate (within 6 months)
 Notarized family book
 Temporary resident certificate (for migrant employees)
 Criminal record checks
 4 photographs (size 3x4 cm)
All information on required application doc must be match
Check notarized ID card copy againts with Original ID
w. Verify the identity / behavior / process work through job applicants: :
 Local employees living and staying
 Agencies old unit did a job applicant
x. Interview candidates: Staff HR guide candidates fill out the form "Job application" of the
company and asked a number of issues related to the investigation specialist skills, professional
requirements but according to job
y. Candidate verification process is complete. Conduct training on the company code of
conduct and policies of the company for new employees. and received the appointment letter writing
z. HR deparment will also call to reference people that candidate provided to update into
their personal record.
aa. Check term testing period for all workers sensitive parts such protection; packaging sector
workers, raw materials inventory, finished goods inventory; HR department employees, accounting,
import and export…
 Local employees living / staying
 Every 6 months
Page 10 of 12


bb. HR department is responsible for storing the profile of workers
15. IDENTIFICATION SYSTEM AND EMPLOYEES ASSCESS CONTROL:

a. Company identifiation is required for entry of personnel.
- A company ID like card key (IC card) or company badge is required for the employees to enter
into facility
- Newly hired employees should have temporary passes
- Company ID that cannot be easily tampered or duplicated
- The ID includes a biometric indicator, i.e. a unique physical identifir such as a facial photograph
or figerprint
- HR room designated department (e.g. human resources or admin department) in facility to issue,
retrieve and control the employee’s ID
- The related written procedure or the record for issuance of employee ID shows that it is
centralized and controlled by a specifi department
- The control over distribution and inventory of employee ID badges and facility access keys/
cards/ codes is restricted to a limited number of authorized employees
b. Termination policy and procedures:
- Documented Employee Termination policy and procedures in place to retrieve IDs and
deactivate access as needed
- Procedures for the issuance, removal, and changing of access devices (e.g., keys, key cards)
must be documented
- Procedures in place to retrieve IDs and/ or deactivate access as needed
- List of terminated employees issued to security department or security guards.
- Facility must be able to demonstrate that access has been terminated such as posted notice in the
main entrance
c. Lost IDs are replaced and recorded as missing in the employee’s personnel fie before a
replacement badge is issued:
- - Procedures for the issuance, removal, and changing of access devices (e.g., ID access cards)
must be documented
- Lost ID record or similar records showing the missing ID are replaced and recorded as missing
such as letter or affiavit from employees stating that their IDs were lost or application for replacement
- Lost or stolen keys are replaced and recorded as missing and/ or is reported immediately to the
factory management

- Procedures for the issuance, removal, and changing of access devices(e.g., keys, key cards) must
be documented
- Records showing reported missing keys and key replacement
- The security staff informed of such losses (name, ID number, etc) to prevent unauthorized use
IDs are required to access restricted areas
- The security staff are informed of missing IDs through records or written notice
- Restricted areas defied by facility and normally includes cargo handling such as packing, fiished
goods warehouse, loading areas, IT room, etc.
- IDs specify access for loading/packing dock areas by any or combination of the following:
° Color Coding
° Numeric Coding
° Map Coding
° Electronic Coding
- Where restricted areas exist, guards or system are adopted to check employee IDs to monitor
access to these areas
16. EDUCATION / TRAINING / AWARENESS:
e. Facility requires new employee orientation
- New employee orientation training records and training materials that includes:
° Confiming that all onsite personnel are wearing IDs at all times while in the facility premise
° Challenging and reporting unidentifid persons to security or management personnel
° Recognizing internal conspiracies
° Detection of unlawful activities
Page 11 of 12


° Maintaining cargo integrity
° Computer security
° Reporting compromised security infrastructure (broken locks, windows, computer viruses,
etc.)
° Recognizing and detecting dangerous substances and devices

- - The facility has a security awareness program in place and requiring all personnel to
participate and maintaining training plan and records
- Periodic security program update training required every six months for high-risk countries
and twelve months for medium risk-countries and records maintained
- Methods for increasing security awareness such as posters, e-mail bulletins, newsletter,
stickers, meetings, certifiations, e-learning tools and TV ads are all effective tools for creating
an environment in which employees actively participate in keeping the workplace secure
- Threat awareness training program includes training and encouraging personnel to report
irregularities, suspicious activity and/ or security violations and procedures used by the facility
to resolve the situation through use of suggestion box, phone number or hotline
- Incentives are used as a method to encourage personnel in reporting irregularities. The
incentive portion of the requirement is intended to be a positive reward to encourage people to
participate in security controls beyond the basic expectations for personnel to abide
by company security rules. Incentives may be low or no cost or something with monetary
value such as:
° Public notoriety for participation in security controls
(e.g., recognition in staff meetings, or printed in company
newsletters/ periodicals)
° A certifiate for participating in security training
° A reserved parking stall for a period of time for suggesting ideas to improve security
- Cash (or equivalent) awards for reporting illegal activity or for making a suggestion relating
to security that saves the company money and/ or reduces security vulnerabilities
acility has written security awareness program covering awareness of current terrorist
threat(s), smuggling trends, and seizures in place to ensure employees understand the threat
posed by terrorist at each point of the supply chain

Thiện Chí, date 14 months 01 year 2018
DIRECTOR

NGÔ DUY HOÀI

Page 12 of 12