04qdns12 quy dinh che do cong tac phi nuoc ngoai ngan han docx

CÔNG TY CỔ PHẦN FPT

QUY ĐỊNH
VỀ CHẾ ĐỘ CÔNG TÁC PHÍ NƯỚC NGOÀI NGẮN HẠN
Mã hiệu:

04-QĐ/NS/HDCV/FPT

Lần ban hành/sửa đổi:

1/2

Ngày hiệu lực:

24/12/2015


QĐ: Quy định về chế độ công tác phí nước ngoài ngắn hạn

Lần ban hành/sửa đổi: 1/2

CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.

Đối tượng và phạm vi áp dụng

1.

Quy định này được áp dụng cho tất cả các Công ty thành viên (CTTV) theo chuẩn quản trị
FPT.

2.

Quy định này áp dụng cho tất cả cán bộ nhân viên (CBNV) ký hợp đồng lao động chính thức
với Công ty tại Việt Nam được Công ty cử đi công tác ngắn hạn tại nước ngoài.

3.

CBNV được cử đi công tác nước ngoài phải bảo đảm có các kỹ năng kiến thức tương đương
hoặc đã tham gia các khóa đào tạo dành cho CBNV đi công tác nước ngoài do công ty tổ
chức. Các cán bộ quản lý phải tạo điều kiện cho CBNV của mình được tham gia đào tạo trước
khi đi công tác.

4.

CBNV được cử đi công tác tại nước ngoài cần tuân thủ các quy định bổ sung của các CTTV
trực thuộc FPT (nếu có).

5.

Quy định này không áp dụng cho các trường hợp ký hợp đồng thử việc, học việc, khoán gọn
và CBNV tham dự hội thảo, các khóa đào tạo ở nước ngoài do đối tác tài trợ toàn bộ kinh phí.
Những trường hợp chưa ký hợp đồng lao động chính thức nhưng vì lý do công việc phải đi
công tác nước ngoài cần có giải trình từ trưởng bộ phận và phê duyệt của Tổng giám đốc
Công ty.

Điều 2.

Định nghĩa

1.

Đi công tác nước ngoài ngắn hạn: là đi làm việc, tham dự hội thảo hoặc tham gia khóa đào
tạo nằm ngoài phạm vi lãnh thổ Việt Nam trong thời hạn không quá 180 ngày.

2.

Tiền đi lại: là chi phí vé máy bay (hạng phổ thông), vé tàu, xe (hạng phổ thông) cho chuyến đi
công tác; chi phí taxi hoặc xe tuyến đến sân bay hoặc ga tàu và ngược lại; tiền đi lại tại nơi
công tác trong trường hợp phải di chuyển qua nhiều địa điểm ở nước tới công tác.

3.

Phụ cấp công tác: là tiền hỗ trợ CBNV khi đi công tác để có thêm chi phí chi trả tiền ăn, tiền
tiêu vặt và chi phí đi lại hàng ngày từ chỗ ở tại nơi công tác đến nơi làm việc.
Phụ cấp công tác được tính tính từ ngày nhập cảnh ở nước đến công tác đến ngày xuất cảnh.

4.

Tiền ở: là tiền thuê phòng nghỉ, nhà ở tại nơi công tác.

5.

Thời gian đi đường: là thời gian đi trên đường từ nơi làm việc đến nước công tác và ngược
lại. Trong thời gian đi đường, CBNV không được hưởng phụ cấp công tác và tiền ở, trừ
trường hợp phải quá cảnh do nước đến công tác không có đường bay thẳng và phải chờ đợi
từ 12 tiếng trở lên để nối chuyến bay.

6.

Thời gian lưu trú là thời gian công tác ở nơi đến (tính bằng ngày) theo Quyết định cử đi công

tác nước ngoài của Công ty tính từ ngày nhập cảnh đến ngày xuất cảnh nước đến công tác,
không bao gồm thời gian đi đường.

7.

Đơn vị: Là đơn vị kinh doanh, đơn vị đảm bảo kinh doanh hoặc đơn vị hỗ trợ.
CHƯƠNG II: CHẾ ĐỘ ĐI CÔNG TÁC

Điều 3.

Taxi tới sân bay trong nước và ngược lại:
Văn phòng Công ty bố trí xe đưa đón cán bộ nhân viên từ nơi đi tới sân bay và ngược lại.
Trong trường hợp Công ty không bố trí được xe đưa đón thì CBNV được chi trả cước taxi trọn
gói hoặc tính cước theo km (nếu rẻ hơn trọn gói) từ trụ sở công ty tới sân bay và ngược lại.

Điều 4.

Tiêu chuẩn vé máy bay

1.

Lãnh đạo đơn vị/bộ phận phê duyệt đi công tác bằng máy bay cho cán bộ nhân viên thuộc
đơn vị mình theo kế hoạch và ngân sách được phê duyệt. Trường hợp phát sinh công tác
ngoài kế hoạch hoặc vượt ngân sách đã được phê duyệt thì các khoản chi phí này phải được
xem xét của Kế toán trưởng và phê duyệt của Tổng giám đốc công ty hoặc người được ủy
quyền.

2.

CBNV đi công tác phải thông báo kế hoạch công tác đã được phê duyệt tới cán bộ phụ trách

việc đặt vé máy bay của Công ty:
-

Trước ngày khởi hành ít nhất 07 ngày đối với đi công tác thông thường.

04-QĐ/NS/HDCV/FPT 1/2

2/7


QĐ: Quy định về chế độ công tác phí nước ngoài ngắn hạn

Trước ngày khởi hành ít nhất 01 tháng đối với đi công tác theo các dự án (có kế hoạch
triển khai dự án).

3.

Lần ban hành/sửa đổi: 1/2

CBNV vi phạm sẽ phải tự chi trả phần chi phí chênh lệch so với giá vé trung bình theo hạng
vé của hãng đó tại thời điểm đặt. Giá vé trung bình được tính như sau: Giá vé trung bình =
(giá vé cao nhất + giá vé thấp nhất)/2. Giá vé cao nhất và thấp nhất theo hạng của hãng tại
thời điểm đặt vé theo thông tin do đại lý cung cấp.
(Ví dụ: Nếu mua hạng Economy của hãng ABC thì sẽ lấy giá vé cao nhất và giá vé thấp nhất tại
thời điểm đặt của hạng Economy của hãng ABC để tính giá vé trung bình)

4.

Những trường hợp yêu cầu đặt vé máy bay sau thời hạn nêu trên (tính từ ngày khởi hành) chỉ
được chấp nhận khi:

-

Có lý do giải trình hợp lý, hợp lệ với những lý do bất khả kháng (như: do yêu cầu công tác
đột xuất, thay đổi lịch công tác do khách hàng,…), được Trưởng Bộ phận Quản lý trực
tiếp và Trưởng Bộ phận Hành chính/Tổng hợp xác nhận.

-

CBNV từ cấp 6 trở lên.

5.

Căn cứ vào kế hoạch công tác, cán bộ được phân công chịu trách nhiệm tìm kiếm, mua vé
máy bay giá rẻ cho CBNV. Trường hợp không mua được vé máy bay giá rẻ thì phải giải trình
hợp lý, hợp lệ (như: có bằng chứng về việc yêu cầu đại lý bán vé tìm kiếm cho mình vé rẻ
bằng email, hoặc bằng các phương tiện khác lưu trữ lại nội dung trao đổi; có bằng chứng về
việc kiểm tra những giá vé rẻ online hay những hãng hàng không giá rẻ khác; có bằng chứng
về việc đã có lựa chọn vé rẻ nhất trong các phương án vé mà đại lý đưa ra) và Trưởng Bộ
phận Quản lý trực tiếp xác nhận.

6.

Tiêu chuẩn máy bay
-

Hạng phổ thông (Y class/Economy class): Áp dụng với tất cả CBNV.

-

Hạng thương gia (C class/Business class): Chỉ áp dụng cho CBNV từ cấp 7 trở lên trong

một số trường hợp cần thiết như đi công tác cùng khách hàng, đối tác, chính khách hoặc
khi đặt vé không còn hạng vé phổ thông hay phải đổi vé theo yêu cầu công việc nhưng
không còn vé hạng phổ thông.

-

CBNV tự trả các chi phí đối với các khoản phát sinh tăng khi đổi vé máy bay, trừ những
trường hợp theo yêu cầu công việc nhưng phải có xác nhận của trưởng Đơn vị và Tổng
Giám đốc.

Điều 5.
1.

2.

Tiêu chuẩn ở khách sạn
CBNV đi công tác được bố trí thuê phòng khách sạn như sau:
-

Cán bộ từ cấp 7 trở lên được ở phòng đơn nhưng không bắt buộc.

-

Các cấp cán bộ từ cấp 6 trở xuống được bố trí ở phòng ghép, trừ trường hợp đặc biệt
như lẻ người, đi công tác một mình hoặc đoàn có cả nam và nữ không sắp xếp ở ghép
được.

CBNV khi đi công tác được thanh toán tiền thuê chỗ ở tại nơi đến công tác, cụ thể
như sau:
2.1. Tiêu chuẩn ở khách sạn đối với cán bộ từ cấp 1 đến cấp 5:

-

Theo định mức được quy định tại Phụ lục 1 và Phụ lục 2 của Quy định này.

-

Trong trường hợp định mức này không đủ để thuê khách sạn tại nơi công tác, hoặc
cán bộ đi tham dự Hội thảo, hội nghị quốc tế, tiếp khách hàng quan trọng thì chi phí
thuê khách sạn được tính trên hóa đơn thực tế nhưng phần chi phí tăng thêm không
được vượt quá 15% so với định mức được quy định. Chi phí tiền ở phát sinh thực tế
cao hơn định mức trong Quy định này phải được Lãnh đạo Công ty phê duyệt.

2.2. Tiêu chuẩn ở khách sạn đối với cán bộ từ cấp 6 trở lên:
-

Cán bộ quản lý/lãnh đạo từ cấp 6 trở lên được tiêu chuẩn thuê khách sạn từ 4 sao trở
lên với định mức quy định trong Phụ lục 1 và Phụ lục 2.

Điều 6.
1.

Định mức công tác phí
Định mức công tác phí bao gồm: (1) Phụ cấp công tác (CTTV có thể bổ sung chi phí đi lại
hàng ngày từ nơi ở đến nơi làm việc tuỳ theo thị trường cụ thể. Mức hỗ trợ chi phí đi lại hàng

04-QĐ/NS/HDCV/FPT 1/2

3/7

QĐ: Quy định về chế độ công tác phí nước ngoài ngắn hạn

Lần ban hành/sửa đổi: 1/2

ngày không vượt quá 30USD/ ngày); (2) Tiền ở; (3) Tiền taxi từ sân bay nước ngoài tới nơi ở
(02 lượt) và (4) Chi phí di chuyển bao gồm vé máy bay/tàu/xe…. trong trường hợp phải di
chuyển từ thành phố này sang thành phố khác ở cùng quốc gia hoặc từ quốc gia này sang
quốc gia khác ….Chi phí này được tính theo giá vé phát sinh thực tế tại nơi công tác.
2.

Trong trường hợp thời gian công tác từ 30 ngày trở xuống, công tác phí được áp dụng theo
định mức quy định tại Phụ lục 1 của Quy định này.

3.

Trong trường hợp thời gian công tác từ ngày thứ 31 đến ngày 180:
-

CBNV được bố trí theo nhà ở do Công ty thuê tại nước sở tại với điều kiện Công ty có
Văn phòng đại diện, chi nhánh,…tại nước đó. Chi phí thuê nhà ở tính theo giá thuê ở nước
sở tại nhưng tổng chi phí thuê nhà không được vượt quá định mức tiền ở quy định tại Phụ
lục 2 x(số ngày thực tế đi công tác). Phụ cấp công tác và tiền taxi đi lại từ sân bay về nơi ở
(và ngược lại) tại nước sở tại vẫn giữ nguyên theo Phụ lục 1.

-

Trong trường hợp Công ty chưa có Văn phòng đại diện, chi nhánh,… hoặc Văn phòng
không thuê được nhà ở riêng thì CBNV được thanh toán tiền ở khách sạn theo định mức
quy định tại Phụ lục 2 của Quy định này.

Điều 7.

Các quyền lợi khác dành cho CBNV trong quá
trình đi công tác

1.

Phụ cấp điện thoại, internet: Được thanh toán dựa trên chi phí thực tế mua sim/thẻ điện thoại
tại nước sở tại. Trong trường hợp sử dụng dịch vụ chuyển vùng quốc tế (roaming) thì phải có
hạn mức và được phê duyệt của Lãnh đạo đơn vị. Dịch vụ roaming chỉ dành cho cán bộ quản
lý.

2.

Bảo hiểm đi công tác nước ngoài ngắn hạn

3.

-

CBNV được cử đi công tác nước ngoài được mua bảo hiểm đi công tác nước ngoài
ngắn hạn trong suốt thời gian đi công tác.

-

Định mức mua bảo hiểm đi công tác nước ngoài không vượt quá hai (02) lần định mức
do Nhà nước quy định1

-

Văn phòng CTTV chịu trách nhiệm mua bảo hiểm cho CBNV của đơn vị mình khi
CBNV được cử đi công tác nước ngoài.

Nghỉ phép: trong bất kỳ trường hợp nào CBNV không được nghỉ phép trong thời gian công
tác nước ngoài ngắn hạn.

Điều 8.

Tờ trình và Quyết định cử cán bộ đi công tác
nước ngoài

1.

Cán bộ đi công tác nước ngoài phải có Tờ trình đi công tác nước ngoài, trong đó cần ghi rõ lý
do, mục đích của chuyến công tác, thời gian công tác và kinh phí dự kiến. Tờ trình đi công tác
nước ngoài do Trưởng bộ phận đề nghị, Trưởng bộ phận Kế hoạch tài chính và Trưởng bộ
phận Nhân sự xem xét, Tổng giám đốc phê duyệt.

2.

Bộ phận Hành chính phối hợp cùng Bộ phận Nhân sự lập quyết định đi công tác nước ngoài
khi:
-

Tờ trình đi công tác nước ngoài của CBNV được phê duyệt

-

CBNV hoàn thành các yêu cầu về điều kiện đi công tác nước ngoài của Đơn vị/Công ty

Điều 9.

Hộ chiếu, Visa và các thủ tục tạm ứng, thanh
toán công tác

3.

Công ty thanh toán lệ phí cấp hộ chiếu căn cứ theo Phiếu thu hợp pháp do Cơ quan Quản lý
xuất nhập cảnh cấp và lệ phí cấp visa căn cứ theo Phiếu thu hợp pháp do Đại sứ quán hoặc
cơ quan Lãnh sự của quốc gia nơi CBNV được Công ty cử đi công tác cấp.

4.

Công ty hỗ trợ CBNV trong quá trình làm hộ chiếu và visa trên cơ sở tuân thủ các quy định về
thủ tục hành chính, nhân sự tại Đơn vị.

5.

Thủ tục tạm ứng, thanh toán chi phí đi công tác nước ngoài cho CBNV tuân thủ theo quy định
tài chính tại Đơn vị.

1 Định mức của nhà nước: Đi công tác từ 3 tháng trở xuống: 50USD/ người/ chuyến; Đi công tác từ trên 3 tháng đến 6
tháng: 80 USD/ người/ chuyến

04-QĐ/NS/HDCV/FPT 1/2

4/7


QĐ: Quy định về chế độ công tác phí nước ngoài ngắn hạn

Lần ban hành/sửa đổi: 1/2

CHƯƠNG III: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 10. Ban Nhân sự FPT và Ban Kế hoạch tài chính FPT triển khai thực thi quy định này tới các
Công ty thành viên. Bộ phận Nhân sự và Ban Kế hoạch tài chính Công ty thành viên là đầu
mối hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và đánh giá việc thực hiện quy định chế độ công tác phí
tại các đơn vị, bộ phận, Chi nhánh, Công ty thành viên trực thuộc Công ty.
Điều 11. Lãnh đạo các Chi nhánh, Công ty thành viên trực thuộc FPT và các bộ phận, trung tâm trực
thuộc công ty thành viên có trách nhiệm triển khai thực hiện quy định này
Điều 12. Lãnh đạo công ty thành viên, dựa vào đặc thù kinh doanh của đơn vị, được phép ban hành
các quy định về định mức riêng, định mức được phân theo cấp cán bộ và thời gian công tác
nhưng không được vượt quá các định mức trong Quy định này. Ban Nhân sự FPT và Ban
Kế hoạch tài chính FPT xem xét các đề xuất trước khi lãnh đạo CTTV ban hành quyết định.
Điều 13. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các Chi nhánh/Công ty thành viên báo cáo về
Ban Nhân sự để tổng hợp, đề xuất Ban Kế hoạch tài chính xem xét, Tổng Giám đốc phê
duyệt.
Người phê duyệt

Người xem xét

Người lập

Bùi Quang Ngọc

Dương Dũng Triều

Hoàng Hữu Chiến

Nguyễn Kim Phương

Trịnh Thu Hồng

Tổng giám đốc
FPT

Phó Tổng giám
đốc FPT

Kế toán trưởng
FPT

Trưởng ban Đảm bảo
chất lượng FPT

Trưởng ban
nhân sự FPT

04-QĐ/NS/HDCV/FPT 1/2

5/7


QĐ: Quy định về chế độ công tác phí nước ngoài ngắn hạn

Lần ban hành/sửa đổi: 1/2

PHỤ LỤC ĐỊNH MỨC CÔNG TÁC PHÍ NƯỚC NGOÀI NGẮN HẠN
Phụ lục 1: Chế độ đối với CBNV công tác nước ngoài ngắn hạn từ 30 ngày trở xuống
Tiền ở (USD/ đêm)

TT

Nhóm
I

Nhóm
II

Nhóm
III

Tên nước

Phụ cấp
công tác
(USD/ngày)

Tiền đi lại sân baykhách sạn/căn hộ/
lượt xuất nhập
cảnh

CBNV cấp
6 trở lên

CBNV từ cấp
1 đến cấp 5

Mỹ (không bao gồm
New York), Canada,
Nhật Bản, Pháp, Áo,

Đức, Bỉ, Úc, Hà Lan

200 USD

130 USD

100 USD

110 USD

Anh, Thụy Sĩ, Thành
phố New York (Mỹ)

200 USD

140 USD

100 USD

120 USD

Tây Ban Nha, Bồ Đào
Nha, Thụy Điển, Nga,
Cộng hòa Séc,
Slovakia, Hungary,
Bulgaria, Romania, Ba
Lan, Ucraina

200 USD

105 USD

80 USD

100 USD

Singapore, Arap Xê
út, Nam Phi; Các tiểu
vương quốc A rập
thống nhất (UAE) và
các nước khu vực
Trung Đông, Nam Phi

200 USD

120 USD

75 USD

100 USD

Brunei, Hồng Kông,
Hàn Quốc; Đài Loan.

200 USD

100 USD

75 USD

100 USD

Các nước Châu Âu
khác, New Zealand,
Mexico, Brazil; Các
nước khu vực Nam
Mỹ

200 USD

95 USD

75 USD

100 USD

Trung Quốc, Macao,
Ấn Độ, Ai Cập,
Bangladesh

200 USD

90 USD

75 USD

100 USD

Malaysia

150 USD

75 USD

50 USD

75 USD

Thái Lan, Indonesia,
Philipine

150 USD

70 USD

40 USD

75 USD

Campuchia, Lào

150 USD

55 USD

30 USD

40 USD

Myanmar

150 USD

80 USD

40 USD

60 USD

Các nước khác thuộc
Châu Phi

150 USD

80 USD

50 USD

60 USD

Các nước khác không
thuộc nhóm trên

150 USD

70 USD

50 USD

60 USD

04-QĐ/NS/HDCV/FPT 1/2

6/7


QĐ: Quy định về chế độ công tác phí nước ngoài ngắn hạn

Lần ban hành/sửa đổi: 1/2

Phụ lục 2: Chế độ đối với CBNV công tác nước ngoài ngắn hạn từ ngày thứ 31 đến ngày 180
Tiền ở
(USD/ đêm)
TT

Nhóm
I

Nhóm
II

Nhóm
III

Tên nước

Phụ cấp
công tác
(USD/ngày)

Tiền đi lại sân baykhách sạn/căn hộ/
lượt xuất nhập cảnh

CBNV cấp
6 trở lên

CBNV từ cấp
1 đến cấp 5

Mỹ (không bao gồm
New York), Canada,
Nhật Bản, Pháp, Áo,
Đức, Bỉ, Úc, Hà Lan

160 USD

110 USD

100 USD

110 USD

Anh, Thụy Sĩ, Thành
phố New York (Mỹ)

160 USD

120 USD

100 USD

120 USD

Tây Ban Nha, Bồ Đào
Nha, Thụy Điển, Nga,
Cộng hòa Séc,
Slovakia, Hungary,
Bulgaria, Romania, Ba
Lan, Ucraina

160 USD

95 USD

80 USD

100 USD

Singapore, Arap Xê
út, Nam Phi; Các tiểu
vương quốc A rập
thống nhất (UAE) và
các nước khu vực
Trung Đông, Nam Phi

160 USD

100 USD

75 USD

100 USD

Brunei, Hồng Kông,
Hàn Quốc; Đài Loan.

160 USD

85 USD

75 USD

100 USD

Các nước Châu Âu
khác, New Zealand,
Mexico, Brazil; Các
nước khu vực Nam
Mỹ

160 USD

80 USD

75 USD

100 USD

Trung Quốc, Macao,
Ấn Độ, Ai Cập,

Bangladesh

160 USD

75 USD

75 USD

100 USD

Malaysia

120 USD

60 USD

50 USD

75 USD

Thái Lan, Indonesia,
Philipine

120 USD

55 USD

40 USD

75 USD

Campuchia, Lào

120 USD

40 USD

30 USD

40 USD

Myanmar

120 USD

65 USD

40 USD

60 USD

Các nước khác thuộc
Châu Phi

120 USD

65 USD

50 USD

60 USD

Các nước khác không
thuộc nhóm trên

120 USD

55 USD

50 USD

60 USD

04-QĐ/NS/HDCV/FPT 1/2

7/7