TOU201 slide 5

ĐIỂM DANH

1


LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN (phần 2)

TOU201– Nghiệp vụ tổ chức sự kiện
Bài giảng: Số 5

2


MỤC TIÊU
Sinh viên thông hiểu được các nội
dung lập kế hoạch tổ chức sự kiện:


Chương trình



thời gian



hệ thống hóa các hoạt động trong
sự kiện.

3

NỘI DUNG
 Xây dựng chương trình cho sự kiện.

 Kế hoạch về thời gian.
 Hệ thống hóa các hoạt động trong sự kiện.

4


Nội dung 1
Xây dựng chƣơng
trình cho sự kiện

5


Nội dung 1: Xây dựng chƣơng trình cho sự kiện
 Xây dựng chƣơng trình là gì?
 Tại sao cần xây dựng chƣơng trình?

6


QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH SỰ KIỆN
 Bước 1: Nghiên cứu các yếu tố
ảnh hưởng
- Tự nhiên
- Văn hóa
- Chính trị

- Kinh tế

7


QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH SỰ KIỆN
 Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng ý tưởng
cho sự kiện

 Chủ đề:
- Chủ đề: là nội dung ngắn gọn mang tính
khái quát, biểu tượng chứa đựng các ý
tưởng, mục đích, nội dung, hình thức… của
sự kiện.

- Ví dụ:
+ Hội nghị khách hàng của công ty IVE quý
II năm 2008

+ Lễ khai trương siêu thịViệt…
8


QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH SỰ KIỆN
 Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng ý tưởng cho sự kiện
- Cách 1: Chủ đề thường được các nhà đầu tư xác định và các nhà tổ
chức sự kiện thực hiện theo.
- Cách 2: Nhà đầu tư đưa ý tưởng, công ty tổ chức sự kiện hình thành
chủ đề

9


QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH SỰ KIỆN
 Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng ý

tưởng cho sự kiện
Ý tưởng:
- Sự kiện chịu chi phối bởi quy định:
+ Xây dựng theo quy trình có sẵn
+ Ý tưởng không nhiều
+ Ví dụ: Hội thảo chuyên đề, tổng kết
cuối năm, khai trương
10


QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH SỰ KIỆN
 Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng ý tưởng cho sự kiện
 Ý tưởng: Sự kiện mang tính xã hội:

11


QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH SỰ KIỆN
 Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng ý tưởng
cho sự kiện

Ý tưởng:
- Sự kiện mang tính xã hội:

+ Chịu sự chi phối của phong tục, tập quán
+ Nội dung xây dựng theo trình tự phổ biến

+ Ý tưởng xuất hiện ở dạng đơn lẻ theo hoạt
động cụ thể
+ Ví dụ: Đám cưới, đám ma, mừng thọ
12


QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH SỰ KIỆN
 Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng ý tưởng cho sự kiện
Ý tưởng: Sự kiện mang tính thương mại

13


QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH SỰ KIỆN
 Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng ý
tưởng cho sự kiện

Ý tưởng:
- Sự kiện mang tính thương mại

+ Chịu sự chi phối của quy định
những đòi hỏi sự đột phá
+ Nội dung phải mang lại sự thích
thú cho người tham dự
14

QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH SỰ KIỆN
 Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng ý tưởng cho sự kiện
Ý tưởng: Sơ đồ về sự hình thành các ý tưởng và chủ đề sự kiện
Các yếu tố
ảnh hưởng

Nhà tổ chức
sự kiện

Chủ đề sự
kiện
Nhà đầu tư sự
kiện

Cơ sở phát
triển ý tƣởng
(xâu chuỗi
những hoạt
động liên quan)

Hình thành
các ý tƣởng sơ
phát
(Có kiểm tra và
thẩm định từng
phần)

Phát triển ý
tƣởng thành
chuƤđềcủa sự

kiện
(hoàn tất quá
trình tư duy)

Mục đích
của sự kiện
15


QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH SỰ KIỆN
 Bước 3: Xây dựng chương
trình
- Chương trình sự kiện
được xây dựng dựa trên
yêu cầu của nhà đầu tư.
- Tham khảo ví dụ xây dựng
chương trình hội thảo sau

16


VÍ DỤ VỀ CHƢƠNG TRÌNH HỘI THẢO
Hội thảo về sản phẩm công ty Việt Nguyên tại khách sạn X ở Hải Phòng
 Ngày 1: Từ 14h đến 17h đón khách tại khách sạn, sắp xếp chỗ, gửi tài liệu
18h30: đón khách, bố trí chỗ ngồi, giới thiệu
 Ngày 2: 7h ăn sáng
8h00: Đón vào phòng hội thảo.
8h30: Khai mạc hội thảo
10h00: Tiệc coffee break
11h00: Ăn trưa.

14h00: Tiếp tục hội thảo
16h00: Kết thúc hội thảo, tặng quà cho khách.
19h00: Tiệc ngoài trời, giao lưu và biểu diễn ca nhạc.
 Ngày 3: Ăn sáng, trả phòng và tiễn khách

17


QUY TRÌNH XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH SỰ KIỆN






Bước 4: Thỏa thuận, thống nhất và điều chỉnh chương trình
Bước 5: Hoàn thiện chương trình
Bước 6: Thống nhất chương trình chính thức và dự phòng
Bước 7: Lập kế hoạch chi tiết về chuẩn bị và tổ chức sự kiện
Bước 8: Điều chỉnh chương trình và hoàn thiện trước khi khai mạc

18


TÓM TẮT NỘI DUNG 1










Bước 1: Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng
Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng các ý tưởng cho sự kiện
Bước 3: Xây dựng chương trình
Bước 4: Thảo luận, thống nhất và điều chỉnh
Bước 5: Hoàn thiện chương trình
Bước 6: Thống nhất chương trình chính thức và dự phòng
Bước 7: Lập kế hoạch chi tiết về chuẩn bị và tổ chức sự kiện
Bước 8: Điều chỉnh chương trình và hoàn thiện trước khi khai mạc

19


Nội dung 2
Kế hoạch về
thời gian

20


Nội dung 2: Kế hoạch về thời gian
Liệt kê thời gian nào tổ chức sẽ phù hợp với các sự kiện được liệt kê

dưới đây?
 KHAI TRƢƠNG
 GIỚI THIỆU SẢN PHẨM MỚI

 TIỆC CƢỚI
 SINH NHẬT
 GALA DINNER
 YEAREND PARTY

21


THỜI GIAN TRONG NĂM
 Lựa chọn thời gian trong năm cần lưu ý:
Thời gian của các mùa sự kiện (ở Việt
Nam)
- Tháng 9 đến tháng 1 năm sau: mùa cưới
- Tháng 12 đến tháng 2 của năm sau : mùa
lễ tết
- Tháng 2 và tháng 3: mùa lễ hội
Quy luật thời tiết khí hậu tại địa điểm diễn
ra sự kiện
Loại sự kiện, thành phần tham gia, tiềm
lực nhà cung cấp
22


THỜI ĐIỂM PHỔ BIẾN CỦA SỰ KIỆN THEO SẢN PHẨM
 Sự kiện giới thiệu xe ô tô:
mùa thu
 Máy điều hòa nhiệt độ, quạt:
đầu mùa hè
 Mốt thời trang: đầu mùa thu

23


THỜI GIAN TRONG TUẦN
 Lựa chọn này nào phụ thuộc vào:
- Sự kiện và khách tham dự
- Các yếu tố ngoại lai

24


THỜI GIAN TRONG TUẦN
 Sự kiện cụ thể thích hợp
với ngày trong tuần:
- Giữa tuần: họp, hội thảo,

hội nghị, tuyên dương
- Tối thứ 7: sự kiện gây

quỹ, các sự kiện đặc biệt

25