Quy trinh Bao hanh CNTT

MÔ TẢ QUÁ TRÌNH
QUẢN LÝ KHO PHỤ KIỆN

Mã hiệu: 02-QT/BH/HDCV/FPT
Lần ban hành/sửa đổi: 3/3
Ngày hiệu lực: 30/05/2005

I. MỤC ĐÍCH
Quản lý phụ kiện thay thế phục vụ cho công tác bảo hành.
II. LƯU ĐỒ

Phụ kiện
hỏng

Nhu cầu dự
trữ/mua thêm

Yêu cầu xuất
phụ kiện

Nhập và phân
loại phụ kiện
hỏng

Mua hàng

Lưu kho

Kiểm kê
định kỳ?
Gửi đối tác bảo

hành1

Có
Kiểm kê

Có còn nhu
cầu dự trữ?
Quá trình xử
lý của đối tác
bảo hành
Nhận phụ kiện từ
đối tác bảo hành

Không

Có

Không
Làm thủ tục
thanh lý

Xuất phụ kiện
tốt

Hàng hoá

Phụ kiện
tốt

1

Đối tác bảo hành bao gồm cả các công ty CN FPT

52-BM/TT/HDCV/FPT

1/7


MTQT: Quản lý kho phụ kiện

III.

Lần ban hành/sửa đổi: 3/3

THÔNG SỐ TỔNG HỢP
Thông số

Mô tả

Yêu cầu

Đầu vào

Phụ kiện hỏng
Phụ kiện tốt để thay thế
Yêu cầu xuất phụ kiện

Có giấy tờ đầy đủ, chính xác
Có giấy tờ đầy đủ, chính xác
Thông tin đầy đủ, chính xác

Đầu ra

Phụ kiện tốt
Phụ kiện hỏng gửi bảo hành

Hoạt động bình thường
Có giấy tờ đầy đủ, chính xác

Điều kiện thực hiện

Có nơi lưu giữ
Có máy tính

Đủ diện tích, khô ráo, sạch sẽ
Kết nối được mạng nội bộ

Chỉ tiêu đánh giá

Thời gian tìm kiếm phụ <=15 phút
kiện

Quá trình liên quan

Bảo hành và sửa chữa dịch
vụ

Phiếu xuất nhập vật tư tại kho
FSM

Quản lý thông tin bảo hành

Phiếu xuất nhập vật tư tại kho
FSM

Tài chính

Giấy đề nghị thanh toán
Hoá đơn tài chính
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển
nội bộ
Biên bản kiểm kê hàng hoá

Hàng hoá

Giấy đề nghị nhập hàng
Giấy đề nghị xuất hàng

IV.

PHÂN ĐOẠN VÀ HOẠT ĐỘNG

Bước nhập và phân loại phụ kiện hỏng
STT

Hoạt động

Sản phẩm

Người thực

hiện

Tài liệu
hướng dẫn

01

Ghi thông tin vào Phiếu xuất
nhập vật tư tại kho FSM

Thông tin về phụ
kiện được nhập

Nhân viên
FSM

05-BM/BH/
HDCV/FPT

02

Hoàn chỉnh giấy tờ của các
đối tác bảo hành (nếu có)

Giấy tờ của các đối
tác bảo hành

Thủ kho bảo
hành

05-DM/BH/
HDCV/FPT

03

Căn cứ vào dấu hiệu nhận biết Phụ kiện được phân
trên phụ kiện để xác định loại loại
phụ kiện

Thủ kho bảo
hành

04

Để phụ kiện đã được phân
loại vào nơi quy định

Phụ kiện được kiểm
soát

Thủ kho bảo
hành

05

Cập nhật số liệu vào chương
trình quản lý bảo hành

Số liệu được cập
nhật

Thủ kho bảo
hành

52-BM/TT/HDCV/FPT 3/0

05-HD/BH/
HDCV/FPT

2/5


MTQT: Quản lý kho phụ kiện

Lần ban hành/sửa đổi: 3/3

Bước gửi đối tác bảo hành
STT

Hoạt động

Sản phẩm

Người thực
hiện

Tài liệu
hướng dẫn

01

Kiểm tra thông tin

Thông tin được kiểm
tra

Nhân viên
nhóm vật tư

04-HD/BH/
HDCV/FPT

02

Nhập thông tin vào chương Thông tin được nhập
trình quản lý bảo hành

Nhân viên
nhóm vật tư

03

Gửi yêu cầu bảo hành

Thông tin được gửi

Nhân viên
nhóm vật tư

04-HD/BH/

HDCV/FPT

04

Nhận thông tin xác nhận

Thông tin được xác
nhận

Nhân viên
nhóm vật tư

04-HD/BH/
HDCV/FPT

05

Đóng hàng

Phụ kiện được đóng

Nhân viên
nhóm vật tư

04-HD/BH/
HDCV/FPT

06

Gửi hàng

Phụ kiện được gửi

Nhân viên
nhóm vật tư

04-HD/BH/
HDCV/FPT

07

Cập nhật số liệu vào chương
trình quản lý bảo hành

Số liệu được cập
nhật

Nhân viên
nhóm vật tư

Bước nhận phụ kiện từ đối tác bảo hành
STT

Hoạt động

Sản phẩm

Người thực
hiện

Tài liệu
hướng dẫn

01

Nhận và kiểm tra hàng

Phụ kiện được nhận

Nhân viên
nhóm vật tư

04-HD/BH/
HDCV/FPT

02

Kiểm tra và xác nhận thông
tin của phụ kiện vừa nhận

Thông tin về phụ
kiện được nhập

Nhân viên
nhóm vật tư

04-HD/BH/
HDCV/FPT

03

Dán tem kiểm soát lên phụ
kiện

Phụ kiện được kiểm
soát

Nhân viên
nhóm vật tư

04-HD/BH/
HDCV/FPT

04

Lưu hồ sơ của đối tác bảo
hành

Hồ sơ được lưu

Nhân viên
nhóm vật tư

05

Cập nhật số liệu vào chương
trình quản lý bảo hành

Số liệu được cập
nhật

Nhân viên
nhóm vật tư

01-HD/BH/
HDCV/FPT
10 –
HD/BH/HDC
V/FPT

Bước mua hàng
STT

Hoạt động

Sản phẩm

Người thực
hiện

01

Xác định nhu cầu về phụ kiện Nhu cầu về phụ kiện
thay thế cần thiết cho việc bảo thay thế được xác
hành
định

Nhân viên
FSM

02

Viết Giấy đề nghị mua hàng,
trưởng nhóm xem xét và
trưởng bộ phận phê duyệt gửi
cho nhóm vật tư

Giấy đề nghị mua
hàng có đầy đủ chữ
ký của người đề
nghị, trưởng nhóm,
trưởng bộ phận

Nhân viên
FSM

03

Mua hàng từ các công ty chi

Thiết bị và đầy đủ

Nhân viên

52-BM/TT/HDCV/FPT 3/0

Tài liệu
hướng dẫn

3/5

MTQT: Quản lý kho phụ kiện

STT

Hoạt động

Lần ban hành/sửa đổi: 3/3

Sản phẩm

Người thực
hiện

Tài liệu
hướng dẫn

nhánh FPT . Nếu trong các
công ty chi nhánh không có
thì có thể mua hàng bên
ngoài.

giấy tờ kèm theo

nhóm vật tư

04

Tháo thiết bị thành các phụ

kiện thay thế

Phụ kiện rời

Nhân viên
nhóm vật tư

05

Nhập kho, viết Phiếu xuất
nhập vật tư tại kho FSM

Phiếu xuất nhập vật
tư

Nhân viên
nhóm vật tư

05-BM/BH/
HDCV/FPT

06

Viết Giấy đề nghị thanh toán

Giấy đề nghị thanh
toán

Nhân viên
thu ngân

07-BM/TC/
HDCV/FPT

07

Cập nhật số liệu vào chương
trình quản lý bảo hành

Số liệu được cập
nhật

Thủ kho bảo
hành

Bước lưu kho
STT

Hoạt động

Sản phẩm

Người thực
hiện

Tài liệu
hướng dẫn
05-HD/BH/
HDCV/FPT

01

Xếp phụ kiện vào chỗ quy
định

Phụ kiện được kiểm
soát

Thủ kho bảo
hành

02

Kiểm tra hàng tháng

Kho phụ kiện được
kiểm tra

Trưởng nhóm
vật tư

03

Lập báo cáo gửi đối tác bảo
hành hàng tháng

Báo cáo gửi đối tác
bảo hành

Trưởng nhóm

vật tư

05-DM/BH/
HDCV/FPT

Người thực
hiện

Tài liệu
hướng dẫn

Bước xuất phụ kiện tốt
STT

Hoạt động

Sản phẩm

01

Nhận yêu cầu của nhân viên
nhóm khách hàng

Yêu cầu

Thủ kho bảo
hành

02

Tìm phụ kiện được yêu cầu

Phụ kiện tốt

Thủ kho bảo
hành

03

Ghi thông tin vào Phiếu xuất
nhập vật tư tại kho FSM

Thông tin về phụ
kiện được xuất

Thủ kho bảo
hành

04

Cập nhật số liệu vào chương
trình quản lý bảo hành

Số liệu được cập
nhật

Thủ kho bảo
hành

05-BM/BH/

HDCV/FPT

Bước kiểm kê
STT

Hoạt động

01

Thực hiện việc kiểm kê định
kỳ cùng với nhân viên FAF

02

Báo cáo cho Trưởng bộ phận

52-BM/TT/HDCV/FPT 3/0

Sản phẩm

Người thực
hiện

Tài liệu
hướng dẫn

Biên bản kiểm kê hàng
hoá

Thủ kho

bảo hành

49-BM/TC/
HDCV/FPT

Biên bản kiểm kê hàng
hoá được xem xét

Thủ kho
bảo hành

4/5


MTQT: Quản lý kho phụ kiện

Lần ban hành/sửa đổi: 3/3

Bước thanh lý
STT

Hoạt động

Sản phẩm

Người thực
hiện

01

Xác định các phụ kiện không Các phụ kiện không cần
cần dự trữ nữa hoặc không
dự trữ nữa/ không thể gửi
thể gửi bảo hành sau khi
bảo hành được xác định
kiểm kê định kỳ

Thủ kho bảo
hành

02

Đề nghị với Trưởng bộ phận
cho lắp lại thành máy
nguyên chiếc (nếu cần)

Thủ kho bảo
hành

03

Làm giấy đề nghị để thanh
lý

Giấy đề nghị

Nhân viên
nhóm vật tư

04

Duyệt phương án

Giấy đề nghị được phê
duyệt

Trưởng bộ
phận

05

Tiến hành các thủ tục
thanh lý tài sản

Phiếu xuất kho, biên bản Nhân viên
xác nhận tình trạng hàng nhóm vật tư
hoá và biên bản thanh lý
được lưu

06

Cập nhật số liệu vào chương
trình quản lý bảo hành

Số liệu được cập nhật

V.

Tài liệu
hướng

dẫn

Thủ kho bảo
hành

HỒ SƠ

STT

Tên hồ sơ

01

Phiếu xuất nhập vật tư tại
kho FSM

Thủ kho bảo hành

2

Cao

02

Phiếu đặt hàng bảo hành
của HP - Compaq

Thủ kho bảo hành

2

Trung bình

03

Phiếu xuất kho

Cán bộ kế toán

2

Trung bình

04

Giấy đề nghị (để thanh lý)

Cán bộ kế toán

2

Cao

05

Biên bản xác nhận tình
trạng hàng hoá

Cán bộ kế toán

2

Cao

06

Biên bản thanh lý

Cán bộ kế toán

2

Cao

07

Biên bản kiểm kê hàng
hoá

Thủ kho bảo hành

2

Cao

08

Giấy đề nghị thanh toán

Nhân viên thu ngân

2

Cao

Người duyệt

52-BM/TT/HDCV/FPT 3/0

Người lập

Người kiểm tra

Thời gian lưu
giữ (năm)

Mức độ
quan trọng

Người lập

5/5


MTQT: Quản lý kho phụ kiện

Bùi Quang Ngọc

52-BM/TT/HDCV/FPT 3/0

Lần ban hành/sửa đổi: 3/3

Lê Mạnh Thắng

Lê Thanh Hải

6/5