Quy trinh Bao hanh CNTT

MÔ TẢ QUÁ TRÌNH
QUẢN LÝ THÔNG TIN
BẢO HÀNH

Mã hiệu: 03-QT/BH/HDCV/FPT
Lần ban hành/sửa đổi:3/2
Ngày hiệu lực: 20/08/2004

I. MỤC ĐÍCH
Quản lý các thông tin phục vụ cho công tác bảo hành thông qua các hồ sơ được tạo ra
trong quá trình bảo hành và các quá trình có liên quan.
Các hồ sơ cần quản lý và cán bộ được phân công quản lý hồ sơ: Xem trong Hướng
dẫn công việc Quản lý thông tin bảo hành 01-HD/BH/HDCV/FPT.
II. LƯU ĐỒ

Hồ sơ bảo hành
phát sinh từ các
quá trình bảo hành

Có nhu cầu thông
tin bảo hành từ các
bộ phận khác

Hồ sơ bảo hành
phát sinh từ các
quá trình khác

Kiểm tra hồ sơ

Yêu cầu gửi
thông tin

Nhận và kiểm tra
hồ sơ

Cần nhập số
liệu vào máy
tính?

Không

Có
Lập các báo cáo
gửi cho các bộ phận
liên quan

Nhập số liệu của
hồ sơ vào máy
tính

Lưu giữ hồ sơ

Kiểm tra và xử lý

Kết thúc

52-BM/TT/HDCV/FPT 3/0

1/4

MTQT: Quản lý thông tin bảo hành

Lần ban hành/sửa đổi: 3/2

III. THÔNG SỐ TỔNG HỢP
Thông số

Mô tả

Yêu cầu

Đầu vào

Thông tin bảo hành

Thông tin đầy đủ, chính xác

Đầu ra

Thông tin được kiểm soát

Đảm bảo tìm kiếm được thông
tin nhanh chóng và tiện lợi

Điều kiện thực hiện

Có máy tính

Cài đặt chương trình quản lý
Khô ráo, sạch sẽ

Có nơi lưu trữ
Chỉ tiêu đánh giá

Thời gian tìm kiếm thông <=15 phút
tin

Quá trình liên quan

Bảo hành và sửa chữa dịch
vụ

Phiếu bảo hành
Phiếu sửa chữa

Quản lý kho phụ kiện

Phiếu xuất nhập vật tư tại kho
FSM

Hàng hoá

Phiếu bảo hành

Phân phối

Phiếu bảo hành

Dự án

Phiếu bảo hành
Biên bản bàn giao thiết bị
Điều kiện bảo hành trong hợp
đồng

IV. PHÂN ĐOẠN VÀ HOẠT ĐỘNG
Bước kiểm tra hồ sơ
STT

Hoạt động

01

Thu thập hồ sơ

02

03

Sản phẩm
Hồ sơ

Người thực
hiện

Tài liệu hướng
dẫn

Cán bộ được
phân công

01-HD/BH
/HDCV/FPT

Kiểm tra xem các thông Thông tin được
tin trong hồ sơ có được kiểm tra
ghi đầy đủ không

Cán bộ được
phân công

01-HD/BH
/HDCV/FPT

Nếu chưa đủ thông tin
thì đề nghị người lập hồ
sơ hoàn thành nốt

Cán bộ được
phân công

01-HD/BH
/HDCV/FPT

Bước yêu cầu gửi thông tin
STT

Hoạt động

01

Xem xét nhu cầu thông tin

52-BM/TT/HDCV/FPT 3/0

Sản phẩm

Người thực
hiện

Tài liệu hướng
dẫn

Cán bộ được
2/4


MTQT: Quản lý thông tin bảo hành

STT

Lần ban hành/sửa đổi: 3/2

Hoạt động

Sản phẩm

Người thực
hiện

Tài liệu hướng
dẫn

phân công
02

Yêu cầu bộ phận liên quan
gửi thông tin.

Cán bộ được
phân công

Bước nhận và kiểm tra hồ sơ
STT

Hoạt động

Sản phẩm

Người thực
hiện

Tài liệu hướng
dẫn

01

Nhận hồ sơ

Hồ sơ

Cán bộ được
phân công

01-HD/BH
/HDCV/FPT

02

Kiểm tra xem các thông tin
trong hồ sơ có được ghi
đầy đủ không

Thông tin được
kiểm tra

Cán bộ được
phân công

01-HD/BH
/HDCV/FPT

03

Nếu chưa đủ thông tin hoặc
thông tin không chính xác
thì ghi nhận vào Sổ theo
dõi hồ sơ ngoài và đề nghị
người nộp ký xác nhận

Cán bộ được
phân công

01-HD/BH
/HDCV/FPT

Bước nhập số liệu của hồ sơ vào máy tính
STT

Hoạt động

Sản phẩm

Người thực
hiện

Tài liệu hướng
dẫn

01

Nhập số liệu vào máy Số liệu được nhập
tính

Cán bộ được
phân công

01-HD/BH
/HDCV/FPT

02

Lưu trữ bản mềm của hồ Bản mềm của hồ sơ Cán bộ được
sơ để tham khảo
được lưu trữ
phân công

01-HD/BH
/HDCV/FPT

Bước lưu giữ hồ sơ
STT

Hoạt động

Sản phẩm

Người thực
hiện

Tài liệu hướng
dẫn

01

Đánh số hồ sơ (nếu cần)

Hồ sơ được đánh số

Cán bộ được

phân công

01-HD/BH
/HDCV/FPT

02

Sắp xếp hồ sơ theo thứ
tự

Cán bộ được
phân công

01-HD/BH
/HDCV/FPT

03

Cất vào nơi quy định

Bản cứng của hồ sơ Cán bộ được
được lưu trữ
phân công

01-HD/BH
/HDCV/FPT

52-BM/TT/HDCV/FPT 3/0

3/4

MTQT: Quản lý thông tin bảo hành

Lần ban hành/sửa đổi: 3/2

Bước kiểm tra và xử lý
STT

Hoạt động

Sản phẩm

Người thực
hiện

01

Kiểm tra thông tin, so
sánh với các yêu cầu

Thư ký bảo
hành

02

Thông báo và thoả thuận
với khách hàng nếu cần

Thư ký bảo

hành

03

Cập nhật số liệu vào Số liệu được cập Thư ký bảo
chương trình quản lý nhật
hành
bảo hành.

04

Xử lý

Tài liệu hướng
dẫn
01, 10-HD/BH/
HDCV.FPT

01, 10-HD/BH/
HDCV/FPT

Cán bộ có liên
quan

Bước lập các báo cáo gửi các bộ phận có liên quan
STT

Hoạt động

Sản phẩm

Người thực
hiện

01

Lập các báo cáo định kỳ

02

Xem xét báo cáo

Trưởng
phận

03

Gửi báo cáo cho các bộ
phận liên quan

Cán bộ được
phân công

04

Lập các báo cáo đột xuất Báo cáo đột xuất về Cán bộ được
nếu có yêu cầu
hoạt động bảo hành phân công

Tài liệu hướng

dẫn

Báo cáo định kỳ về Cán bộ được
hoạt động bảo hành phân công
bộ

V. HỒ SƠ
STT

Tên hồ sơ

Người lập

Thời gian lưu
giữ (năm)

Mức độ quan
trọng

01

Sổ theo dõi hồ sơ ngoài

Cán bộ được
phân công

2

Thấp

02

Bản mềm Phiếu bảo hành

Cán bộ được
phân công

2

Trung bình

Người duyệt

Người kiểm tra

Người lập

Bùi Quang Ngọc

Nguyễn Ngọc Đức

Lê Mạnh Thắng

52-BM/TT/HDCV/FPT 3/0

4/4