Quy trinh Bao hanh CNTT

Mã hiệu: 05-HD/BH/HDCV/FPT
Lần ban hành/ sửa đổi: 2/4
Ngày hiệu lực: 30/05/2005

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC
QUẢN LÝ KHO PHỤ KIỆN

I. MỤC ĐÍCH
Quản lý các phụ kiện thay thế trong kho
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
Dùng cho thủ kho bảo hành
III. TÀI LIỆU LIÊN QUAN
Mã hiệu

Tên tài liệu

BH/STQT/FPT

Sổ tay Quá trình Bảo hành

HH/STQT/FPT

Sổ tay Quá trình Hàng hoá

IV. NỘI DUNG
V. Hàng trong kho:
-

Phải được phân loại và kiểm kê định kỳ. Có các loại hàng sau:
+ Hàng mua từ các công ty chi nhánh FPT.
+ Hàng mua ngoài.

+ Hàng hỏng không nguồn gốc, hết bảo hành.
+ Hàng gửi bảo hành.

1. Hàng mua từ các công ty chi nhánh FPT:
-

Là hàng nguyên chiếc được mua về kho FSM làm phụ kiện thay thế. Khi nhập về,
thủ kho bảo hành phải yêu cầu nhân viên kỹ thuật tháo rời từng phụ kiện để nhập
kho.

-

Thủ kho bảo hành phải theo dõi thời hạn bảo hành của từng lô hàng. Khi một lô
hàng hết hạn bảo hành mà không có nhu cầu dự trữ thì thủ kho có thể đề nghị cán
bộ phụ trách cho lắp lại các máy nhập về kho FSM để bảo hành cho lô hàng đó và
làm thủ tục thanh lý.

3. Hàng mua ngoài.
-

Là hàng mua của các đơn vị khác để bảo hành cho các trường hợp hàng của FPT
hết hạn bảo hành hoặc không được bảo hành do không rõ nguồn gốc, không có
giấy tờ rõ ràng.

-

Hàng này chỉ được mua từng trường hợp cụ thể. Người mua phải làm giấy đề
nghị, có chữ ký của trưởng nhóm và Trưởng/phó bộ phận. Sau khi mua thủ kho
bảo hành có trách nhiệm yêu cầu người mua nhập hàng vào kho và đề nghị nhân
viên thu ngân làm giấy đề nghị thanh toán có chữ ký của Trưởng/phó bộ phận.

4. Hàng gửi bảo hành.
-

Là hàng đang trong thời hạn bảo hành và có giấy tờ đầy đủ, rõ ràng.

-

Hàng gửi bảo hành : Gửi thẳng cho đối tác bảo hành (Xem thêm 04HD/BH/HDCV/FPT).

5. Xuất nhập phụ kiện.
-

Tất cả các hàng xuất nhập tại kho FSM phải được ghi rõ trong Phiếu xuất nhập vật
tư tại kho FSM (Xem thêm 01-HD/BH/HDCV/FPT).

05-HD/BH/HDCV/FPT

1/2


HDCV: Quản lý kho phụ kiện

-

Lần ban hành/ sửa đổi: 2/4

Nhập kho: Những phụ kiện sau khi kiểm tra, xác định hỏng được nhập vào kho
phải thoả mãn các yêu cầu sau :
+ Phải ghi đầy đủ thông tin vào phiếu nhập kho: Xác định phụ kiện, loại máy, lỗi

hỏng, khách hàng, mục đích nhập và một số ghi chú cần thiết.
+ Có kèm theo bản sao phiếu bảo hành hoặc số phiếu bảo hành của phụ kiện
hỏng.

-

Giấy tờ cần thiết:
+ Nếu phụ kiện là hàng HP - Compaq là Phiếu đặt hàng bảo hành của HP
-Compaq.
+ Nếu là phụ kiện mua ngoài là Phiếu bảo hành ngoài.

-

Phụ kiện và giấy tờ kèm theo phải khớp với nhau. Phụ kiện hỏng sẽ được gửi đi
bảo hành sau khi đã làm đủ giấy tờ.

-

Xuất kho : Xuất đúng phụ kiện được yêu cầu.

-

Tất cả các hoạt động nhập xuất đều phải được cập nhật số liệu vào máy tính.

6. Bảo quản và lưu kho.
-

Hàng trong kho phải để trong túi chống tĩnh điện để bảo đảm phụ kiện không bị
hỏng và được sắp xếp tại khu vực riêng theo từng loại phụ kiện và trạng thái của
nó.

-

Mỗi khu vực phải có tem dán để phân biệt.
Ví dụ:
+ Phụ kiện Compaq hỏng chờ gửi bảo hành.
+ Mainboard IBM tốt.
+ Phụ kiện IBM tốt chờ trả.
+ ...

-

Môi trường trong kho phải đảm bảo luôn khô ráo, sạch sẽ.
Người duyệt

Người kiểm tra

Người lập

Bùi Quang Ngọc

Lê Mạnh Thắng

Lê Thanh Hải

05-HD/BH/HDCV/FPT

2/2