Resignation

HR.. DEPARTMENT

REVISION

00

RESIGNATION
I- OBJECTIVE :
To provide guidelines and to formulate
standard policy/procedure to practice for all
staff when stop working with ABC.
II. POLICY
1. All resignation must be in compliance with
the Labour Code.
2.

HR, in co-ordination with IS & Finance
to control & implement this process.

III - PROCEDURE
1. Staff submit the resignation letter to
Department Head & HR.
2.

Upon receive the resignation letter,
Department Head will contact to staff and
give some comments on the letter.

3.

HR will discuss with the staff & department

head before issuing the termination letter.

DATE EFFECTIVE
25 November
WRITTEN BY

PROCEDURE No.
HR-013
APPROVED BY

I- MỤC ĐÍCH :
Cung cấp các hướng dẫn và
hình thành chính sách / thủ tục
theo tiêu chuẩn để thực hiện khi
nhân viên muốn nghỉ việc với
ABC.
II- CHÍNH SÁCH :
1. Tất cả các trường hợp thôi
việc đều phải tuân theo Luật
Lao Động.
2.

Nhân sự phối hợp với BP
Thông Tin & Tài chính kiểm tra
và thực hiện chính sách này

III THỦ TỤC
1. Nhân viên gởi đơn xin thôi
việc cho Trưởng BP và BP
Nhân sự

2. Ngay khi nhận được đơn thôi
việc, trưởng BP tiếp xúc với
nhân viên và cho ý kiến vào
đơn.

4.

HR will issue the decision and submit to
GD for approval.

5.

HR informs to IS for collect all company
assets (if any). In case of damage the
policy/procedure of company assets control
will be applied.

3. Nhân sự tiếp xúc với nhân
viên & trưởng BP trước khi
lập quyết đònh thôi việc.

6.

HR also informs to Finance for confirm
cash advanced (if any)

4. BP Nhân sự lập quyết đònh
gởi TGD duyệt

7.

When receiving the confirmation from IS &
Finance, HR will issue the final settlement
with the approval of HR Manager.

8.

HR will pass all payment request to Finance
for payment processing.

9.

Staff has to sign on the final settlement
when receive full payment, and commit not
to complain anymore.

10. Staff will receive the termination letter,
certificate, reference letter (if need), labour
book from HR.
11. HR will confirm to staff timing for
receiving social insurance book.
12. If staff needs to receive social insurance
pay. He/she has to submit the request to

5. BP Nhân sự thông báo cho BP
Thông Tin để thu hồi các tài
sản của Cty. Trường hợp bò hư
hỏng, chính sách/thủ tục
kiểm tra tài sản công ty sẽ
được áp dụng.

6. BP Nhân sự cũng thông báo
cho BP Tài chánh để xác
nhận sồ tiền mà nhân viên
đã tạm ứng (nếu có)
7. Khi nhận được xác nhận của
BP Thông tin & Tài chính, BP
Nhân sự sẽ lập bảng thanh
toán cuối cùng có sự chấp
thuận của Trưởng BP Nhân
sự.
8. BP nhân sự sẽ chuyển tất cả
chứng từ yêu cầu thanh toán
cho Tài chánh
9. Nhân viên phải ký vào

Page 1 of 2

1


HR.. DEPARTMENT

REVISION

00

RESIGNATION
HR.

15. HR has responsibility to report to labour

authority and close the personal file when
finishing all necessary procedures.

10.

Nhân viên sẽ nhận quyết
đònh, thư xác nhận thời gian
làm việc, thư giới thiệu (nếu
cần), sổ lao động từ BP Nhân
sự.
11. BP Nhân sự sẽ xác nhận
với nhân viên thời gian nhận
sổ BHXH.
12.

Khi cần nhận chế độ trợ
cấp 01 lần của BHXH, nhân
viên phải gởi đơn tự nguyện
xin nhận trợ cấp về BP nhân
sự

13.

BP nhân sự sẽ tiến hành
thủ tục và gởi toàn bộ
chứng từ cho nhân viên để
nhân viên trực tiếp đến cơ
quan BHXH nhận tiền trợ cấp.

IV - DOCUMENTATION

-

PROCEDURE No.
HR-013
APPROVED BY

bảng thanh toán khi nhận đầy
đủ các khoản thanh toán và
cam kết không còn khiếu nại
nào khác.

13. HR will proceed the procedure then send all
document to staff for direct submission to
social insurance authority.
14. HR only advise to staff if they want to
receive the social insurance pay after 06
months leaving. In such case, staff will
directly contact social insurance authority
for receiving their pay.

DATE EFFECTIVE
25 November
WRITTEN BY

Resignation letter ( composed by
staff)

14.

BP Nhân sự sẽ cố vấn cho
nhân viên về thủ tục nhận
trợ ấp 01 lần nếu nhân viên
đã nghỉ việc trên 06 tháng.
Trong trường hợp này, nhân
viên sẽ trực tiếp đến cơ quan
BHXH nhận tiền.
15. Nhân sự có trách nhiệm
báo cáo về cơ quan lao động
và đóng hồ sơ nhân viên khi
hoàn thành các thủ tục cần
thiết
IV - CHỨNG TỪ

-

Thư xin thôi việc
tự viết)

Page 2 of 2

( nhân viên

2