Time management

QUẢN LÝ THỜI GIAN


Hãy đọc và chọn 5 từ mà bạn cho rằng gần với
thời gian. Hãy lựa chọn theo cách nhìn sáng tạo.

sử dụng
cơ hội
mệt mỏi
bận rộn
mountainous
bình lặng
nghị lực
kẹt cứng

trắng trơn
sôi động
trống rỗng
có ích
không ngừng
sẵn có
băn khoăn
trơ trụi

thuận tiện
tự do
sẵn sàng
hiệu quả
căng thẳng
cạn kiệt
ghập ghềnh

hứng thú


Phong cách làm việc
Type 1: Thẳng

Type 2: Liên tục

•

•

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Một việc/ người ở một thời
điểm
Kế hoạch chính xác
Đúng giờ
Mục tiêu công bố rõ ràng
Hướng theo nhiệm vụ
Năng động

Chắc chán
Buôn chuyện không được
khuyến khích
Ngày làm việc bắt đầu và kết
thúc sớm
Hiệu quả được đo lường
Qui trình và công việc hàng
ngày được xác định rõ ràng

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Nhiều việc/ người ở một thời
điểm
Kế hoạch dễ thay đổi
Không đúng giờ
Mục tiêu thường không được xác
định rõ
Hướng theo tính xã hội
Thư giãn
Linh hoạt
Buôn chuyện là bình thường

Ngày làm việc bắt đầu và kết thúc
muộn
Tính hiệu quả không quan trọng
bằng con người
Qui trình và công việc hàng ngày
không được xác định rõ ràng


Ngày làm việc điển hình
Loại công việc

Động tác Thời lượng % Tổng số
(phút)
thời
gian

Chuyên môn

7

139

27,5%

Cấp bách

5

41

8,1%

Thường xuyên

25

165

32,6%

Cá nhân

11

161

31,8%



Quản lý Thời gian
Quản lý nghĩa là làm việc và tổ chức cùng với người
khác, bạn phải biết tự tổ chức và quản lý thời gian
của chính mình.
•
•
•
•
•
•

Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn
Giảm căng thẳng (stress)
Tăng hiệu quả
Tăng niềm vui trong công việc
Tăng năng suất của cá nhân và tập thể
Tăng "thời gian riêng tư " cho bạn dùng


Mục tiêu
 Ý nghĩa của việc làm chủ thời gian
 Phân tích cách sử dụng thời gian

ti
me

 Xác định thứ tự ưu tiên theo mục tiêu
 Lên lịch làm việc theo thứ tự ưu tiên
 Tránh lãng phí thời gian


Hoàn thành tiến trình sáu bước
Gắn liền với nhiệm vụ
Xem lại vị trí

ti
me

Xác định mục tiêu
Tổ chức theo tuần

Thực hành kết hợp
Đánh giá


Đồng hồ và compa
Compa
Tầm nhìn
Các giá trị
Các nguyên lý
Cảm xúc
Định hướng

Chúng ta làm gì và chúng ta
quản lý thời gian như thế nào

Chúng ta thấy điiều gì quan
trọng và chúng ta định hướng
cuộc sống như thế nào

ti
me

Đồng hồ
Các cam kết
Sắp xếp công việc
Kế hoạch
Các mục tiêu
Các hoạt động

Quản lý thời gian
 Cấp độ 1— ghi chú (notes) and (danh mục)
checklists

ti
me

 Cấp độ 2— kế hoạch (planning) and chuẩn bị
(preparation)
 Cấp độ 3—lập kế hoạch (planning), (lên thứ tự
ưu tiên) prioritizing và kiểm soát (controlling)


Cấp độ 1
Theo dòng công việc
 Dựa trên sự nhắc nhở

 Ghi chú và danh mục đơn giản

ti
me

 Cố gắng giữ công việc theo đinh hướng theo thời
gian

 Luôn mang theo và kiểm tra danh mục

 Đưa các công việc chưa hoàn thành vào danh mục
của ngày hôm sau

Cấp độ 1
 Linh hoạt
 Dễ được kiểm soát
 Không quá phức tạp
 Không gây căng thẳng
 Theo dõi được công việc

Điểm yếu
 Cấu trúc không chặt chẽ
 Công việc dễ vỡ vụn
 Yếu tính cam kết
 Thiếu tính hoàn hảo
 Gây khủng hoảng này
sang khủng hoảng khác
 Luôn bị công việc dồn ép

ti
me

Điểm mạnh


Cấp độ 2
Lập kế hoạch và chuẩn bị
 Sổ lịch và ghi cuộc hẹn

ti
me

 Thiết lập mục tiêu và lập trước kế hoạch
 Sắp đặt công việc, viết cam kết và xác định
hạn chót
 Lưu các thông tin trên máy tính và mạng


Cấp độ 2
 Theo dõi các cam kết và
lịch hẹn
 Hoàn thành công việc tốt
hơn thông qua lập kế
hoạch và thiết lập mục
tiêu
 Hiệu quả của các cuộc
gặp và trình bày tốt hơn
nhờ vào sự chuẩn bị

Điểm yếu
 Áp kế hoạch vào người
khác
 Hoàn thành công việc
không có nghĩa là phủ kín
công việc
 Gây sụ phụ thuộc —xem
người khác là phương
tiện hay trở ngại
 Luôn lo lắng về tiến độ
công việc

ti
me

Điểm mạnh


Cấp độ 3
Lập kế hoạch, thứ tự ưu tiên và kiểm soát
 Phân loại thứ tự giá trị và ưu tiên cho việc sử dụng thời
gian

ti
me

 Thiết lập các mục tiêu dài, ngắn và trung hạn để đạt các
giá trị, thứ tự ưu tiên trong công việc hàng ngày
 Sử dụng rộng rãi người tổ chức, lập kế hoạch chi tiết cụ
theo mẫu hàng ngày
 Làm được nhiều trong thời gian ngắn hơn– nhưng vẫn
cảm giác nản lòng


Cấp độ 3
Điểm yếu

 Đảm bảo tính trách nhiệm
để đạt hiệu quả
 Gắn liền với giá trị
 Đạt được sức mạnh của
các mục tiêu dài, ngắn và

trung hạn
 Đưa các giá trị vào mục
tiêu và hành động
 Đưa sụ trật tự vào cuộc
sống

 Có thể dẫn đến cảm giác
không tốt về sự kiểm
soát, tự trọng
 Sức mạnh của tầm nhìn
không được khai thác
 Có thể dẫn đến sai lệch
và mất cân bằng vị trí
 Thiếu tính linh hoạt và tự
phát
 Sức ép bởi mức độ cần
thiết và giá trị

ti
me

Điểm mạnh


Cấp độ 4
Lãnh đạo cuộc sống
 Giúp con người đi trước kế hoạch, định
phương hướng trước thời gian đồng hồ

ti

me

 Sử dụng những ưu điểm của các cấp độ 1, 2
và 3
 Hướng đến cuộc sống có ý nghĩa với sự cân
bằng


Cấp độ 4
 Tính hiệu quả
 Tính nguyên tắc
 Tính lãnh đạo
 Tính quan hệ
 Tính tiên quyết

ti
me

Yếu tố quan trọng


Sơ đồ Quản lý thời gian
1) AWARE

3) ATTACK

ti
me

2) ANALYSE

4) ASSIGN

5) ARRANGE

6) SAVE TIME,
BETTER USE


AWARE – Nhận biết
Nhận biết đâu là điều quan trọng cho cá nhân và
công việc. Giai đoạn đầu tiên này giúp xác định mục
tiêu cụ thể các yếu tố trên. Bạn phải coi trọng các
yếu tố liên quan đến cách thức sử dụng thời gian,
thói quen, tác phong, giao tiếp và trách nhiệm công
việc của bạn.






Quan trong / Ưu tiên
Kinh nghiệm quá khứ
Thực tế (khi xác định mục tiêu)
Rõ ràng
Viết ra giấy (nhằm hệ thống hóa, tránh sai sót)


TRÁCH NHIỆM CỦA BẠN

Chịu trách nhiệm về những ai ?
Mức độ trách nhiệm đối với họ ?
Tôi có nắm nguồn lực và kinh phí riêng ?
Tôi làm việc trong môi trường chính yếu nào ?
Tôi chịu trách nhiệm hành chính nào ?
Tôi có phải tiếp xúc với khách hàng bên ngoài ?
Tôi có phải phát huy sáng kiến ?
Tôi được quyền hạn gì ?
Nhân viên của tôi trách nhiệm ra sao ?
Đồng nghiệp của tôi có trách nhiệm nào ?
Nhiệm vụ của cơ quan tôi là gì ?
Trong công việc, có nguyện vọng gì tôi chưa đưa ra ?


ANALYSE - Phân tích
Khi đã đề ra mục tiêu rồi, bạn phải làm một bước
thực tế phân tích cách thức sử dụng thời gian. Để
kiểm soát được thời gian của mình, bạn phải biết
dùng nó thế nào ?
–
–
–
–
–

Công việc ích lợi nào chiếm nhiều thời gian nhất ?
Công việc vô bổ chiếm nhiều thời gian nhất ?
Công việc ích lợi nào không đáng dành nhiều thời gian ?
Công việc nào cần thời gian nhiều hơn ?
Lúc nào trong ngày thì bận rộn nhất ?

ANALYSE - Phân tích
Loại công việc

Động tác

Thời lượng
(phút)

% Tổng số
thời gian

Chuyên môn

7

139

27,5%

Cấp bách

5

41

8,1%

Thường xuyên

25

165

32,6%

Cá nhân

11

161

31,8%


ASSIGN - Lập trật tự ưu tiên
Lập thời gian biểu xong, bạn cần biết phân loại


Kiểm soát được / Chủ động



Quan trọng



Khẩn trương



Giao cho ai khác


ATTACK - Kẻ cắp thời gian
Có nhiều thứ làm tiêu hao thời gian, cần phải biết rõ để loại trừ
chúng:
- Một là kẻ cắp bên ngoài : điện thoại nói chuyện lê thê, khách dai
dẳng, hội họp thiếu tổ chức, bất hòa cá nhân và chuyện phiếm.
- Hai là kẻ cắp bên trong : chẳng biết nói ''không'', do dự, dời lại công
việc, lỗi lầm, không kế hoạch, không biết giao việc.