Lecture Management of retail buying – Chapter 1: An overview of retail buying

Copyright © 2006 by John Wiley & Sons, Inc. All rights rese


Ch. 1: An Overview of Retail Buying
• The responsibilities of buyers & merchandise 
managers
• Skills & personality traits for success in this 
field
• How different types of stores are organized to 
meet their buying needs
• The pros and cons of centralized 
merchandising
• Opportunities for women in this field

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Steps to Anticipate Customer Demand
• Study consumers & 
their purchasing 
decisions
• Use research to target 
customer groups
• Determine quantity & 
timing of retail buys
• Find & study the 
vendors who can 
provide what you need

• Handle the logistics: 
packaging, shipping, 

storing, pricing, entry 
into store database, etc.
• Work cooperatively on 
advertising & display
• Maintain & interpret 
database
• Watch the competitors

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“Are you cut out to be a retail buyer?”
Traits and Skills for Success

•
•
•
•

Decision­making skills
Drive
Creativity
Critical, analytical, 
conceptual skills
• Financial savvy

• Organizational skills
• Communication skills
• Managerial or 
“specialist” 

capabilities
• Trading acumen

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Planning & Control: Functions of a 
Merchandise (or Merchandising) Manager
• Checks and 
• Makes long­range 
approves any 
plans for stock 
returns to vendors
levels, margins, ad 
• Approves any price 
budget
changes, checks 
• Checks sales results 
prices with long­
against the plans
range plans
• Controls OTB 
• Approves ideas for 
budget
sales events and 
promotions
• Checks & counter­
signs large orders

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Store­Level Buying Systems
• Warehouse Requisition Plan
        Store carries sufficient stock, “requisitions” more as needed

• Approved Resource List
       Stores choose from list of “approved” goods & vendors
        (also called Price Agreement Plan)         

• Opening Stock Distribution Plan
        Department manager controls “opening” stock & reorders; 
        retail buyer augments with new items

• Automatic Open­to­Buy
        After initial buys, each department has a budget for 
        reorders that (theoretically) cannot be exceeded

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          Centralized Merchandising
              PROS                                  CONS
• Steady flow of merchandise to 
stores
• More reliable forecasting
• Better “big picture” of what’s 
selling (& not selling)
• Centralized records
• Quality control

• Cost advantages
• Better stock control
• Leaves buying to the buyers, 
not store or dept. managers

•
•

•

•

Hard to adjust “big picture” 
orders to local store needs
Requires high degrees of 
cooperation and 
communication
Difficult to maintain an 
informed, enthusiastic sales 
organization
Requires clear­cut job 
descriptions about roles & 
authority

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