Lecture Management of retail buying – Chapter 11: The buyer’s order and vendor relations

Ch. 11: The Buyer’s Order & 
Vendor Relations
•
•
•
•
•
•

Order placement & accuracy
Types of orders
Follow­up & receipt of goods
Typical vendor services
Protecting yourself from unethical practices
Retail education & regulation

Copyright © 2006 by John Wiley & Sons, Inc. All rights rese


Types of Orders
• Advance – A regular order, placed for future (not 
speedy) delivery.
• Back – An order to be filled as soon as merchandise 
becomes available.
• Blanket – An overall order to cover all or part of a 
season.
• Open – A buying office order on behalf of a retailer.
• Regular or stock – Normal order that includes full 
specifications, amounts, time of shipment, etc.
• Reorder – For additional quantities of goods.
• Special – Placed at store level for an individual 

customer.

Copyright © 2006 by John Wiley & Sons, Inc. All rights rese


Policies for a Retailer’s Code of Conduct
• Fair and equitable treatment in pricing and  
price negotiations or concessions
• Rules about how allowances are handled & 
how much control allowances “buy” for 
vendors who offer them
• Set hours for contact with retail buyers
• Rules for sale of new season merchandise & 
markdowns of previous season’s items
• Prohibition of style piracy

Copyright © 2006 by John Wiley & Sons, Inc. All rights rese


Reasonable Expectations of Suppliers
• Has your store’s best 
interest in mind
• Offers sales programs, 
ideas for promotions
• Packages goods to 
meet all applicable laws
• Will tag the goods 
before shipment to your 
specifications
• Offers training for your 

employees

• Hires & pays product 
demonstrators (for 
some product lines)
• Offers product 
warranties and/or 
service plans
• Has a fair and 
uncomplicated returns 
policy
• Is ethical, honest, 
prompt and reasonable

Copyright © 2006 by John Wiley & Sons, Inc. All rights rese


Common Problems with Suppliers
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Product substitutions (with or without prior notification)

Failure to follow instructions (shipping, deadline issues)
Price and/or service discrimination
Indirect price increases (lower discount rates, higher shipping 
charges, reduced advertising allowances)
Refusal to sell to deep­discounting retailers
Manufacturing only “to order” (making reorders difficult or time­
consuming)
Agreements between vendors on price points (potential 
collusion)
Selling directly to consumers (your customers)
Selling to your competitors
Bribery (actual, attempted, and/or implied)

Copyright © 2006 by John Wiley & Sons, Inc. All rights rese