Lecture Management of retail buying – Chapter 5: Planning and control

Ch. 5: Planning & Control
• How budgets are determined (& checked 
periodically) for a buying season or dept.
• Stockturn & how to determine the productivity 
of the merchandise as an investment
• Staple stock controls, or how stores ensure 
their basics & best­sellers are always 
available
• Factors to consider when dealing with 
seasonal merchandise
• How to buy even when the budget is very 
tight

Copyright © 2006 by John Wiley & Sons, Inc. All rights rese


Determining a Planned Purchase Amount
      
       Sales for the month
   +  Markdowns for the month
   +  Stock required at end of month (EOM) or
      beginning of following month (BOM)
    – Stock provided (on hand) at start of month
­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­

    =  Planned purchase for the month

Copyright © 2006 by John Wiley & Sons, Inc. All rights rese


       Correcting OTB Budget Problems:

     Is the Open­To­Buy amount…
  Less than what                           More than what
    buyer needs?                              buyer needs?
• Incorrect forecasting 
(planning errors)
• Improper distribution of 
merchandise mix (buying 
errors)
• Unsuccessful promotions
• Late receipt of goods 
(timing errors)

• Incorrect forecasting 
(planning errors)
• Insufficient amounts 
purchased (buying 
errors)
• Unexpectedly successful 
promotions
• Failure to place orders 
on a timely basis (timing 
errors)

Copyright © 2006 by John Wiley & Sons, Inc. All rights rese


Keeping Inventory Low (but not too low!)
•
•
•

•
•
•

Reduce number of price lines
Avoid similar styles or brands
Eliminate slow­selling items or lines
Buy more frequently, in smaller quantities
Reduce staple stock amounts slightly
Create a system to mark incoming stock by 
date, then mark it down or promote it at 
regular, timed intervals to prompt sales

Copyright © 2006 by John Wiley & Sons, Inc. All rights rese


Stock Controls: When & how much to order
• The point is to reduce out­of­stock incidences without having too 
much merchandise in inventory.
• Depending on type of merchandise, reordering is done by:
Continuous replenishment
Long commitment (major initial order) with subsequent 
                     readjustments to reorders
Long commitment with little or no reordering
• Facts necessary for stock control of any item:
listing and description of item     probable rate of sale 
reorder period                            reserve
        provision (maximum) amount      unit OTB (minimum)
            current stock on hand                 stock on order  

Copyright © 2006 by John Wiley & Sons, Inc. All rights rese