Tài liệu bồi dưỡng chủ tịch, phó chủ tịch hội đồng nhân dân, chủ tịch, phó chủ tịch ủy ban nhân dân xã (Tài liệu áp dụng đối với xã Miền núi, trung du và Dân tộc) – Chuyên đề 16

Chuyen d~ 16:
KY NANG CHU TQA, DIEU HANH

cAc cuOc HQP

I. Khai quat chung v~ ho~t dl}ng hQp

1. Khtii nifm va vai tro cila hOf!.t tlpng hpp

a) Khdi ni¢m:


Theo nghla chung nh~t, h9P la S\l t~p hQ'P nhi@u nguai mQt cach co t6 ­

chuc, thea nhiing nguyen t~c nh~t dinh, t~i mQt dia diSm, thai gian C\l th~ dS
thvc hi~n cac cong vi~c nhu: truy@n d~t, trao d6i, thflO lu~n cac thong tin ho~c
tim cae bi~n phap giai quych cac v~ d@, cac nhi~m V\l rna nhiing nguai d\l h9P
cfin ho~c d@u quan tam.
Trong

ho~t

dQng cua cac ca quan hanh chinh nha nu6c: H9P la mQt hinh

thfrc cua ho~t dQng quan

19 nha nu6c, mQt cach thuc giai quych cong vi~c, thong

qua do thu truemg ca quan hanh chinh nha nu6c trvc tiSp th\lc hi~n S\l lanh d~o,
chi d~o, di@u hanh ho~t dQng trong vi~c giai quySt cac cong vi~c thuQc chuc
nang, thfrm quy@n cua cO' quan minh thea quy dinh cua phap lu~t.

D6i v6i ho~t dQng cua HDND, UBND xa h9P la ho~t dQng ph6 biSn va
thuang xuyen, dugc quy dinh trong Lu~t T6 chuc HDND, UBND nam 2003;
QuySt dinh 77/2006/QD-TTg ngay 12/4/2006 ban hanh Quy chS lam vi~c mau
cua UBND xa, phuang, thi tr~ va mQt s6 van ban khac.
b) Vai tro cua hOf;lt d(Jng h9P

HDND xa t6 chuc

kY h9P

d~ thao lu~, ra nghi quySt v@'nhfing v~n d@

thuQc nhi~m V\l, quy@n h~n cua HDND va chinh quy@n dia phuong n6i chung;
thong qua ho~t dQng h9P dS phcit huy vai tra cua nhan dan trong qua trinh xay
dvng chinh quy@n, quan 19 nha nu6c tren dia ban xa.
UBND xa thuang t6 chuc h9P d~ ph6 biSn cac chu truong, chinh sach,
quy dinh m6i; sa kSt, t6ng kSt cac ho~t dQng cua UBND xa sau mQt khoang thai
gian nh~t dinh,' ban b~c dS tim ra cac giai phap, cach thuc quan

19 nh~m

th\lc

hi~n nhi~m V\l hoJc thao lu~n, l~y 9 kiSn giup nguai lanh d~o quySt dinh cac v~n
d@ thuQc thfrm quy@n.
280



Tien hanh t6 chuc, th\l'c hi~n ho~t dQng hQp nh~m:

- Ph6 bien chu truong, chinh sach mai cua Dang, Nha nuac va cua
lIDND, UBND xa.
- T~o S\l' ph6i ket hqp ch~t che trong ho~t dQng cua HDND, UBND xa,
nang cao tinh thfrn t~p thS, th\l'c hi~n quy che cong khai, dan chu.
- Khai thac tri tu~ t~p thS, phat huy S\l' tham gia rQng rai cua cac d~i biSu
lIDND, thanh vien UBND va cac ca nhan, t6 chuc khac cho nhfrng dong gop, y
kien sang ~o cua ban than dS xay dl)'llg dia phuong vfrng m~nh.
- Danh gia tinh hinh ho~t dQng cua chinh quy@n dia phuong
rnQt giai do~n nhat dinh nh~m phat huy

Uti

a xa trong

diSm, kh~c ph\lc nhfrng kho khan;

ban b~c, thao gO' nhiing vu6ng rn~c; u6n n~n, sua chua nhiing I~ch I~c trong qua
trinh th\l'c hi~n nhi~m V\l, dua ho~t dQng cua chinh quy@n xa ho~t dQng co hi~u
quacao.
Neu t6 chuc t6t, trong nhi@u truang hqp ho~t dQng hQp cling co thS dem

I~i nhiing IQ'i ich kinh tS dang kS cho dia phuong. Tuy cUQc hQp rat cfrn thiet va
co nhi@u y nghia song khong nen I~ d\lng ho~t dQng nay qua nhi@u gay t6n
kern ti@n ella va thOi gian. (xem them Quyet dinh s6 114/2006/QD-TTg ban
hanh Quy dinh che dQ h9P trong ho~t dQng cua cac cO' quan quan Iy hanh chinh
nhanuac).

2. Phlin lopi cupc hpp va tinh chat cae cupc hpp

a) Phdn IO(Ji cU9C h9P

Co nhi@u cach phan lo~i cUQc hQp khac nhau d\l'a tren cac can cu khac nhau:
- Can cu vao quy trinh lanh d~o, quan Iy:

+ HQp ban b~c, ra quyet dinh.
+ HQP ph6 bien, triSn khai.
+ HQP don d6c, kiSm tra.
+ HQp sa ket, t6ng ket.

- Can Cll'VaO cach thuc tri~u ~p cUQc hQp:


+ HQp dinh kyo
+ HQp dQt xuat.
281



- can cu vao hinh thuc cUQc hQp:

+ HQP chinh thuc.


+ HQp khong chinh thuc.

Ngoai ra, con can eu vao eac tieu chi khac cling co th~ co nhiSu cach phan

lo~i khac nhu: can cu vao tinh chfrt, quy mo, m\lc dich cUQc hQP...

b) Tinh chcit cac cU9c h9P
- HQP ban b~c, ra quy~t dinh: Tuy theo tinh chfrt, ph~m vi, muc dQ quan
trQng rna t6 chuc hQp v6i S\l tham gia cua cac nganh, cac cfrp, cac d6i tUQl1g co
lien quan d~ thu th~p '1 ki~n nh~m phan anh dung dful tinh hinh, tam tu, nguy~n
vQng chung va dam bao eho cac quy~t dinh co tinh kha thi cao.
- HQp ph6 bi~n, tri~n khai nh~m m\lc dich ph6 bi~n, qulin tri~t nhfrng tu
tUOng, quan di~m, chu truong, giai phap da dS ra ho~c ban b~c, xay d\lllg k~
ho~ch, chuong trinh hanh dQng d~ tri~n khai nhUng~ thon, ban dS mQi nguai
dan duQ'c bi~t.
2. Kj nang chu tri, t/iJu hanh cu{ic hpp cua UBND

HQp UBND xa thuang co: HQp thong tin, hQp giai quy~t v~n dS. Trong
ph~m vi tai li~u nay se di sau vS ky nang chu tri, diSu hanh cUQc hQp giai quy~t

vAn dS dS ra van ban quy ph~m phap lu~t cua UBND xa.
Nhiing vAn dS quan trQng phai ban b~c t~p thS va quy~t dinh theo da s6
MQt cUQc hQP dS ra van ban quy ph~ phap lu~t phai ban b~c t~p thS va
quy~t dinh theo da s6, thong thuang gAm 3 giai do~n (chu~n bi cUQc hQP, ti~n

hanh cUQc hQp, va ra van ban quan IY).
a) Giai aOf;ln chudn bi

- Chu~n bi nQi dung va cac tai li~u can thi~t.
Nguai lanh

d~o

co trach

nhi~m

phan cong cho cac bQ

ph~n

chuyen mon

va cac ca nhan chudn bi nQi dung va cac tai li~u nhu cac bao cao, tham lu~ (n~u
co), thong tin can thi~t cho cUQc hQp.
Yeu cau chung d6i vai vi~c chuftn bi nQi dung cho cUQc hQp duQ'c quy
dinh C\l thS t~i DiSu 11 Quy~t dinh 114/2006/QD..TTg ngay 25/5/2006 cua Thu
tu6ng Chinh Phu.
- Xac dinh thai gian hQp va thanh phan .khach mai ngoai thanh vien
UBND xa, day la trach nhi~m cua Chu tich UBND xa.
Chu tich UBND xa khong duQ'c su d\lng thai gian ti~p cong dan, tI¥c ti~p
xu ly khi~u ki~n cua cong dan theo quy dinh cua phap lu~t dS chu tri ho~c tham
dg cac cUQc hQp.
Thanh phan dg hQp g6m co: Chu tjch, Pho chu tjch, uy vien UBND xa (co
quySn biSu quy~t); ngoai ra co thS mai them Thuang tI¥c Dang uy; Thuang trgc
HDND; Chu tich~~t tr~ T6 qu6c; Nguai dung dau cac doan thS nhan dan;

287



Can bQ khong chuyen tnich, cong chuc xa; TruOng thon (nhiing thanh phfin mai
nay khong co quyBn bi8u quySt).
- ChuAn bi truac chuang trinh cUQc hQp.
- ChuAn bi co

sa v~t ch~t.

Sau khi da chuAn bi cac cong vi~c cfin thiSt, truac khi cUQc hQp tiSn hanh
nen ki8m tra l~i lfin cu6i d8 dam bao cUQc hQP khong bi anh huang.

b) Giai doc;m tiJn himh
Trinh t\1' tiSn hfmh mQt cUQc hQp cua UBND xa duQ'c quy dinh C\l th8 t~i
m\lc c, khoan 1, DiSu 10 Quy chS lam vi~c mftu cua UBND xa, phuOng, thi tr~
nam 2006.

Truac khi khai m?c, ban t6 chuc ky hQP phai b6 tri nguai don tiSp, ghi hQ
ten, chuc danh d~i bi8u khach mai, phat tai li~u (nSu co) va huang dftn tai vi tri
ng6i (nSu cfin). Danh sach khach mai phai duQ'c cung c~p kip thai cho nguai dftn
chuang trinh ho~c cho chu tQa kY hQp biSt d8 giai thi~u d~i bi8u khikY hQp dien
ra chinh thuc.
CUQc hQP thuOng dien ra thea trinh t\1' sau:
- On dinh t6 chuc truac cUQc hQp.
- Khai

m~c

cUQc hQp.

Trong phfin khai m~c cfin tuyen b6 ly do, giai thi~u d~i bi8u, neu nhiing
m\lc tieu chinh cua cUQc hQP, chu to~ cUQc hQp la Chu tich UBND xa ho~c Ph6
Chu tich UBND xa auQ'c u)' quySn, giai thi~u thu

kY

cUQc hQP,. thong qua

chuang trinh cUQc hQP.
- Trinh bay nQi dung bao cao va cac v~ dB cfin thao lu~.
- DiSu khi8n va t6ng hQ'P cac y kiSn thao lu~n.
Duai day la mQt s6 ky thu~t diSu hanh cfin n~m viing khi chu tri trong ­
cUQchQp:

+ Baodam nQi dung cUQc hQp: CAn phai dam bao sao cho cUQc hQP dB
c~p dAy du t~t ca cac vin dB da d~t ra trong chuang trinh cUQc hQp trong khoang
thai gian da d\1' kiSn truac. cAn nh~n m~nh van trQng tam thao lu~n.

+ Sir d\lng. hi~u qua nhiing phut dfiu tien: la thai di8m d8 neu v~n dB, t~o
S\1' thu hut, loi keo S\1' t~p trung, chu y cua nhiing nguai tham d\1'.
288



+ Lva chQn hinh thuc thao lu~n: Tu)' tinh chat va yeu c~u cua cUQc hQp
rna nguai chu tri co the IlJa chQn hinh thuc thao lu~ phil hqp.

+ Thuc dAy giao tiep: Thuc dAy giao tiep co nghTa la phai biet cach l~ng
nghe, giai thich cho ngucri ta hieu, ngan bOt nhfrng nguai noi chuy~n, di~u chinh
nhiing nguai 10' dang, ngan bOt nhfrng y kien va thai dQ q:rc doan, dung hoa cac
cUQc xung dQt, dong vai tro trQng tai hoa giai neu c~n ...

+ Thuc dAy dong gop y kien: Tuc la t~o cO' hQi cho tat ca nhfrng nguai dV
hQp d~u tham gia tich ClJC vao cUQc hQp. Nguai di~u khien thao lu~n c~n phai
biet cach dful d~t, khO'i gQ'i van d~, khuyen khich nhfrng nguai im l~ng phat bieu,
d6ng thai l~i phai c~t bOt nhfing Ykien phat bieu dong dai ho~c lfin at nguai khac.

+ Quan ly, di~u hanh cUQc hQP de mQi ho~t dQng dSu huOOg t6i m\lc tieu
d~t ra tu tru6c. MQt yeu c~u d~c bi~t quan trQng cua quan ly cUQc hQp la phai

di~u ph6i, kiem soat thai gian.

+ Di~u khien vi~c bieu quyet thong qua: Khi di~u khien vi~c bieu quyet,
nguai chu tri cfuI d~c bi~t chu y dam bao cac nguyen t~c bieu quyet, dam bao
thanh ph~n duQ'c tham gia bieu quyet phai dung thu t\lC lu~t dinh ding nhu cac
yeu c~u chung v~ cong khai, minh b~ch.
Co the noi, kha nang cua nguai chu tri trong vi~c xu ly tinh hu6ng co the

anh huang rat 100 den hi~u qua lam vi~c. Tinh hu6ng phat sinh trong mQt cUQc
hQp ra van ban rat da d~g va co the rfit kho giai quyet. Do v~y, no d~t ra yeu
c~u rat cao cho nguai chu tri ca v~ kien thuc, kinh nghi~m, ky nang va thai dQ.

MQt s6 ky thu~t can ban co the giup nguai chu tri kiem soat tinh hinh t6t han:

+ Thu nhat, nguai chu tri c~ co bQ ph~n thuang tflJc (ca bQ ph~n chuyen
mon va h~u c~) de giup minh xu ly kip thai cac tinh hu6ng phat sinh de dam
bao cUQc hQp khong bi gian do~n.

+ Thu hai, tien luqng tm6c nhiing cau hoi ho~c nhfing tranh dii co the
xay ra, trong tmang hqp chua tim ra cau tra lai cho nhfing van d~ thuQc trach
nhi~m cua minh, nguai chu tri cling nen thfu1g th~n noi v6i mQi nguai nhu v~y.

Hay ghi l~i cau hoi, tim kiem cau tra lai va phan h6i l~i sau.

+ Thu ba, l~g nghe cAn th~.
+ Thu tu, tra lai van d~ theo tUng nQi dung mQt.
289

+ Thu nam, kiSm smit thai gian.
+ Thu sau, lIng pho v6i cac quan diSm ca nhan.

- Di~u khiSn vi~c biSu quy~t thong qua hinh thuc, nQi dung van ban.

Thong qua hinh thuc van ban ban himh (quy~t dinh ho~c chi thO.

Chi co thanh vien UBND xii m6i co quy~n biSu quy~t.

c) Giai aogn kit thuc, hi mgc CW)C h9P


d

ph~n nay, nguai di~u hanh cUQc hQP c~n tom tilt I~i cac nQi dung va


ch6t I~i cac vftn d~ dii dugc th6ng nhftt, cac vftn d~ chua th6ng nhftt (nQi dung va
nguyen nhan).
- Thong qua bien ban cUQc hQp.
Van ban thong bao k~t qua cUQc hQp khong thay th~ cho van ban quy
ph~m phap Iu~t

UBND xii.

Nhilng yeu c~u C\l thS d6i v6i bien ban cUQc hQp va van ban thong bao k~t
qua cUQc hQP cua UBND xii dii dugc quy dinh t~i Di~u 18 Quy dinh ch~ dQ hQP
trong co quan hanh chinh nha nu6c (ban hanh boi Quy~t dinh 114/2006/QD­

TTg ngay 25/5/2006 cua Thu tu6ng Chinh phu).
Sau khi -cUQc hQp k~t thuc, v~n c~n ti~p t\lC chi d~o, don d6c va kiSm tra
vi~c hoan thanh cac van ban v~ cac vftn d~ dii dugc quy~t dinh trong cUQc hQp

ciing nhu vi~c ban hanh cac van ban chinh thuc va van ban thong bao v~ cUQc hQp.
BAI T~P TINH HUONG

Tinh huang 1:

Ky hQp IIDND xii X dii dugc trinh thong qua cftp liy Dang dia phuang
g6m 10 nQi dung, Thuang tf\lC HDND va Thuang tf\lc UBND v6i thai gian 01
ngay. Sau thaigian chu tQa di~u hanh cUQc hQP, h~t ph~n bao cao va thao Iu~n, ­
thi co to' trinh cua d6ng chi Tr~m Truang tr~ Y t~ xii v~ vi~c xin them 01 can
bQ y t~ cho cac thon 1, 4, 5 va xin h6 trg them kinh phi cho can bQ y t~ thon boi
ch~ dQ ph\l cftp 0,3 so v6i muc luang t6i thiSu nhu hi~n nay Ia khong du bao

dam cho sg ho~t dQng cua can bQ y t~ thon. Day Ia nQi dung phat sinh them ngay
t~i ky hQp va truo-c khi biSu quy~t thong qua bien ban ky hQp.

V6i tu cach Ia Chu to~ kY hQP, d6ng chi giro quy~t tinh hu6ng nay nhu th~ nao?
290


"c

Tinh huong 2:
Gia su d6ng chi dang chu tri mQt cUQc hQp cua UBND xa, cUQc hQp da keo
dai qua thai gian cho phep cua chuang triOO thao lu~. D6ng chi hoi "Con v§n dS
gi khac niia khong?" va mQt d~i biSu tham d\f bang neu ra rnQt v§n dS philc t~p va
quan trQng, trong khi do mQt s6 d~i biSu khac to ve ngao ngan. Dang chi nghi gi

vS tiOO hu6ng nay? Theo d6ng chi, nen xu ly tiOO hu6ng nay OOu th~ nao?

TAl LlE:U THAM KHAo
- Lu~t T6 chilc HQi d6ng OOan dan,

Uy ban OOan dan 2003.

- Quy~t dinh 77/2006/QD-TTg ngay 12/4/2006 cua Thu tU6ng ChiOO phu
ban haOO Quy chS lam vi~c mftu cua UBND xa, phuOng, thi tr~n.
- QuySt diOO s6 114/2006/QD-TTg ban haOO Quy diOO chS dQ hQp trong
ho~t dQng

cua cac co quan quan ly hanh chiOO OOa nu6c.

- HQc

vi~n

NXB KH va KT,

HaOO chiOO, Ky nang, nghi¢p v¥ quem If himh chinh nha nuac,
T~p

3, 2009.

- Luu KiSm Thanh, Nghi¢p v¥ hanh chinh van phong, NXB Th6ng ke,
2009.
- NguySn Van Tham, Di~u hanh cong So' hanh chinh nha nuac, NXB KH
va KT, 2009.

291