Lecture Art of Leadership and Motivation - Lecture 20

Art of Leadership & Motivation
HRM – 760
Lecture ­ 20

FACILITATOR
Prof. Dr. Mohammad Majid Mahmood


Time Management-I


~ The bad news is time flies;
the good news is ???????????????

3


~ The bad news is time flies;
the good news is you are the pilot.~

Michael Altshuler
4


Time Management
 To utilise the available time in optimum 
manner to achieve one’s personal and 
professional goals.

5

TIME IS MONEY 

6


Imagine you are already 60 years old, and you look back….what did you
achieve, what did you do…..

7


EVERYONE HAS THE SAME 
AMOUNT OF TIME


60 minutes per hour



1,440 minutes per day



525,600 minutes per year

8


Key Points to Take Away

 Frederick Winslow Taylor is normally considered to be 
the father of scientific management. He wrote his book, 
The  Principles  of  Scientific  Management  in  1911, 
which,  together  with  the  work  of  Frank  and  Lillian 
Gilbreth,  became  the  launching  pad  for  today’s  time 
management. 
 Stephen  R.  Covey  predicts  there  will  be  a  movement 
towards  research  on  internal  time  and  how  we  can 
manage our brains and take advantage of our biological 
clock in order to manage our time.
9


Break these 8 Time Management 
Rules at your own risk:
 Multi­tasking – Multi­tasking does not lead to more 
things done. It leads to more things started. If you’re not 
careful, you’ll end up with 57 things started and nothing 
done.
 Scheduling Back­to­back Meetings 
 Answering Your Phone Anytime 
 Checking Email Incessantly 

10


Break these 8 Time Management 
Rules at your own risk:
 Not Unplugging 
 Not Allocating Enough Time for Tasks

 Not Looking at Your List 
 Not Taking Deadlines Seriously 
11


Top Time Management Lies that we tell 
Ourselves
 I don’t have time
 I am going to exercise more
 When I have more time
 When things settle down

12


Top Time Management Lies that we tell 
Ourselves
 I’ll do it tomorrow
 I am not lucky
 I can’t do that
 That deadline isn’t important
13


Common Time Management 
Mistakes
 Mistake #1. Failing to Keep a To­Do List
 Mistake #2. Not Setting Personal Goals
 Mistake #3. Not Prioritizing
 Mistake #4. Failing to Manage Distractions

14


Common Time Management 
Mistakes
 Mistake #5. Procrastination
 Mistake #6. Taking on too Much
 Mistake #7. Not Taking Breaks
 Mistake #8. Ineffectively Scheduling Tasks
15


Biggest Mistake

“Don’t try to achieve every goal you want to 
achieve, achieve only the goals you need and 
stay focused on the important things in life.”

16


I wish I didn’t spend so much time on __________

17


Life is short!
 Prioritize those things that are important to you and 
focus on them

 Let others know what is important to you
 Develop a roadmap

18


Focus, Focus, Focus
 What is worth thinking about every day?
*What interests you?
*What motivates you?
*What would you like to leave as your legacy 
(personally and professionally)?

19


FACILITATOR
Prof. Dr. Mohammad Majid Mahmood Bagram 

20