Lecture Art of Leadership and Motivation - Lecture 14

Art of Leadership & Motivation
HRM – 760
Lecture ­ 14

FACILITATOR
Prof. Dr. Mohammad Majid Mahmood


HOW TO DEAL WITH CRISIS ?


Stages of Crisis Management
Like most human events, crisis can be described in terms of stages, 
or relatively identifiable sequences of events and reactions. 
Stages enable planners to monitor risks, progress, target 
stakeholders, and take strategic action appropriate to the stage. 

Mitroff’s Stages of 
Crisis Management Model
Avoiding  Preparing to  Recognizing  Containing 
manage crisis
crisis
crisis
crisis

Resolving 
crisis

Learning from 
crisis

1)  Avoiding Crisis 
a) Make crisis planning a part of your strategic planning
b) Get together and share ideas – work with colleagues 
to analyze your situation
c) Perform a SWOT analysis
d) Narrow your crisis­risk list – focus on the crisis that 
would have the worst result, would be most likely to 
occur.


2)   Preparing to Manage Crisis
Recognize the risks and costs
a) Brainstorm potential crisis. Consider the ‘what­ifs‘.
b) Once  you  have  determined  what  crises  you  need  to  plan  for, 
consider  ways  to  minimize  these  risks  and  the  costs  for  each 
risk. 
c) Consider  everything  that  could  go  wrong,  in  the  order  of 
importance and its costs.
Develop A Crisis Plan
After  you  have  selected  a  key  what­if  scenario  and  analyzed 
possible  consequences,  brainstorm  the  kinds  of  decisions  that  will 
have to be made and who should make these decisions. 
Also  perform  a  reality  check  to  identify  possible  unintended  & 
undesirable side effects.


DIG DEEP FOR THE
ROOT CAUSE
• Under the pressures of a crisis, there is temptation to 

jump to quick­fix solutions that may mask the real 
problems and may result in repeated crisis. 
• Symptoms ­ Root Causes
• The only way to solve these problems is to understand 
their root causes and implement real solutions


Crisis Management Team 
CMT Composition: Membership should be based on 
representation, knowledge, and skill.

CMT Responsibilities:
•

Coordinate all crisis related activities

•

Gathering and reviewing facts of crisis

•

Determining crisis response activities

•

Allocate resources

•

Specifying internal and external communications

•

Training staff

•

Establishing  relationships with stakeholders

•

Monitor progress and continuing situation  assessment

Ensure that all CMT members are
trained before the crisis occurs


CMT - Training
The training of the Crisis Management Team is one of the critical 
success factors that must be addressed if an adequate response is to be 
achieved. 
Principles of Effective Training:
 Training Need Assessment: 
 Contents:
 Trainer:
 Methods:
 Evaluation:

Crisis Management

What 
media 
want to 
know in 
a crisis?

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

What happened?
Were there any deaths or injuries?
What is the extent of the damage?
Is there a danger of future injuries or 
damage?
Why did it happen?
Who or what is responsible?
What is being done about it?
When will it be over?
Has it happened before?
Were there any warning signs of the 

problem?


Media Demands
• Accuracy and simplicity
• Statistics which are explained
• Context of information
• Comments from highest authority
• Both sides of the issue
• Speed, speed and speed 


YOU’RE IN THE SPOTLIGHT
• In a crisis, everyone watches what you do. Whether you 
like it or not, you are in the spotlight. 
• The  key  is  getting  out  in  front  of  the  crisis  in  its  first 
hours  with  clear  statements,  both  internally  and 
externally.
• Accept  responsibility  and  build  confidence  & 
credibility.


The Ideal Spokesperson
• Polite & patient
• Well­informed
• Accurate & reliable
• Fluent
• Available
• Trustworthy

3)  Recognizing Crisis
Is it a crisis?
Has the event in question caused, or does 
it has the potential to cause ­

Yes

No

Injury to any person?
A threat to the health and safety of any person?
A threat to the environment?
A breakdown or a threat to your reputation?
A serious threat to employee’s morale and well­being?
A loss of data?
Serious financial loss?
A legal action against your organization

Interpreting your score: If you answered yes to any of the above questions, you 
are probably dealing with an approaching crisis


4)  Containing Crisis
“One’s objective should be to get it right, get it quick, get 
it out, and get it over.” 
­ Warren Buffet

1) When a crisis strikes, the first thing you must do is to contain 
it. 

2) You must make decisions quickly. 
3) Be on the scene. Your physical presence is important. 
4) Communicate  about  the  crisis  quickly  –  expect  rumors  and 
false  information,  notify  key  people  (management,  general 
public,  or  employees,  vendors,  government  authorities  and 
clients),  and  stick  to  the  facts  (do  not  guess  or  attempt  to 
cover up). 


5)  Resolving Crisis

A  crisis  requires  fast,  confident  decision  making.  But 
how  do  you  make  good  decisions  when  events  move  so 
quickly,  when  things  are  confusing,  and  when  it  is  hard 
to sort out what’s important. 
Managing  emotions  that  accompany  a  crisis,  effective 
leader’s role, and taking effective action can help.


The Leader’s Role
A leader in crisis  responds by: 
 Facing the crisis – turning fear into positive action
 Being  vigilant  –  watching  for  new  developments  and 
recognizing the importance of new information
 Maintaining focus on the priorities – ensuring that people 
are safe first.
 Assessing and responding
Taking action 






Activate your crisis plan
Help everyone work together
Avoid blaming others
Do what needs to be done


6)  Learning from Crisis
When you survive a crisis, don’t just try to put it behind you. Rather 
take the opportunity to learn from the experience and make changes 
to avoid or prepare for another similar event.
Review how the crisis was handled. 
Ask yourself the following questions:

1. Could we have prevented the crisis? If so how?
2. At what point did we realize we were in crisis? Could we have 
recognized the signs earlier?
3. What warning signals went off that we may have ignored?
4. What warning signals did we pay attention to?
5. What did we do right? 
6. What could we have done better?


Crisis Management
• Publicly  promise  that  to  the  best  of  organization's 
ability similar situations will never occur
• Go beyond community`s and victim`s expectations. 
• Adverse  situations  managed  quickly  cost  far  less  and 

are controversial for much shorter periods of time.
 

Prepare Contingency Plans in Advance


Plan for the Next One
 Get input from everyone
 Incorporate  the  ideas  and  information  in  your  next 
round of strategic planning.
 Break  the  crisis  down  into  component  parts,  to 
analyze  how  you  might  handle  a  similar  crisis  more 
effectively next time.


CRISIS MAY BE YOUR
DEFINING MOMENT
• The crisis you are facing, or inevitably will face, may be 
the defining moment in your professional life. 
• Leaders  who  don’t  take  advantage  of  crises  to  make 
long­term changes not only waste opportunities but sow 
the seeds for a repeat experience
• Do your best and leave the rest to ALLAH


FACILITATOR
Prof. Dr. Mohammad Majid Mahmood