Bài giảng Kỹ năng lãnh đạo và quản lý: Xây dựng và quản lý nhóm làm việc - PGS. TS. Trần Văn Bình

Xây dựng và quản lý nhóm làm việc

PGS. TS. Trần Văn Bình

1
International Executive Master of Business Administration


Hiểu thế nào về nhóm
lLàm

việc theo nhóm là nền tảng cho tất cả
mọi phương thức quản lý thành công.
lQuản lý tốt các nhóm làm việc là thách thức
lớn nhưng rất thú vị đối với bất kỳ nhà quản
lý nào cho dù chỉ mới bắt đầu hay đã có
kinh nghiệm.

2
International Executive Master of Business Administration


Tổ c hứ c nhómlàmviệc

l
l
l
l

33

Làc ực kỳq uantrọng tro ng điềukiệnkinhd o anh
hiệnnay v ỡ:
Chủ nghĩa cá nhân
Chuyên môn hp
Khôngcò nquantrng
Quyền lực áp đặt
Sự kồng kềnh nhiều tầng cấp
Thaybằng Tính tập thể
Sự đa dạng về chuyên môn và công việc
Tự chủ, giao quyền
Phản ứng nhanh, gọn
International Executive Master of Business Administration


Làmviệc the o nhóm
điểmmạnh
Nếunhóm tố t

Kết hợp và cộng hưởng thế mạnh của mọi
người
ólà:1+1=m ộ ts ố lớnhơn2
l Phân công lao động, tiết kiệm thời gian
l Tạo không khí vui vẻ, không lẻ loi
l Tạo sự thi đua, cạnh tranh
l Giúp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm và học tập lẫn
nhau
l
l

44

International Executive Master of Business Administration


Lµm viÖc  the o  nhãm 
Khã khăn
=

Khã nhÊt trÝ trong nhãm

=

Khã ra quyÕt ®Þnh nhanh

=

Chia sÎ quyÒn lîi vµ tr¸ch
nhiÖm

55

=

C¹nh tranh kh«ng lµnh m¹nh

=

Khã trao ®æi th«ng tin

=

Khã l·nh ®¹o
International Executive Master of Business Administration


Định nghĩa nhóm
Có rất nhiều định nghĩa về nhóm tuy nhiên tất cả
đều ngụ ý rằng:

6

•

Có nhiều hơn một người tham gia

•

Phải có sự tương tác lẫn nhau

•

Mục đích hay dự định chung

•

Cùng nổ lực làm việc tập thể

 
International Executive Master of Business Administration

Khỏi nim nhúm lm vic
Nhóm là sự liên kết của 2 hay nhiều cá nhân có
sự tác động qua lại và phụ thuộc lẫn nhau nhằm
thoả mãn nhng nhu cầu nào đó của các thành
viên và cùng đạt tới nhng mục tiêu chung.
l Thụng thng, nhúm lm vic l mt tp th cỏc
cỏ nhõn cú cỏc k nng b sung cho nhau
phc v cho mc ớch chung vi trỏch nhim tp
th
l

7
International Executive Master of Business Administration


Đặc điểm nhóm làm việc
l

Nhãm víi những con ngư­êi kh¸c nhau t¹o ra
văn ho¸ nhãm
Ø Thãi que n lµm  viÖc vµ s inh ho¹t
Ø Quan hÖ giữa c¸c thµnh viªn
Ø NiÒm  tin, tiªu chuÈn vµ tiªu thø c ®¸nh gi¸ 
chung

8
International Executive Master of Business Administration

Mục tiêu của hình thành nhóm
Tùy theo từng trường hợp mà mục tiêu của nhóm sẽ là:
l Nâng cao năng suất sản xuất;
l Nâng cao chất lượng sản xuất;
l Làm cho tất cả người lao động tham gia vào quá trình ra
quyết định nhằm nâng cao mức độ thỏa mãn công việc
của họ;
l Xem xét hệ thống và thực tế làm việc để giảm lãng phí
thời gian;
l Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ hơn với khách hàng để
nắm rõ các nhu cầu của thị trường.
9
International Executive Master of Business Administration


Nhóm chính thức và phi chính
thức
Nhóm chính thức: do doanh nghiệp thiết lập
và thừa nhận một cách điển hình, do đó có
những mục tiêu cụ thể nhằm góp phần tiến tới
những mục tiêu chung của doanh nghiệp
Nhóm phi chính thức là các nhóm được thiết
lập thông qua tương tác và tiếp xúc giữa
những thành viên trong doanh nghiệp
10
International Executive Master of Business Administration


Các hình thức nhóm
lNhóm

điều hành
lNhóm đa chức năng
lNhóm kinh doanh
lNhóm hỗ trợ chính thức
lNhóm dự án
lNhóm tao ra sự thay đổi
lNhóm «nóng »
lNhóm công tác tạm thời
11
International Executive Master of Business Administration


Các hình thức nhóm …
Hình thức nhóm 
Nhóm điều hành 
Nhóm  đa  chức  năng  do  một 
trưởng  nhóm  điều  hành.  Các 
thành  viên  được  chọn  theo  vai 
trò. 
Nhóm đa chức năng 
Nhóm  làm  việc  theo  đa  ngành, 
lien phòng ban, được hình thành 
ở mọi cấp trong công ty 

Nhóm kinh doanh 
Một  nhóm  người  chịu  trách 
nhiệm điều hành lâu  dài một dự 
án  hoặc  một  bộ  phận  trong  tổ 
chức 

Nhóm hỗ trợ chính thức 
Nhóm  này  hỗ  trợ  và  cung  cấp 
các  dịch  vụ  nh ư  tài  chính,  hệ 
thống  thông  tin,  hành  chính  và 
bố trí nhân sự 

12

Nhiệm vụ và đặc điểm 
Quản lý các hoạt động hàng ngày của một tổ 
chức  hoặc  một  bộ  phận.  Thường  xuyên  có 
những cuộc họp theo ch ương trình hoặc theo 
báo cáo. 
Căn  cứ  thông  tin  của  các  bộ  phận  cấp  dưới. 
Nếu việc kiểm tra biểu hiện yếu kém, nên tổ 
chức cuộc họp để giải quyết 
Tháo  gỡ  những  trở  ngại  bằng  cách  trao  đổi 
những  ý  tưởng  khác  nhau  về  các  nhiệm  vụ 
cụ thể, chẳng hạn khởi xướng một sản phẩm 
mới; 
Các  thành  viên  của  nhóm  dung  những  lĩnh 
vực  chuyên  môn  và  kỹ  năng  khác  nhau  để 
giải quyết một vấn đề hay công việc. 
Điều hành một bộ phận và tối ưu hóa các kết 
quả; 
Phụ thuộc vào Trưởng nhóm – người thường 
xuyên  có  những  thay  đổi  đối  với  nhóm  để 
tối  ưu  hóa  cách  làm  việc  và  thường  chịu  sự 
giám sát tương đối chặt chẽ. 
Mang  nặng  cách  làm  việc  theo  thói  quen, 

chẳng  hạn  như  văn  thư,  và  hiệu  quả  của  bộ 
phận này không thể thiếu đối với thành công 
chung của nhóm; 
Phụ  thuộc  vào  quy  trình  làm  việc,  đưa  ra 
phạm  vi  nâng  cao  năng  suất  theo  cách  làm 
việc nhóm. 

International Executive Master of Business Administration


Các hình thức nhóm …
Hình thức nhóm 
Nhóm dự án 
Một  nhóm  gồm  những  người 
được tuyển chọn và làm việc với 
nhau  trong  thời  gian  của  dự  án, 
ví  dụ  dự  án  xây  dựng  một 
xưởng sản xuất mới 
Nhóm tạo ra sự thay đổi 
Nhóm  gồm  các  chuyên  gia  có 
nhiệm vụ tạo ra sự thay đổi. Giá 
trị  công  việc  phụ  thuộc  vào  khả 
năng  của  tập  thể  nhóm.  Đôi  khi 
công việc  này  không phụ thuộc 
vào sour trường của nhóm. 
Nhóm “nóng” 
Là  bộ  phận  độc  lập  với  các  bộ 
phận khác và thường xuyên làm 
việc ở các địa điểm xa công ty 
Nhóm công tác tạm thời 

Là bộ phận được thành lập trong 
thời  gian  ngắn  để  nghiên  cứu 
hoặc giải quyết một vấn đề hoặc 
công  việc  cụ  thể  và  báo  cáo  kết 
quả cho ban quản lý 

Nhiệm vụ và đặc điểm 
Yêu  cầu  có  một  số  tiểu  nhóm  và  công  việc 
được  chia  nhỏ,  lập  kế  hoạch  chi  tiết  và  kỹ 
luật làm việc nghiêm; 
Phụ thuộc vào hiểu biết, sự gần gũi giữa các 
thành viên và cách thức tổ chức làm việc 
Tạo ảnh hưởng văn hóa công ty để cải thiện 
căn bản các kết quả thong qua ứng dụng các 
ph ương pháp mới; 
Lãnh  đạo bởi những người tin tưởng vào sự 
thay đổi và cống hiến nhiều cho tổ chức. 
Tập  trung  vào  những  nhiệm  vụ  như  thâm 
nhập  thị  trường  mới  hoặc  tạo  ra  ch ương 
trình sản phẩm mới; 
Gồm  những  người  đạt  được  thành  tích  cao, 
độc  lập,  linh  hoạt,  nghiên  cứu  nhiều  tình 
huống và đạt kết quả nhanh chóng. 
Thiết lập hệ thống công nghệ thong tin mới, 
thao  gỡ  những  vướng  mắc  trong  sản  xuất, 
hoặc  tham  gia  những  nhiệm  vụ  tương  tự, 
thường làm việc dưới áp lực cao; 
Sử  dụng quy  trình  không  chính thức  và  đưa 
ra các khả năng lựa chọn. 

13
International Executive Master of Business Administration


Thành lập nhóm
l Nhóm

được thành lập xuất phát từ yêu cầu
của DN, tổ chức, cộng đồng.
l Nhóm có thể theo mô hình Nhóm chính thức
hoặc Nhóm phi chính thức.
l Nhóm gồm có trưởng nhóm và các thành
viên của nhóm.
l Nhóm phải có mục đích rõ ràng và có đủ các
nguồn lực để đạt được mục đích đó
14
International Executive Master of Business Administration


Thành phần của nhóm
Thành phần của nhóm có thể là:
l Những người bạn;
l Những đồng nghiệp;
l Những người hoàn toàn xa lạ;
l Thậm chí là những « đối thủ »

15
International Executive Master of Business Administration

Phẩm chất cần có của trưởng
nhóm
Khả năng truyền thông
Tầm nhìn

Sự tự tin

Kỹ năng phân công

Khả năng quan sát

Tập trung vào kết 
quả

Tính chu đáo

Khả năng hội nhập

Lòng can đảm

Khả năng làm việc 
theo nhóm

16
International Executive Master of Business Administration


Trách nhiệm của trưởng nhóm
Trách nhiệm của trưởng nhóm gồm:
l Trách

l
l

nhiệm đối với công việc
Trách nhiệm đối với cá nhân
Trách nhiệm đối với Nhóm

17
International Executive Master of Business Administration


Trách nhiệm đối với công việc
l Lãnh

đạo nhóm đạt được mục tiêu
công việc là trách nhiệm chính của
người lãnh đạo nhóm

18
International Executive Master of Business Administration


Trách nhiệm đối với cá nhân
l Hỗ

trợ và khuyến khích mỗi cá nhân trong
nhóm;
l Phân công công việc phù hợp;
l Giải thích vai trò của từng cá nhân đối với
công việc chung của nhóm;

l Đánh giá thực hiện công việc của từng cá
nhân;
l Bảo vệ cá nhân khi cần thiết
19
International Executive Master of Business Administration


Trách nhiệm đối với Nhóm
l Đại

diện cho cả nhóm trước lãnh đạo cấp
trên;
l Đại diện cho cấp trên trước nhóm;
l Phối hợp giữa nhóm với các bộ phận khác
hoặc nhóm khác.

20
International Executive Master of Business Administration


Lựa chọn thành viên nhóm
l Việc

lựa chọn thành viên tham gia nhóm cần
phải dựa trên năng lực chuyên môn, kỹ năng
làm việc nhóm và những phẩm chất cá nhân
của người đó.
l Những việc nên và không nên làm trong quá
trình lựa chọn các thành viên nhóm gồm:

21
International Executive Master of Business Administration


Lựa chọn các thành viên của nhóm
Những điều nên làm

Những điều không nên làm

Phác thảo nội dung 
công việc trước khi 
trao đổi

Những phẩm chất nào cần 
có cho vai trò này ?

Khẳng định rằng 
mọi người sẽ phù 
hợp với vai trò của 
họ

Đối chiếu các nội 
dung trong hồ sơ với 
các chi tiết của cá 
nhân

Có thành viên nào thích hợp 
không ?

Chỉ dựa vào những 

lời giới thiệu miệng

Chọn những cá nhân 
thích hợp có nhiều 
kỹ năng

Những thế mạnh nổi bật 
của họ là gì ?

Bỏ qua nhiều thiếu 
sót về những kinh 
nghiệm đặc biệt

Xem xét cẩn thận 
những thiếu sót

Những yếu kém có thể khắc 
phục được không ?

Hy vọng cả nhóm sẽ 
theo dõi yếu kém đó

Lưu ý những thiếu 
sót thuộc về tính 
cách

Sẽ làm việc với người này 
được không ?

Bỏ qua những biểu 

hiện cá nhân

Giao vai trò đã xác 
định cho cá nhân đáp 
ứng nhiều nhất các 
yêu cầu chung của 
nhóm

Quyết định cuối cùng dựa 
trên mức độ thỏa mãn các 
vấn đề trên

Giao vai trò đã xác 
định cho cá nhân có 
kỹ năng vượt trội

22

International Executive Master of Business Administration


Thiết lập mục tiêu của nhóm
Xác định mục tiêu có vai trò quyết định đến sự
thành công của nhóm;
l Tất cả các thành viên trong nhóm cần xác định
chính xác mục tiêu mà họ cần hướng tới;
l Các mục tiêu này là ràng buộc đối với tất cả các
thành viên nhóm;
l Để đạt được kết quả tốt nhất, cần đặt ra các chỉ
tiêu đầy thách thức. Tuy nhiên phải có tính khả

thi và gắn với mục tiêu chung của tổ chức.
l

23
International Executive Master of Business Administration


Các tiêu chí cần đạt được khi xây
dựng mục tiêu nhóm
Lý tưởng nhất mục tiêu của nhóm được xây
dựng theo tiêu chí SMART:
l Cụ thể (Specific)
l Có thể đo lường được (Measurable)
l Được nhất trí (Agreed)
l Khả thi (Realistic)
l Có thời hạn xác định (Time contrained)
24
International Executive Master of Business Administration


Những điểm lưu ý khi xây dựng
nhóm
l Gây

25

dựng tất cả các mối quan hệ có thể có
ích cho nhóm (trong và ngoài nhóm);
l Giữ tất cả các mối quan hệ trong nhóm được
ổn định;

l Đảm bảo tất cả những người liên quan nghe
và hiểu rõ những tin tốt đẹp;
l Nếu có vấn đề ngấm ngầm trong bất cứ mối
quan hệ nào của nhóm, hãy giải quyết vấn
đề đó một cách nhanh chóng.
International Executive Master of Business Administration