Lecture A systems approach to small group interaction (8/e): Chapter 9 - Stewart L. Tubbs

CCHH AAPP TT EE RR

9

Small Group
Presentations to an
Audience
Stewart L. Tubbs

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 2

Small Group Presentations to an
Audience
•
•
•
•
•

McGraw­Hill

Glossary
Case Study
Small Group Presentations to an Audience
Preparing an Oral Presentation
The Systems Approach

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 3

Glossary
• Forum Discussion—a group presentation in which 
audience members have an opportunity to ask questions 
and comment on panel members’ presentations.

• Symposium Discussion—a group presentation in 

which individual speakers give presentations in front of an 
audience. It is more structured than a panel discussion and 
may also be followed by a forum discussion.

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 4

Case Study
Midtown State University (A)
1. What would you do if you were a member of the Board 
of Regents?

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 5

Small Group Presentations to an
Audience
• Panel Discussions
– A panel discussion is basically a conversation in 
front of an audience.
• When you participate in a panel discussion, keep in 
mind that you should prepare for the presentation 
much as you would for any public communication 
event.
• Each panel member should plan to participate as 
evenly as possible.

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 6

Small Group Presentations to an
Audience
• Symposium Presentations
– A symposium is much more structured than a 
panel discussion.

• Each speaker gives an uninterrupted speech on one 
portion of the topic.
– Each speaker should coordinate his or her presentation  
with the others in order to ensure that all the important 
aspects of the topic are covered.

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 7

Small Group Presentations to an
Audience—Practical Tips
• Leonard and Swaps (1999) offer the 
following insights with regard to group 
problem solving:
– The early stage of problem solving requires divergent 
thinking.
– Once the ideas are identified, the second phase of 
problem solving requires convergent thinking.
– It is important to balance the needs for divergent and 
convergent thinking.
– Too little divergent thinking results in shallow analysis 
of the problem and too few alternatives for 
consideration.
McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Slide 8

Small Group Presentations to an
Audience—Practical Tips
• Leonard and Swaps (1999) . . . (continued)
– Too little convergent thinking results in lack of focus 
and follow through.
– Too much divergent thinking has the same result as too 
little convergent thinking.
– Too much convergent thinking results in what is 
commonly referred to as groupthink.

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 9

Small Group Presentations to an
Audience
• Forum Discussions
– Forum discussion is a format in which audience 
members have an opportunity to ask questions 
and or to comment on the speaker or speakers’ 
presentations.
• One of the important aspects of a forum is to allow 
all points of view to be heard.

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 10

Preparing an Oral Presentation
• There are seven steps that you need to 
follow in preparing an oral presentation.
–
–
–
–

Determine your purpose.
Determine your topic.
Analyze your audience.
Gather supporting materials.
•
•
•
•

McGraw­Hill

Examples
Statistics
Quotation

Analogies
© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 11

Preparing an Oral Presentation
• There are seven steps . . . (continued)
– Organize your materials.
– Prepare your visual aids.
– Practice, practice, practice your delivery.

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 12

The Systems Approach
• There are a number of factors that help us 
determine the best communication strategies 
and skills to employ in any situation.

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.