Lecture A systems approach to small group interaction (8/e): Chapter 6 - Stewart L. Tubbs

CCHH AAPP TT EE RR

6
Decision-Making
Processes
Stewart L. Tubbs
McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 2

Decision-Making Processes
•
•
•
•
•
•

McGraw­Hill

Glossary
Case Study
Improving Creativity
Reflective Thinking Process
The Kepner­Tregoe Approach
The Fishbone Technique

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Slide 3

Decision-Making Processes
(continued)
•
•
•
•
•
•

McGraw­Hill

Brainstorming
Six Thinking Hats
Incrementation
Mixed Scanning
Tacit Bargaining
The Systems Approach

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 4

Glossary
• Brainstorming—a technique used to generate ideas. It 
emphasizes brain activity. It can be applied as part of the 

problem­solving process.

• Convergent Thinking—a form of thinking in which 
ideas come together to form a solution.

• Divergent Thinking—a form of thinking in which 
many different aspects of an idea are explored. 
Brainstorming is one technique of divergent thinking.

• Fishbone Technique—a method of examining cause 
and effect using a fishbone diagram.

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 5

Glossary
• Incrementalism—the process of making decisions that 
result in change by increments.

• Kepner­Tregoe Approach—a variation of the 

reflective thinking sequence. Its most important 
contribution is the way in which a group works through the 
criteria phase, differentiating between the musts and the 
wants of a solution.

• Mixed Scanning—a decision­making strategy that 
combines examining a problem comprehensively (the 
rational approach) and part by part (the incremental 
approach).

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 6

Glossary
• Reflective Thinking Process—a pattern for small 
group problem solving that includes six components:
1. What is the problem?
2. What are its causes and limits?
3. What are the criteria for an acceptable solution?
4. What are the available solutions?
5. What is the best solution?
6. How can it be implemented?

• Tacit Bargaining—bargaining in which 
communication is incomplete or impossible.

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.

Slide 7

Case Study
General Motors
1. What do you think are the main problems at GM?
2. What would you do if you were CEO of GM?
3. How does this case relate to your organization?

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 8

Improving Creativity
• Creativity can be divided into two phases of 
thinking.
– Divergent thinking
– Convergent thinking

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 9

Improving Creativity
• Gibson and Hodgetts (1986) identify four 

different kinds of creativity that may be 
applied to group problem solving.
–
–
–
–

McGraw­Hill

Innovation
Synthesis
Extension
Duplication

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 10

Improving Creativity
• Left­ and Right­Brain Functions

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 11

Improving Creativity—Practical Tips

The following are some mental flexibility exercises 
that should help you improve your creativity. 
These are adapted from Lawrence Katz and 
Manning Rubin (1999).
1. Use your nondominant hand for brushing teeth, writing, 
using the remote.
2. Vary your usual routine.
3. Take a different way to work or class.
4. Seek out social stimulation, especially with people you 
don’t already know.

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 12

Improving Creativity—Practical Tips
• The following . . . (continued)
  5. Put your watch on the other wrist.
  6. Turn pictures on your desk upside down.
  7. Randomly move your wastebaskets, stapler, penholder, 
etc.
  8. Shop at different stores.
  9. Vary your usual route through the grocery store.
10. Look at magazines written for the opposite sex.

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 13

Reflective Thinking Process
• The reflective thinking sequence first 
proposed by John Dewey (1910) emphasizes 
the left­brain functions.
–
–
–
–

McGraw­Hill

Define problem.
Analyze causes.
Identify criteria.
Generate solutions.

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 14

The Kepner-Tregoe Approach
• A variation of the reflective thinking 
sequence has been proposed (Kepner and 
Tregoe, 1992).

– The most important contribution seems to be the 
way in which a group works through the criteria 
phase.
• There are certain required elements and other desired 
element to any solution, called musts and wants by 
Kepner and Tregoe.

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 15

The Kepner-Tregoe Approach
• SSC Ratings for Competing States

McGraw­Hill

Source: From Mike Magner. “Geology Blamed for State’s Loss of Atom 
© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.
Smasher,” Ann Arbor News, 11 November 1988, pp. A1, A4.


Slide 16

The Fishbone Technique
• The fishbone technique is so called because 
its outline resembles the skeleton of a fish.
– It helps to identify graphically the underlying 

causes of a problem.

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 17

Brainstorming
The Fishbone Technique

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 18

Brainstorming—Practical Tips
One way to get at the root causes of problems is to 
ask “why” five times. For example, some team 
members don’t follow through on a team’s 
decision (Carr, 1996, p. 66).
– Why? Because team members weren’t really committed 
to the decision in the first place.
– Why? Because the team didn’t spend enough time 
exploring the problems in implementing the solution.
– Why? Because it didn’t want to spend the time.
– Why? Because it didn’t think the problem was that 

important.
– Why? Because no one thought through the team’s 
mission clearly when it was formed.

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 19

Brainstorming
• Brainstorming emphasizes right­brain 
activity.
– Rules for brainstorming:
•
•
•
•
•
•

McGraw­Hill

Put judgment and evaluation aside temporarily.
Turn imagination loose, and start offering the results.
Think of as many ideas as you can.
Seek combination and improvement.
Record all ideas in full view.
Evaluate at a later session.

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 20

Brainstorming—Practical Tips
1. While brainstorming, take 3 x 5 index cards and have 
each member of the team follow this sequence: Say it, 
write it, toss it (on the table).
2. Categorize ideas.
3. Classify.
4. Prioritize.

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 21

Six Thinking Hats
• Six thinking hats is an intuitive way to keep 
your thoughts focused while problem 
solving.
– White hat—emotionally neutral.
– Red hat—emotions, gut instincts, intuition, and 
feelings.
– Black hat—represents careful and analytical 
thinking.

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 22

Six Thinking Hats
• Six thinking hats . . . (continued)
– Yellow hat—represents sunny, optimistic, and 
positive thinking.
– Green hat—represents creativity, new ideas, 
alternatives, and possibilities.
– Blue hat—represents coordination, control, and 
the discipline to know when to use which hat.

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 23

Incrementalism
• Braybrooke and Lindblom (1963) argue that 
numerous decisions concerning 
governmental policies are arrived at 
partially as a result of adapting to political 
pressure rather than as a result of rational 

analysis.

McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 24

Incrementalism
• The term incrementalism refers to the 
process of making decisions that result in 
change.
– Quadrant 1—High understanding/large change
– Quadrant 2—High understanding/incremental 
change
– Quadrant 3—Low understanding/incremental 
change
– Quadrant 4—Low understanding/large change
McGraw­Hill

© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.


Slide 25

Incrementation
• Model of Decision­Making

McGraw­Hill

Source: Reprinted with permission of the Free Press, a Division of Macmillan, Inc., from David Braybrooke and Charles 
© 2004 The McGraw­Hill Companies, Inc. All rights reserved.
C. Lindbloom. A Strategy of Decision, copyright © 1963 by The Free Press of Glencoe.