Hướng dẫn sử dụng Microsoft Project 2003 (37tr)

Chɉɇng trình hͣp tác Viʄt Nam - Thͥy Ĉiʀn vɾ tăng cɉ͝ng
năng lͱc quɠn lý ÿɢt ÿai và môi trɉ͝ng (SEMLA)

HɈ͚NG DɧN Sͬ DͤNG
MICROSOFT PROJECT 2003


Mͥc Lͥc

PHɣN I: GI͚I THIʃU CHUNG MICROSOFT PROJECT

1

1. Mөc ÿích chung và các yêu cҫu cӫa Microsoft Project ................................................................................ 1
2. Quҧn lý dӵ án là gì? ..................................................................................................................................... 1
3. Các nhân tӕ chính tҥo nên mӝt dӵ án ........................................................................................................... 2
4. Cѫ sӣ dӳ liӋu cӫa Microsoft Project 2003.................................................................................................... 2
5. Xem xét dӳ liӋu cҫn thiӃt ............................................................................................................................. 2
6. HӋ thӕng lӏch làm viӋc cӫa Microsoft Project.............................................................................................. 2
7. Mӝt sӕ tӯ khoá trong Microsoft Project 2003 .............................................................................................. 2

PHɣN II: TɝO M͘T DͰ ÁN

4

Bài 1: Thiɼt lɪp m͙t dͱ án m͛i

5

1. Tҥo mӟi 1 dӵ án ........................................................................................................................................... 5
2. Nhұp các thông tin quan trӑng cho dӵ án..................................................................................................... 7

3. ThiӃt lұp hӋ thӕng lӏch làm viӋc cho dӵ án .................................................................................................. 8

Bài 2: Cách thͩc nhɪp và t͕ chͩc các công viʄc

10

1. Nhұp các công viӋc và thӡi gian thӵc hiӋn................................................................................................. 10
2. Tҥo mӕc dӵ án (milstones)......................................................................................................................... 11
3. Tҥo các công viӋc ÿӏnh kǤ.......................................................................................................................... 11
4. Phân cҩp các công viӋc .............................................................................................................................. 13
5. HiӋu chӍnh danh sách các công viӋc........................................................................................................... 13

Bài 3: Th͝i gian bɬt ÿɤu và th͝i gian kɼt thúc công viʄc

15

1. ThiӃt lұp mӕi quan hӋ giӳa các công viӋc .................................................................................................. 15
2. Các công viӋc gӕi chӗng lên nhau.............................................................................................................. 16
3. ThiӃt lұp thӡi gian bҳt ÿҫu và thӡi gian kӃt thúc cӫa công viӋc ................................................................. 17
4. Xác ÿӏnh hҥn cuӕi cho 1 công viӋc ............................................................................................................ 18
5. Chia mӝt công viӋc thành nhӳng phҫn nhӓ................................................................................................ 19

Bài 4: Kh͟i tɞo tài nguyên, nhân lͱc cho công viʄc

21

1. Tҥo danh sách tài nguyên........................................................................................................................... 21
2. Thay ÿәi thӡi gian làm viӋc cho nhân viên ................................................................................................ 22
3. Khӣi tҥo các tài nguyên cho công viӋc....................................................................................................... 24
4. Sӱa ÿәi khoҧng thӡi gian thӵc hiӋn công viӋc .......................................................................................... 25

5. KiӇm tra hiӋu chӍnh viӋc khӣi tҥo tài nguyên............................................................................................. 27

Bài 5: Xem xét hʄ th͑ng công viʄc

29

1. Xem xét toàn bӝ dӵ án ............................................................................................................................... 29
2. KiӇm tra ngày bҳt ÿҫu và kӃt thúc cӫa dӵ án ............................................................................................. 29
3. ChuyӇn ÿәi giӳa các khung nhìn................................................................................................................ 29
4. Xem xét các cӝt khác nhau trong mӝt khung nhìn ..................................................................................... 30
5. ThӇ hiӋn thông tin có chӑn lӑc ................................................................................................................... 30
6. Sҳp xӃp thông tin trong mӝt khung nhìn .................................................................................................... 31
7. Nhóm thông tin trong mӝt khung nhìn....................................................................................................... 32

Bài 6: Xem và in báo cáo

33

1. Các báo biӇu chuҭn cӫa Microsoft Project................................................................................................. 33
2. In các biӇu ÿӗ cӫa dӵ án............................................................................................................................. 34
3. ThiӃt lұp cҩu hình trang In ......................................................................................................................... 34


Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003

Chɉɇng trình SEMLA

PHɣN I: GI͚I THIʃU CHUNG MICROSOFT PROJECT
1. Khái niʄm chung và các yêu cɤu cͧa Microsoft Project
Microsoft Project là m͙t chɉɇng trình chuyên dùng ÿʀ quɠn lý các dͱ án, là chɉɇng

trình có nhͯng công cͥ mɞnh và thuɪn tiʄn. Microsoft Project có thʀ làm viʄc v͛i nhiɾu
chɼ ÿ͙, nhiɾu công cͥ, chͩc năng ÿʀ thͱc hiʄn các thao tác tɞo lɪp và hiʄu chʆnh trên dͱ
án ÿ͓ng th͝i tiɼt kiʄm th͝i gian và tiɾn bɞc.
Mͥc ÿích cͧa Microsoft Project 2003 g͓m:
x

T͕ chͩc lɪp kɼ hoɞch và quɠn lý dͱ án.

x

Lên lʈch công tác.

x

Chʆ ÿʈnh các tài nguyên và chi phí cho các công viʄc trong dͱ án.

x

Ĉiɾu chʆnh kɼ hoɞch ÿʀ thích ͩng v͛i các ÿiɾu kiʄn ràng bu͙c.

x

Chuɦn bʈ các báo biʀu cɤn thiɼt cho dͱ án.

x

Dͱ trù các tác ÿ͙ng ÿɼn tiɼn ÿ͙ cͧa dͱ án khi xɠy ra nhͯng thay ÿ͕i có ɠnh
hɉ͟ng l͛n ÿɼn dͱ án.

x

Xem xét lɞi dͱ án ÿʀ ÿ͑i phó v͛i các tình hu͑ng ngɨu nhiên.

x

Ĉánh giá tài chính chung cͧa dͱ án.

x

In ɢn các báo biʀu phͥc vͥ dͱ án.

x

Làm viʄc và quɠn lý theo nhóm.

x

Rút kinh nghiʄm trong khi thͱc hiʄn dͱ án.

Ĉʀ chɞy Microsoft Project 2003 phɤn cͩng t͑i thiʀu cͧa máy tính là:


B͙ vi xͭ lý 486 tr͟ lên



16 Mb RAM



Window 9x



͔ cͩng >100 Mb

Và cɤn có các phɤn mɾm sau:


Phɤn mɾm Microsoft Project 2003



B͙ gõ tiɼng Viʄt

2. Quɠn lý dͱ án là gì?
Quɠn lý dͱ án là m͙t quá trình lɪp kɼ hoɞch, t͕ chͩc, theo dõi và quɠn lý các công
viʄc và ngu͓n lͱc ÿʀ hoàn thành các mͥc tiêu ÿɴt ra v͛i nhiɾu ràng bu͙c vɾ th͝i gian, chi
phí và tài nguyên. Kɼ hoɞch cͧa dͱ án có thʀ chʆ là ÿɇn giɠn, ví dͥ nhɉ m͙t tɪp hͣp nh͏
các công viʄc cùng th͝i gian bɬt ÿɤu và kɼt thúc, cŸng có thʀ phͩc tɞp g͓m hàng nghìn
các công viʄc và tài nguyên v͛i chi phí hàng tͷ ÿôlla.
Hɤu hɼt các dͱ án ÿɾu có nhͯng ÿiʀm chung bao g͓m viʄc phân chia dͱ án thành các
công viʄc nh͏ dʂ dàng quɠn lý, lɪp lʈch thͱc hiʄn các công viʄc, trao ÿ͕i v͛i nhóm và
theo dõi các tiɼn trình thͱc hiʄn công viʄc. M͍i dͱ án ÿɾu bao g͓m ba pha chính sau:


Lɪp kɼ hoɞch dͱ án



Theo dõi các thay ÿ͕i và quɠn lý dͱ án



Kɼt thúc dͱ án.

Các pha này càng ÿɉͣc thͱc hiʄn t͑t bao nhiêu, khɠ năng thành công cͧa dͱ án càng
nhiɾu bɢy nhiêu.



Share by Share-connect.blogspot.com

1


Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003

Chɉɇng trình SEMLA

3. Các nhân t͑ chính tɞo nên m͙t dͱ án
là:

Dͱ án chʆ có thʀ thành công nɼu hiʀu rõ ÿɉͣc 3 nhân t͑ hình thành nên m͗i dͱ án, ÿó


Th͝i gian: G͓m th͝i gian ÿʀ hoàn thành tͫng công viʄc trong m͗i m͙t giai ÿoɞn.



Ngân sách: G͓m các chi phí tài nguyên: nhân lͱc, thiɼt bʈ, nguyên vɪt liʄu ÿʀ
hoàn thành các công viʄc.



Mͥc ÿích: Mͥc ÿích cͧa các công viʄc và kɼ hoɞch ÿʀ hoàn thành chúng.

Th͝i gian, ngân sách và mͥc ÿích là chiɼc kiɾng ba chân ÿɉa dͱ án ÿɼn thành công,
m͗i m͙t thành phɤn ÿɾu có ɠnh hɉ͟ng ÿɼn hai phɤn còn lɞi. Ba thành phɤn này là rɢt
quan tr͍ng và trͱc tiɼp ɠnh hɉ͟ng ÿɼn dͱ án, m͑i quan hʄ giͯa ba thành phɤn này là
khác nhau ÿ͑i v͛i m͗i dͱ án và nó quyɼt ÿʈnh t͛i nhͯng vɢn ÿɾ và cách thͩc thͱc hiʄn
dͱ án.
4. Cɇ s͟ dͯ liʄu cͧa Microsoft Project 2003
Là m͙t nhà quɠn lý dͱ án, sɺ có rɢt nhiɾu công viʄc ÿʀ làm. Vɪy thì Microsoft Project
có thʀ giúp gì cho công viʄc này? Trɉ͛c hɼt, nó lɉu trͯ thông tin chi tiɼt vɾ dͱ án trong
cɇ s͟ dͯ liʄu và sͭ dͥng các thông tin này ÿʀ tính toán, theo dõi tiɼn trình, chi phí cͧa dͱ
án và các thành phɤn khác ÿ͓ng th͝i tɞo ra m͙t kɼ hoɞch cho dͱ án. Càng nhiɾu thông
tin vɾ dͱ án cung cɢp, dͱ án càng ÿɉͣc thͱc hiʄn chính xác bɢy nhiêu.
Gi͑ng nhɉ m͙t bɠng tính, Microsoft Project thʀ hiʄn kɼt quɠ ngay sau các tính toán.
Tuy nhiên kɼ hoɞch cͧa dͱ án sɺ không ÿɉͣc lɪp cho ÿɼn khi hoàn thành các thông tin
quan tr͍ng cͧa các công viʄc.
Microsoft Project lɉu giͯ thông tin nhɪp vào và thông tin nó tính toán trong các trɉ͝ng
nhɉ tên công viʄc hay khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn. Trong Microsoft Project, m͗i trɉ͝ng
ÿɉͣc thʀ hiʄn trong m͙t c͙t.
5. Xem xét dͯ liʄu cɤn thiɼt
Ngɉ͝i sͭ dͥng (NSD) có thʀ xem xét th͝i gian kɼt thúc cͧa các công viʄc trong hôm
nay, ngày mai NSD lɞi mu͑n xem xét chi phí công viʄc. Cɇ s͟ dͯ liʄu dͱ án chͩa ÿͱng
rɢt nhiɾu thông tin nhɉng tɞi m͙t th͝i ÿiʀm NSD có thʀ chʆ cɤn m͙t phɤn thông tin. Ĉʀ
làm ÿɉͣc ÿiɾu Microsoft Project cung cɢp m͙t s͑ dɞng thʀ hiʄn sau:





Các khung nhìn: Thʀ hiʄn m͙t tɪp con cͧa các thông tin ÿã ÿɉͣc ÿʈnh dɞng. Ví
dͥ sɇ ÿ͓ Gantt thʀ hiʄn thông tin vɾ các công viʄc.
Các bɠng: G͓m các thông tin ÿɉͣc ÿʈnh nghśa ngay ban ÿɤu.
Các thông tin ch͍n l͍c: cho phép ch͍n l͍c các thông tin vɾ công viʄc hay tài
nguyên.

6. Hʄ th͑ng lʈch làm viʄc cͧa Microsoft Project
Cách thͩc Microsoft Project sͭ dͥng hʄ th͑ng th͝i gian bɬt ÿɤu và kɼt thúc các công
viʄc nhɉ thɼ nào? Ĉiɾu này ÿɉͣc tính toán theo các nhân t͑ nhɉ mͩc ÿ͙ ÿ͙c lɪp cͧa công
viʄc, các ràng bu͙c liên quan, các khoɠng th͝i gian ÿͩt ÿoɞn cŸng nhɉ các ngày nghʆ,
ngày lʂ.
7. M͙t s͑ tͫ khoá trong Microsoft Project 2003
Task: Công viʄc, nhiʄm vͥ
Duration: Th͝i gian thͱc hiʄn công viʄc
Start: Ngày bɬt ÿɤu
Finish: Ngày kɼt thúc
Predecessors: Công viʄc làm trɉ͛c
Successors: Công viʄc kɼ tiɼp
Task list: Danh sách các công viʄc
Resource: Tài nguyên hay nhân lͱc, máy móc thͱc hiʄn các công viʄc cͧa dͱ án


Share by Share-connect.blogspot.com

2

Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Projectɞo m͙t s͑ tài nguyên, giͯ phím CTRL và sau ÿó kích vào tên cͧa các
tài nguyên.

B5 Kích Assign.
B6 Kích Close.
Chú ý: Có thʀ thay thɼ tài nguyên này bɮng tài nguyên khác. Ch͍n công viʄc có ngu͓n
tài nguyên mu͑n thay thɼ. Trong h͙p thoɞi Assign Resources, ch͍n tên tài nguyên và
kích Replace.
4. Sͭa ÿ͕i khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn công viʄc
Khi kh͟i tɞo nhiɾu tài nguyên cho m͙t công viʄc, Microsoft Project tͱ ÿ͙ng giɠm
khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn công viʄc. Ví dͥ m͙t công viʄc do 1 nhân viên thͱc hiʄn trong
m͙t ngày thì sɺ chʆ mɢt nͭa ngày ÿʀ thͱc hiʄn nɼu hai nhân viên cùng thͱc hiʄn. Nɼu
mu͑n giͯ khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn cho công viʄc ÿó là nhɉ cŸ trong khi vɨn có thêm
tài nguyên sͭ dͥng cho công viʄc ÿó, thͱc hiʄn nhɉ sau.

B1 Trên menu View, kích khung nhìn Gantt.



Share by Share-connect.blogspot.com

25


Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003

Chɉɇng trình SEMLA

B2 Trong c͙t Task Name, ch͍n tên công viʄc.
B3 Kích nút Task Information

mͥc Task Information.

trên thanh công cͥ hay trong menu Project ch͍n

Và sau ÿó chuyʀn sang Tab Advanced.
4

Trong h͙p thoɞi Task Information xoá b͏ dɢu kiʀm trong mͥc Effort driven, và
sau ÿó kích OK.



Share by Share-connect.blogspot.com

26


Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003

Chɉɇng trình SEMLA

Bây gi͝ khi kh͟i tɞo thêm tài nguyên cho công viʄc, khoɠng th͝i gian thͱc hiʄn sɺ
không thay ÿ͕i.
Chú ý: Có thʀ làm cho tɢt cɠ các công viʄc m͛i sɺ tɞo ra khi thêm tài nguyên thì th͝i
gian thͱc hiʄn sɺ không giɠm bɮng cách trong menu Tools, ch͍n mͥc Options, kích tab
Schedule và sau ÿó b͏ dɢu kiʀm tɞi mͥc New tasks are effort driven.

5. Kiʀm tra hiʄu chʆnh viʄc kh͟i tɞo tài nguyên
Khung nhìn Resource Usage thʀ hiʄn tɢt cɠ các tài nguyên sͭ dͥng trong dͱ án. V͛i
khung nhìn này, có thʀ thɢy rɮng ngu͓n tài nguyên ÿɉͣc sͭ dͥng nhɉ thɼ nào, nhͯng

ngu͓n tài nguyên nào có thʀ sͭ dͥng ÿɉͣc tiɼp, ngu͓n tài nguyên nào ÿang bʈ quá tɠi

B1 Trong menu View, ch͍n Resource Usage.

Ĉʀ có nhiɾu thông tin hɇn vɾ viʄc sͭ dͥng tài nguyên, trong menu View, mͥc
Table, kích vào bɠng mu͑n hiʀn thʈ trong khung nhìn Resource Usage.



Share by Share-connect.blogspot.com

27


Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003

Chɉɇng trình SEMLA

B2 Trong c͙t Resource Name, xem lɞi các công viʄc sͭ dͥng ngu͓n tài nguyên này.
B3 Ĉʀ chuyʀn ÿ͕i ngu͓n tài nguyên cho m͙t công viʄc, ch͍n hàng chͩa công viʄc ÿó và
sau ÿó kéo lên phɤn tài nguyên cɤn chuyʀn ÿ͕i.
Chú ý
x
x

Viʄc thêm các bɠng thông tin hiʀn thʈ trên không làm thay ÿ͕i thông tin vɾ dͯ liʄu
mà chʆ là thay ÿ͕i cách thʀ hiʄn.
Nɼu m͙t tài nguyên màu ÿ͏ và ÿɪm, tài nguyên ÿó ÿang bʈ sͭ dͥng quá tɠi.

Share by Share-connect.blogspot.com

28


Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003

Chɉɇng trình SEMLA

Bài 5: Xem xét hʄ th͑ng công viʄc
Sau khi nhɪp hɼt nhͯng thông tin vɾ dͱ án, hãy xem xét lɞi xem chúng có phù hͣp v͛i
dͱ tính hay không. Nɼu không hãy kiʀm tra lɞi quá trình thͱc hiʄn các công viʄc. Bài này
bao g͓m các ÿiʀm chính sau:


Xem xét toàn b͙ dͱ án



Kiʀm tra ngày bɬt ÿɤu và kɼt thúc cͧa dͱ án



Chuyʀn ÿ͕i giͯa các khung nhìn



Xem xét các c͙t khác nhau trong m͙t khung nhìn



Thʀ hiʄn thông tin có ch͍n l͍c



Sɬp xɼp thông tin trong m͙t khung nhìn



Nhóm thông tin trong m͙t khung nhìn

1. Xem xét toàn b͙ dͱ án
Có thʀ quan sát th͝i gian bɬt ÿɤu, kɼt thúc dͱ án và th͝i gian nhͯng pha chính xɠy ra
trên khung nhìn Gantt.

B1 Trên menu View, ch͍n Gantt Chart.
B2 On the View menu, click Zoom, click Entire project, and then click OK.

2. Kiʀm tra ngày bɬt ÿɤu và kɼt thúc cͧa dͱ án
Có thʀ xem lɞi thông tin vɾ ngày kɼt thúc dͱ án xem có ÿúng mong ÿͣi hay không.
Trong menu Project, ch͍n Project Information và kích Statistics, ngày bɬt ÿɤu và
kɼt thúc dͱ án sɺ ÿɉͣc hiʀn thʈ.
3. Chuyʀn ÿ͕i giͯa các khung nhìn
Có thʀ thɢy ÿɉͣc dͱ án qua các khung nhìn khác nhau nhɉ: Calendar, Network
Diagram, Task Usage, Resource Usage, Resource Graph...
Trên menu View, ch͍n khung nhìn mu͑n quan sát.
Nɼu khung nhìn mu͑n quan sát hiʄn th͝i không có trong menu View, kích vào mͥc
More Views ÿʀ có nhiɾu lͱa ch͍n. Ch͍n 1 kiʀu khung nhìn trong bɠng liʄt kê Views,
sau ÿó ch͍n Apply.

Share by Share-connect.blogspot.com

29


Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003

Chɉɇng trình SEMLA

Chú ý: Thay ÿ͕i khung nhìn không làm ɠnh hɉ͟ng ÿɼn dͯ liʄu thông tin dͱ án, nó chʆ
thay ÿ͕i cách nhìn vɾ dͱ án.
Dɉ͛i ÿây là 8 khung nhìn thông dͥng nhɢt:

Tên khung nhìn

N͙i dung

Calendar

Lʈch hàng tháng chʆ ra các công viʄc và khă năng hoàn
thành nó.

Gantt Chart

Diʂn tɠ các công viʄc và các thông tin có liên quan, m͙t
biʀu ÿ͓ (biʀu ÿ͓ ngang) thʀ hiʄn các công viʄc và th͝i
gian hoàn thành chúng.

Network Diagram

Thʀ hiʄn dɉ͛i dɞng lɉ͛i các công tác (sɇ ÿ͓ mɞng) và
sͱ phͥ thu͙c giͯa chúng. Dùng khung nhìn này ÿʀ có
m͙t cái nhìn bao quát vɾ các công viʄc.

Task Usage

Thʀ hiʄn danh sách các công viʄc ÿã ÿɉͣc gán tài
nguyên. Dùng khung nhìn này ÿʀ thɢy ngu͓n tài
nguyên nào ÿã ÿɉͣc gán cho m͙t công viʄc cͥ thʀ

Tracking Gantt

Thʀ hiʄn danh sách cͧa công viʄc và thông tin có liên
quan. Dùng khung nhìn này ÿʀ theo dõi tiɼn trình cͧa
dͱ án.

Resource Graph

Thʀ hiʄn biʀu ÿ͓ phân ph͑i tài nguyên. Dùng khung
nhìn này ÿʀ thʀ hiʄn thông tin vɾ m͙t tài nguyên dɉ͛i
các tiêu chí khác nhau.

Resource Sheet

Danh sách tài nguyên và thông tin liên quan. Dùng
khung nhìn này ÿʀ nhɪp và hiʄu chʆnh các thông tin vɾ
tài nguyên.

Resource Usage

Thʀ hiʄn danh sách gán tài nguyên cho công viʄc ÿɉͣc
nhóm dɉ͛i m͗i ngu͓n tài nguyên. Dùng khung nhìn
này ÿʀ thʀ hiʄn chi phí hoɴc phân ph͑i gi͝ công ngoài
gi͝.

More View

Cho phép lͱa ch͍n các khung nhìn khác cͧa chɉɇng
trình.

4. Xem xét các c͙t khác nhau trong m͙t khung nhìn
Trong khi lɪp và theo dõi dͱ án, rɢt hͯu ích nɼu chúng ta có thʀ xem xét thêm nhiɾu
t͕ hͣp các thông tin trong m͙t khung nhìn. Microsoft Project cung cɢp m͙t tɪp hͣp các t͕
hͣp thông tin ÿ͑i v͛i m͗i khung nhìn:

B1 Trong menu View, ch͍n khung nhìn mu͑n quan sát.
B2 Trên menu View, mͥc Table, ch͍n bɠng mu͑n xuɢt hiʄn trong khung nhìn.
Ĉʀ thêm nhͯng bɠng không nɮm trong mͥc Table, ch͍n More Tables, ch͍n bɠng
mu͑n thêm, và sau ÿó ch͍n Apply.
5. Thʀ hiʄn thông tin có ch͍n l͍c
Ĉôi khi, chʆ cɤn theo dõi chʆ m͙t s͑ công viʄc xác ÿʈnh nào ÿó, Microsoft cho phép l͍c
thông tin trong toàn dͱ án ÿʀ có ÿɉͣc nhͯng thông tin cɤn thiɼt.


Share by Share-connect.blogspot.com

30

Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003

Chɉɇng trình SEMLA

B1 Trên menu Project, mͥc Filtered for, sau ÿó ch͍n kiʀu l͍c.
Ĉʀ nhɪp kiʀu l͍c hiʄn th͝i không nɮm trong mͥc Filtered for, ch͍n mͥc More
Filters.
B2 Ch͍n Apply ÿʀ xác ÿʈnh kiʀu l͍c.
B3 Ĉʀ thʀ hiʄn tɢt cɠ các công viʄc tr͟ lɞi, trên menu Project và sau ÿó ch͍n All
Tasks hay All Resources.
Chú ý: Không thʀ l͍c các công viʄc trong khung nhìn Resource hay l͍c các tài nguyên
trong khung nhìn Task.
6. Sɬp xɼp thông tin trong m͙t khung nhìn
Có thʀ sɬp xɼp các công viʄc hay tài nguyên theo m͙t ÿiɾu kiʄn nào ÿó nhɉ tên công
viʄc, ngày kɼt thúc, tên tài nguyên. Viʄc sɬp sɺ là rɢt hͯu ích khi mu͑n theo dõi các công
viʄc theo thͩ tͱ. Ví dͥ có thʀ xem xét công viʄc nào nên bɬt ÿɤu hay kɼt thúc s͛m hɇn.
Viʄc sɬp xɼp vɨn ÿɉͣc duy trì khi chuyʀn ÿ͕i giͯa các khung nhìn cŸng nhɉ ÿóng hay
lɉu dͱ án.

B1 Trên menu View, ch͍n Gantt Chart.
B2 Trên menu Project, mͥc Sort, và ch͍n kiʀu sɬp xɼp theo ý mu͑n.

B3 Ĉʀ tiʄn lͣi trong quá trình sɬp xɼp, Microsoft Project cung cɢp m͙t chͩc năng tuƒ
biɼn khi sɬp xɼp. Trong menu Project, mͥc Sort, và ch͍n Sort by.
B4 Trong h͙p thoɞi Sort by, ch͍n nhͯng c͙t mu͑n sɬp xɼp, và ch͍n Ascending hay
Descending ÿʀ xác ÿʈnh kiʀu sɬp xɼp là tăng dɤn hay giɠm dɤn.

Share by Share-connect.blogspot.com

31


Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003

Chɉɇng trình SEMLA

7. Nhóm thông tin trong m͙t khung nhìn
Trong m͙t s͑ khung nhìn, có thʀ nhóm các công viʄc hay tài nguyên theo m͙t ÿiɾu
kiên nào ÿó. Ví dͥ, có thʀ xem xét tɢt cɠ nhͯng công viʄc có cùng m͙t khoɠng th͝i gian
thͱc hiʄn.
B1 Ĉʀ nhóm thông tin vɾ công viʄc, trên menu View, ch͍n mͥc More Views, và sau
ÿó ch͍n Task Sheet.
Ĉʀ nhóm thông tin vɾ tài nguyên, trên menu View, ch͍n Resource Sheet.
B2 Trong menu Project, mͥc Group by, và ch͍n nhóm .
Ĉʀ ch͍n m͙t nhóm không nɮm trong mͥc Group by, kích More Groups.

B3 Ĉʀ tr͟ lɞi trɞng thái ban ÿɤu, trên menu Project, mͥc Group by và ch͍n No
Group.



Share by Share-connect.blogspot.com

32


Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003

Chɉɇng trình SEMLA

Bài 6: Xem và in báo cáo
Viʄc in ɢn các báo cáo có thʀ theo các dɞng sau:
o

Các báo cáo chuɦn cͧa Microsoft Project 2003.

o

Tiɼn ÿ͙ chung cͧa dͱ án.

o

Báo cáo lʈch trình các công viʄc.

o

Báo cáo vɾ viʄc sͭ dͥng tài nguyên và các công viʄc.

o

Báo cáo vɾ lʈch làm viʄc theo tuɤn, quý, tháng.

Bài này g͓m các ÿiʀm chính sau
o

Các báo cáo chuɦn cͧa Microsoft Project

o

Thiɼt lɪp cɢu hình trang in.

o

In các biʀu ÿ͓ cͧa dͱ án.

1. Các báo biʀu chuɦn cͧa Microsoft Project
Trong menu View ch͍n mͥc Reports

H͙p thoɞi Reports hiʄn lên:



Share by Share-connect.blogspot.com

33


Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003

Chɉɇng trình SEMLA

Ý nghśa cͧa các bɠng lͱa ch͍n:
Mͥc

Ý nghśa

Overview

Các biʀu t͕ng quan vɾ dͱ án

Current Activities

Báo cáo vɾ các công viʄc

Cost

Các báo biʀu vɾ tài chính cͧa dͱ án

Assignment

Báo biʀu vɾ phân b͕ tài nguyên

Workload

Báo biʀu vɾ viʄc thͱc hiʄn công viʄc và sͭ dͥng
tài nguyên

Custom

Báo biʀu ÿɉͣc thiɼt lɪp b͟i ngɉ͝i sͭ dͥng

2. In các biʀu ÿ͓ cͧa dͱ án
Biʀu ÿ͓ tiɼn ÿ͙ cͧa dͱ án thɉ͝ng ÿɉͣc in dɉ͛i 2 dɞng chính:
Biʀu ÿ͓ Gantt
Sɇ ÿ͓ mɞng Network Diagram
Trong menu File ch͍n Print Preview

Khung nhìn Print Preview hiʀn thʈ:

3. Thiɼt lɪp cɢu hình trang In
Trong menu File, ch͍n Page Setup



Share by Share-connect.blogspot.com

34


Hɉ͛ng dɨn sͭ dͥng Microsoft Project 2003

Chɉɇng trình SEMLA

H͙p thoɞi Page Setup xuɢt hiʄn

Trong h͙p thoɞi Page Setup này cho phép thiɼt lɪp các tham s͑
Page: Ĉɴt cách nhìn kh͕ giɢy cho trang in.
Margins: Căn lɾ trang in.
Header: Các tiêu ÿɾ bên trên trang in cͧa dͱ án.
Footer: Các tiêu ÿɾ bên dɉ͛i trang in cͧa dͱ án.
Legend: Các hình minh h͍a cho trang in.
View: Thiɼt lɪp các cɢu hình cho trang in.



Share by Share-connect.blogspot.com

35