Bài giảng Lập bảng tính với Excel 2003: Bài 5 - Sử dụng hàm trong tính toán

Lập bảng tính với

EXCEL 2003 (B.5)

 

 


Bài 5
SỬ DỤNG HÀM TRONG TÍNH TOÁN 
1­  Gíới thiệu và phân loại Hàm
2­  Cú pháp tổng quát của Hàm
3­  Cách nhập Hàm vào bảng tính
4­  Một số Hàm thông dụng.

 

 


1­ Giới thiệu và phân loại Hàm
Hàm (Function) là gì? 
 Hàm là công cụ nhằm giải quyết một công 
việc nhất định. Hàm gồm 2 thành phần là tên 
hàm và các đối số (đối số nằm trong cặp dấu 
ngoặc ()), Hàm cho kết quả là một giá trị hay 
một thông báo lỗi.

 

 


1­ Giới thiệu và phân loại Hàm
Các hàm của Excel chia thành những nhóm nào? 
+ Hàm về ngày và giờ  (Date & Time)
+ Hàm toán học và lượng giác (Math & Trig)
+  Hàm  dò  tìm  và  tham  chiếu  (Lookup  & 
Reference)
+ Hàm xử lý chuỗi ký tự (Text)
+ Hàm thông tin (Information)
+ Hàm logic (Logic)
+ Hàm thống kê (Statistical)
+ Hàm tài chính (Financial)
+ Hàm cơ sở dữ liệu (Database)
 + Hàm kỹ thuật (
  Engineering).


2­ Cú pháp tổng quát của Hàm
Hàm có cú pháp như thế nào? 
=<tên hàm> (đối số 1, đối số 2, ..., đối số n)
Ví dụ: =Sum(A1,A2,B1,B2)
 Cú pháp hàm gồm ba thành phần:
+  Dấu  =:  để  excel  biết  theo  sau  là  một  hàm  hay  công 
thức
+ Tên hàm: theo quy ước của Excel.
+ Đối số: là các giá trị, chuỗi, tọa độ ô, tên vùng, công 
thức, hoặc một hàm khác.
 

 


2­ Cú pháp tổng quát của Hàm
Các điểm cần lưu ý đối với cú pháp của hàm.
 Phía trước hàm phải có dấu =
 Trong hàm không được chứa khoảng trắng
 Có thể chứa tối đa 30 đối số hoặc không quá 255 ký tự
 Nếu dùng 1 hàm làm đối số cho 1 hàm khác thì hàm làm 
đối số không cần phải có dấu = ở đằng trước
 Các đối số phải được đặt trong cặp dấu ( ) và giữa các 
đối số phải được phân cách bằng dấu phẩy (,) hoặc dấu 
chấm phẩy (;).
 

 


3­ Cách nhập hàm vào bảng tính
Làm thế nào để nhập hàm từ bàn phím? 

+ Chọn ô cần nhập hàm
+ Gõ dấu = (hoặc dấu @)
+  Nhập  tên  hàm  và  các  đối  số  (đúng  cú 
pháp).
 

 

3­ Cách nhập hàm vào bảng tính
Làm thế nào để nhập hàm từ bảng liệt kê tên 
hàm?

+ Chọn ô cần nhập hàm
+ Chọn lệnh Insert/Function (hoặc nhấn nút           )
+ Chọn mục hàm (Function category)
+ Chọn tên hàm (Function Name)
+  Chọn  nút  lệnh  Next  để  chuyển  qua  Function 
wizard
+ Nhập các đối số bằng cách:
  Bằng bàn phím
  Click chuột trên các ô cần chọn
+ Nh
ấn nút Finish. 
 


4­ Một số hàm thông dụng
Các hàm thống kê
 Hàm SUM():
+ Công dụng: Tính tổng số trong một phạm vi.
+ Cú pháp: =SUM(number1, number2, ..., numbern)
+ Các đối số:
 Number<i>: Trị số, tọa độ ô hoặc nhóm ô.
+ Ví dụ:
=SUM(A1:A5)
=SUM(A3, B3:B6, C5:C9)
 

 


4­ Một số hàm thông dụng
Các hàm thống kê
 Hàm AVERAGE():
+ Công dụng: Tính trung bình cộng trong phạm vi.
+ Cú pháp: =AVERAGE(number1, ..., numbern)
+ Các đối số:
 Number<i>: Trị số, tọa độ hoặc nhóm ô.
+ Ví dụ:
=AVERAGE(B4:B9)
=AVERAGE(C5:C9, D7:D12)
 

 


4­ Một số hàm thông dụng
Các hàm thống kê
 Hàm MAX(), MIN():
+ Công dụng:
 MAX: Cho giá trị lớn nhất trong một khối
 MIN: Cho giá trị nhỏ nhất trong một khối
+ Cú pháp: 
=MAX(Block)
=MIN(Block)
+ Các đối số
 Block: Tên vùng hoặc tọa độ của một khối ô

+ Ví dụ:
=MAX(B3:B5)
=MIN(C6:C10)
 
 


4­ Một số hàm thông dụng
Các hàm thống kê
 Hàm COUNT():
+ Công dụng: Đếm số ô chứa gía trị số trong một khối ô.
+ Cú pháp: =COUNT(List)
+ Đối số:   List: Phạm vi các ô ( ô hoặc khối ô).
+ Ví dụ:
A
B
C
D
     1
September
October
November
2

Barbara

124

219

250

3

Ann

365

415

569

4

Mary

791

816

123

5

 

=COUNT(B1:B5) = 3
=COUNT(C5) = 0
 

4­ Một số hàm thông dụng
Các hàm thống kê
 Hàm COUNTA():
+ Công dụng: Đếm số ô chứa gía trị số hoặc chuỗi trong 
một khối ô
+ Cú pháp: =COUNTA(List)
+ Đối số:
 List: Phạm vi các ô (ô hoặc khối ô)
+ Ví dụ:
=COUNTA(B1:B5) = 4
=COUNTA(C5) = 0
=COUNTA(C1:C5, D2:D5) = 7
 

 


4­ Một số hàm thông dụng
Các hàm thống kê
 Hàm COUNTIF():
+ Công dụng: Đếm số ô trong dãy(range) có trị thỏa điều 
kiện (criteria)
+ Cú pháp: =COUNTIF(range,criteria)
+ Ví dụ: =COUNTIF(B2:B5,”<500”)
 Hàm SUMIF():
+  Công dụng: Tính tổng gía trị các ô trong một dãy thỏa 
điều kiện (criteria)
+ Cú pháp: SUMIF(range1, criteria, range2)
+ Ví dụ:  =SUMIF(B2:B5,”<500”,D2:D5)

=SUMIF(C2:C5,”<500”,C2:C5)
 
 


4­ Một số hàm thông dụng
Các hàm thống kê (Statistical)
 Hàm RANK( ):
+ Công dụng: trả về thứ bậc cuả một số trong một mảng
+ Cú pháp: =RANK(Number,Reference,Order)
+ Đối số :
 Number: Số cần xác định thứ bậc.
 Reference: mảng các số.
 Order:
* Bằng 0 hoặc không có: tính theo số lớn hơn có thứ bậc 
đầu
* Khác 0: thì tính theo số nhỏ hơn có thứ bậc đầu.
 

 


4­ Một số hàm thông dụng
Các hàm luận lý (Logic)
 Hàm IF():
+  Công  dụng:  Xác  định  giá  trị  đúng,  sai  của  một  biểu 
thức luận ký để thực hiện các biểu thức tương ứng
+ Cú pháp: =IF(Cond, TrueExpr, FalseExpr)
+ Các đối số:
 Cond: Biểu thức logic để xác định

 TrueExpr:  Biểu  thức  được  thực  hiện  khi  điều  kiện 
đúng
 FalseExpr: Biểu thức được thực hiện khi điều kiện sai
+ Ví dụ:
=IF(12=5; 4; 9) = 9
=IF(15 < 24; “YES”; “NO”) → YES
 
 
=IF(“a”>”b”; 8­3*2; 5*4­12) 
→ 8


4­ Một số hàm thông dụng
Các hàm luận lý (Logic)
 Hàm AND():
+ Công dụng: Cho trị TRUE nếu mọi đối số đều TRUE
+ Cú pháp: =AND(logical1,logical2,...)
+ Ví dụ: =AND(5>3,4<8)  TRUE
 Hàm OR():
+  Công  dụng:  Cho  trị  TRUE  nếu  có  một  đối  số  đều 
TRUE
+ Cú pháp: =OR(logical1,logical2,...)
+ Ví dụ: =OR(7>8,6<3,5>1)  TRUE
 Hàm NOT():
+ Công dụng: Cho trị ngược lại với trị logic cuả đối số
+ Cú pháp
: =NOT(logical expression)
 
 

4­ Một số hàm thông dụng
Các hàm xử lý chuỗi ký tự (Text)
 Hàm LEFT() và RIGHT():
+  Công  dụng:  Trích  một  số  (number)  ký  tự  ở  bên  trái 
hoặc bên phải của chuỗi ký tự (text)
+ Cú pháp:  =LEFT(text, number)
=RIGHT(text,number)
+ Các đối số:
     Text: chuỗi dữ liệu hoặc ô chứa chuỗi dữ kiện cần 
trích
     Number: Số ký tự cần trích trên chuỗi (>0)
+ Ví dụ:
=LEFT(“February”, 3)  “Feb”
=RIGHT(“January”, 3)  “ary”
 
 


4­ Một số hàm thông dụng
Các hàm xử lý chuỗi ký tự (Text)
 Hàm MID():
+ Công dụng: Trích n kí tự trong chuỗi kí tự TEXT tính 
từ kí tự thứ m.
+ Cú pháp:  =MID(TEXT,m,n)
+ Ví dụ:      =MID(“ABCDEF”,3,2)   “CD”
 Hàm TRIM():
+  Công  dụng:  bỏ  kí  tự  trắng  vô  ích  cuả  chuỗi  kí  tự 
TEXT.
+ Cú pháp:  =TRIM(TEXT)

+ Ví dụ:
=TRIM(“      MICROSOFT        EXCEL      “)       
 
 
“MICROSOFT EXCEL”


4­ Một số hàm thông dụng
Các hàm xử lý chuỗi ký tự (Text)
 Hàm UPPER(), LOWER(), PROPER():
+ Công dụng:
UPPER : chuyển các ký tự trong chuỗi sang chữ hoa
LOWER: chuyển các ký tự trong chuỗi sang chữ thường
PROPER: chuyển  ký  tự  đầu trong chuỗi  sang  dạng  chữ  
hoa
+ Cú pháp:  =PPER(text)
=LOWER(text)
=PROPER(text)
+ Các đối số:   Text: chuỗi ký tự hoặc địa chỉ ô dữ liệu
+ Ví dụ:  =UPPER(“Hello!”) = HELLO!
=LOWER(“EXCEL”) = excel
 
 


4­ Một số hàm thông dụng
Các hàm xử lý chuỗi ký tự (Text)
 Hàm LEN():
+ Công dụng: Tính số ký tự (độ dài của chuỗi). 
+ Cú pháp: =LEN(text)

+ Các đối số:   Text: Chuỗi ký tự hoặc tọa độ ô.
+ Ví dụ:   =LEN(“Good, Morning!”) = 14
=LEN(3456028) = 7
 Hàm REPT():
+ Công dụng: Lập lại chuỗi dữ liệu với số lần chỉ định.
+ Cú pháp: =REPT(text, number)
+ Các đối số:  Text: dữ liệu loại số, ký tự, hoặc tọa  độ 
của ô
   Number: S
ố lần lập (>0)
 
 


4­ Một số hàm thông dụng
Các hàm ngày, giờ (Date & Time)
 Hàm DATE():
+  Công dụng:  Đổi 3 giá trị  năm, tháng, ngày thành một 
biểu thức ngày.
+ Cú pháp: =DATE(year,month,day)
+ Ví dụ: DATE(96,12,19) → 19/12/96
 Hàm TIME():
+  Công  dụng:  Đổi  3  giá  trị  giờ,  phút,  giây  thành  một 
biểu thức giờ.
+ Cú pháp: =TIME(hour,minute,second)
+ Ví dụ: TIME(10,30,45) → 10:30:45 AM
 

 

4­ Một số hàm thông dụng
Các hàm ngày, giờ (Date & Time)
 Hàm DATEVALUE():
+  Công  dụng:  Tính  Serial  number  của  một  biểu  thức 
ngày
+ Cú pháp:  =DATEVALUE(“Biểu thức ngày”)
+ Ví dụ:  =DATEVALUE(“15/07/2004”)  38183
 Hàm TIMEVALUE():
+ Công dụng: Tính Serial number của một biểu thức giờ
+ Cú pháp:  =TIMEVALUE(“Biểu thức giờ”)
+ Ví dụ:  =TIMEVALUE(“10:15:30”)  0.42743
 

 


4­ Một số hàm thông dụng
Các hàm ngày, giờ (Date & Time)

 Hàm DAY():
+ Công dụng: Tính phần ngày cuả một biểu thức ngày
+ Cú pháp:  = DAY(Serial_number / “biểu thức ngày”)
+ Ví dụ: 
= DAY(38183)  15
= DAY(“15/07/2004”)  15
 Hàm MONTH():
+ Công dụng: Tính phần tháng cuả một biểu thức ngày
+ Cú pháp:  =MONTH(Serial_number / “biểu thức ngày”)
+ Ví dụ: 

=MONTH(38183)  07
                      =MONTH(“15/07/2004”)  7
 Hàm YEAR():
+ Công dụng: Tính phần năm cuả một biểu thức ngày
+ Cú pháp:  =YEAR(Serial_number / “biểu thức ngày”)
+ Ví dụ: 
=YEAR(38183)  2004
 
 
=YEAR(“15/07/2004”)  2004


4­ Một số hàm thông dụng
Các hàm ngày, giờ (Date & Time)

 Hàm HOUR():
+ Công dụng: Tính phần giờ cuả một biểu thức giờ (24 
hours/day).
+ Cú pháp:  =HOUR(Serial_number / Biểu thức giờ)
+ Ví dụ:  =HOUR(0.42743) 10
=HOUR(“10:15:30”)  10
 Hàm MINUTE():
+ Công dụng: Tính phần giờ cuả một biểu thức giờ (24 
hours/day).
+ Cú pháp:  =MINUTE(Serial_number / Biểu thức giờ)
+ Ví dụ:   =MINUTE(0.42743) 15
 
 
=MINUTE(“10:15:30”) 15