Bài giảng Sử dụng phần mềm bảng tính điện tử

SỬ DỤNG PHẦN MỀM BẢNG
TÍNH ĐIỆN TỬ


Bài 1: Làm quen với MS-Excel 2003
Mục tiêu của bài học
• Cung cấp cho học sinh kiến thức và kỹ năng thực hành qua các nội
dung:
• Giới thiệu bảng tính điện tử: Bảng tính, Trang bảng tính, dòng, cột,
ô, địa chỉ ô…
• Các thao tác cơ bản với MS-Excel: Khởi động và đóng chương
trình, tạo mới, ghi lưu bảng tính, mở một (nhiều) bảng tính đã có…
• Thay đổi tham số cơ sở của chương trình: Tên người dùng, thư
mục mặc định khi mở và lưu….


1. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel

  1.1  Khởi động
- Start > Programs > Microsoft Excel. Hoặc:
- Kích đúp chuột vào biểu tượng đường tắt
(nếu có). Hoặc:
- Kích chuột trái vào biểu tượng

trên màn hình nền

trên Office bar (nếu có).


Cửa sổ bảng tính

Thanh tiêu đề
Địa chỉ ô

Thanh thực đơn lệnh
Thanh công cụ

Thanh công thức
Đường viền ngang
Thanh cuộn dọc,ngang
Đường viền dọc
Thanh trạng thái
Trang tính


1.2 Tạo bảng tính mới
-Theo mẫu mặc định:
C1: Nhắp chuột vào biểu tượng New

trên thanh công cụ.

C2: Bấm tổ hợp phím Ctrl+N.
C3: Vào FileNew chọn lớp General Workbook  OK.
Sử dụng bảng tính mẫu:
Vào FileNew chọn lớp Spreadsheet Solutions Chọn mẫu 
OK


  1.3  Ghi lưu bảng tính vào ổ đĩa
-Vào File > Save hoặc Nhấn chuột vào biểu tượng Save
ấn tổ hợp phím Ctrl + S. Có hai khả năng xảy ra:

,hoặc

+ Trường hợp lưu tệp tin lần đầu tiên sẽ xuất hiện hộp
thoại Save As. Xuất hiện hộp thoại:

Nhấn chuột vào nút mũi tên trong ô Save in: để
chọn ổ đĩa, thư mục chứa tệp tin.

Gõ tên bảng tính

Nhấn chuột

+ Trường hợp lưu lại những nội dung thay đổi trong tệp tin thì
khi thực hiện một trong ba thao tác trên, chương trình sẽ tự động lưu lại
những thay đổi đối với nội dung tập tin đó và không đưa ra yêu cầu gì.


1.4 Ghi lưu bảng tính dưới dạng tên khác
-Vào File > Save As : Xuất hiện hộp thoại:

Nhấn chuột vào nút mũi tên trong ô Save in: để
chọn ổ đĩa, thư mục chứa tệp tin.

Gõ tên mới cho bảng tính

Nhấn chuột


1.5 Ghi lưu bảng tính dưới dạng các tệp tin khác nhau như: Text, HTML..

-Vào File > Save : Xuất hiện hộp thoại:

Nhấn chuột vào nút mũi tên trong ô Save in: để
chọn ổ đĩa, thư mục chứa tệp tin.

Gõ tên cho bảng tính

Chọn kiểu tệp tin muốn ghi

Nhấn chuột


1.6 Đóng bảng tính, đóng chương trình
-

Nhắp chuột vào menu FileClose đóng bảng tính đang làm việc

-

Nhắp chuột vào menu FileExit đóng chương trình MS- Excel hoặc nhấn nút
close trên góc trên bên phải màn hình, hoặc bấm đồng thời Alt+F4

1.7 Mở một hoặc nhiều bảng tính
C1. Nhắp chuột menu FileOpen
C2. Nhắp chuột biểu tượng Open

trên thanh công cụ.

C3. bấm đồng thời Ctrl+O
Xuất hiện bảng chọn:

Tại hộp Look in chọn thư mục chứa tên bảng tính cần mở.
Chọn tên bảng tính sau đó bấm Open hoặc bấm đúp tên bảng tính


1.8 Chuyển trạng thái hiện hành giữa các bảng tính
MS-Excel hỗ trợ đồng thời mở nhiều bảng tính cùng lúc.
Nhắp chuột vào biểu tượng bảng tính trên thanh trạng thái cửa sổnền MS- Windowns.

1.9 Trang hiện hành, Ô hiện hành
Trang hiện hành là trang ta nhìn thấy trên màn hình
Ô hiện hành là ô ta đang thao tác trên ô đó
Ô hiện hành

Trang hiện hành


1.10 Thay đổi tham số chương trình
Vào menu lệnh Tool/options/General.
Nhập tên người vào User namme: Ví dụ Ngoc Hai
Đặt thư mục mặc định: vào ô Default file location: Ví dụ: c:\bai_tap
Nhập phong chữ mặc địnhvào: Standar font: Ví dụ: Arial
Nhập cỡ chữ mặc định vào: Size. Ví dụ; 14
Nhấp chuột vào OK để kết thúc

2. Sử dụng chức năng trợ giúp có sẵn
2.1 Người trợ giúp văn phòng (Office Assistant)
2.2 Tiện ích Help
2.3 Sử dụng công cụ phóng to, thu nhỏ
Vào menu lệnh View/Zoom hoặc bấm chuột vào biểu tượng
View

sau đó chọn cỡ


2.4 Ẩn hiện thanh công cụ
C1: Vào menu lệnh View/Toolbars
C2: Vào menu lệnh Tools/Customize/Toolbars
C3: Bấm chuột phải vào1thanh công cụ

2.5 Cố định dòng tiêu đề/cột tiêu đề
Nhấp chuột tại ô đầu tiên nằm dưới dòng tiêu đề hoặc bên phải cột tiêu đề
Vào menu lệnh Window chọn Freeze Panes
Muốn gõ bỏ chọn lệnh UnFreeze Panes trong thực đơn lệnh Window


Bài 2: Soạn thảo nội dung bảng tính
Mục tiêu của bài học
Cung cấp cho học viên kiến thức và kỹ năng thực hành
qua các nội dung:
• Nhập dữ liệu kiểu văn bản và kiểu số
• Biên tập dữ liệu: Thao tác xóa, sửa dữ liệu.
• Thao tác chọn ô, cột, dòng.
• Sao chép, di chuyển nội dung các ô.
• Sử dụng công cụ AutoFills.
• Thêm, bớt, đổi tên bảng tính.
• Sao chép, di chuyển trang bảng tính.


1. Các kiểu dữ liệu trong MS­ Excel 
2003
Trong mỗi ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu. Có thể phân ra các kiểu dữ liệu sau đây:

• Kiểu số: Dữ liệu nhập vào là các chữ số, ở chế độ mặc nhiên dữ liệu dạng số sẽ hiển
thị phía bên phải của ô, nếu là số âm có thể nhập dấu (-) phía trước hoặc để trong ngoặc
đơn.
• Kiểu chuỗi: Mặc nhiên sẽ hiển thị ở phía bên trái của ô. Khi dữ liệu là số, muốn
Excel2000 hiểu là dạng chuỗi phải nhập dấu nháy đơn (‘) vào trước.
• Dữ liệu kiểu ngày tháng: Nhập ngày tháng bình thường với dấu phân cách là gạch
ngang (-) hay gạch chéo (/). Phần tháng có thể Excel sẽ hiển thị số hoặc chữ bằng tiếng
Anh. Trong Excel mặc định kiểu nhập ngày tháng theo thứ thự Tháng, Ngày, Năm
(mm/dd/yy).
• Kiểu công thức: Dữ liệu kiểu công thức sẽ là các phép toán hay các hàm, muốn nhập
dữ liệu dạng công thức phải nhập dấu bằng trước (=) sau đó đến công thức hoặc tên

hàm.


2. Biên tập dữ liệu

• Sửa đổi nội dung đã có trong ô: Nhấp đúp chuột vào ô để MS-Excel chuyển sang
trạng thái soạn thảo, khi đó có thể hiệu chỉnh dữ liệu. Nhấn Enter để kết thúc
• Thay thế nội đã tồn tại trong ô: Nhắp chuột vào ô cần thay thế rồi nhập vào dữ liệu
mới. Dữ liệu cũ sẽ tự động mất. Nhấn Enter để kết thúc.
• Sử dụng lệnh Undo và Redo:
•Lệnh Undo cho phép người dùng quay trở lại kết quả đã có trước khi thực hiện một
số lệnh hoặc hành động.
•Lện Redo cho phép người dùng thực hiện lại hành động đã bị hủy bỏ bởi lệnh Undo.


3. Thao tác chọn/ hủy chọn ô, dòng, cột

3.1 Chọn ô, dòng , cột

 Chọn một ô: Nhấp chuột vào ô đó.
 Chọn một vùng ô liên tục: Nhắp chuột vào ô trên cùng bên trái đồng thời giữ phím
Shift và nhấp chuột vào ô dưới cùng bên phải, sau đó thả phím Shift để kết thúc việc
chọn.
 Chọn vùng ô rời rạc:
•Chọn một ô hoặc một vùng ô liên tục.
•Giữ phím Ctrl đồng thời chọn một ô hoặc một vùng ô liên tục tiếp theo. hành động.
•Thả phím Ctrl khi kết thúc.
Chọn một cột: Nhấp chuột vào tiêu đề cột có trên đường viền ngang


Chọn một dãy cột liền nhau:
•Nhấp chuột vào tên cột đầu tiên trên đường viền ngang
•Giữ phím Shift và nhắp chuột vào tên cột cuối cùng của dãy
Chọn dãy cột rời rạc
•Chọn cột hoặc một dãy cột liền nhau
•Giữ phím Ctrl đồng thời nhắp chuột vào tên cột cần chọn hoặc dãy cột cần chọn
•Thả phím Ctrl
Chọn một dòng: Nhấp chuột vào tiêu đề dòng có trên đường viền dọc
Chọn một dãy dòng liền nhau:
•Nhấp chuột vào tên dòng đầu tiên trên đường viền dọc
•Giữ phím Shift và nhắp chuột vào tên dòng cuối cùng của dãy


Chọn dãy dòng rời rạc
•Chọn dòng hoặc một dãy dòng liền nhau
•Giữ phím Ctrl đồng thời nhắp chuột vào tên dòng cần chọn hoặc dãy dòng cần chọn
•Thả phím Ctrl
•Chọn toàn bộ bảng tính: Bấm nút giao giữa đường viền ngang và đường viền dọc hoặc
bấm tổ hợp phím Ctrl+A.

3.2 Hủy chọn
Nhắp chuột tại một ô bất kỳ trên bảng tính


4. Sử dụng công cụ điền nội dung tự động

Điền tự động số thứ tự
•Nhập 2 số thứ tự đầu tiên
•Chọn 2 ô vừa nhập
•Nhấn chuột vào góc dưới phải ô chọn đồng thời kéo tới vị trí kết thúc, sau đó thả
chuột.
Điền tự động theo chuỗi.
•Nhập dữ liệu vào 2 ô liên tục. Ví dụ 4CL021 và 4CL022 vào ô A1,A2
•Bôi đen 2 ô vừa nhập
•Nhấn chuột vào góc dưới phải vùng vừa chọn đồng thời kéo tới vị trí kết thúc, sau đó
thả chuột.


Điền tự động theo cấp số cộng
Ví dụ: dẫy số 5,10,15,20…(số gia 5)
•Chọn ít nhất 2 ô chứa dãy giá trị đã cho trước
•Nhắp chuột vào đúng vị trí góc dưới phải, kéo và thả
Điền tự động theo cấp số nhân.
Ví dụ: dãy số 1,3,9,27… (thừa số 3)
•Chọn ít nhất 2 ô chứa dãy giá trị đã cho trước
•Nhắp chuột phải vào đúng vị trí góc dưới phải, kéo và thả
•Khi thả nút chuột phải, xuất hiện bảng,chọn Growth Trend.


5. Thao tác sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô

5.1 Sao chép các ô
Trường hợp 1: Sao chép bình thường
Sao chép những vùng dữ liệu mà ta trực tiếp nhập vào, nghĩa là vùng dữ liệu này không phải 
dùng công thức hoặc các hàm để tính ra.
* Các bước thực hiện:
­ Bôi đen vùng dữ liệu cần sao chép
­ Edit > Copy hoặc ấn tổ hợp phím (Ctrl+C) hoặc kích chuột vào nút lệnh Copy   trên thanh công 
cụ Standard. 
­ Kích chuột vào ô đầu tiên của vùng cần sao chép tới
­ Edit > Paste hoặc  ấn tổ hợp phím (Ctrl+V) hoặc kích chuột vào nút lệnh Paste  trên thanh công 
cụ Standard.


Trường hợp 2: Sao chép đặc biệt
Chỉ sao chép phần dữ liệu (kết quả) được tính từ việc lập công thức hoặc dùng các hàm.
* Các bước thực hiện
­ Bôi đen vùng dữ liệu cần sao chép
­ Edit > Copy hoặc  ấn tổ hợp phím (Ctrl+C) hoặc kích chuột vào nút lệnh Copy  trên thanh 
công cụ Standard. 
­ Kích chuột vào ô đầu tiên của vùng mới
­ Edit > Paste Special, xuất hiện hộp thoại Paste Special, kích chuột đánh dấu vào ô Values
­ Cuối cùng kích chọn OK để kết thúc 


5.2 Di chuyển các ô
* Các bước thực hiện:
­ Bôi đen vùng dữ liệu cần di chuyển

­ Edit > Cut hoặc ấn tổ hợp phím (Ctrl+X) hoặc kích chuột vào 

nút lệnh Cut   trên thanh công cụ Standard. 
­ Kích chuột vào ô đầu tiên của vùng cần di chuyển tới

­ Edit > Paste hoặc  ấn tổ hợp phím (Ctrl+V) hoặc kích chuột 
vào nút lệnh Paste  trên thanh công cụ Standard.


5.3 Xóa nội dung ô
Đánh dấu chọn các ô cần xóa
Nhắp chọn thực đơn lệnh EditClear
+ All: nếu xoá tất cả trong vùng đã bôi đen 
(Formats: định dạng, Contents:
 nội dung, Comments: ghi chú). 
+ Formats: chỉ xoá phần định dạng kiểu dữ liệu trong vùng.
+ Contents (hoặc  ấn phím  Delete): chỉ xoá phần nội dung nhưng vẫn tồn tại phần  định dạng 
kiểu dữ liệu (nếu có) và phần ghi chú (nếu có) trong vùng. 
+ Comments: chỉ xoá phần ghi chú trong vùng (nếu có).


6. Thêm/bớt ô, dòng, cột

6.1 Thêm dòng
•Chọn dòng phía dưới dòng cần thêm
•Vào thực đơn InSertRows
6.2 Thêm cột
•Chọn cột bên phải cột cầnthêm
•Vào thực đơn InSertColumns
6.3 Thêm vùng ô
Chọn vùng ô cần chèn
Nhắp chuột vào thực đơn lệnh Insert C ells