Bài giảng Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project: Bài 5 - Phòng chống rủi ro và quản lý lịch

Quản trị dự án 
trên máy tính
với Microsoft Project
Khoa CNTT ­ Đại học Kinh doanh và 
Công nghệ Hà Nội


Lộ trình môn học
 Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án
 Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)
 Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án
 Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc


Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch



Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực



Bài 7: Quản lý chi phí dự án



Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án



Bài 9: Ôn tập và kiểm tra

BÀI 5
PHÒNG CHỐNG RỦI RO VÀ QUẢN LÝ LỊCH


Nội dung chính














Luyện tập sơ đồ mạng công việc và đường găng
Đảm bảo và tối ưu hóa đường Găng
Xác định rủi ro trên đường Găng
Quét các nguồn rủi ro
Đánh giá khả năng và ảnh hưởng rủi ro
Tính giá trị rủi ro
Xác định chiến lược phòng chống rủi ro
Xây dựng file quản lý rủi ro
Xây dựng Custom Field quản lý rủi ro

Lọc, sắp xếp và phân nhóm rủi ro
Đánh dấu rủi ro trọng yếu
Tính chi phí và nhân lực phòng chống rủi ro
Giám sát rủi ro











Xác định số ngày làm việc để hoàn thành 
dự án
Tính ngày kết thúc dự án
Nhập ngày tháng trong MSP
Các loại lịch MSP
Thử nghiệm 3 loại lịch chuẩn: Standard, 24 
Hours, Night Shifts
Tự định nghĩa lịch
Phân tích ảnh hưởng lịch với dự án
Đăng ký ngày nghỉ
Các thiết đặt lịch của MSP


Luyện tập vẽ sơ đồ mạng công việc 
và tìm đường găng

ID

Công việc

Thời gian (h)

Trình tự

A

Làm cọc tre

5

Làm ngay

B

Vót nan tre 

6

Làm ngay

C

Chọn mặt bằng

1

Làm ngay

D

Trồng cọc chuồng thỏ

4

Sau A, C

E

Đan rào ch. thỏ

8

Sau B

F

Lót chuồng thỏ

4

Sau D, E

G

Mua thỏ

8

Sau C

H

Thả thỏ vào chuồng

2

Sau F, G

I

Làm máng thức ăn

2

Sau F

K

Phục vụ khách

3

Sau I


Đảm bảo và tối ưu hóa đường găng



Đường găng chi phối thời gian hoàn thành dự án  công việc 
trên đường găng bị ảnh hưởng  tổng thời gian hoàn thành dự 
án bị ảnh hưởng theo



Đường găng thể hiện thời gian ngắn nhất để hoàn thành dự án 
 đảm bảo thành công các công việc trên đường găng giúp dự 
án hoàn thành đúng hạn nhanh nhất



Tối ưu hóa các công việc trên đường găng nhằm rút ngắn thời 
gian, tiết kiệm chi phí sẽ giúp thu ngắn thời gian tổng thể của 
dự án và tối ưu hóa các nguồn lực.



Công tác phòng chống rủi ro được thực hiện nhằm đảm bảo 
các công việc trên đường găng được thành công



Công tác điều phối cân bằng nguồn lực giúp tối ưu hóa các 
công việc trên đường găng 


Quy trình phòng chống rủi ro

Xác định rủi ro trên đường găng



Thiết lập ma trận các công việc trên 
đường găng và nguồn rủi ro
Tiến hành xác định rủi ro với từng 
nguồn trên mọi công việc thuộc 
đường găng

#

Công việc

Thời gian

Làm sau

1

Xin cấp đất

1 tuần

2

Chuẩn bị mặt bằng

4 tuần

1

3

Xây phân xưởng

8 tuần

2

10 tuần

2



Lập danh sách các rủi ro

4

Xây nhà làm việc



Tiến hành đánh giá và cập nhật các 
thuộc tính rủi ro

5

Lắp đặt thiết bị

6 tuần

3

6

Lắp đặt hệ thống điện

2 tuần

4, 5

Tính toán phương án phòng chống 
rủi ro

7

Lắp hệ xử lý nước thải

3 tuần

6

8

Chạy thử

2 tuần

6

9

Băt đầu sản xuất

2 tuần

8




Tính toán chi phí phòng chống rủi ro


Ma trận xác định rủi ro
Công việc

Con người

Máy móc

Vật tư / Tài chính

Sai thủ tục

Xin cấp đất

Thiếu máy ủi

Chuẩn bị mặt bằng
Xây phân xưởng

Tai nạn lao động

Lắp đặt thiết bị

Sai quy trình

Thiếu xi măng

Thiếu vật tư

Lắp đặt hệ thống điện
Chạy thử
Băt đầu sản xuất

Phối hợp / Khác

Chưa quen hệ thống

Quá tải do sai 
công suất
Mất điện

Thiếu nhiên liệu

Đánh giá rủi ro




Đánh giá khả năng xảy ra
 Xác định xác suất xảy ra rủi ro tùy theo 
tình hình dự án và các biện pháp phòng 
chống đã thực hiện
 Thường tính bằng giá trị % hoặc mức độ: 
Cao, Trung bình, Thấp
Đánh giá mức độ ảnh hưởng
 Đánh giá mức độ ảnh hưởng về chi phí, 
thời gian, chất lượng khi rủi ro xảy ra
 Thường sử dụng thang mức độ 1­5 hoặc 
giá trị: Cao, Trung bình, Thấp


Tính giá trị rủi ro


Chiến lược xử lý rủi ro
1.

Giảm thiểu


1.

Né tránh


1.

Triệt tiêu nguồn rủi ro, thay đổi công nghệ, lịch trình bằng 
các giải pháp thay thế nhằm né tránh rủi ro

Chuyển


1.

Tác động làm giảm khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng

Chuyển công việc và nguồn rủi ro cho đối tác khác thực 
hiện

Chấp nhận




Chấp nhận sự tồn tại của rủi ro mà không chủ động giảm 
thiểu do chi phí “quá lớn” hoặc không có khả năng giảm 
thiểu
Vẫn chuẩn bị phương án khắc phục và theo dõi đều đặn 
rủi ro.

Lập danh sách rủi ro
ID

Rủi ro

Khả năng

Mức độ

Giá trị

Chiến lược

1

Thiếu xi măng

50%

4

2.0

Giảm thiểu

Phòng chống: Mua dư 20%
Khắc phục: Vay bên cạnh

2

Hỏng máy ủi


Tính chi phí phòng chống rủi ro


Khai báo thời gian thực hiện các công việc phòng 
chống



Khai báo các loại chi phí cho phòng chống rủi ro



Khai báo chi phí cụ thể theo từng loại chi phí



Sử dụng task usage, resource usage thống kê chi phí



In báo cáo chi phí


Xác định số ngày làm việc để hoàn thành 
dự án
1.

Vẽ sơ đồ mạng công việc

2.

Liệt kê các chuỗi công việc từ 
khi bắt đầu đến khi kết thúc 
dự án

3.

Tìm đường găng – chuỗi 
công việc có số ngày dài nhất 

4.

Độ dài đường găng chính là 
thời gian làm việc để hoàn 
thành dự án


Tính ngày kết thúc dự án


MSP tính ngày kết thúc từng 
công việc hay dự án dựa vào 
ngày bắt đầu, cộng thêm thời 
gian làm việc theo từng loại lịch 
khác nhau và có tính đến ngày 
nghỉ (thứ 7, chủ nhật) cũng như 
ngày lễ (giỗ Tổ, Quốc khánh…)

Chức năng đăng ký lịch trong MSP


Người quản lý dự án có 
thể đăng ký lịch nghỉ và 
các ngày lễ theo thực tế 
dự án



Các thiết đặt lịch sẽ 
được sử dụng làm cơ sở 
cho các tính toán thời 
gian trong dự án



Các loại lịch cơ bản bao 
gồm lịch làm việc thông 
thường 8h/ngày, làm 
suốt 24h hoặc làm đêm


Loại lịch
Ngày làm việc

Tạo lịch mới 
tùy chọn

Lịch tuần làm 
việc thông 
thường
Danh sách 
ngày lễ
Ngày nghỉ

Ngày lễ


Các loại lịch trong Microsoft Project
Loại lịch

Diễn giải

Standard

chuẩn truyền thống, bắt đầu từ 
thứ 2 đến thứ 6, từ 8h sáng đến 
17h chiều
và mỗi ngày nghỉ 1h.

Night Shift

được tính bắt đầu từ đêm thứ 2 
cho đến sáng thứ 7, từ 23h đêm 
đến 8h sáng và mỗi ngày nghỉ 1h.

24 Hours

không có thời gian nghỉ.


Tạo lịch riêng cho dự án
Chế độ làm việc / nghỉ

Chọn ngày làm việc 
(thứ mấy?)

Đăng ký khung giờ 


Đăng ký lịch đặc biệt định kỳ
Resource Sheet
1. Click đúp
5. Đặt giờ làm/nghỉ

4. Sửachi tiết định 
kỳ

2. Thay đổi 
lịch

3. Đăng kýlịch đặc 
biệt

6. Đăng ký định kỳ 
tuần/tháng/năm

Các thiết đặt lịch cho dự án

Schedule from: Lập lịch từ ngày bắt đầu/kết thúc
Calendar: Lịch cơ sở cho dự án


Các thiết đặt lịch của MSP
Chọn menu File \ Options \ Schedule


Bài tập thiết đặt lịch
#

Câu hỏi

1

Nhập công việc “Sơn tường” kéo dài 4 ngày. Không thay đổi DURATION, xác định 
số ngày thực tế cho việc “Sơn tường” trong các trường hợp ngày bắt đầu là :  1/4,  
2/4, 3/4,  4/4/2014

2

Giải thích sự khác nhau của ngày kết thúc trong các trường hợp 2, 3, 4 của câu 
trên
Đăng ký nguồn lực 3 thợ sơn. Thợ 1 làm việc lịch thông thường, thợ 2 làm nửa 
ngày buổi sáng, thợ 3 làm lịch thường nhưng nghỉ ăn giỗ 2/4

3

Gán nguồn lực Thợ sơn 1, Thợ sơn 2, Thợ sơn 3 cho việc “Sơn tường” bắt đầu 
ngày 1/4 phân tích sự khác nhau của ngày kết thúc

4

Đăng ký lịch nghỉ định kỳ vào các thứ 5 trong 3 tuần đầu tháng 5 cho “Thợ sơn 3”

5

So sánh sự khác nhau khi thay nguồn lực “Thợ sơn 1”/”Thợ sơn 3” cho việc “Sơn 
tường” bắt đầu ngày 4/4

Đáp án