luận văn quản trị kinh doanh hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH văn phòng phẩm phương thành

i
TÓM LƯỢC

Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả, bằng sự
phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua 4 chức năng của quản trị:
hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát.
Tổ chức là 1 trong 4 chức năng (hoạt động) của quản trị: hoạch định, tổ chức,
lãnh đạo, kiểm soát. Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và
những người làm các công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi
bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi
tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến
mục tiêu chung của tổ chức.
Đề tài khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty
TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành”, bao gồm 3 chương chính như sau:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền: đưa
ra một số khái niệm cơ bản về quản trị, tổ chức, cơ cấu tổ chức và phân quyền. Đi sâu
vào nội dung của cơ cấu tổ chức: đặc điểm, nguyên tắc, mô hình,… Cũng như đặc
điểm, yêu cầu, hình thức và quá trình phân quyền. Đồng thời nghiên cứu những ảnh
hưởng của nhân tố môi trường tới cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty.
Chương 2: Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty: Đánh
giá thông qua kết quả điều tra phỏng vấn cụ thể về các cơ cấu tổ chức và phân quyền.
Đi sâu phân tích nhằm thấy rõ ảnh hưởng của các nhân tố môi trường tới có cấu tổ
chức và phân quyền của Công ty TNHH VPP Phương Thành.
Chương 3: Đề xuất giải pháp và kiến nghị: Trước những vấn đề còn tồn tại trong
cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty. Khóa luận đưa ra một số giải pháp: xác
định rõ chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, tái cơ cấu lại nhân viên trong công ty,
hoàn thiện nơi làm việc cho nhân viên,… nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân
quyền của Công ty TNHH VPP Phương Thành.


ii

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành
và viết khóa luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty em đã nhận được sự
giúp đỡ rất nhiệt tình từ các thầy cô trong khoa quản trị kinh doanh và bộ môn nguyên
lý quản trị. Đặc biệt là cô giáo TS. Trần Thị Hoàng Hà đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ
bảo hết sức tận tình và tỉ mỉ, cô đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc bổ sung và hoàn
thiện kiến thức còn thiếu để giúp em hoàn thành khóa luận tốt nhất. Đồng thời, quá
trình thực tập tại công ty đã giúp em tiếp cận thực tế và hiểu được mình phải áp dụng
được các kiến thức đã học vào thực tế như thế nào để làm việc có hiệu quả nhất.
Nhờ sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn, cùng các anh, chị trong công ty
em đã hoàn thành đợt thực tập và khóa luận tốt nghiệp này. Tuy nhiên do trình độ kiến
thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên khó tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong
nhận được sự nhận xét góp ý của thày, cô giáo giúp em hoàn thành và đạt kết quả tốt
hơn.
Em xin chân thành gửi lời cám ơn sâu sắc nhất tới quý thầy cô, đặc biệt là cô
giáo TS. Trần Thị Hoàng Hà. Cô đã tận tình giải đáp cho em những thắc mắc về vấn
đề nghiên cứu, đưa ra những lời khuyên, định hướng đúng đắn. Đồng thời, em xin
chân thành cám ơn quý công ty, các cán bộ lãnh đạo cùng các anh, chị trong phòng
hành chính nhân sự đã giúp em tìm hiểu thực tiễn và thu thập tài liệu trong thời gian
vừa qua.
Em xin chân thành cám ơn!
Hà Nội, ngày 08 tháng 04 năm 2019
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Sáu


ii
MỤC LỤC
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................................................................... 41

i
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến.................................................................................................. 10
Sơ đồ 1.2:Cơ cấu tổ chức theo chức năng........................................................................................... 11
Sơ đồ 1.3:Cơ cấu tổ chức theo mặt hàng, ngành hàng kinh doanh......................................................12
Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức theo khu vực............................................................................................. 12
Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng.....................................................................13
Sơ đồ 1.7: Cơ cấu tổ chức ma trận...................................................................................................... 14
Bảng 2.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2016-2018...............................................22
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty..............................................................24
Bảng 2.2: Biến động về số lượng và chất lượng lao động tại Công ty Phương Thành giai đoạn 20162018................................................................................................................................................... 26
Bảng 2.3: Phân loại lao động của công ty theo từng phòng ban..........................................................26


v
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3

Từ viết tắt
TNHH
VPP
ĐH

Diễn giải
Trách nhiệm hữu hạn

Văn phòng phẩm
Đại học


1
PHẦN MỞ ĐẦU
1.1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong những năm vừa qua Việt Nam đã tích cực hội nhập sâu vào nền kinh tế thế
giới. Việc đẩy mạnh tiến trình hội nhập khu vực và thế giới của đất nước đã tạo cho
các doanh nghiệp Việt Nam có cơ hội phát huy được lợi thế so sánh, mở rộng thị
trường tiêu thụ sản phẩm, tiếp cận các nguồn lực phát triển về vốn, về khoa học công
nghệ hiện đại, về kỹ năng quản lý mới…Đồng thời cũng đặt ra cho các doanh nghiệp
trong nước những khó khăn, thách thức mới trước sự đòi hỏi cao về chất lượng hàng
hóa, kinh nghiệm quản lý theo thông lệ, luật pháp quốc tế và những yêu cầu cấp bách
về nâng cao chất lượng bộ máy quản trị. Cán bộ quản trị vẫn là khâu quan trọng nhất
trong việc xây dựng và phát triển kinh tế đất nước nói chung và doanh nghiệp nói
riêng. Với những thuận lợi và khó khăn của hội nhập quốc tế, để tồn tại và phát triển,
các doanh nghiệp Việt Nam không còn cách nào khác là phải đổi mới về mọi mặt,
trong đó quan trọng là không ngừng hoàn thiện về cơ cấu tổ chức quản trị của doanh
nghiệp. Tổ chức bộ máy quản trị là hình thức tồn tại của doanh nghiệp. Khi doanh
nghiệp có điều kiện để phát triển, nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình thì tổ chức
bộ máy quản trị mới có điều kiện để hoàn thiện hơn, phù hợp hơn với xu thế phát triển
của thời đại. Môi trường hoạt động của doanh nghiệp bao gồm các nhân tố bên trong
và nhân tố bên ngoài doanh nghiệp. Trên thực tế, môi trường hoạt động không đứng
yên mà luôn luôn biến đổi không ngừng, chính vì vậy tổ chức bộ máy quản trị của
doanh nghiệp cũng phải thay đổi sao cho phù hợp. Thực hiện quản lý đúng đắn và
khoa học sẽ giúp cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đat hiệu quả, nâng cao được
năng lực cạnh tranh, doanh nghiệp ổn định và từng bước phát triển bền vững.
Do đó, xem xét đánh giá cơ cấu tổ chức bộ máy và phân quyền hữu hiệu và tìm
biện pháp cải tiến, hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền cho phù hợp với đặc điểm

của từng giai đoạn là công việc thường xuyên và rất cần thiết đối với một doanh
nghiệp. Trải qua gần 5 năm tồn tại và phát triển trên thị trường văn phòng phẩm, công
ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành đã gặt hái được không ít những thành công.
Đằng sau những thành công đó là cả một sự cố gắng không ngừng nghỉ của tập thể ban
lãnh đạo cũng như nhân viên trong công ty. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, mở
rộng quy mô công ty đã nhiều lần tiến hành cải tiến bộ máy quản trị, tuy nhiên việc cải


2
tiến đó tính đến thời điểm hiện tại vẫn còn nhiều hạn chế và bất cập nên chưa đem lại
hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh cho công ty.
Theo kết quả điều tra phỏng vấn các nhân viên trong công ty nhiều ý kiến cho
rằng các phòng ban hoạt động còn độc lập với nhau khiến cho việc trao đổi thông tin
và phối hợp giữa các phòng ban bị hạn chế, sự phân quyền trong công ty là chưa rõ
ràng, quyền hành vẫn tập trung phần lớn vào cấp trên, mức độ phân quyền cho cấp
dưới còn hạn chế. Trước tình hình đó, nên đòi hỏi công ty phải có một cơ cấu tổ chức
và phân quyền ổn định, phù hợp.
Nhận thấy việc cải tiến cơ cấu bộ máy tổ chức và phân quyền ở công ty đang là
nhu cầu cần giải quyết, phù hợp với xu hướng chung. Vì vậy, trải qua một thời gian
thực tập và làm việc tại công ty, xuất phát từ vấn đề cấp thiết và nhu cầu thực tế hiện
nay của công ty em đã lựa chọn đề tài ‘‘ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại
công ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành ’’ để làm khóa luận tốt nghiệp của
mình.
1.2. Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài
Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) - Quản trị học- NXB Thống kê.
Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức thành một thể
thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng nhằm tạo nên một môi
trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn
thành mục tiêu chung của tổ chức.
Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người

(bộ phận hay cá nhân) có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó.
Theo bài giảng quản trị học, trường Đại học Thương Mại.
Cơ cấu tổ chức là một tập hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ
phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn
nhất định nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung đã được xác định.
Có một cơ cấu tổ chức tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp có một nền tảng vững vàng
để phát triển, thực hiện được các mục tiêu chiến lược. Do vậy xây dựng và hoàn thiện
để có một cơ cấu tổ chức tốt là vấn đề được các doanh nghiệp rất quan tâm. Nhận thấy
được tính cấp thiết của đề tài, trường đại học Thương Mại đã có rất nhiều công trình
nghiên cứu liên quan có thể kể đến như sau:


3
- Vũ Phúc Lượng - K48A5 - Trường Đại học Thương Mại với đề tài khoá luận
“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần Biotech Việt Nam”,
năm 2016. Trên cơ sở lý luận liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền và phân tích
thực trạng tại công ty, tác giả đã hệ thống hóa được các cơ sở lý thuyết có liên quan
đến cơ cấu tổ chức và phân quyền, phân tích thực trạng hoạt động của doanh nghiệp,
cơ cấu tổ chức và phân quyền và các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân
quyền của công ty. Và luận văn đã đưa ra được một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ
cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần Biotech Việt Nam. Tuy nhiên, lại chỉ
tập trung vào cơ cấu tổ chức mà thiếu đi các đề xuất cho phân quyền trong khi có
nhiều vấn đề liên quan tới công tác phân quyền được nêu ra trong phần thực trạng
trước đó.
- Từ Thị Mai Thu - K45A4 - Trường Đại học Thương Mại với đề tài khoá luận
“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần công nghệ và truyền
thông Viacom”, năm 2013. Luận văn đã đưa ra được một số biện pháp cho việc hoàn
thiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, như là đưa ra một số ý kiến về việc hoàn thiện
chức năng, nhiệm vụ ở một số phòng ban trong công ty, từ đó là cơ sở cho việc nâng
cao chất lượng phân quyền và sự phối hợp giữa các phòng ban. Nâng cao trình độ cán

bộ nhân viên trong công ty, tạo một môi trường làm việc văn hóa và, thiết lập chế độ
đãi ngộ nhân sự phù hợp.
Ngoài ra còn có những đề tài nghiên cứu khác, tuy nhiên chưa có đề tài nào
nghiên cứu về hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Văn Phòng
Phẩm Phương Thành. Do đó đề tài ‘‘ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại
công ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành ’’ là không trùng lặp với các công
trình năm trước.
1.3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu:
Nghiên cứu cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp.
Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty Phương Thành. Từ đó
đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty
Phương Thành.


4
Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Hệ thống hóa một số lý luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh
nghiệp.
- Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Văn
Phòng Phẩm Phương Thành. Rồi đưa ra được mặt thành công, tồn tại và nguyên nhân
tồn tại này.
- Trên cơ sở phân tích các vấn đề về lý thuyết và thực trạng tại công ty, đề xuất
một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH
Văn Phòng Phẩm Phương Thành.
1.4. Phạm vi nghiên cứu đề tài
Đối tượng nghiên cứu: cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Văn
Phòng Phẩm Phương Thành.
Phạm vi nghiên cứu:
Về không gian: Công ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành.

Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công
ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành trong những năm gần đây, tập trung vào 3
năm 2016, 2017 , 2018; đề xuất giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở
công ty đến năm 2022.
Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân
quyền ở công ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành, từ đó đề xuất một số giải
pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty.
1.5. Phương pháp nghiên cứu
1.5.1. Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp là các thông tin lần đầu được thu thập. Mục đích của các phương
pháp thu thập dữ liệu sơ cấp là tìm hiểu thông tin ban đầu có liên quan đến cơ cấu tổ
chức bộ máy quản trị của công ty và tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ
chức bộ máy quản trị của công ty trong ba năm 2016, 2017, 2018.
Phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm: Phương pháp này được thực hiện trên
cơ sở xây dựng phiếu điều tra trắc nghiệm gồm 3 phần: đánh giá chung về bộ máy
quản trị Công ty, về cơ cấu tổ chức và phân quyền đối với nhà quản trị và nhân viên
trong Công ty. Các câu hỏi trong phiếu điều tra đã nêu được vấn đề cần làm rõ, câu hỏi
ngắn gọn, cụ thể để người điều tra có thể trả lời nhanh nhất. Ở đây số lượng điều tra là


5
5 phiếu cho đối tượng nhà quản trị và 5 phiếu cho đối tượng là nhân viên. Sau khi đã
tiến hành phát phiếu điều tra xong, cần tiến hành tổng hợp nhanh chóng, chính xác
nhằm đảm bảo thông tin cho vấn đề cần nghiên cứu.
Phương pháp phỏng vấn: Phương pháp phỏng vấn là phương pháp hữu hiệu
được áp dụng cùng phương pháp điều tra trắc nghiệm khi phương pháp điều tra trắc
nghiệm không thể thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết. Do đó, em đã xây dựng
những câu hỏi phỏng vấn cho các nhà quản trị của công ty nhằm làm rõ hơn về vấn đề
cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty mà phiếu điều tra chưa thể làm rõ được. Bởi
vì, nhà quản trị là những người nắm rõ tình hình cơ cấu tổ chức và phân quyền của

công ty cũng như phương hướng phát triển của công ty trong thời gian tới. Sau khi ghi
chép phỏng vấn xong, công tác phân tích, tổng hợp những câu hỏi được phỏng vấn là
rất quan trọng, là cơ sở để phân tích kết quả điều tra và đưa ra nhận xét đúng đắn về
thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty.
1.5.2. Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ hai nguồn thông tin chính:
- Nguồn thông tin bên trong: Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3
năm 2016, 2017, 2018 ( doanh thu, lợi nhuận, chi phí, thu nhập bình quân của nhân
viên…), báo cáo tài chính trong 3 năm, cơ cấu sử dụng lao động… . Các thông tin
được lấy từ phòng hành chính- nhân sự.
- Nguồn thông tin bên ngoài: Chủ yếu là các tài liệu liên quan đến lý luận về cơ
cấu tổ chức và phân quyền ( tham khảo các giáo trình, sách nghiên cứu khoa học, các
luận văn khóa trước), thông tin về đối thủ cạnh tranh của công ty thông qua các trang
mạng điện tử.
1.5.3. Phương pháp phân tích dữ liệu
Đối với dữ liệu sơ cấp: Trên cơ sở thu thập thông tin qua phiếu điều tra, sau đó
tổng hợp, đánh giá các tiêu chí để thấy được tổng quan về thực trạng cơ cấu tổ chức và
phân quyền tại Công ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành. Qua phỏng vấn các
nhà quản trị Công ty có ý kiến bổ sung để phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phân
quyền ở công ty.
Đối với dữ liệu thứ cấp: Trên cơ sở thu thập được các dữ liệu thứ cấp sử dụng
phần mềm Word 2007 và Excel 2007 để thống kê, phân tích và so sánh các dữ liệu thu
được. Lập bảng thống kê số liệu để thấy sự thay đổi giữa các năm.


6
1.6. Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu, tóm lược, lời cám ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, danh
mục sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo,
phụ lục, phiếu phỏng vấn và điều tra thì nội dung của khóa luận tốt nghiệp gồm 3

chương:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong
doanh nghiệp.
Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công
ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành.
Chương 3 : Đề xuất và kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại
công ty TNHH Văn Phòng Phẩm Phương Thành.


7
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1111 Khái niệm có liên quan
111111 Khái niệm về tổ chức
Tổ chức là 1 trong 4 chức năng (hoạt động) của quản trị: hoạch định, tổ chức,
lãnh đạo, kiểm soát.
Theo Chester I. Barnard thì tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực
của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức.
Theo Harold Koontz, Những vấn đề cốt yếu của quản lý, năm 1993, trang 267:
“Công tác tổ chức là việc gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc
giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó và
là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức”.
Tổng hợp từ những khái niệm khác nhau về chức năng tổ chức, chúng ta có thể
hiểu bản chất của chức năng tổ chức là thiết kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm
đảm bảo cho các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của nó.
Như vậy, có thể hiểu: Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm
và những người làm các côngviệc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi
bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi
tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến

mục tiêu chung của tổ chức.
1.1.2. Khái niệm về cơ cấu tổ chức
Theo TS Đoàn Thị Hoàng Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2006) Giáo trình
Quản trị học, NXB Tài Chính- Hà Nội: “ Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận (đơn
vị và cá nhân) có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa, có
những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp,
những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những
mục tiêu đã xác định ”.
Theo PGS.TS Lê Văn Tâm, PGS.TS Ngô Kim Thanh (2006) - Giáo trình Quản trị
doanh nghiệp- NXB Đại học Kinh tế quốc dân: “ Cơ cấu tổ chức là hệ thống các bộ
phận khác nhau có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được


8
giao trách nhiệm, quyền hạn và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng
quản trị doanh nghiệp” .
Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) - Quản trị học- NXB Thống kê: “ Cơ
cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong tổ chức thành một thể thống
nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hành rõ ràng nhằm tạo nên một môi trường
nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thành
mục tiêu chung của tổ chức”.
Từ những khái niệm khác nhau về cơ cấu tổ chức, có thể thấy rằng cơ cấu tổ
chức quản trị càng hoàn hảo càng tác động một cách hiệu quả đến sản xuất, kinh
doanh, dịch vụ làm gia tăng lợi nhuận. Ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều
cấp, nhiều khâu, thiết kế công việc không tương quan quyền hành, sắp đặt nhân viên
không đúng sẽ trở thành nhân tố kìm hãm sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và giảm lợi
nhuận. Mọi hoạt động quản trị có nhiều người tham gia đều cần có sự quản lý, và để
quản lý phải có tổ chức. Quá trình thiết kế và xây dựng tổ chức từ những bộ phận nhỏ
hơn là một hình thức thể hiện của qui luật khách quan về chuyên môn hóa lao động
trong quản trị. Chính sự tồn tại của các bộ phận hoạt động tương đối độc lập và liên

quan giữa chúng trong một tổ chức đã tạo nên cơ cấu của nó.
1.1.3. Khái niệm về phân quyền
Theo TS Đoàn Thị Hoàng Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2006) Giáo trình
Quản trị học, NXB Tài Chính- Hà Nội: “ Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra
quyết định cho những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện
tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô va trình độ phát triển nhất định cho một người
(hay một cấp quản trị) không thể đảm đương được mọi công việc quản trị.
Theo PGS.TS Lê Văn Tâm, PGS.TS Ngô Kim Thanh (2006) - Giáo trình Quản trị
doanh nghiệp- NXB Đại học Kinh tế quốc dân: “ Phân quyền là xu hướng phân tán
quyền ra quyết định trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Nó là một khía cạnh cơ sở
của giao phó quyền hạn trong quản trị.
Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) - Quản trị học- NXB Thống kê: “
Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộ
phận hay cá nhân) có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó.
- Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay phần công việc mà các thành viên
trong tổ chức phải thực hiện để đạt được mục tiêu.


9
- Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực
hiện các nhiệm vụ.
- Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với
yêu cầu của người giao.
1.2. Phân tích nội dung nghiên cứu cơ cấu tổ chức và phân quyền trong
doanh nghiệp
1.2.1. Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
1.2.1.1. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức
Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải đáp ứng một số nguyên tắc sau:
 Tính tương thích giữa hình thức và chức năng: Khi xây dựng một cơ cấu tổ
chức, thì các bộ phận, các đơn vị trong cơ cấu tổ chức phải được xây dựng nhằm thực

hiện các chức năng riêng. ‘‘ Hình thức phải đi sau chức năng ’’.
 Tính thống nhất chỉ huy: Mỗi một cơ cấu tổ chức khi được xây dựng thì các
đợn vị, bộ phận được cấu thành đều có một quyền hạn và trách nhiệm nhất định. Các
đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho nhà quản trị của mình, đảm bảo
sự chỉ huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo mâu
thuẫn.
 Tính cân đối: Một cơ cấu tổ chức hợp lý thể hiện ở sự cân đối giữa quyền hành
và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Sự cân đối tạo
ra sự ổn định trong tổ chức.
 Tính linh hoạt: Trong quá trình kinh doanh, đòi hỏi cơ cấu tổ chức không được
bảo thủ, trì trệ, quan liêu mà luôn phải linh hoạt, thích ứng với những thay đổi hay
biến động của các yếu tố tác động.
 Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải đạt hiệu quả cao nhất, tức là quá trình hoạt
động kinh doanh phải đạt kết quả cao nhất, dựa trên cơ sở chi phí thấp nhất. Nguyên
tắc này dựa vào tiêu chuẩn mối tương quan giữa chi phí bỏ ra và kết quả thu về.
Ngoài ra, khi xây dựng bộ máy tổ chức, nhà quản trị cũng cần phải chú ý đến
những yêu cầu khác như lấy chất lượng làm trọng chứ không lấy số đông là chủ yếu,
tam quyền phân lập, chuyên môn hóa, khoa học, hợp lý, phù hợp với hoàn cảnh thực
tiễn, kết hợp quyền lợi, quyền hạn và trách nhiệm, tổ chức theo công việc, theo nhiệm
vụ chứ không theo nhu cầu của mỗi cá nhân, mỗi con người, đáp ứng đòi hỏi của các
qui luật khách quan về tổ chức như tầm hạn quản trị, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ


10
thuật trong quản lý, không chồng chéo, kết hợp nhóm chính thức và nhóm phi chính
thức, kế thừa.
1.2.1.2. Một số mô hình cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
Tuỳ theo đặc điểm, ưu nhược điểm và các điều kiện áp dụng mỗi doanh nghiệp
có thể lựa chọn được mô hình tổ chức bộ máy quản trị thích hợp và đáp ứng được yêu
cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

1 1Cơ cấu tổ chức trực tuyến

TỔNG GIÁM
ĐỐC

GIÁM ĐỐC
TUYẾN 1

GIÁM ĐỐC
TUYẾN 2

GIÁM ĐỐC
TUYẾN 3

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến
* Đặc điểm: Đây là một trong những loại hình cơ cấu đầu tiên và là dạng của tổ
chức trong đó nhà quản trị - người chủ ra hầu hết các quyết định. Nhà quản trị cố
gắng giám sát mọi hoạt động trong tổ chức, việc hợp tác giữa các thành viên chủ yếu
là phi chính thức dưới sự giám sát và chỉ đạo trực tiếp của nhà quản trị. Là loại hình cơ
cấu gần như không có cơ cấu, trong đó rất ít các yếu tố được “mô hình hóa “và “công
thức hóa”.
* Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, nhanh chóng, linh hoạt, kiểm soát và điều chỉnh dễ
dàng, chi phí quản lý thấp.
* Nhược điểm: Cơ cấu này do có mức chính thức hóa thấp nên các cá nhân
không thể hiểu biết một cách rõ ràng những trách nhiệm và nghĩa vụ của họ. Kiểu cơ
cấu này có thể làm cho bộ máy quản lý rơi vào tình trạng quá tải, mang tính mạo hiểm
cao. Do đó, cơ cấu này chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và việc
quản lý không quá phức tạp.

11

1 1Cơ cấu tổ chức theo chức năng

TỔNG GIÁM
ĐỐC

GIÁM ĐỐC
NHÂN SỰ

GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC
MARKETING

TÀI CHÍNH

Sơ đồ 1.2:Cơ cấu tổ chức theo chức năng
* Đặc điểm: Chia tổ chức thành các “tuyến” chức năng, mỗi tuyến là một bộ
phận hay đơn vị đảm nhận thực hiện một hay một số chức năng, nhiệm vụ nào đó của
tổ chức.
* Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức này thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, tạo điều kiện
cho mỗi cá nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình, đồng thời có điều kiện
để tích lũy kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân. Giảm bớt gánh nặng quản lý cho
người lãnh đạo chung, những công việc quản lý được chuyên môn hóa một cách sâu
sắc và thành thạo hơn. Thu hút được chuyên gia vào công tác lãnh đạo. Cơ cấu này sẽ
giảm đi sự trùng lặp về nguồn lực và vấn đề phối hợp trong nội bộ lĩnh vực chuyên
môn. Thúc đẩy việc đưa các giải pháp mang tính chuyên môn và có chất lượng cao.
* Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều lãnh đạo khác

nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ một thủ trưởng, dễ sinh ra tình trạng thiếu
trách nhiệm rõ ràng, thiếu kỷ luật chặt chẽ. Mỗi cấp dưới chịu sự chỉ đạo của nhiều cấp
trên ,xảy ra mâu thuẫn giữa các cấp lãnh đạo. Sự phối hợp hoạt động của người lãnh
đạo chung với người lãnh đạo chức năng ngày càng khó khăn hơn khi các khối lượng
các vấn đề chuyên môn tăng lên. Mô hình này phù hợp với tổ chức doanh nghiệp có
quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng.


12
1 1Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo mặt hàng kinh doanh

TỔNG GIÁM
ĐỐC

GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC

SẢN PHẨM A

SẢN PHẨM B

GIÁM ĐỐC
SẢN PHẨM C

Sơ đồ 1.3:Cơ cấu tổ chức theo mặt hàng, ngành hàng kinh doanh
* Đặc điểm: Đây là cơ cấu tiêu biểu cho loại hình cơ cấu tổ chức hiện đại, hướng
ngoại với những đặc điểm cơ bản là chia doanh nghiệp thành các “nhánh” mà mỗi
nhánh sẽ đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo một ngành hàng hay mặt hàng
nhất định

* Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh có thể dễ dàng
đổi mới và thích ứng với sự thay đổi của môi trường. Cơ cấu này tạo cho các giám đốc
bộ phận có thể linh hoạt xử lý các tình huống kinh doanh. Đảm bảo được sự phối kết
hợp và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận, các nhóm trong doanh nghiệp.
* Nhược điểm: Trong nhiều hoạt động hay công việc có thể trùng lặp trong các
bộ phận khác nhau, dẫn tới chi phí và giá thành tăng. Không phát huy được đầy đủ
năng lực sở trường của nhân viên, khó thu hút được chuyên gia giỏi.
1 1Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo khu vực

TỔNG GIÁM
ĐỐC

GIÁM ĐỐC
KHU VỰGIÁM
ĐC 1

GIÁM ĐỐC
KHU VỰC 2

Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức theo khu vực

GIÁM ĐỐC
KHU VỰC 3


13
* Đặc điểm: Cơ cấu theo khu vực là một cơ chế phối hợp hữu hiệu để tập trung
các đơn vị khác nhau của công ty có sản phẩm và dịch vụ quan hệ với nhau. Cơ cấu
này phân chia doanh nghiệp thành các chi nhánh mà mỗi chi nhánh thực hiện hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp theo từng khu vực đia lý. Đứng đầu mỗi nhánh là

giám đốc khu vực (trưởng chi nhánh).
* Ưu điểm: Cơ cấu theo khu vực làm giảm bớt phạm vi công việc cần phải tiến
hành trực tiếp của cấp quản trị, giúp cho cấp này có thêm điều kiện để đầu tư hoạt
động chiến lược, tiết kiệm được chi phí đi lại cho nhân viên bán hàng, tạo dựng được
các điều kiện thuận lợi do môi trường địa lý tự nhiên tạo ra, nhất là tạo ra các yếu tố
đầu vào với chi phí thấp và ít rủi ro.
* Nhược điểm: Do mỗi khu vực có một giám đốc nên sẽ cần nhiều nhà quản trị
tổng hợp. Công việc cũng có thể trùng lặp ở các khu vực khác nhau, phân tán nguồn
lực và khó khăn cho việc kiểm soát hơn.

1 1Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng

TỔNG GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC

KHÁCH HÀNG LOẠI 1

KHÁCH HÀNG LOẠI 2

KHÁCH HÀNG LOẠI 3

Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng
* Đặc điểm: Cơ cấu tổ chức theo khách hàng chia tổ chức thành các nhánh mỗi
nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh nhằm phục vụ một đối tượng khách
hàng nào đó. Mỗi đơn vị khách hàng tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của từng
nhóm khách hàng chuyên biệt.

* Ưu điểm: Lợi dụng được ưu điểm của hai mô hình trực tuyến và chức năng, tạo
điều kiện thuận lợi cho sự phối hợp hoạt động để hoàn thành mục tiêu chung, bảo đảm


14
sự thích nghi theo yêu cầu của khách hàng nhưng đồng thời vẫn tiết kiệm được chi phí.
Nó phát huy được năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời đảm
bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức.
* Nhược điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ
chức phải thường xuyên giải quyết mâu thuẫn giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận
chức năng, cơ cấu này chậm đáp ứng với các tình huống đặc biệt và có thể làm gia
tăng phí gián tiếp.

1 1Cơ cấu tổ chức ma trận
* Đặc điểm: Cấu trúc ma trận là sự kết hợp của cấu trúc tổ chức trên để tận dụng
các ưu điểm của mỗi loại và hạn chế tối đa những nhược điểm của chúng. Cấu trúc ma
trận có hai hệ thống chỉ huy cặp đôi ( theo chức năng và theo sản phẩm hoặc theo khu
vực địa lý, theo khách hàng) vì vậy tồn tại cùng lúc hai tuyến chỉ đạo trực tuyến.

TỔNG GIÁM
ĐỐC

GIÁM ĐỐC
NHÂN SỰ

GIÁM ĐỐC
TÀI CHÍNH

GIÁM ĐỐC
NGÀNH HÀNG A

GIÁM ĐỐC
NGÀNH HÀNG B

Sơ đồ 1.7: Cơ cấu tổ chức ma trận

GIÁM ĐỐC
MARKETING


15
* Ưu điểm: Cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích, trách nhiệm
của từng bộ phận được phân định rõ, sự phối hợp các bộ phận cũng tốt hơn.
Ngoài ra, cấu trúc ma trận còn rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho nhà quản trị.
* Nhược điểm: Do tồn tại song song 2 tuyến chỉ đạo trực tuyến nên dễ nảy sinh
mâu thuẫn trong việc thực hiện mệnh lệnh và có tranh chấp quyền lực giữa các bộ
phận.
1111 2. Phân quyền trong doanh nghiệp
1.2.2.1. Nguyên tắc khi phân quyền
- Chức trách và quyền hạn rõ ràng: nhà quản trị khi giao chức trách quyền hạn
cho người dưới quyền mình, phải có quy định rõ ràng và được công bố công khai.
- Không giao quyền vượt cấp: nhà quản trị khi trao quyền, chỉ có thể trao cho
từng cấp, không thể vượt cấp.
- Đảm bảo khống chế có kết quả: nhà quản trị thông qua việc định ra các tiêu
chuẩn công tác, chế độ sát hạch, chế độ báo cáo và biện pháp giám sát, đôn đốc rõ ràng
để nắm được kết quả công việc của người dưới quyền. - Ứng biến quyền hành: nhà
quản trị khi giao quyền cho cấp dưới cần phải phù hợp với tính chất, quy mô, phương
pháp kiểm soát của tổ chức cũng như khả năng của họ.
1.2.2.2. Yêu cầu khi phân quyền
- Rộng rãi với cấp dưới, sẵn sàng cho họ cơ hội để tự khẳng định mình. Tuy

nhiên sự rộng rãi này không được làm mất sự uy nghiêm của nhà quản trị.
- Sẵn sàng giao cho nhà quản trị cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể cả
quyền ra những quyết định. Phân phối quyền ra quyết định trong tổ chức để kiểm soát
các hoạt động tạo ra giá trị tốt nhất, gọi là phân công theo chiều dọc. Quyết định phân
bổ con người và nhiệm vụ cho các chức năng và bộ phận để tăng giá trị của họ, đó là
các lựa chọn phân công theo chiều ngang.
- Tin tưởng vào cấp dưới. Cốt lõi của vấn đề phân quyền là "Cần phải tin vào
nhân viên của mình". Người lãnh đạo doanh nghiệp cần phải trao quyền quyết định
cho các cấp càng thấp càng tốt để phát huy tính tự chủ của họ tránh trường hợp trao
quyền rồi, vẫn không yên tâm, luôn nghi ngờ cấp dưới, thường xuyên can thiệp, ngăn
cản việc thực thi, tự chủ của cấp dưới được trao quyền.
- Chấp nhận thất bại của cấp dưới. Để khai thác tối đa nguồn lực chất xám trong
doanh nghiệp, người lánh đạo cần phải giao quyền tự quyết định giải quyết vấn đề cho


16
các cấp. Họ phải học cách tự mình gỡ rối và nếm trải cả thành công lẫn thất bại. Và
khi đó, nhà quản trị cần biết chấp nhận thất bại của người dưới quyền.
- Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới. Cơ cấu
tổ chức gắn con người với nhiệm vụ, vai trò và chỉ rõ cách thức những con người này
kết hợp với nhau. Tuy nhiên cơ cấu tổ chức không tự nó hàm chứa cơ chế động viên
con người. Vì thế cần có kiểm soát, mục đích là để cung cấp cho nhà quản trị một công
cụ để hướng nhân viên làm việc hướng đến mục tiêu của tổ chức, nhận rõ các phản hồi
giúp tổ chức và các thành viên của nó thực hiện tốt.
1.2.2.3. Quá trình phân quyền
Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền
Các mục tiêu chính của phân quyền trong doanh nghiệp:
- Cho phép nhà quản trị cấp cao dành nhiều thời gian hơn cho các quyết định
mang tính chiến lược. Các nhà quản trị cấp cao giao quyền hạn cho nhà quản trị trung
gian, và các nhà quản trị cơ sở, họ giảm được sự quá tải của thông tin, tập trung vào

các quyết định chiến lược, do đó nâng cao hơn hiệu quả các quyết định của họ.
- Tăng tính linh hoạt và thích ứng với các điều kiện địa phương của cơ cấu tổ
chức. Phân quyền sẽ nâng cao trách nhiệm của nhà quản trị cấp thấp hơn, nhà quản trị
khu vực, cho họ được quyền quyết định một cách tức thời, nhanh chóng.
- Giảm chi phí quản lý. Khi các nhà quản trị cấp thấp hơn được giao quyền ra các
quyết định quan trọng sẽ có ít nhà quản trị giám sát họ và nói với họ phải làm gì. Ít nhà
quản trị hơn kéo theo giảm chi phí quản lý. Như vậy phân quyền giúp nhà quản trị
giảm nhẹ được công việc phải làm để tập trung vào những khâu then chốt, vừa kích
thích tính tự chủ, sáng tạo và tinh thần trách nhiệm cấp dưới qua đó hoàn thành công
việc trong phạm vi chức trách tốt hơn.
Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ
Nhà quản trị tiến hành phân quyền chính là trao quyền cho người khác để họ thay
mình thực hiện (giải quyết) các nhiệm vụ. Do vậy khi giao quyền phải gắn với trách
nhiệm và nghĩa vụ tương ứng.
Bước 3: Tiến hành giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ
Mỗi nhà quản trị trong hệ thống tổ chức đều có quyền, trách nhiệm theo quy định
và chỉ được sử dụng quyền hạn trong phạm vi chức trách của mình. Sử dụng quyền lực
phải tránh xu hướng lạm dụng hay né tránh quyền lực đều có thể hậu quả xấu.


17
Bước 4: Tiến hành kiểm tra theo dõi việc thưc hiện nhiệm vụ
Khi phân quyền cần tránh hai xu hướng: thứ nhất là tập trung quá nhiều vào cấp
trên, dẫn đến mệt mỏi, công việc không chạy, hiệu quả thấp, và thứ hai là thiếu sự
kiểm soát. Nhà quản trị sẽ phải giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của người được giao
quyền để đánh giá các hoạt động xem nó có được thực hiện một cách hiệu lực và hiệu
quả hay không. Nhờ đó thực hiện hành động sửa chữa để cải tiến sự thực hiện nếu nó
không thực sự hữu hiệu.
1111 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trong
doanh nghiệp

1.3.1.Các nhân tố bên trong doanh nghiệp (nhân tố chủ quan)
1.3.1.1. Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
Chiến lược của doanh nghiệp có thực hiện thành công hay không phụ thuộc rất
lớn vào tính hữu hiệu của cơ cấu tổ doanh nghiệp. Và khi chiến lược cơ bản của doanh
nghiệp thay đổi theo thời gian hoạt động, cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổi theo cho
phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của chiến lược.
Mối quan hệ này là một vòng tròn khép kín, diễn biến không ngừng. Khi môi
trường thay đổi, doanh nghiệp buộc phải thay đổi chiến lược của mình để thích nghi.
Chiến lược chỉ có thể thực hiện thông qua cơ cấu tổ chức, mỗi loại chiến lược lại cần
có một cơ cấu tổ chức tương ứng. Do đó, khi doanh nghiệp áp dụng một chiến lược
mới, các vấn đề mới về quản trị xuất hiện và cơ cẩu tổ chức cũ trở nên không còn thích
hợp nữa. Lúc này buộc lòng doanh nghiệp phải thay đổi cơ cấu tổ chức nếu không sẽ
làm cho hiệu quả hoạt động giảm sút. Cơ cấu tổ chức mới hình thành sẽ là phương tiện
hữu hiệu để các nhà quản trị có thể phối hợp các hoạt động giữa những chức năng hay
các bộ phận khác nhau nhằm khai thác đầy đủ các kỹ năng và năng lực của họ. Và kéo
theo đó phạm vi quyền hạn của các thành viên trong tổ chức cũng sẽ thay đổi để tương
thích với nhiệm vụ được giao phó.
1.3.1.2. Chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cấu trúc tổ
chức để đảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của mình. Các hoạt động sản
xuất kinh doanh trong doanh nghiệp được thể hiện bằng những công việc, chức năng
cụ thể. Những công việc này đòi hỏi những kỹ năng chuyên môn, những phương tiện
kỹ thuật, cách thức khác nhau trong việc sử dụng các nguồn lực cũng như phạm vi


18
quyền hạn tương ứng để hoàn thành nhiệm vụ. Cơ cấu tổ chức và phân quyền phải thể
hiện được những sự khác nhau đó. Một điều rõ ràng là một doanh nghiệp thương mại
không thể giống một doanh nghiệp sản xuất hay doanh nghiệp dịch vụ về cơ cấu tổ
chức và phân quyền.

1.3.1.3. Công nghệ của doanh nghiệp
Công nghệ của doanh nghiệp đòi hỏi hình thành tương ứng một phương thức
phân công nhiệm vụ, một phương thức kết hợp giữa các đơn vị thực hiện các nhiệm
vụ. Trong doanh nghiệp, công nghệ được sử dụng càng hiện đại bao nhiêu, thiết bị
càng có xu hướng tự động hóa cao sẽ dẫn đến cấu trúc tổ chức càng giản đơn, tầm hạn
của nhà quản trị cũng sẽ rộng hơn.
1.3.1.4. Quy mô của doanh nghiệp
Quy mô doanh nghiệp càng lớn, cấu trúc tổ chức càng phức tạp, bởi vì quy mô
lớn đòi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị nên tạo ra nhiều mối quan
hệ phức tạp trong tổ chức. Và để có thể tập trung vào công tác chiến lược của công ty
đòi hỏi nhà quản trị cấp cao lúc này phải tăng cường ủy nhiệm, ủy quyền cho nhà quản
trị cấp dưới. Việc làm này vừa có thể giảm áp lực cho nhà quản trị cấp cao lại vừa phát
huy được tinh thần trách nhiệm của nhà quản trị cấp thấp hơn.
1.3.1.5. Con người và trang thiết bị
- Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức thì trong cơ cấu
tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối liên hệ, các bộ phận quản trị với
nhau. Với lực lượng lao động, nhân viên thừa hành có năng lực, có trình độ chuyên
môn, ý thức kỷ luật cao…làm tăng khả năng làm việc độc lập, giảm việc hướng dẫn và
kiểm soát. Từ đó làm tăng tầm hạn quản trị của nhà quản trị, làm cho tổ chức ít có tầng
nấc trung gian.
- Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công
việc, vì thế mà cấu trúc tổ chức quản lý sẽ đơn giản hơn. Tuy nhiên việc đầu tư vào
trang thiết bị, đổi mới và nâng cấp hệ thống cơ sở vật chất lại phụ thuộc vào khả năng
tàichính của doanh nghiệp. Do dó, khi đưa ra các quyết định này nhà quản trị phải tính
đến việc cân đối giữa chi phí quản lý bỏ ra và hiệu quả thu được.


19
1.3.2. Các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp (nhân tố khách quan)
1.3.2.1. Môi trường chung

 Môi trường kinh tế: Tính không chắc chắn ẩn chứa trong các mối quan hệ
nhân quả trên trị trường, môi trường cạnh tranh năng động và nền kinh tế toàn cầu thay
đổi nhanh chóng là nguyên nhân chủ yếu gây ra các khó khăn cho sự tương thích của
cơ cấu tổ chức với mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp. Điều này buộc doanh
nghiệp không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình đồng thời tạo cho nó tính linh
hoạt để thích nghi với hoàn cảnh.
 Môi trường pháp luật: Sự hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật sẽ tạo ra môi
trường pháp lý bình đẳng cho các doanh nghiệp hoạt động, đảm bảo cho sự bình đẳng
trước pháp luật cho mọi loại hình doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển, ổn định
cơ cấu tổ chức. Ngược lại, nếu hệ thống pháp luật thiếu hoàn thiện, thường xuyên thay
đổi buộc doanh nghiệp phải có sự điều chỉnh theo để phù hợp với pháp quy.
 Môi trường chính trị- xã hội: Chính trị xã hội ổn định, khuyến khích hợp tác
phát triển, chính sách kinh tế, đầu tư thông thoáng… tạo điều kiện thuận lợi cho các
doanh nghiệp có thể đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mô, hình thành cơ
cấu tổ chức phù hợp để thúc đẩy sự phát triển.Và ngược lại khi môi trường chính trị xã
hội bất ổn, chứa đựng nhiều rủi ro hoạt động của doanh nghiệp bị giới hạn, quy mô bị
co cụm lại.
 Môi trường văn hóa: Văn hóa, lối sống, phong tục tập quán… sẽ tác động hình
thành nên văn hóa tiêu dùng của từng vùng, quốc gia và hình thành văn hóa từng
doanh nghiệp. Văn hóa tiêu dùng ảnh hưởng tới khách hàng của doanh nghiệp buộc họ
phải thích ứng, bao gồm cả việc lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với các đặc trưng
riêng của các nhóm khách hàng tương ứng. Và văn hóa doanh nghiệp tác động đến
cách doanh nghiệp hoạt động, đến quan hệ, cách ứng xử với đối tượng bên ngoài, ảnh
hưởng tới môi trường nội bộ. Từ đó tác động tới cơ cấu tổ chức và phân quyền của
doanh nghiệp
1.3.2.2. Môi trường đặc thù
 Khách hàng: Là người quyết định đầu ra, nuôi sống doanh nghiệp. Các yếu tố
thuộc về khách hàng như sức mua, nhu cầu, thị hiếu hay sự tín nhiệm của khách hàng
là cơ sở thông tin để ra quyết định trong hoạch định chiến lược, mục tiêu và tổ chức
phục vụ… từ đó ảnh hưởng tới việc lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức thích hợp. Ví dụ

20
như với khách hàng của doanh nghiệp rất đa dạng thì nên chọn cơ cấu theo sản phẩm,
nếu ổn định thì có thể chọn mô hình chức năng… .
Do vậy, cơ cấu tổ chức của cũng phải được thiết kế sao có thể hỗ trợ hữu hiệu
cho việc đáp ứng ngày càng cao như cầu của khách hàng.
 Người cung ứng: Là nguồn cung cấp tài chính, lao động, hàng hóa, nguyên vật
liệu, thông tin… cho doanh nghiệp. Các yếu tố như số lượng nhà cung ứng, chất
lượng, giá cả của họ sẽ quyết định tính thường xuyên, đều đặn của quá trình kinh
doanh, chất lượng, giá cả, khả năng cạnh tranh của sản phẩm. Do vậy, đó là cơ sở để ra
các quyết định quản trị bao gồm cả về cơ cấu tổ chức và phân quyền.
 Đối thủ cạnh tranh: Là những doanh nghiệp thỏa mãn cùng một loại nhu cầu
của khách hàng, đó có thể là đối thủ trực tiếp hay gián tiếp, thực tế hay tiềm năng. Áp
lực cạnh tranh ngày càng gia tăng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tập trung mọi cố
gắng để đáp ứng một cách ngày càng đầy đủ và chính xác đòi hỏi của khách hàng.
Điều này dẫn đến các doanh nghiệp phải hình thành cho mình một cơ cấu tổ chức cho
phép khai thác lợi thế cạnh tranh hiện tại trong khi lại cho phép nó phát triển các lợi
thế mới.
 Chính sách quản lý của Nhà nước về ngành, lĩnh vực kinh doanh của doanh
nghiệp: Tùy theo mục tiêu phát triển từng thời kỳ, Nhà nước sẽ có những chính sách
tương ứng cho từng ngành nghề để vừa phát triển nền kinh tế một cách mạnh mẽ, bền
vững lại vừa hình thành cơ cấu kinh tế hợp lý, hài hòa. Các chính quản lý của Nhà
nước có thể tác động tới doanh nghiệp như một sự hỗ trợ tích cực, tạo ra động lực cho
sự phát triển sản xuất kinh doanh từ đó ảnh hưởng tới chiến lược hay nhu cầu mở rộng
quy mô hoạt động làm thay đổi cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Và ngược lại.
Vậy, tóm lại các doanh nghiệp khi xây dựng cơ cấu tổ chức cho mình bên cạnh
việc chịu ảnh hưởng của môi trường chính trị chung, thì còn phải quan tâm đến các
chính sách quản lý riêng của Nhà nước về ngành nghề kinh doanh và lĩnh vực mình
đang, sẽ tham gia hoạt động