Giới thiệu PHẦN MỀM PHỔ CẬP THCS năm học 2009 - 2010

Thật là sai lầm khi cho rằng Microsoft Excel không thể viết được phần mềm
( bởi vì có nhiều người nghó rằng Microsoft Excel quá đơn giản nên nó không thể chạy
được cái gọi là phần mềm, thật ra bản thân Microsoft Excel đã là 1 phần mềm tuyệt
vời là ở chỗ nó rất thông dụng , có nhiều ứng dụng & dễ sử dụng hầu hết mọi người
biết đến vi tính là làm được. Tại sao ta không thể bắt đầu từ cái đơn giản (Microsoft
Excel ) để làm, mà cứ phải đi từ các phần mềm khác như Access ,Visual Basic, …
phức tạp hơn , trong khi dùng Microsoft Excel để viết phần mềm phổ cập vẫn đảm
bảo các yêu cầu của công tác phổ cập do Bộ GD&ĐT đề ra và ưu điểm nổi trội là rất
dễ sử dụng . Tôi đã làm điều đó ( cái điều đơn giản ấy ) và thực hiện phần mềm phổ
cập viết trên Microsoft Excel tại xã Trà Tân – Huyện Đức Linh – Tỉnh Bình Thuận
trong nhiều năm qua kết quả khá tốt . Tôi xin giới thiệu đến các bạn tham khảo
( phiên bản dùng thử ) .
1/ Mô tả phần mềm :
- Phần mềm được viết toàn bộ bằng Việt , dễ sử dụng
a. Viết : trên Microsoft Excel.
b. Font : Time New Roman – Unicode.
c. Bao gồm: Các thư mục “XÔ , “HUYỆN” , “TỈNH” , “CẢ NƯỚC”.
*/ Thư mục “XÔ gồm :
+ 3 Thư muc “CƠ SỞ 1”, “CƠ SỞ 2”, “CƠ SỞ 3”
+ Mỗi thư mục “CƠ SỞ” gồm :
- 1 thư mục “ Nhập dữ liệu nguồn”
- 1 thư mục “ Kết xuất danh sách theo đòa bàn”
- 1 thư mục “ Kết xuất danh sách theo độ tuổi”
+ Trong thư mục “ Nhập dữ liệu nguồn” có tập tin “ CƠ SƠ” û gồm 20 đòa bàn.
( mỗi đòa bàn có thể nhập được 350 đối tượng điều tra ).
- Cả xã gồm 60 đòa bàn có thể nhập được (350 x 20 =7.000 đối tượng điều tra )
+ 1 Tập tin “XÔ sẽ tổng hợp các số liệu thống kê của 3 thư mục “CƠ SƠ”. (
đây là tập tin dùng để nộp về Phòng Giáo dục & Đào tạo.

*/ Thư mục “HUYỆN” gồm :
+ 20 thư mục “XÔ ( đây là 20 thư mục rỗng dùng để chứa các tập tin ”XÔ

khi các xã nộp về huyện.
+ 1 tập tin “Cơ sở huyện” ( dùng để chứa số liệu của 20 xã ).
+ 1 tập tin “HUYỆN” sẽ tổng hợp các số liệu thống kê của 20 xã . ”( đây là
tập tin dùng để nộp về Sở Giáo dục & Đào tạo.
*/ Thư mục “TỈNH ” gồm:
+ 20 thư mục “HUYỆN” ( đây là 20 thư mục rỗng dùng để chứa các tập tin
“HUYỆN” khi các huyện nộp về tỉnh.
+ 1 tập tin “Cơ sở tỉnh” ( dùng để chứa số liệu của 20 huyện ).
1
+ 1 tập tin “TỈNH ” sẽ tổng hợp các số liệu thống kê của 20 huyện . ”( đây là
tập tin dùng để nộp về Bộ Giáo dục & Đào tạo.

*/ Thư mục ”CẢ NƯỚC ” gồm:
+ 4 thư mục “KHU VỰC 1” , “KHU VỰC 2” , “KHU VỰC 3” , “KHU VỰC 4”
+ Mỗi thư mục “KHU VỰC ” gồm:
- 20 thư mục “TỈNH ” ( đây là 20 thư mục rỗng dùng để chứa các tập tin
“ TỈNH ” khi các tỉnh nộp về Bộ GD&ĐT
- 1 tập tin “CƠ SỞ KHU VỰC ” ( dùng để chứa số liệu của 20 tỉnh ).
- 1 tập tin “KHU VỰC” sẽ tổng hợp các số liệu thống kê của 20 tỉnh .
+ 1 tập tin “CẢ NƯỚC ” sẽ tổng hợp các số liệu thống kê của 4 thư mục
“KHU VỰC ” đây là thư mục tổng hợp các số liệu thống kê của cả nước.

.2/ Phần sáng tạo
a. Phần tự đ ộ ng kết xuất các số liệu thống kê mẫu 1 , mẫu 2 , mẫu KH1a của
Bộ GD&ĐT
Lấy dữ liệu nhập từ thư mục “ Nhập dữ liệu nguồn” kết xuất ra các số liệu ở
mẫu 1 của từng đòa bàn và mẫu 1 , mẫu 2 , mẫu KH1a cả xã, cả huyện, cả tỉnh và cả
nước .
b. Phần tự đ ộ ng “ Kết xuất danh sách theo đòa bàn ”
Lấy dữ liệu nhập từ thư mục “ Nhập dữ liệu nguồn” kết xuất ra :

- Danh sách học sinh đang học THCS.
- Danh sách học sinh đang học Tiểu học.
- Danh sách học sinh bỏ học.
- Danh sách đối tượng chuyển đi khỏi đòa phương.
- Danh sách đối tượng khuyết tật.
- Danh sách đối tượng chết.
- Danh sách học sinh tốt nghiệp THCS ( hai hệ ).
- Danh sách học sinh tốt nghiệp THCS ( hai hệ ) năm qua.
( các danh sách này tương ứng với từng đòa bàn điều tra ).

c. Phần tự đ ộ ng “ Kết xuất danh sách theo độ tuổi ”
Lấy dữ liệu nhập từ thư mục “ Nhập dữ liệu nguồn” kết xuất ra :
- Danh sách học sinh đang học THCS.
- Danh sách học sinh đang học Tiểu học.
- Danh sách học sinh bỏ học.
- Danh sách đối tượng chuyển đi khỏi đòa phương.
- Danh sách đối tượng khuyết tật.
- Danh sách đối tượng chết.
2
- Danh sách học sinh tốt nghiệp THCS ( hai hệ ).
- Danh sách học sinh tốt nghiệp THCS ( hai hệ ) năm qua.
( các danh sách này tương ứng với từng độ tuổi : từ 11 tuổi đến 18 tuổi ).

d. Phần tự động cập nhật thời gian tương ứng với độ tuổi theo từng thời điểm
điều tra
Phần mềm này có thể sử dụng được nhiều năm vì phần cập nhật số liệu các
mẫu thống kê sẽ tự động cập nhật thời gian tương ứng với độ tuổi theo từng thời điểm
điều tra các năm .
VD1 : Thời điểm điều tra 20/09/ 2008 thì 11 tuổi là NS 1997 , 18 tuổi là NS
1990 nhưng tới 20/09/2009 thì tự động câp nhật :11tuổi là NS 1998 , 18tuổi là NS 1991

và các đối tượng NS1990 ( tức 19 tuổi ) sẽ tự loại ra khỏi phần thống kê, các NS
khác cũng cập nhật tương tự .
VD2 : Thời điểm điều tra 20/09/ 2008 thì số TN THCS năm qua là số TN THCS
của tháng 06/ 2008 nhưng tới 20/09/2009 thì tự động câp nhật Số TN THCS năm qua
là số TN THCS của tháng 06/2009 đồng thời số TN THCS tháng 06/2008 sẽ tự chuyển
vào TN THCS các năm trước và số TN THCS của các đối tượng 19 tuổi sẽ tự loại
ra khỏi số TN THCS.
3/ Phần hỗ trợ kiểm tra
Phần mềm này có phần hỗ trợ kiểm tra ngay trên các mẫu thống kê của từng đòa
bàn , từng năm sinh trong từng xã. Nếu trong quá trình nhập dữ liệu nguồn có sai lệch
gì thì phần thống kê sẽ báo sai ( S ) ngay ô bên phải tương ứng của năm sinh đó . Từ
đó ta kiểm tra lại ngay phần nhập dữ liệu nguồn của năm sinh đó.
.4/ Phần Hướng dẫn sử dụng
a. Đối với cấp xã
Chỉ sử dụng thư mục “ XÃ ” ( không mở các thư mục HUYỆN, TỈNH, CẢ
NƯỚC , vì mở nhiều máy sẽ cập nhật , lưu lại lâu )
- Nếu xã từ 1 đến 20 đòa bàn thì chỉ dùng thư mục “ CƠ SỞ 1 ” ( nhưng không
được bỏ các thư mục “ CƠ SỞ 2 ” , thư mục “ CƠ SỞ 3 ”)
- Nếu xã trên 20 đòa bàn và dưới 40 thì dùng thư mục “CƠ SỞ 1 ” và thư mục
“CƠ SỞ 2 ” (không dùng thư mục “CƠ SỞ 3 ” nhưng không được bỏ thư mục “ CƠ
SỞ 3 ” )
- Nếu xã trên 40 đòa bàn thì dùng cả 3 thư mục “ CƠ SỞ ” .
( Sẽ có phần hướng dẫn cụ thể kèm phía sau , vì các mẫu thống kê thực hiện
trên khổ giấy ngang).
*/ Cách mở và nhập dữ liệu đối với đơn vò xã
- B ước 1 : Nhập các thơng tin về địa bàn, tên xã , tên huyện:
Khi mở phần mềm này trước tiên ta mở thư mục “ PHẦN MỀM PHỔ CẬP
THCS – giải pháp Excel ” / thư mục “XA ” / thư mục “ CƠ SỞ 1 ” / thư mục “ Nhập
3
dữ liệu nguồn ” / nhấp vào “ No ” / vào Sheet “K1” để nhập các thông tin về thời

gian điều tra , đơn vò điều tra ( tên xã , huyện ). Nếu xã có 21 đến 40 đòa bàn thì vào
thêm thư mục “ CƠ SỞ 2 ” , Nếu xã có từ 41 đến 60 đòa bàn thì vào thêm thư mục “
CƠ SỞ 3 ”. Các Sheet “K… ” khác sẽ tự động cập nhật các thông tin về thời gian điều
tra , đơn vò điều tra ( tên xã , huyện ).
- B ước 2 : Kết xuất các số liệu thống kê vào các các mẫu thống kê của Bộ
GD&ĐT;
Mở “tập tin XÃ ” / No / Update / Continue để Update các dữ liệu nguồn từ thư
mục “ Nhập dữ liệu nguồn” vào các các mẫu thống kê của Bô GD&ĐT.
- B ước 3 : Kết xuất ra các danh sách theo đòa bàn:
Mở thư mục “ Kết xuất danh sách theo đòa bàn” / No / Update / Continue để
Update các dữ liệu nguồn từ thư mục “ Nhập dữ liệu nguồn” vào các tập tin “ DS đòa
bàn” ( có 20 tập tin này ), tiếp theo vào từng tập tin “ DS đòa bàn” cũng tương tự
No / Update / Continue để Update các dữ liệu nguồn vào các Sheet “ K1” , Sheet “
KX học THCS ” , “ KX học TH ” , “ KXBH ” , “ KX CĐ ” , “ KX KT ” , “ KX chết ”,
“ KXTN ” , “ KXTN qua ” .
Để có 1 danh sách hoàn chỉnh ta cần làm thêm 1 số bước phụ sau: ( Vd: cần DS
học sinh học THCS ) ta copy toàn bộ Sheet “ KX học THCS ” Paste Sheet học THCS
( ở kề đó ) (Paste vào ô A1 ), tiếp theo chọn toàn bộ danh sách (chọn vùng
A15:AD325 ), ( từ ô A15 đến ô AD15 kéo xuống hết danh sách ) rồi vào Data / Filter /
Advanced Filter / trong Advanced Filter đã chọn sẵn Filter the list, in – place và ở
List range chọn $A$15:$AD$325 , và đánh dấu “chọn” vào Unique records only /
OK ta sẽ có 1 danh sách hoàn hảo.
- B ước 4 : Kết xuất ra các danh sách theo độ tuổi :
+ Mở thư mục “ Kết xuất danh sách theo độ tuổi ” / No / Update / Continue
+ Mở thư mục “ Nhập dữ liệu nguồn” / copy toàn bộ Sheet “K1-k20” / Paste
vào Sheet copy“K1-k20” / trong Sheet copy“K1-k20” chọn vùng dữ liệu (A14:P6240 )
/ Data / sort ( theo thứ tự ưu tiên ) Số năm sinh ( từ lớn đến nhỏ ) , Số đòa bàn ( từ nhỏ
đến lớn ), Số hộ ( từ nhỏ đến lớn ).
+ Copy dữ liệu của từng năm sinh Paste vào từng tập tin độ tuổi tương ứng việc
còn lại tương tự như ở bước 3 ta sẽ có 1 danh sách hoàn hảo.

(lưu ý khi nhập dữ liệu nguồn phải thường xuyên nhấp “ Save ”để lưu lại nhanh
các dữ liệu ).
b. Đối với cấp huyện
- Bước 1: Sau khi các xã đã nhập dữ liệu của từng đối tượng vào các đòa bàn , có
kết quả đầy đủ thông tin của từng đối tượng phổ cập theo từng đòa bàn trong xã thì sẽ
kết xuất được phần thống kê các mẫu 1, mẫu 2, mẫu KH1a của xã và các loại danh
4
sách . nộp đầy đủ thư mục “XA ” về phòng Giáo dục & Đào tạo thì phòng Giáo dục
& Đào tạo tiến hành copy các thư mục “XA ” này paste vào từng thư mục “XA ”
( theo tên từng xã ) đã được lập sẵn trong thư mục “HUYỆN ”
- Bước 2: Phòng Giáo dục & Đào tạo copy tập tin “XA ” paste vào Sheet “XA ”
tương ứng trong thư mục “ Cơ sở huyện ” ( thư mục “ Cơ sở huyện ” đã được lập sẵn
20 Sheet “XA ” theo tên từng xã và có 1 “ Sheet HUYỆN ” ), “ Sheet HUYỆN ”
này sẽ kết xuất số liệu tổng hợp của 20 xã theo mẫu 1, mẫu 2, mẫu KH1a của huyện.

c. Đối với cấp tỉnh ( tương tự như cấp huyện )
- Bước 1: Sau khi các huyện nộp đầy đủ thư mục “HUYỆN ” về Sở Giáo dục
& Đào tạo thì Sở Giáo dục & Đào tạo tiến hành copy các thư mục này paste vào từng
thư mục “HUYỆN ” ( theo tên từng huyện ) đã được lập sẵn trong thư mục “TỈNH
” - Bước 2: Sở Giáo dục & Đào tạo copy tập tin “HUYỆN ” paste vào Sheet
“HUYỆN ” tương ứng trong thư mục “TỈNH ” (thư mục “TỈNH ” đã được lập
sẵn 20 Sheet theo tên từng huyện và có 1 “ Sheet TỈNH ” ), “ Sheet TỈNH ” này sẽ
kết xuất số liệu tổng hợp của 20 huyện theo mẫu 1 và từ mẫu 1 này sẽ cho ra mẫu 2,
mẫu KH1a của tỉnh .
d. Đối với cả nước ( tương tự như cấp tỉnh )
- Bước 1: Sau khi các tỉnh nộp đầy đủ thư mục “ TỈNH ” về Bộ Giáo dục &
Đào tạo thì Bộ Giáo dục & Đào tạo tiến hành copy các thư mục “TỈNH ” này paste
vào từng thư mục tỉnh ( theo tên từng tỉnh ) đã được lập sẵn trong thư mục khu vực.
- Bước 2: Bộ Giáo dục & Đào tạo copy tập tin “TỈNH ” paste vào Sheet
TỈNH tương ứng trong thư mục “ cơ sở khu vực ” ( thư mục “ cơ sở khu vực ” đã được

lập sẵn 20 Sheet theo tên từng tỉnh và có 1 “ Sheet khu vực ” ), “ Sheet khu vực ”
này sẽ kết xuất số liệu tổng hợp của 20 tỉnh theo mẫu 1, mẫu 2 và mẫu KH1a từng
khu vực và từ 4 “ Sheet khu vực ” sẽ kết xuất thống kê cho tập tinh “ cả nước ” .
Lưu ý :
- Không được đổi tên , thêm , bớt các thư mục, các tập tin trong phần mềm
( vì sẽ mất đường dẫn sẽ không tự động kết xuất số liệu theo các mẫu báo cáo.
- Khi nhập dữ liệu nguồn cần tuân thủ đúng các quy ước theo bản hướng dẫn.
4. Kết quả tạo ra :
Tạo ra được một Phần mềm phục vụ cho công tác phổ cập THCS được viết
toàn bộ bằng Việt với dung lượng 632 MB
a. Viết : trên Microsoft Excel.
b. Font : Time New Roman – Unicode.
c. Bao gồm: Các thư mục “XÔ , “HUYỆN” , “TỈNH” , “CẢ NƯỚC”.
d. Mức độ hiệu: tiện ích vượt trội và 1 ưu điểm đặc biệt là rất dễ sử dụng.
5