Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9108-2:2013 - ISO 16175-2:2011

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA
TCVN 9108-2:2013
ISO 16175-2:2011
THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỒ SƠ TRONG MÔI
TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ - PHẦN 2: HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỆ
THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ SỐ
Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic office
environments – Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems
Lời nói đầu
TCVN 9108-2:2013 hoàn toàn tương đương với ISO 16175-2:2011.
TCVN 9108-2:2013 do Ban Kỹ thuật Tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 46 Thông tin và tư liệu biên soạn,
Tổng cục Tiêu chuẩn Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.
Bộ TCVN 9108 (ISO 16175) Thông tin và tư liệu - Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ
trong môi trường văn phòng điện tử gồm có các tiêu chuẩn sau:
- TCVN 9108-1:2011(ISO 16175-1:2010) Phần 1: Tổng quan và trình bày các nguyên tắc.
- TCVN 9108-2:2013(ISO 16175-2:2011) Phần 2: Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với quản lý hồ
sơ.
- TCVN 9108-3:2011(ISO 16175-3:2010) Phần 3: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với hệ thống
quản lý hồ sơ số.
Lời giới thiệu
Quản lý hiệu quả các hồ sơ và thông tin là cơ sở để tổ chức hoạt động tốt vì nó hỗ trợ hoạt động kinh
doanh và tạo cơ sở để cung cấp dịch vụ có hiệu quả. Việc quản lý hiệu quả cũng cung cấp cơ chế mà
theo đó các tổ chức có thể giải thích cho các quyết định và hành động của mình và duy trì (giữ lại) bộ
nhớ của công ty. Hơn nữa, quản lý hồ sơ tốt chỉ đơn giản là hành nghề kinh doanh tốt.
Hệ thống quản lý hồ sơ số tạo điều kiện thuận lợi:
a) hiệu quả, bằng việc cung cấp thông tin có sẵn cho các hoạt động tác nghiệp và ra quyết định khi cần;
b) sử dụng đúng đắn các nguồn lực tài chính, bằng cách cho phép loại bỏ kịp thời các hồ sơ lạc hậu;
c) trách nhiệm, bằng cách cho phép tạo ra một hồ sơ hoàn chỉnh và có căn cứ ghi lại các hoạt động;
d) tuân thủ, bằng cách chứng minh rằng các yêu cầu pháp lý đã được đáp ứng;
e) giảm thiểu rủi ro bằng cách quản lý các rủi ro liên quan đến sự mất mát hoặc tiêu hủy bất hợp pháp
các hồ sơ, và từ việc tiếp cận hồ sơ không phù hợp hoặc trái phép.

Nguyên tắc cơ bản chủ yếu của tiêu chuẩn này, Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ
trong môi trường văn phòng điện tử - Phần 2: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý
hồ sơ số (sau đây thuật ngữ “Phần”'được sử dụng) là sự khác biệt giữa các hệ thống kinh doanh (hoặc
hệ thống thông tin kinh doanh) và hệ thống quản lý hồ sơ số (hoặc điện tử). Hệ thống kinh doanh chứa
các dữ liệu thường được cập nhật liên tục, năng động, có thể là chuyển đổi (thao tác) và chứa dữ liệu
đang sử dụng trong kinh doanh hiện tại (không dự phòng). Ngược lại, hệ thống quản lý hồ sơ số chứa dữ
liệu không tự động liên kết với hoạt động kinh doanh (cố định), không thể được thay đổi (bất khả xâm
phạm), và có thể là không lưu hành (dự phòng).
Vì vậy hệ thống kinh doanh không thuộc phạm vi của tiêu chuẩn này.(xem TCVN 9108-3:2011 (ISO16173: 2010), Thông tin và tư liệu- Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn
phòng điện tử – Phần 3: Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong các hệ thống kinh doanh).


Hồ sơ trong một hệ thống quản lý hồ sơ số, tuy vậy,năng động (dynamic) theo nghĩa là chúng có thể
được sử dụng (hoặc sử dụng lại) trong hoạt động/ngữ cảnh kinh doanh mới, vì vậy siêu dữ liệu mới sẽ
được bổ sung vào thông qua việc sử dụng liên tục nội dung của hồ sơ này. Hệ thống quản lý hồ sơ số
cung cấp các thành phần công nghệ của khuôn khổ để quản lý hồ sơ có cấu trúc và hệ thống; chúng liên
kết các hồ sơ số và phi số với các hoạt động kinh doanh; lưu giữ hồ sơ của các hành động trong quá
khứ, và ấn định nội dung và cấu trúc của hồ sơ theo thời gian.
Đối tượng chính của tiêu chuẩn này là cán bộ chịu trách nhiệm thiết kế, xem xét và/hoặc vận hành hệ
thống quản lý hồ sơ số trong các tổ chức cho dù hệ thống này là các ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ
số có sẵn thương mại, hoặc là các ứng dụng được đặt hàng riêng.
Tiêu chuẩn này chủ yếu giải quyết yêu cầu của các nhà quản lý thông tin/ hồ sơ của tổ chức hoặc những
người phụ trách dự án thu mua hệ thống, nhưng cũng sẽ liên quan đến người người đưa ra các tiêu
chuẩn trong phạm vi quyền hạn và cộng đồng quản lý hồ sơ mở rộng hơn.
Một đối tượng chính khác là các nhà cung cấp và phát triển phần mềm là những người tiếp thị và/hoặc
phát triển các hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ số. Tiêu chuẩn này được thiết kế để cung cấp thông tin
cho việc ra quyết định của họ khi thiết kế chức năng quản lý hồ sơ trong các sản phẩm quản lý hồ sơ số.
THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU - NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỒ SƠ TRONG MÔI
TRƯỜNG VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ - PHẦN 2: HƯỚNG DẪN VÀ YÊU CẦU CHỨC NĂNG ĐỐI VỚI HỆ
THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ SỐ

Information and documentation – Principles and functional requirements for records in electronic
office environments – Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records
management systems
1. Phạm vi áp dụng
Tiêu chuẩn này được giới hạn với các sản phẩm thường được gọi là “hệ thống quản lý hồ sơ số” hay “hệ
thống quản lý nội dung cho doanh nghiệp”. Tiêu chuẩn này dùng thuật ngữ hệ thống quản lý hồ sơ số cho
những ứng dụng phần mềm có chức năng chính là quản lý hồ sơ. Tiêu chuẩn không tìm cách thiết lập
các yêu cầu cho hồ sơ vẫn còn đang sử dụng và được lưu giữ trong hệ thống kinh doanh. Các đối tượng
số được tạo ra bởi các ứng dụng thư điện tử, xử lý văn bản, bảng tính và các ứng dụng tạo hình ảnh
(như tài liệu văn bản, và hình ảnh động hoặc tỉnh), nơi chúng được xác định là có giá trị kinh doanh, cần
được quản lý trong hệ thống quản lý hồ sơ số đáp ứng các yêu cầu chức năng đề ra trong tiêu chuẩn
này.
Các hồ sơ được quản lý bởi hệ thống quản lý hồ sơ số có thể được lưu trữ trên nhiều dạng phương tiện
khác nhau, và có thể được quản lý trong các tập hợp hồ sơ kép bao gồm cả hai yếu tố số và phi số.
Tiêu chuẩn này không bao gồm các yêu cầu không cụ thể, hoặc không cần thiết cho việc quản lý hồ sơ,
ví dụ, yêu cầu thiết kế và quản lý hệ thống chung. Tiêu chuẩn cũng không bao gồm các yêu cầu chung
cho tất cả các ứng dụng phần mềm, chẳng hạn như tính hiệu quả, khả năng mở rộng và tính khả dụng.
Đưa ra các mục tiêu chính của tiêu chuẩn này, và nó cũng giả định trình độ hiểu biết về phát triển kỹ
thuật thiết kế, quy trình mua sắm và đánh giá là những vấn đề không được đề cập trong tiêu chuẩn này.
Mặc dù không bao gồm trong các yêu cầu của tiêu chuẩn này, tầm quan trọng của yêu cầu chức năng
quản lý tài liệu không phải là hồ sơ đối với các hệ thống quản lý hồ sơ vẫn được công nhận bằng việc
đưa chúng trong mô hình mức cao tại điều 4.2: Tổng quan về các yêu cầu chức năng.
Thông số kỹ thuật để bảo quản lâu dài các hồ sơ số cũng không thuộc phần này; vấn đề này cần được
giải quyết cụ thể trong phạm vi chuyên môn của công tác bảo quản số hoặc 'lưu trữ số' ở mức chiến
lược. Những nghiên cứu về bảo quản số này vượt quá sứ mệnh của các hệ thống và là hệ thống độc lập,
chúng nên được đánh giá trong một kế hoạch chuyển đổi và di trú cụ thể ở mức chiến thuật. Tuy nhiên,
việc thừa nhận sự cần thiết phải duy trì hồ sơ lâu dài theo yêu cầu sẽ được đề cập, và vấn đề lỗi thời của
định dạng tiềm tàng cũng nên được xem xét khi áp dụng các yêu cầu chức năng này.
Tiêu chuẩn này đưa ra tập hợp các yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số. Những yêu
cầu này áp dụng cho hồ sơ không phân biệt vật mang mà trong đó chúng được tạo ra và/ hoặc được lưu

trữ. Các yêu cầu này được dự định để:


a) thiết lập các quy trình và yêu cầu để nhận dạng và quản lý hồ sơ trong hệ thống quản lý hồ sơ số.
b) thiết lập chức năng quản lý hồ sơ để đưa vào đặc điểm kỹ thuật thiết kế, khi xây dựng, nâng cấp hoặc
mua phần mềm hệ thống quản lý hồ sơ số;
c) thông báo về yêu cầu chức năng quản lý hồ sơ phục vụ cho việc lựa chọn hệ thống quản lý hồ sơ số
thương mại hiện có;
d) xem xét chức năng quản lý hồ sơ, hoặc đánh giá tính phù hợp của một hệ thống quản lý hồ sơ số hiện
tại.
2. Tài liệu viện dẫn
Các tài liệu viện dẫn sau rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn này. Đối với các tài liệu viện dẫn ghi
năm công bố thì áp dụng phiên bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp
dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các bản sửa đổi, bổ sung (nếu có).
TCVN 9108-1:2011(ISO 16175-1:2010) Thông tin và tư liệu- Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ
sơ trong môi trường văn phòng điện tử- Phần 1: Tổng quan và trình bày các nguyên tắc)
TCVN 9108-3:2011(ISO 1617-3:2010) Thông tin và tư liệu- Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ
sơ trong môi trường văn phòng điện tử -Phần 3: Hướng dẫn và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ
trong hệ thống kinh doanh
TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001) Thông tin và tư liệu- Quản lý hồ sơ. Phần 1: Yêu cầu chung
ISO 2788:1986, Documentation - Guidelines for the establishment and development of monolingual
thesauri (Tư liệu - Hướng dẫn xây dựng và phát triển từ điển từ chuẩn đơn ngữ).
ISO 5964:1985, Documentation-Guidelines for the establishment and development of multilingual
thesauri (Tư liệu - Hướng dẫn xây dựng và phát triển từ điển từ chuẩn đa ngữ).
ISO/TR 15801:2009, Document management - Information stored electronically - Part 2:
Recommendations for trustworthiness and reliability (Quản lý tư liệu-thông tin được lưu trữ dưới dạng
điện tử. Phần 2: Đề xuất về sự tin cậy và độ tin cậy)
ISO 23081-1:2006, Information and Docmentation - Records management processes - Metadata for
records - Part 1: Principles (Thông tin và tư liệu-Quá trình quản lý hồ sơ-Siêu dữ liệu cho hồ sơ-Phần 1:
Nguyên tắc)

ISO 23081-2:2009, Information and Docmentation - Managing metadata for records - Part 2: Conceptual
and implementation issues (Thông tin và tư liệu: Quản lý siêu dữ liệu cho hồ sơ -Phần 2: Các vấn đề khái
niệm và thực hiện)
International Council on Archives, Principles and functional requirements forRecords in electronic office
environment, Part 1- Overview and Statement of Principles, 2008 (Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối
với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử, Phần 1 –Tổng quan và nội dung nguyên tắc)
International Council on Archives, Principles and functional requirements forRecords in electronic office
environment, Part 3- Guidelines and Functional Requirements for Records in Business information
systems, 2008 (Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử,
Phần 3 – Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hồ sơ trong các hệ thống thông tin kinh doanh).
3. Thuật ngữ và định nghĩa
Với mục đích của tiêu chuẩn này, các thuật ngữ và định nghĩa trong các tiêu chuẩn ISO 15489-1:2001,
ISO/TR 15801:2009, ISO 23081-1:2006, ISO 23081-2:2009 sau đây được sử dụng.
Thuật ngữ
Hoạt động (Hoạt
động kinh doanh)
Activity (business
activity)

Định nghĩa
Mức thứ hai của khung phân loại kinh doanh
CHÚ THÍCH 1: Hoạt động là nhiệm vụ chủ yếu được thực hiện bởi một tổ
chức để thực hiện từng chức năng của mình. Hoạt động được xác định bởi
tên được gán và ghi chú phạm vi của nó. Phạm vi của hoạt động bao gồm


tất cả các giao dịch diễn ra liên quan đến nó. Tùy thuộc vào bản chất của
các giao dịch tham gia, hoạt động có thể được thực hiện liên quan đến một
chức năng, hoặc có thể được thực hiện liên quan đến nhiều chức năng.
Tập hợp

(Aggregation)

Sự tích lũy bất kỳ của các thực thể hồ sơ ở một mức cao hơn một đối
tượng hồ sơ.

Khung phân loại
kinh doanh
(Business
classification
scheme (BCS)

Khung phân loại kinh doanh

Hoạt động kinh
doanh (Business
activity)

Thuật ngữ chung chỉ tất cả các chức năng, quy trình, hoạt động và các giao
dịch của một tổ chức và nhân viên của tổ chức đó. Bao gồm hành chính
công cũng như kinh doanh thương mại.

Cách biểu diễn phân cấp, khái niệm các chức năng và hoạt động được thực
hiện bởi một tổ chức.
CHÚ THÍCH 1: Khung phân loại kinh doanh thường là phép phân loại bắt
nguồn từ việc phân tích các hoạt động kinh doanh.

Hệ thống thông tin Hệ thống tự động tạo lập hoặc quản lý dữ liệu về các hoạt động của tổ
kinh doanh
chức.
(Business

CHÚ THÍCH 1: Hệ thống thông tin kinh doanh (thường nhiều hoặc có liên
information system)quan) là các ứng dụng mà mục đích chính của nó là để tạo điều kiện thuận
lợi cho các giao dịch giữa một đơn vị có tổ chức và khách hàng của nó, ví
dụ, hệ thống thương mại điện tử, hệ thống quản lý mối quan hệ khách
hàng, cơ sở dữ liệu chuyên dụng hoặc tùy chỉnh, hệ thống nguồn nhân lực
hoặc tài chính.
CHÚ THÍCH 2: Hệ thống thông tin kinh doanh thường có chứa dữ liệu động,
đó thường là đối tượng được cập nhật liên tục, có thể thao tác được và
chứa dữ liệu hiện tại.
CHÚ THÍCH 3: Mặc dù các hệ thống quản lý hồ sơ số có thông tin kinh
doanh, nhưng chúng khác với hầu hết những hệ thống khác ở chỗ chức
năng chính là quản lý hồ sơ hơn là để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình
kinh doanh.
Phân loại
(Classification)

Việc xác định và sắp xếp có hệ thống các hoạt động kinh doanh và/ hoặc hồ
sơ vào các loại theo quy ước có cấu trúc hợp lý, các phương pháp và quy
tắc thủ tục được nêu trong hệ thống phân loại.
CHÚ THÍCH 1: Phân loại bao gồm nhận dạng tài liệu hoặc quy ước đặt tên
cho tệp tin, cấp phép cho người sử dụng và ràng buộc bảo mật trên hồ sơ.

Thành phần

Tập hợp các bộ phận cấu thành tạo nên hồ sơ số.

(Component)
Hồ sơ hỗn hợp

Hồ sơ chứa nhiều đối tượng số.

(Compound record)
Hủy bỏ

Quá trình loại bỏ hoặc xóa hồ sơ mà không có khả năng khôi phục.

(Destruction)

CHÚ THÍCH 1: Hủy bỏ hồ sơ số là một quá trình xử lý theo đó hồ sơ số và
siêu dữ liệu của hồ sơ bị loại bỏ, xóa hoặc xóa sạch vĩnh viễn
theo ủy quyền và được chấp thuận theo kế hoạch của cơ quan xử lý.

Tệp tin số

Tập hợp các hồ sơ liên quan được lưu giữ trong mối quan hệ ràng buộc
chặt chẽ trong hệ thống kinh doanh và được quản lý như một đối tượng đơn
lẻ.

(Digital file)


CHÚ THÍCH 1: Một loại tập hợp hồ sơ số, cũng được gọi là tệp chứa.
Đối tượng số
(Digital object)

Đối tượng có thể được biểu diễn bằng máy tính, chẳng hạn như một tệp tin
được tạo ra bởi một hệ thống hoặc phần mềm ứng dụng cụ thể.
CHÚ THÍCH 1: Hồ sơ số có thể bao gồm một hoặc nhiều đối tượng số.

Hệ thống quản lý

hồ sơ số
(Digital records
mangement
system)
Xử lý
(Disposition)

Hệ thống tự động có chức năng chính là quản lý việc tạo lập, sử dụng, bảo
trì và thanh lý các hồ sơ số được tạo ra với mục đích cung cấp bằng chứng
về hoạt động kinh doanh.
CHÚ THÍCH 1: Các hệ thống này duy trì thông tin (siêu dữ liệu) theo ngữ
cảnh thích hợp và mối liên kết giữa các hồ sơ.
Một loạt quy trình liên quan đến việc thực hiện các quyết định lưu giữ,
hủy bỏ hoặc chuyển giao được tư liệu hóa trong sắp xếp, xử lý hoặc các
công cụ khác.

Chức năng

Mức cao nhất của một khung phân loại kinh doanh.

(Function)

CHÚ THÍCH 1: Chức năng đại diện cho những trách nhiệm lớn được quản
lý bởi tổ chức để thực hiện các mục tiêu của mình.

Tệp tin kép

Tập hợp các tệp tin số và các tệp tin vật lý liên quan được quản lý như một
thực thể riêng biệt.

(Hybrid file)
Hồ sơ kép

Hồ sơ bao gồm các thành phần số và phi số.

(Hybrid record)

CHÚ THÍCH 1: Hồ sơ số và các siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên quan của nó
được duy trì trong các hệ thống quản lý hồ sơ số cùng với siêu dữ liệu quản
lý hồ sơ liên quan đến hồ sơ phi số.

Bản đánh dấu

Bản mô tả sơ lược siêu dữ liệu của một hồ sơ về mặt vật lý được tổ chức
bên ngoài hệ thống số.

(Marker)

CHÚ THÍCH 1: Bản đánh dấu có thể biểu thị một hồ sơ vật lý (chẳng hạn
như một bản thiết kế xây dựng hoặc một tập lớn đóng bìa hoặc hồ sơ số
được lưu trữ trên các phương tiện thông tin di động (ví dụ đĩa CD-ROM
hoặc video).
CHÚ THÍCH 2: Bản đánh dấu có thể hoạt động như một đường liên kết đại
diện cho một hồ sơ thích hợp trong hệ thống quản lý hồ sơ số để cảnh báo
người sử dụng về sự tồn tại của hồ sơ có liên quan cần thiết được truy cập
tại hai địa điểm trở lên.
Siêu dữ liệu
(Metadata)

Thông tin có cấu trúc hoặc bán cấu trúc, cho phép tạo lập, quản lý và sử

dụng hồ sơ theo thời gian, trong và qua các miền.

Hồ sơ (Record)

Thông tin ở bất kỳ định dạng nào do một tổ chức hoặc cá nhân tạo ra, tiếp
nhận và lưu giữ như là bằng chứng và thông tin, làm căn cứ cho các nghĩa
vụ pháp lý hoặc trong các giao dịch kinh doanh.

Loại hồ sơ

Một tiểu phân mục của khung phân loại hồ sơ, có thể được chia tiếp thành
một hoặc nhiều loại hồ sơ cấp dưới.

(Record category)

CHÚ THÍCH 1: Một loại hồ sơ được tạo thành từ siêu dữ liệu có thể được
kế thừa từ hồ sơ mẹ và đưa sang hồ sơ con.
CHÚ THÍCH 2: Tập hợp đầy đủ các loại hồ sơ, ở tất cả các cấp, cùng tạo
thành khung phân loại hồ sơ.
Quản lý hồ sơ

Lĩnh vực quản lý chịu trách nhiệm kiểm soát có hệ thống và hiệu quả việc


(Records
management)

tạo lập, tiếp nhận ,bảo trì, sử dụng và hủy bỏ hồ sơ, bao gồm cả các quá
trình lưu giữ và duy trì các chứng cứ và thông tin về các hoạt động và giao
dịch kinh doanh dưới dạng hồ sơ.

Siêu dữ liệu quản lý Dữ liệu được định danh, xác thực và ngữ cảnh hóa hồ sơ và con người, các
hồ sơ
quy trình và các hệ thống tạo lập, quản lý, duy trì và sử dụng hồ sơ, và các
chính sách điều chỉnh chúng.
(Records
management
metadata)
Hệ thống quản lý
hồ sơ
(Records
management
system)

Khuôn khổ để nắm bắt, duy trì và cho phép truy cập tới bằng chứng qua
thời gian, theo yêu cầu của khu vực có pháp quyền mà trong đó nó được
vận hành và phù hợp với thực tiễn kinh doanh chung.
CHÚ THÍCH 1: Hệ thống quản lý hồ sơ bao gồm cả người làm hồ sơ và
người dùng hồ sơ; tập hợp các chính sách được cho phép, các trách nhiệm
được giao, các đoàn có thẩm quyền, thủ tục và thực hành, bản trình bày
chính sách, hướng dẫn thủ tục, hướng dẫn người sử dụng và tài liệu khác
được sử dụng để cấp phép và ban hành các chính sách, thủ tục và thực
tiễn; bản thân các hồ sơ; thông tin chuyên ngành và hệ thống hồ sơ được
sử dụng để kiểm soát các hồ sơ này; phần cứng, phần mềm, các thiết bị
khác và văn phòng phẩm.

Biên tập
(Redaction)

Quá trình che dấu hoặc xóa thông tin trong hồ sơ.

Người quản trị hệ
thống (System
adminstrator)

Người dùng có trách nhiệm thiết kế, giám sát và quản trị hệ thống kinh
doanh và sử dụng hệ thống đó.

Từ điển từ chuẩn

Công cụ phân loại hồ sơ bao gồm cách trình bày theo trật tự chữ cái danh
sách các thuật ngữ có kiểm soát được liên kết với nhau bằng các mối quan
hệ ngữ nghĩa, thứ bậc, liên kết hoặc tương đương.

(Thesaurus)

CHÚ THÍCH 1: Trong từ điển từ chuẩn, ý nghĩa của thuật ngữ được quy
định cụ thể và các mối quan hệ với các thuật ngữ khác được chỉ ra. Từ điển
từ chuẩn cung cấp đủ điểm truy nhập thích hợp cho phép người dùng
chuyển từ các thuật ngữ không ưu tiên đến các thuật ngữ ưu tiên được
thông qua bởi tổ chức.
Phân loại tự nhiên Việc phân loại các thực thể trong một hệ thống được sắp xếp cho biết các
mối quan hệ tự nhiên.
(Taxonomy)
Theo dõi (Tracking) Tạo lập, nắm bắt và duy trì thông tin về sự di chuyển và sử dụng hồ sơ.
Giao dịch
(Transaction)

Đơn vị nhỏ nhất của hoạt động kinh doanh. Việc sử dụng hồ sơ chính là các
giao dịch.

CHÚ THÍCH 1: Cấp độ thứ ba hoặc cấp thấp nhất trong khung phân loại
kinh doanh.

Chuyển giao
(Transfer)

Quá trình chuyển nhượng bao gồm xuất hồ sơ số và siêu dữ liệu có liên
quan đến hệ thống khác, tổ chức ứng dụng hoặc đại lý.
CHÚ THÍCH 1: Hồ sơ có thể được chuyển giao hành chính từ một tổ chức
sang một tổ chức khác, từ một tổ chức sang cơ quan lưu trữ, từ một tổ
chức sang một nhà cung cấp dịch vụ, từ chính phủ sang khu vực tư nhân
hoặc từ một chính phủ sang chính phủ khác.

Tập (Volume)

Sự phân chia nhỏ một tập hợp số hoặc phi số.


CHÚ THÍCH 1: còn được gọi là 'phần'.
CHÚ THÍCH 2: Tập thường là một phần tệp tin đã đóng do những hạn chế
về kích thước hoặc thời gian, ví dụ, ‘các đơn yêu cầu chi tiêu giai đoạn
2007-2008.
4. Hướng dẫn
4.1. Tại sao thực thi hệ thống quản lý hồ sơ số?
4.1.1. Thuộc tính hồ sơ là gì?
Hồ sơ không chỉ là một sưu tập dữ liệu, mà còn là kết quả hoặc sản phẩm của một sự kiện, hoạt động
hoặc giao dịch kinh doanh, và do đó gắn bó chặt chẽ với các hoạt động kinh doanh. Đặc điểm khác biệt
của hồ sơ là nội dung của chúng tồn tại dưới một hình thức cố định, có nghĩa là, cách trình bày giao dịch
kinh doanh cố định. Hồ sơ bao gồm không chỉ nội dung thông tin mà còn các thông tin về ngữ cảnh và
cấu trúc của hồ sơ. TCVN 7420-1:2004 (ISO 15489-1:2001) Thông tin và tư liệu - Quản lý hồ sơ - Phần

1: Yêu cầu chung đưa ra các thuộc tính cơ bản của hồ sơ và những nghiên cứu và quy trình mức độ cao
để quản lý hồ sơ hiệu quả, và phải được xem là một tài liệu tham khảo quan trọng cho việc thực hiện
điều này. Các thuộc tính thiết yếu của hồ sơ có thể được tóm tắt như sau:
a) Tính xác thực - Hồ sơ có thể được chứng minh là có nội dung là gì, đã được tạo ra hoặc được gửi bởi
người đã tạo ra hoặc gửi nó, và đã được tạo ra hoặc được gửi tại thời điểm có mục đích.
b) Độ tin cậy - Hồ sơ có thể được tin cậy như là một đại diện đầy đủ và chính xác của các giao dịch mà
nó chứng thực, và có thể phụ thuộc vào quá trình giao dịch tiếp theo.
c) Tính toàn vẹn - Hồ sơ đầy đủ và không thay đổi, và cố định. Đặc tính này cũng được gọi là 'bất khả
xâm phạm'.
d) Tính khả dụng - Hồ sơ có thể được định vị, truy vấn, bảo quản và đưa ra.
Để duy trì những hồ sơ thuộc tính này của hồ sơ có hiệu quả và đáng tin cậy theo thời gian, cần thiết
thực hiện hệ thống quản lý hồ sơ số.
4.1.2. Thuộc tính của Hệ thống quản lý hồ sơ số là gì ?
Việc sử dụng thuật ngữ 'hệ thống' trong tài liệu này nhằm chỉ một tập hợp phần cứng và/hoặc phần mềm
máy tính và bao gồm các kết nối hoặc các thành phần của hệ thống công nghệ thông tin khác. Điều này
là trái ngược với quan niệm về quản lý hồ sơ theo nghĩa của thuật ngữ này, trong đó bao gồm các khía
cạnh rộng hơn về con người, chính sách, thủ tục và thực hành được kết hợp để tạo thành một phương
pháp tiếp cận hệ thống tổng thể. Trong khi trọng tâm chính của phần này là các ứng dụng phần mềm hệ
thống quản lý hồ sơ số, thì các tổ chức sẽ cần phải chú ý đến các khía cạnh rộng hơn của khuôn khổ
quản lý hồ sơ, chính sách và công cụ đảm bảo cho hồ sơ có thể được quản lý một cách thích hợp. Ví dụ,
để hệ thống quản lý hồ sơ số hoạt động hiệu quả, các công cụ quản lý hồ sơ cơ bản, như thẩm quyền xử
lý và phân loại an ninh thông tin phải được đặt đúng chỗ và hoạt động theo văn hóa quản lý hồ sơ đã
được thiết lập trong tổ chức.
Thông thường, hệ thống quản lý hồ sơ số có các thuộc tính sau mà yêu cầu để đảm bảo rằng các đặc
điểm chính của hồ sơ được duy trì:
a. tạo ra và nắm bắt hồ sơ trong ngữ cảnh.
b. quản lý và duy trì việc kiểm soát hồ sơ.
c. duy trì hồ sơ lâu dài theo yêu cầu.
d. thực hiện xử lý hồ sơ.
e. quản lý siêu dữ liệu quản lý hồ sơ.

4.1.3. Rủi ro và lợi ích của việc thực thi hệ thống quản lý hồ sơ số
4.1.3.1. Rủi ro của việc không thực thi hệ thống quản lý hồ sơ số


Những rủi ro của việc không thực thi hệ thống quản lý hồ sơ số bao gồm:
- Không đáp ứng các yêu cầu quy phạm pháp luật;
- Gây rắc rối cho giám đốc điều hành, thương hiệu, tổ chức hoặc các viên chức nhà nước và tư nhân,
đặc biệt là nếu không có khả năng quản trị thành thạo thông tin được làm nổi bật trong các phương tiện
truyền thông tin tức;
- Lập kế hoạch chiến lược và các quyết định kém dựa trên những thông tin không chính xác;
- Thông tin quan trọng cho kinh doanh không thể truy cập để quản lý kinh doanh, giải quyết tranh chấp,
thách thức pháp lý hoặc mục đích chứng cứ;
- Mất uy tín, giảm niềm tin của công chúng, hoặc các tình thế bất lợi về tài chính hoặc luật pháp do không
có khả năng đưa trình các hồ sơ hoặc cung cấp bằng chứng về hoạt động kinh doanh khi yêu cầu phải
kịp thời;
- Không có khả năng cung cấp bằng chứng về hoạt động hoặc cam kết của tổ chức với các tổ chức bên
ngoài, khách hàng hoặc các nhà thầu;
- Tiến hành kinh doanh không nhất quán và không hiệu quả;
- Không có khả năng khai thác thông tin và kiến thức của tổ chức với đầy đủ tiềm năng;
- Sử dụng bất hợp pháp hồ sơ và không có khả năng khai thác đầy đủ kiến thức và dữ liệu của công ty;
- Lặp lại công sức, quản lý tài sản và nguồn lực kém;
- Giảm khả năng thể hiện hiệu suất tốt và tăng hiệu quả hoặc cải thiện việc cung cấp dịch vụ;
- Bối rối về tổ chức và tổn hại danh tiếng.
4.1.3.2. Lợi ích của việc thực thi hệ thống quản lý hồ sơ số
Lợi ích của việc thực hiện hệ thống quản lý hồ sơ số bao gồm:
- Bảo vệ và hỗ trợ khi kiện tụng, bao gồm cả quản lý rủi ro gắn liền với sự tồn tại hoặc thiếu bằng chứng
về hoạt động của tổ chức;
- Bảo vệ lợi ích của tổ chức và các quyền của người lao động, khách hàng và các bên liên quan hiện tại
và tương lai;
- Cải thiện an ninh của các hồ sơ kinh doanh và quản lý mạnh mẽ niềm tin trong kinh doanh, thông tin

nhạy cảm hoặc bí mật cá nhân;
- Khả năng cung cấp các dịch vụ hiệu quả và nhất quán;
- Khả năng hỗ trợ các hoạt động nghiên cứu và phát triển hiện tại và tương lai;
- Cải thiện tính toàn diện và độ tin cậy của bộ nhớ của công ty;
- Sẵn có các hồ sơ hoạt động kinh doanh thích hợp để hỗ trợ cho việc ra quyết định và phát triển chính
sách được thông tin đầy đủ khi cần thiết;
- Giảm nguy cơ mất dữ liệu hoặc hủy hoại bất ngờ của hồ sơ;
- Đo hiệu suất đáng tin cậy của kết quả đầu ra của kinh doanh;
- Tăng sự tin tưởng của công chúng và/hoặc khách hàng vào sự chính trực của các hoạt động của tổ
chức;
- Xác định các hồ sơ quan trọng cho việc lập kế hoạch thảm họa, để các tổ chức có thể tiếp tục hoạt
động trong trường hợp có sự gián đoạn nghiêm trọng.
4.2. Tổng quan về các yêu cầu chức năng
4.2.1. Cấu trúc của các yêu cầu chức năng


Điều này xác định và mô tả ngắn gọn các yêu cầu chức năng bằng cách sử dụng mô hình mức cao
nhóm các yêu cầu này lại để làm nổi bật mối quan hệ qua lại giữa chúng (Hình 1).
Yêu cầu đối với việc bảo quản lâu dài các hồ sơ, yêu cầu chung cho tất cả các ứng dụng phần mềm và
chức năng quản lý tài liệu không phải hồ sơ không được nêu chi tiết trong điều này, nhưng được nêu ra
trong mô hình mức cao (tô màu xám đậm). Các điểm tích hợp tiềm năng với kiến trúc công nghệ
thôngtin(IT) và các ứng dụng phần mềm khác được thể hiện trong mô hình này như là đầu vào hệ thống.
Yêu cầu cụ thể trong Điều 5: Yêu cầu chức năng được phân nhóm theo cụm trong mô hình mức cao:
1. Tạo lập
2. Duy trì
3. Phổ biến
4. Quản lý.

CHÚ THÍCH 1: Màu xám đậm cho biết chức năng không được nêu chi tiết trong Phần 5: yêu cầu chức
năng.

CHÚ THÍCH 2: Mô hình này mô tả yêu cầu chức năng là các thành phần của hệ thống quản lý hồ sơ số.
Nó không phản ánh chính xác trình tự của quy trình công việc mà hệ thống quản lý hồ sơ số thực hiện.
Hình 1 - Mô hình yêu cầu chức năng mức cao đối với hệ thống quản lý hồ sơ số
4.3. Hướng dẫn thực hiện các yêu cầu chức năng mức cao
4.3.1. Tạo lập
4.3.1.1. Thu thập
Hệ thống quản lý hồ sơ số thu thập, phân loại và nhận dạng hồ sơ một cách độc đáo để đảm bảo rằng
nội dung, cấu trúc và ngữ cảnh tạo lập ra chúng được ấn định theo không gian và thời gian. Chúng cũng
cung cấp chức năng để tạo lập hồ sơ mới bằng cách sử dụng lại nội dung, cấu trúc và ngữ cảnh của các
hồ sơ một khi đã được thu thập. Trong khi việc kiểm soát tài liệu/phiên bản nằm ngoài phạm vi của điều
này, thì việc gán chức năng này vào hệ thống quản lý hồ sơ số có thể vẫn hữu ích.
4.3.1.2. Siêu dữ liệu quản lý hồ sơ
Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số là một thành phần chính của quản lý
hồ sơ, phục vụ nhiều chức năng và mục đích. Trong ngữ cảnh của quản lý hồ sơ, siêu dữ liệu được định
nghĩa là dữ liệu mô tả cấu trúc, nội dung và ngữ cảnh của hồ sơ và việc quản lý chúng qua thời gian.
Như vậy, siêu dữ liệu là thông tin có cấu trúc hoặc bán cấu trúc đảm bảo cho việc tạo lập, đăng ký, phân
loại, truy cập, bảo quản và sử dụng hồ sơ qua thời gian, trong và giữa các lĩnh vực.
Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số có thể được dùng để nhận dạng,
phân biệt và ngữ cảnh hóa hồ sơ và con người, các quá trình và hệ thống tạo lập, quản lý, duy trì và sử
dụng hồ sơ và các chính sách quản lý chúng. Ban đầu, siêu dữ liệu xác định hồ sơ tại điểm lưu giữ, gắn
hồ sơ này vào ngữ cảnh kinh doanh của nó và thiết lập việc kiểm soát quản lý hồ sơ. Trong thời gian duy
trì một hồ sơ hoặc tập hồ sơ, các lớp siêu dữ liệu mới sẽ được bổ sung do các hành động mới hoặc việc
sử dụng nội dung này trong ngữ cảnh kinh doanh hoặc mục đích sử dụng khác. Điều này có nghĩa là
siêu dữ liệu tiếp tục tích luỹ thông tin liên quan đến ngữ cảnh quản lý hồ sơ và quy trình kinh doanh mà
trong đó hồ sơ được sử dụng và đến thay đổi cấu trúc hồ sơ hoặc sự xuất hiện của nó.
Siêu dữ liệu có thể có nguồn gốc từ, hoặc tái sử dụng bởi nhiều hệ thống và với nhiều mục đích. Siêu dữ
liệu áp dụng cho hồ sơ trong vòng đời hoạt động của chúng cũng có thể tiếp tục áp dụng khi ngừng yêu
cầu đối với mục đích kinh doanh hiện tại nhưng được giữ lại cho nghiên cứu đang tiến hành hoặc các giá
trị khác. Mục đích của siêu dữ liệu quản lý hồ sơ là đảm bảo tính xác thực, độ tin cậy, tính khả dụng và
tính toàn vẹn theo thời gian và cho phép quản lý và hiểu biết các đối tượng thông tin, cho dù đây là vật lý,

kỹ thuật tương tương tự hoặc kỹ thuật số. Tuy nhiên, siêu dữ liệu cũng cần phải được quản lý như một
hồ sơ hoặc là thành phần của hồ sơ.


Quản lý hồ sơ luôn bao gồm quản lý siêu dữ liệu. Tuy nhiên, môi trường số đòi hỏi cách trình bày khác
với yêu cầu truyền thống và cơ chế khác để xác định, lưu giữ, gán và sử dụng siêu dữ liệu. Trong môi
trường số, hồ sơ có thẩm quyền là những hồ sơ đi kèm với siêu dữ liệu xác định các đặc tính quan trọng
của chúng. Những đặc điểm này sẽ được tư liệu hóa một cách rõ ràng, hơn là để ngầm hiểu như phổ
biến ở một số quy trình trên giấy.
Tiêu chuẩn ISO 23081-2:2009, Thông tin và tư liệu-Quản lý siêu dữ liệu cho hồ sơ- Phần 2: Các vấn đề
khái niệm và thực hiện: Nêu nội dung của các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ và nên được sử dụng
như một tài liệu tham khảo chính khi thực hiện các yêu cầu chức năng. Các tổ chức cũng có thể có các
tập hợp các yếu tố đặc thù cho khu vực pháp quyền mà họ phải tuân thủ.
4.3.1.3. Tập hợp hồ sơ số
Tập hợp hồ sơ số là sự tích lũy của các đơn vị hồ sơ số liên quan mà khi kết hợp, có thể tồn tại ở mức
cao hơn một đối tượng hồ sơ số, ví dụ, một tập tin. Các tập hợp biểu diễn mối quan hệ tồn tại giữa các
hồ sơ số liên quan và hệ thống hoặc môi trường mà trong đó chúng được tạo ra và mối quan hệ này
được ghi lại trong các liên kết siêu dữ liệu và/hoặc các kết hợp khác. Các tập hợp này thường được kiểm
soát trong một khung phân loại ở trong hệ thống quản lý hồ sơ.
Tập hợp hồ sơ số có thể phản ánh các mối quan hệ như đặc điểm hoặc thuộc tính được chia sẻ, hay sự
tồn tại của các mối quan hệ liên tục giữa các hồ sơ số liên quan. Bản chất mối quan hệ giữa các hồ sơ
số của một tập hợp cụ thể sẽ khác nhau tùy thuộc vào các yếu tố như mục đích và cấu trúc của chúng,
nội dung và định dạng của chính hồ sơ. Tập hợp hồ sơ có thể nhiều hơn một mức, và có thể có nhiều
mối quan hệ trong các tập hợp riêng biệt.
Ví dụ, Tập hợp hồ sơ số có thể cũng tạo thành một bản tường thuật các sự kiện (có nghĩa là, một loạt
các giao dịch kinh doanh liên tiếp), trong đó các hồ sơ có thể có mối quan hệ tuần tự. Bất cứ mối quan hệ
tuần tự nào như vậy giữa các hồ sơ số có thể được xác định thông qua các yếu tố siêu dữ liệu liên kết
với hồ sơ, như nhan đề, ngày tháng, tác giả, tệp chứa (nếu có), và thuộc tính khác tương tự. Trường hợp
có các mối quan hệ này giữa các hồ sơ được nhập vào, hoặc trích xuất từ các hệ thống kinh doanh bên
ngoài, hệ thống hồ sơ quản lý số sẽ có khả năng xác định, nắm bắt, tư liệu hóa và bảo quản chúng.

Những tập hợp này có thể là mối quan hệ chính thức, có cấu trúc (ví dụ, các tệp tin số chứa các tài liệu
số liên quan), hoặc có thể tồn tại như mối quan hệ siêu dữ liệu ít chính thức hơn được công nhận là thiết
lập liên kết giữa các hồ sơ liên quan trong một tập hợp.
Các tập hợp này sẽ được cố định và duy trì qua thời gian. Bất kỳ thay đổi nào đối với tập hợp sẽ được
ghi lại cùng với một lời giải thích. Tập hợp với các mục đích quản lý hồ sơ không nên nhầm lẫn với, hoặc
thay thế bằng, việc tạo thành nhiều tập hợp khác nhau để đáp ứng các yêu cầu tìm kiếm hoặc yêu cầu
báo cáo.

Hình 2 - Tập hợp hồ sơ
4.3.1.4. Hỗ trợ nhập, xuất và khả năng liên tác
Khả năng nhập và xuất hồ sơ, và khả năng liên tác với các hệ thống khác hoặc phiên bản mới hơn của
hệ thống quản lý hồ sơ số hiện có, là tập hợp cốt lõi các chức năng yêu cầu. Hồ sơ có thể cần được xuất
sang các tổ chức khác, các hệ thống khác hoặc cho việc lưu trữ nội bộ.
Nhiều hồ sơ có thể cần phải được giữ lại lâu hơn tuổi thọ của chính phần mềm hoặc hệ thống, và do đó
nhu cầu đặt ra là có thể xuất hồ sơ khi chuyển sang hệ thống quản lý hồ sơ số mới. Cũng có thể cần
nhập hồ sơ từ các hệ thống kinh doanh, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh hợp tác.
Để dễ dàng nhập và xuất, việc sử dụng định dạng mở và các tiêu chuẩn công nghiệp sẽ tăng mức độ khả
năng liên tác, giảm chi phí và khó khăn của bất kỳ quá trình nhập /xuất nào.
Chức năng này sẽ được đề cập ở giai đoạn lập kế hoạch như là một phần yêu cầu của doanh nghiệp.
4.3.1.5. Nhận dạng - Dấu định danh duy nhất


Để xác minh sự tồn tại của chúng trong hệ thống, mỗi hồ sơ và tập hợp liên kết sẽ phải có một dấu định
danh duy nhất liên tục liên kết với nó. Điều này cho phép người dùng định vị hồ sơ và giúp họ phân biệt
giữa các phiên bản.
4.3.1.6. Phân loại
Trong việc triển khai thực hiện hệ thống quản lý hồ sơ số, tập hợp thường được sử dụng để cho phép kế
thừa các đặc tính của hồ sơ được tạo ra hoặc có liên quan ở mức tập hợp thấp hơn. Điển hình trong hệ
thống quản lý hồ sơ số, thông tin được quản lý như bộ sưu tập của các đối tượng hồ sơ, và gộp chung
các đối tượng này vào một tập hợp các bộ hoặc thư mục hoặc tập tin. Các tổ chức cần tính đến các nhu

cầu kinh doanh riêng của mình khi xác định tập hợp hồ sơ phù hợp (ví dụ, theo chức năng, hoạt động
hoặc giao dịch) trong tổ chức của mình. Trong bảng phân loại kinh doanh, các đặc điểm của hồ sơ theo
ngữ cảnh được gán thuộc tính thông qua việc cấu trúc chúng theo quy trình kinh doanh có thể nhận dạng
được.
Khung phân loại chủ đề sẽ cho phép các hồ sơ liên kết đến các lĩnh vực chủ đề rộng hơn được nhóm lại
với nhau, có nghĩa là, các giao dịch và hoạt động tiến hành theo một chủ đề duy nhất, chẳng hạn như
một tài sản hoặc khách hàng riêng biệt. Tuy nhiên, theo phân loại chủ đề, việc tập trung nhằm vào khoản
dữ liệu hoặc đối tượng hơn là vào mục đích hoặc hoạt động mà hồ sơ này được tạo ra để làm tư liệu. Vì
vậy, ngữ cảnh của hoạt động kinh doanh có thể được tách ra, làm cho hành động sắp xếp các tệp tin
theo chủ đề khó khăn hơn vì chúng sẽ chứa các hồ sơ với thời gian lưu giữ khác nhau.
Khung phân loại chức năng dựa vào sự phân tích các chức năng kinh doanh và các hoạt động độc đáo
của tổ chức và độc lập với cơ cấu hành chính của tổ chức này. Điều này làm cho việc phân loại theo
chức năng linh hoạt và ổn định hơn là vì đơn vị kinh doanh và cơ cấu có khả năng thay đổi theo thời
gian. Hệ thống này phá vỡ silô (những rào cản truyền thông) thông tin tổ chức truyền thống và cho phép
duy trì và thanh lý dễ dàng hơn.
4.3.1.7. Khung phân loại kinh doanh
Khung phân loại kinh doanh là công cụ phân loại khái niệm thứ bậc tạo điều kiện cho việc nắm bắt, đặt
tên, tìm kiếm, duy trì và xử lý hồ sơ. Nó xác định cách thức mà trong đó hồ sơ được nhóm lại với nhau
(tổng hợp) và được liên kết với ngữ cảnh kinh doanh mà trong đó chúng được tạo ra hoặc được truyền
tải. Ví dụ, các hồ sơ riêng lẻ trong hệ thống quản lý hồ sơ số trong phạm vi tổ chức có thể được tập hợp
thành bộ với các phần hồ sơ cấu thành và siêu dữ liệu theo ngữ cảnh của chúng, hoặc sau đó có thể
được tập hợp vào các tệp tin hoặc thư mục. Hồ sơ được tập hợp thường xuyên theo một khung phân
loại chức năng ba mức như sau:
Mức 1

Chức năng kinh doanh

Mức cao nhất ( bộ), bao gồm tập hợp các tệp tin, có thể được gọi là 'Lớp' hoặc 'Loại'
Mức 2

Hoạt động

Tệp tin, bao gồm tập hợp các hồ sơ riêng lẻ, có thể được gọi là"Thư mục" hoặc "tệp chứa". Có thể
được chia nhỏ thành nhiều tập.
Mức 3

Giao dịch

Khoản dữ liệu - trong tiêu chuẩn này được gọi là 'hồ sơ'. Có thể bao gồm nhiều thành phần.
Hình 3 - Khung phân loại theo chức năng ba lớp
CHÚ THÍCH 1: Đây là mô hình cơ bản. Tập hợp từ bốn mức trở lên có thể cần thiết tùy thuộc vào các
quá trình kinh doanh được mô tả, hoặc để định nghĩa rõ hơn các chủ đề phức tạp.
CHÚ THÍCH 2: Hồ sơ (đối tượng) được đặt ở dưới cùng của hệ phân cấp tập hợp nhằm mục đích phân
loại, mặc dù các đối tượng hồ sơ có thể bao gồm nhiều thành phần liên quan. Một số giá trị siêu dữ liệu
có thể được thừa kể từ mức cao hơn của tập hợp bởi tất cả những tệp tin hoặc các đối tượng này nằm
bên dưới.
CHÚ THÍCH 3: Bất kể có bao nhiêu mức tập hợp dưới mức bộ hoặc mức tệp tin được thực hiện, mỗi
mức cần phải nhất quán với yêu cầu siêu dữ liệu đối với mức tập hợp cao hơn.


4.3.2. Duy trì
4.3.2.1. Quản lý hồ sơ xác thực và đáng tin cậy
Hồ sơ được đưa vào hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ được duy trì chủ động để đảm bảo khả năng tiếp cận
liên tục của chúng. Việc thiết lập kiểm soát an ninh thích hợp, xây dựng các kết quả báo cáo xử lý và việc
đảm bảo quản lý hồ sơ kép tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ hợp lý, chống giả mạo, sử
dụng được, xác thực và toàn diện.
4.3.2.2. Kiểm soát và bảo mật
Hồ sơ được thu thập vào hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ được bảo vệ chống lại sự vô tình hay cố ý làm
thay đổi bối cảnh, cấu trúc và nội dung của chúng trong suốt vòng đời để duy trì tính xác thực của hồ sơ.
Hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ thực hiện kiểm soát việc truy cập hoặc sửa đổi siêu dữ liệu. Việc theo dõi vị

trí, kiểm soát truy cập và kiểm soát bất kỳ thay đổi nào với hồ sơ đảm bảo tính xác thực của hồ sơ trong
một hệ thống quản lý hồ sơ số. Hệ thống quản lý hồ sơ số cần phải tự động cảnh báo người quản trị khi
có thay đổi xảy ra và có đủ khả năng dự phòng bằng các bản sao lưu mà có thể được khôi phục được
một phiên bản chính xác.
4.3.2.3. Xác thực, mã hóa và các biện pháp bảo vệ công nghệ
Việc áp dụng các vấn đề quản lý quyền số, mã hóa và xác thực có thể có tác động đáng kể đến độ tin
cậy của hồ sơ. Hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ cho phép hồ sơ được quản lý hiệu quả khi chúng là đối
tượng của các biện pháp bảo vệ công nghệ, chữ ký số và các hình mờ số hoặc các giao thức quản lý
quyền số khác. Những người quản trị hệ thống nên xem xét cụ thể việc duy trì tiếp tục các hồ sơ được
mã hóa và /hoặc các quá trình quản lý quyền số khác.
Trong khi mã hóa và chữ ký số có một vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính xác thực và tính toàn
vẹn của hồ sơ trong truyền tải, thì chúng cũng có mặt rủi ro đối với khả năng sử dụng liên tục của các hồ
sơ này, vì các khóa giải mã và các khóa chung cho chữ ký số có thể hết hạn trong khi hồ sơ này vẫn còn
được yêu cầu. Vì lý do này, việc lưu trữ hồ sơ ở dạng mã hóa không được khuyến cáo. Siêu dữ liệu có
thể được áp dụng để ghi lại quá trình mã hóa và giải mã, và chứng thực việc giải mã hồ sơ thành công.
Nếu chữ ký số được sử dụng như một phương tiện bảo vệ tính xác thực và tính toàn vẹn của hồ sơ, thì
việc quản lý khóa cần được xem xét. Thông tin về chữ ký số và việc xác nhận nó nên được ghi lại trong
siêu dữ liệu.
4.3.2.4. Quản lý hồ sơ kép
Các tổ chức thường quản lý hồ sơ trên nhiều vật mang tin số và phi số. Hệ thống quản lý hồ số có thể
chấp nhận và duy trì hồ sơ số cũng như hồ sơ phi số và bất kỳ siêu dữ liệu quản lý liên quan nào. Về cơ
bản, các hồ sơ liên quan về mặt ngữ cảnh bất kể chúng có định dạng số hoặc phi số sẽ được quản lý và
theo cùng một quy trình quản lý hồ sơ trong tập hợp của chúng.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho chức năng quản lý hồ sơ kép, hệ thống quản lý hồ sơ số phải có khả năng
lưu giữ và duy trì siêu dữ liệu liên quan đến hồ sơ vật lý. Điều này đòi hỏi việc tạo ra các bản đánh dấu
thuộc diện siêu dữ liệu của các hồ sơ được tổ chức về mặt vật lý bên ngoài hệ thống kinh doanh. Các
bản đánh dấu chứa siêu dữ liệu được hệ thống kinh doanh yêu cầu để định vị và quản lý hồ sơ vật lý và
phân bổ việc kiểm soát quản lý hệ thống với chúng. Một dấu hiệu có thể biểu thị một hồ sơ vật lý, chẳng
hạn một bản đồ hoặc một hồ sơ giấy, hoặc một hồ sơ số hoặc tập hợp hồ sơ số được lưu trữ trên các vật
mang tin di động, chẳng hạn như một ổ đĩa cứng vĩnh cửu, CD-ROM, băng từ hay vi dạng.

4.3.2.5. Lưu giữ và xử lý
Thẩm quyền xử lý là chính sách ủy quyền xử lý hồ sơ, bất kể bằng cách tiêu hủy, chuyển giao kiểm soát,
áp dụng một thời gian điểm lại hoặc các hành động xử lý khác. Thẩm quyền xử lý bao gồm hành động xử
lý và thời hạn lưu giữ đối với tập hợp hồ sơ mà có thể có căn cứ tổ chức hoặc pháp lý.
Các tổ chức phải xem xét các hành động xử lý khi thời gian lưu giữ tương ứng đã hết hạn thay vì tự động
tiêu hủy hồ sơ.
Hồ sơ thường được chuyển giao giữa các hệ thống quản lý hồ sơ số bởi rất nhiều lý do khác ngoài xử lý,
ví dụ, di trú đến một hệ quản lý hồ sơ số mới như là kết quả của sự đổi mới công nghệ hoặc tái cơ cấu tổ


chức. Trong mọi trường hợp, khi có sự chuyển giao hồ sơ (dù điều này có liên quan đến việc đổi hệ quản
lý hồ sơ số khác hay không) và /hoặc sự tiêu hủy hồ sơ tiếp theo từ các hệ thống quản lý hồ sơ số ban
đầu, bất kỳ siêu dữ liệu quản lý hồ sơ nào còn tồn tại và điểm nắm bắt siêu dữ liệu sẽ được xem xét
cùng lúc với các hồ sơ mà chúng liên quan.
4.3.3. Phổ biến
Hệ thống quản lý hồ sơ số phải có khả năng tìm kiếm, truy hồi và đưa ra các hồ sơ mà nó duy trì. Các
chức năng này tạo thuận lợi cho hồ sơ sử dụng được.
4.3.3.1. Tìm kiếm
Tìm kiếm là quá trình nhận dạng hồ sơ hoặc tập hợp hồ sơ thông qua các tham số do người sử dụng xác
định để các hồ sơ, tập hợp hồ sơ và/hoặc siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên quan có thể được truy hồi.
Công cụ tìm kiếm và truy lướt là cần thiết để định vị hồ sơ, hoặc tập hợp hồ sơ hoặc siêu dữ liệu quản lý
hồ sơ bằng cách sử dụng nhiều kỹ thuật tìm kiếm để phục vụ cho cả những người dùng mới và những
người dùng đã thành thạo. Truy hồi là quá trình chuẩn bị các hồ sơ có vị trí xác định để lấy ra và xem xét.
4.3.3.2. Đưa ra phục vụ
Đưa ra phục vụ là đưa ra một hình thức trình bày hoặc phiên bản một hồ sơ mà con người có thể đọc
được, thường là màn hình hiển thị hoặc dạng in trên giấy. Hệ thống quản lý hồ sơ số thường chứa các
hồ sơ dưới nhiều định dạng tập tin. Người dùng sẽ có thể truy cập đọc máy vào hồ sơ được lưu trữ ở tất
cả các định dạng thông qua một giao diện phục vụ thích ứng. Khi cần in bản giấy của hồ sơ, các hệ
thống quản lý hồ sơ số sẽ cung cấp chức năng cho phép tất cả người sử dụng có được bản in của hồ sơ
và siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của chúng khi cần.

4.3.4. Quản trị
Vì với hầu hết các ứng dụng phần mềm, cần có một người quản trị hệ thống để thực hiện bảo trì hệ
thống và các chức năng hỗ trợ khác, như duy trì nhóm truy cập và cập nhật hệ thống phân loại kinh
doanh. Phần này chỉ đề cập đến việc quản trị hệ thống theo nghĩa của chức năng quản lý hồ sơ số và
việc áp dụng thường xuyên các thủ tục quản lý hồ sơ. Bảng sau đây đưa ra ví dụ về các vai trò của
người quản trị/ người sử dụng.
Bảng 1- Các mức truy cập hệ thống
Người sử dụng

Bất kỳ người nào được phép truy cập vào hệ thống quản lý hồ sơ số. Nghĩa là,
bất cứ ai tạo lập, tiếp nhận, xem xét và/ hoặc sử dụng hồ sơ lưu trữ trong hệ
thống. Đây là mức truy cập chuẩn mà hầu hết nhân viên trong tổ chức sẽ có.

Người sử dụng Người dùng với quyền truy cập đặc biệt được phép truy cập bổ sung tới, và
được phép (được/hoặc kiểm soát đối với các hồ sơ trong hệ thống quản lý hồ sơ số. Người dùng
ủy quyền)
được phép trong một số trường hợp có thể được giao quyền để thực hiện một
số nhiệm vụ giống như người quản trị hệ thống, như khả năng đóng và mở lại
hồ sơ, tạo trích xuất hồ sơ và biên tập siêu dữ liệu của hồ sơ. Quyền hạn được
giao cho người dùng được phép sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu kinh
doanh của tổ chức và mức độ trách nhiệm được phân bổ cho người dùng được
phép này.
Người quản trị hồNgười quản trị hệ thống, thường là người quản lý hồ sơ, với trách nhiệm được
sơ (người quản quy định là cấu hình, giám sát và quản lý nội dung hệ thống quản lý hồ sơ số và
trị hồ sơ)
việc sử dụng.
Người quản trị hệ Người có trách nhiệm cấp phép hoặc tước bỏ phép cho người sử dụng hoặc
thống công nghệ người sử dụng được phép.
thông tin (IT)
5. Yêu cầu chức năng

Điều này đưa ra tập hợp các yêu cầu chức năng đối với hệ thống quản lý hồ sơ số. Chúng được chia làm
bốn điều theo khái niệm và quy trình quản lý hồ sơ cơ bản như đã đề ra ở điều 4: Hướng dẫn:


5.1. Tạo lập
5.2. Duy trì
5.3. Phổ biến
5.4. Quản lý
Các yêu cầu chức năng này tập trung vào các kết quả cần thiết để đảm bảo hồ sơ được quản lý một
cách thích hợp. Chúng không đặc tả các quá trình cụ thể, vì thừa nhận rằng các kỹ thuật và chiến lược
đạt kết quả phụ thuộc vào tổ chức và hệ thống quản lý hồ sơ được sử dụng. Các đoạn giới thiệu mỗi
điều cung cấp thông tin tóm tắt về các hồ sơ theo khái niệm quản lý hồ sơ và bao quát mục tiêu của các
yêu cầu sau đó.
Trong khi các yêu cầu chức năng không bao quát các yêu cầu tổng hợp chung cho quản lý hệ thống và
thiết kế tất cả các hệ thống và ứng dụng, như khả năng liên tác, khả năng mở rộng và hiệu quả, nên thừa
nhận rằng các quá trình này cũng hỗ trợ chức năng quản lý hồ sơ của hệ thống quản lý hồ sơ số. Các
yêu cầu chức năng này giả sử rằng khuôn khổ quản lý hồ sơ cơ bản đã sẵn có, chẳng hạn như chính
sách, thủ tục, phân loại và duy trì kinh doanh.
Yêu cầu chức năng tập trung vào các kết quả cần thiết để đảm bảo cho hồ sơ được quản lý một cách
thích hợp, bất kể loại hình hệ thống quản lý hồ sơ số nào được áp dụng.Vì yêu cầu chức năng cung cấp
khả năng mô tả chức năng quản lý hồ sơ cấp cao chứ không phải là thông số kỹ thuật chi tiết, nên thừa
nhận rằng các kỹ thuật và chiến lược đạt kết quả sẽ tùy thuộc vào loại hình hệ thống được sử dụng. Với
mục đích để mỗi tổ chức có thể điều chỉnh các yêu cầu chức năng này nhằm đáp ứng nhu cầu kinh
doanh riêng của mình.
Rủi ro là một yếu tố quan trọng cần được xem xét trong việc quản lý hồ sơ và áp dụng những mức độ và
yêu cầu bắt buộc này. Rủi ro có thể bao gồm quảng cáo phản tác dụng, hoạt động kinh doanh không hiệu
quả, khả năng cung cấp các dịch vụ suy giảm và giảm khả năng của tổ chức với việc truy tố hoặc bảo vệ
các cáo buộc.
Có rất nhiều yêu cầu cần chỉ ra bằng chứng của các quá trình kinh doanh. Nếu có bất kỳ yêu cầu nào mà
một tổ chức đang xem xét không đáp ứng, thì một phân tích tính khả thi và nguy cơ có thể giúp xác định

một quá trình hành động thích hợp và đảm bảo trách nhiệm trong việc ra quyết định.
Các tổ chức có thể có các khuôn khổ quản lý rủi ro đặc thù cho khu vực pháp quyền ở chỗ xác định các
mức độ rủi ro khác nhau, mà có thể được sử dụng để ưu tiên các yêu cầu về bằng chứng xác định. Một
phân tích tính khả thi có thể giúp các tổ chức xem xét một cách có cấu trúc về năng lực hoạt động, pháp
luật, kỹ thuật và tài chính của tổ chức.
5.1. Tạo lập
5.1.1. Lưu giữ
Hồ sơ được tạo lập dưới rất nhiều định dạng, có thể bao gồm nhiều đối tượng đơn lẻ (hồ sơ hỗn hợp),
và được truyền tải qua đủ loại kênh truyền thông (quy trình công việc, thư điện tử, thư bưu điện). Hệ
thống quản lý hồ sơ số sẽ lưu giữ nội dung, cấu trúc và ngữ cảnh của hồ sơ để đảm bảo rằng chúng là
đại diện đáng tin cậy và đích thực của các hoạt động kinh doanh hoặc giao dịch mà trong đó chúng được
tạo ra hoặc được truyền đi. Điều này được gọi là siêu dữ liệu điểm lưu giữ, và bản thân nó có thể được
lưu giữ như là một hồ sơ; không có khả năng thay đổi bất kỳ đặc điểm siêu dữ liệu nào mà không có theo
dõi và có thể kiểm tra.
5.1.2. Quá trình nắm bắt
Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
1

Tạo khả năng tích hợp các ứng dụng kinh doanh để các hồ sơ giao dịch được tạo ra bởi
những ứng dụng này có thể được lưu giữ trong hệ thống quản lý hồ sơ số (bao gồm thư điện
tử, xem các Yêu cầu 21-25)

2

Cho biết khi nào một hồ sơ đơn lẻ được lưu giữ trong hệ thống quản lý hồ sơ số.

3

Ngăn chặn sự thay đổi nội dung của bất kỳ hồ sơ nào bởi bất kỳ người dùng hoặc người quản

trị nào trong quá trình lưu giữ hồ sơ (xem thêm các Yêu cầu 88 và 89).
4

Ngăn chặn sự hủy bỏ hoặc xóa bất kỳ hồ sơ nào bởi bất kỳ người dùng nào, bao gồm cả
người quản trị, trừ các trường hợp ngoại lệ:
1. Hủy bỏ theo quy định với cơ quan có thẩm quyền xử lý (xem điều 5.6: Lưu giữ và xử lý);
2. Xóa được phép của người quản trị (xem điều 5.8: Quản trị)

5

Hỗ trợ đặt tên thủ công cho các hồ sơ số, và cho phép tên này khác với tên tệp tin hiện có
(bao gồm cả dòng tiêu đề thư điện tử được sử dụng để xây dựng các tên hồ sơ). Nếu tên tệp
tin hiện tại được lấy theo mặc định, hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ cho phép tên này được sửa
đổi, bổ sung tại thời điểm lưu giữ.

6

Cho phép người quản trị thay đổi siêu dữ liệu của hồ sơ trong hệ thống nếu cần, để cho phép
hoàn tất/chỉnh sửa diện hồ sơ này. Những hành động như vậy sẽ được lưu giữ trong siêu dữ
liệu quản lý hồ sơ.

7

Bất kỳ sửa đổi hoặc thay đổi nào đối với siêu dữ liệu quản lý/lưu giữ hồ sơ cũng được lưu giữ
như là siêu dữ liệu quản lý hồ sơ bổ sung.

8

Cảnh báo cho người sử dụng bất kỳ sự thất bại nào để lưu giữ hồ sơ thành công.

9

Có khả năng, nếu có thể và thích hợp, đưa ra cảnh báo khi có một nỗ lực được thực hiện để
lưu giữ một hồ sơ không đầy đủ hoặc không nhất quán bằng cách thỏa hiệp về tính xác thực
rõ ràng trong tương lai của nó.

5.1.3. Điểm thu thập siêu dữ liệu
Để có ý nghĩa như là bằng chứng của quá trình kinh doanh, các hồ sơ phải được liên kết với ngữ cảnh
của việc tạo lập và sử dụng chúng. Để làm điều này, hồ sơ đó phải được kết hợp với siêu dữ liệu về ngữ
cảnh kinh doanh, trong đó nó được tạo ra, và với điểm lưu giữ vào hệ thống của nó.
Nhiều thông tin này có thể được tạo ra tự động bởi hệ thống và siêu dữ liệu được gán thuộc tính về
người sử dụng cần được giảm thiểu để dễ dàng tạo lập và để tránh lỗi do con người. Dự kiến rằng mỗi tổ
chức sẽ thu thập siêu dữ liệu quản lý hồ sơ phù hợp với tiêu chuẩn về siêu dữ liệu hệ thống quản lý hồ
sơ số. (phù hợp với bộ tiêu chuẩn ISO 23081), và bất kỳ các yêu cầu tổ chức và/hoặc pháp lý.
Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
10 Hỗ trợ việc sử dụng siêu dữ liệu ổn định cho các hồ sơ.
11

Có được các yếu tố siêu dữ liệu cho mỗi hồ sơ và liên tục liên kết chúng đến hồ sơ theo
thời gian.

12 Đảm bảo rằng các giá trị cho các yếu tố siêu dữ liệu phù hợp với lược đồ mã hóa quy định.
13 Cho phép người quản trị xác định trước (và xác định lại) các yếu tố siêu dữ liệu liên kết với
mỗi hồ sơ, bao gồm cả các yếu tố bắt buộc hay tùy chọn.
14 Cho phép người dùng xem xét tất cả các siêu dữ liệu cho mỗi hồ sơ, tùy theo quyền truy
cập cho từng cá nhân hoặc nhóm người dùng.
15 Tự động lưu giữ ngày tháng và thời gian thu thập hồ sơ như các yếu tố siêu dữ liệu liên kết
với mỗi hồ sơ.
16 Hỗ trợ trích xuất tự động hoặc di trú siêu dữ liệu từ:

1. ứng dụng phần mềm tạo ra hồ sơ này;
2. hệ điều hành hoặc dây chuyền của hệ thống kinh doanh;
3. hệ thống quản lý hồ sơ số;
4. phần đầu tập tin, bao gồm cả siêu dữ liệu định dạng tập tin, của mỗi hồ sơ và các thành


17 Ngăn chặn thay đổi siêu dữ liệu được lưu giữ trong Yêu cầu 16, trừ khi được phép của
người quản trị hệ thống.
18 Cho phép người dùng nhập siêu dữ liệu bổ sung trong quá trình thu thập hồ sơ và/hoặc giai
đoạn sau khi xử lý bởi người dùng này.
19 Đảm bảo rằng chỉ có những người dùng được phép và những người quản trị mới có thể
thay đổi nội dung của các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ.
20 Phân bổ tự động một định danh duy nhất trong hệ thống, cho mỗi hồ sơ tại điểm thu thập
5.1.4. Tập hợp hồ sơ số
Trường hợp các yếu tố siêu dữ liệu có liên quan với việc xác định và duy trì các mối quan hệ của tập
hợp, chẳng hạn như nhan đề, ngày tháng, tác giả, tệp chứa (nếu có), và các thuộc tính khác tồn tại, hệ
thống phải có khả năng xác định, thu thập, tư liệu hóa và duy trì hoặc xử lý chúng một cách hệ thống.
Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
21 Đảm bảo rằng tất cả hồ sơ được lưu giữ trong hệ thống quản lý hồ sơ số có liên kết với ít
nhất một tập hợp.
22. Quản lý tính toàn vẹn của tất cả các dấu hiệu hoặc thẻ tham chiếu khác tới hồ sơ (được sử
dụng), bằng cách đảm bảo rằng:
1. sau một điểm đánh dấu, tùy theo tập hợp mà hồ sơ có đánh dấu nằm trong đó, sẽ luôn
đưa ra một kết quả tìm chính xác hồ sơ này;
2. bất kỳ sự thay đổi nào về vị trí của hồ sơ cũng sẽ đổi hướng bất kỳ dấu hiệu tham chiếu
nào đến hồ sơ.
23. Không áp đặt bất kỳ giới hạn thực tế nào về số lượng hồ sơ có thể được thu thập vào
một tập hợp, hoặc về số lượng hồ sơ có thể được được lưu trữ trong hệ thống quản lý hồ
sơ số. Tuy nhiên, hệ thống có thể cho phép người quản trị thiết lập giới hạn về số lượng các
mục tin trong tập hợp nếu cần thiết cho mục đích kinh doanh.

24. Cho phép người dùng lựa chọn ít nhất một trong những lựa chọn sau đây, nơi một đối
tượng số có từ hai cách biểu thị trở lên:
1. đăng ký tất cả cách biểu thị của đối tượng này là một hồ sơ;
2. đăng ký một cách biểu thị của đối tượng này là một hồ sơ;
3. đăng ký mỗi cách biểu diễn diễn của đối tượng này là một hồ sơ riêng biệt.
Hệ thống quản lý hồ sơ số phải:
25

Hỗ trợ khả năng gán các hồ sơ cho nhiều tập hợp mà không nhân bản chúng 1).

5.1.5. Nhập số lượng lớn
Hồ sơ và siêu dữ liệu của chúng có thể được lưu giữ vào hệ thống quản lý một hồ sơ số với số lượng lớn
theo nhiều cách, ví dụ, từ một hệ thống quản lý hồ sơ số khác hoặc bằng cách chuyển số lượng lớn từ
một hệ thống quản lý tài liệu số hay ứng dụng quy trình làm việc. Hệ thống quản lý hồ sơ số có thể chấp
nhận việc này, và sẽ có các tính năng để quản lý quá trình thu thập số lượng lớn.
Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
26

Có thể lưu giữ hồ sơ với số lượng lớn được xuất từ các hệ thống khác, bao gồm lưu giữ:
1. hồ sơ số ở định dạng hiện tại của chúng mà không phá hủy nội dung hoặc cấu trúc, bằng
cách giữ lại bất kỳ mối quan hệ theo ngữ cảnh nào giữa các thành phần của bất kỳ hồ sơ cá
biệt nào;


2. hồ sơ số và tất cả các siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên quan, bằng cách duy trì mối quan hệ
đúng theo ngữ cảnh giữa các hồ sơ cá biệt và các thuộc tính siêu dữ liệu của chúng;
3. cấu trúc của các tập hợp mà các hồ sơ này được gán với chúng, và tất cả các siêu dữ liệu
quản lý hồ sơ liên quan, bằng cách duy trì mối quan hệ chính xác giữa các hồ sơ và các tập
hợp2).
27 Có thể nhập bất kỳ siêu dữ liệu sự kiện lịch sử liên quan trực tiếp với hồ sơ và/ hoặc tập hợp,

bằng cách duy trì điều này một cách an toàn trong cấu trúc được nhập.
5.1.6. Các định dạng tài liệu số
Hệ thống quản lý hồ sơ số sẽ phải làm việc với rất nhiều các định dạng, cả các ứng dụng chung và là các
định dạng thường đặc thù cho kinh doanh. Hệ thống quản lý hồ sơ số có các chức năng để đối phó với
các định dạng mà tổ chức thường sử dụng hoặc được phổ biến cho môi trường kinh doanh có liên quan.
Điều này sẽ thay đổi tùy theo hệ thống và tổ chức.
Để dễ dàng di trú và xuất, việc sử dụng các định dạng mở và các tiêu chuẩn công nghiệp sẽ tăng mức độ
khả năng liên tác, giảm chi phí và khó khăn của việc duy trì hồ sơ một cách có hiệu quả.
Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
28 Hỗ trợ lưu giữ các hồ sơ được tạo ra trong các định dạng tệp tin bản địa từ các phần mềm ứng
dụng dùng chung như:
1. ứng dụng văn phòng tiêu chuẩn (xử lý văn bản, bảng biểu, trình bày, cơ sở dữ liệu đơn giản);
2. các ứng dụng máy khách gửi thư điện tử;
3. các ứng dụng tạo ảnh;
4. công cụ tác nghiệp trên web.
29 Có thể mở rộng phạm vi các định dạng tệp tin được hỗ trợ như là các định dạng tệp tin mới
được giới thiệu cho các mục đích kinh doanh hoặc để bảo quản lưu trữ (ví dụ PDF/A). 3)
5.1.7. Hồ sơ phức
Hồ sơ số sẽ bao gồm ít nhất một thành phần. Hồ sơ số chẳng hạn một tài liệu văn bản thường sẽ là một
hồ sơ riêng biệt và bao gồm một đối tượng hồ sơ duy nhất.
Hồ sơ số bao gồm từ hai thành phần trở lên hoặc nhiều đối tượng hồ sơ, ví dụ, báo cáo kỹ thuật lớn với
các liên kết động tới biểu đồ và bảng điện tử có thể được gọi là một hồ sơ phức.
Bản chất của các thành phần tạo nên một hồ sơ số xác định sẽ khác nhau giữa các hệ thống. Một thành
phần có thể là một đối tượng số, chẳng hạn như một tài liệu số, hoặc phần tử dữ liệu, chẳng hạn như ô
hoặc hàng, trong một cơ sở dữ liệu. Ví dụ, trong hệ thống quản lý tài liệu, một hồ sơ có thể bao gồm một
hộp văn bản xử lý từ duy nhất, bảng hoặc hình ảnh trong tài liệu, trong khi các thành phần tạo nên một
hồ sơ số trong bảng quản lý nhân sự có thể bao gồm một số các mục dữ liệu có liên quan chặt chẽ trong
một cơ sở dữ liệu (chẳng hạn như tất cả các dữ liệu nhập vào để kết nối với hồ sơ cá nhân của một nhân
viên).
Hệ thống quản lý kỹ thuật số hồ sơ cần:

30

Lưu giữ các hồ sơ số hỗn hợp (hồ sơ bao gồm từ hai thành phần trở lên) để:
1. mối quan hệ giữa các bộ phận cấu thành của mỗi hồ sơ hỗn hợp được duy trì;
2. sự toàn vẹn về cấu trúc của mỗi hồ sơ hỗn hợp được duy trì;
3. mỗi hồ sơ hỗn hợp được đưa ra, hiển thị và quản lý như một đơn vị duy nhất.

31

Có thể lưu giữ hồ sơ hỗn hợp một cách dễ dàng, tốt hơn với một hành động, ví dụ, một nhấp
chuột duy nhất.


5.1.8. Thư điện tử
Thư điện tử được sử dụng cho việc gửi cả tin nhắn đơn giản và các văn bản (là tệp đính kèm), trong và
giữa các tổ chức. Các đặc điểm của thư điện tử có thể làm cho nó khó theo dõi và đăng ký. Tổ chức có
trách nhiệm cung cấp cho người dùng khả năng lưu giữ lựa chọn thư điện tử và tệp đính kèm.
Hệ thống quản lý số hồ sơ cần:
32 Cho phép người dùng lưu giữ thư điện tử (văn bản và tệp đính kèm) là các hồ sơ đơn lẻ cũng
như hồ sơ cá nhân liên kết đến siêu dữ liệu.
33 Cho phép người dùng cá nhân lưu giữ các thông điệp thư điện tử và tệp đính kèm từ trong
ứng dụng thư điện tử của họ.
34 Cho phép người dùng chọn để lưu giữ thư điện tử và tệp đính kèm như:
1. Chỉ nội dung thư điện tử;
2. Nội dung thư điện tử với tệp đính kèm 4); hoặc
3. Chỉ mình tệp đính kèm.
35 Đảm bảo việc lưu giữ dữ liệu truyền thư điện tử như là siêu dữ liệu liên tục liên kết với hồ sơ
thư điện tử.
36 Đảm bảo rằng nội dung thư điện tử và thông tin chi tiết về việc truyền tải nó không thể sửa đổi
bằng bất kỳ cách nào khi thư điện tử đã được lưu giữ. Cũng như dòng chủ đề của thư điện tử

không thể tự thay đổi, mặc dù nhan đề của hồ sơ có thể được chỉnh sửa để truy cập dễ dàng
hơn bằng, ví dụ, từ khóa hoặc các quy ước đặt tên tệp tin.
37 Đảm bảo rằng một phiên bản con người có thể đọc được của một địa chỉ thư điện tử cũng
được ghi lại nơi nó tồn tại5)
5.2. Nhận dạng
Để xác minh sự tồn tại của hồ sơ trong hệ thống, mọi hồ sơ và tập hợp liên kết sẽ có một định danh duy
nhất liên tục liên kết với nó. Điều này cho phép người dùng định vị hồ sơ và giúp họ phân biệt giữa các
phiên bản.
Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
38 Liên kết mỗi thứ sau đây với một định danh duy nhất:
1. Hồ sơ;
2. Trích xuất của hồ sơ;
3. Tập hợp.
39 Yêu cầu tất cả các dấu định danh là duy nhất và không trùng lặp trong toàn bộ hệ thống quản lý
hồ sơ số.
40 Có thể lưu trữ các dấu định danh duy nhất như là yếu tố siêu dữ liệu của các thực thể mà chúng
tham chiếu.
41 Hoặc là:
Tạo ra các dấu định danh duy nhất tự động, và ngăn chặn người dùng nhập vào các dấu định
danh duy nhất thủ công và sửa đổi nó sau đó (ví dụ, số thứ tự).
42 Hoặc:
Cho phép người dùng nhập vào dấu định danh duy nhất, nhưng xác nhận rằng nó là duy nhất
trước khi được chấp nhận (ví dụ, số tài khoản).
43 Cho phép định dạng của các dấu định danh duy nhất này được quy định tại thời điểm cấu hình 6)


44 Cho phép người quản trị xác định tại thời điểm cấu hình số đầu tiên (ví dụ, 1, 10, 100) và số gia
(ví dụ, 1, 10) được sử dụng trong mọi trường hợp.
Trường hợp dấu định danh duy nhất được tạo ra tự động, hệ thống quản lý hồ sơ kỹ thuật số phải:
5.3. Phân loại

Khung phân loại hồ sơ là một công cụ phân loại phân cấp để tạo điều kiện dễ dàng lưu giữ, đặt tên, khai
thác, duy trì và xử lý hồ sơ. Khung phân loại có vị trí trung tâm của bất kỳ hệ thống quản lý hồ sơ số nào,
vì nó xác định cách thức mà theo đó các hồ sơ cá nhân số được nhóm lại với nhau (tổng hợp) và liên kết
đến ngữ cảnh kinh doanh, nơi hồ sơ được tạo lập hoặc trao đổi. Khi không có sẵn khung hoặc hệ thống
phân loại tiền kết hợp, cần phải tạo ra một khung phân loại.
CHÚ THÍCH 1: Khung phân loại cũng có thể được thể hiện như khuôn khổ siêu dữ liệu cũng như là cấu
trúc được thiết kế hoặc áp dụng bên ngoài.
Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
45 Hỗ trợ và tương thích với khung phân loại của tổ chức.
46 Có thể hỗ trợ khung phân loại mà có thể biểu diễn các tập hợp hồ sơ (ở mức chức năng, hoạt
động, giao dịch) như được tổ chức trong hệ thống phân cấp với tối thiểu ba mức.
47 Cho phép kế thừa các giá trị từ một khung phân loại.
48 Cho phép xác định các quy ước đặt tên hoặc từ điển từ chuẩn tại thời điểm hệ thống quản lý
hồ sơ số được cấu hình.
49 Hỗ trợ xây dựng ban đầu và liên tục cập nhật khung phân loại.
50 Cho phép người quản trị tạo ra các tập hợp mới ở bất kỳ cấp nào trong bất kỳ tập hợp hiện tại
nào.
51 Không hạn chế số lượng cấp trong thứ bậc của khung phân loại trừ khi đã được cài đặt bởi
người quản trị.
52 Hỗ trợ việc định nghĩa các loại hồ sơ khác nhau kết nối với một tập hợp siêu dữ liệu quy định
được áp dụng khi lưu giữ.
53 Hỗ trợ việc phân bổ dấu định danh duy nhất cho hồ sơ trong cấu trúc phân loại.
Trường hợp dấu định danh duy nhất dựa trên số thứ tự, các hệ thống quản lý hồ sơ số phải:
54 Có khả năng tự động tạo ra các số thứ tự tiếp theo trong khung phân loại cho mỗi tập hợp số
mới7)
Hệ thống quản lý hồ sơ số nên:
55

Hỗ trợ một khung phân loại phân phối được duy trì qua một mạng lưới các kho lưu trữ hồ sơ số

Trường hợp hệ thống quản lý hồ sơ số sử dụng giao diện người dùng đồ họa phải:
56

Hỗ trợ duyệt và điều hướng đồ họa các tập hợp và cấu trúc khung phân loại, và việc lựa chọn,
tìm kiếm và hiển thị tập hợp số và nội dung của chúng thông qua cơ chế này.

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
57

Hỗ trợ xác định và sử dụng đồng thời nhiều khung phân loại. Điều này có thể được yêu cầu, ví
dụ, sau khi sáp nhập hai tổ chức, di trú các hệ thống di sản. Nó không dành cho việc sử dụng
thường ngày.

5.3.2. Các mức phân loại


Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
58 Hỗ trợ siêu dữ liệu cho các mức trong phạm vi khung phân loại.
59 Cung cấp ít nhất hai cơ chế đặt tên cho hồ sơ trong khung phân loại:
1. Cơ chế phân bổ theo mã tham chiếu cấu trúc alpha, số hoặc chữ cái (có nghĩa là, một dấu
định danh duy nhất trong khung phân loại) cho mỗi lớp phân loại;
2. Cơ chế phân bổ một nhan đề văn bản cho mỗi tập hợp số.
3. Có thể áp dụng các dấu định danh riêng biệt hoặc cùng nhau.
60 Cho phép chỉ những người dùng có thẩm quyền được tạo ra các chỉ số phân loại mới mức
cao nhất trong khung phân loại (ví dụ, mức chức năng kinh doanh).
61 Ghi lại ngày mở một tập hợp mới trong siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên kết của nó.
62 Tự động đưa vào siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của mỗi tập hợp mới những thuộc tính được lấy
từ vị trí của nó trong khung phân loại (ví dụ tên ký hiệu phân loại) 8)
63 Cho phép tạo ra tự động và duy trì danh sách các mức phân loại.
64 Hỗ trợ cơ chế đặt tên dựa trên các thuật ngữ từ vựng có kiểm soát và các mối quan hệ rút ra

(nếu phù hợp) từ từ điển từ chuẩn phù hợp với tiêu chuẩn ISO 2788 hoặc ISO 5964 và hỗ
trợ việc kết nối từ điển từ chuẩn tới khung phân loại.
65 Hỗ trợ cơ chế đặt tên tập hợp tùy chọn bao gồm tên (ví dụ, tên người) và/hoặc ngày tháng
(ví dụ, ngày sinh) là tên tệp tin, bao gồm cả việc xác nhận các tên trong danh sách đã có.
66 Hỗ trợ phân bổ thuật ngữ từ vựng có kiểm soát phù hợp với tiêu chuẩn ISO 2788 hoặc ISO
5964 như là siêu dữ liệu quản lý hồ sơ, ngoài các các yêu cầu khác trong phần này.
5.3.3 Khung phân loại
Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
67 Cho phép tập hợp số (bao gồm các tập) được di chuyển đến vị trí khác trong khung phân loại,
và đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ số đã được gán vẫn còn được gán cho các tập hợp (bao
gồm các tập) đang được di chuyển 9)
68 Cho phép một hồ sơ số được phân loại lại theo tập khác của tập hợp số 10).
69 Hạn chế để người dùng thẩm quyền có khả năng di chuyển tập hợp (bao gồm các tập) và các
hồ sơ cá nhân.
70 Giữ nguồn gốc rõ ràng về vị trí của các tập hợp được phân loại lại (bao gồm các tập) trước
khi phân loại lại chúng, để cho toàn bộ lịch sử chúng có thể được xác định dễ dàng 11).
71 Ngăn chặn việc xóa tập hợp số hoặc một phần nội dung của nó bất kỳ lúc nào, trừ các trường
hợp ngoại lệ:
1. tiêu hủy theo quy định của cơ quan có thẩm quyền xử lý;
2. xóa bởi người quản trị như là một phần của thủ tục kiểm toán.
72 Cho phép tập hợp số được đóng theo thủ tục của người quản trị cụ thể, và hạn chế chức
năng này đối với người quản trị.
73 Ghi lại các ngày đóng một tập trong siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của các tập.
74 Duy trì tính toàn vẹn nội bộ (tính toàn vẹn của quan hệ hoặc đặc điểm khác) tại mọi thời điểm,
bất kể:
1. Các hoạt động được duy trì;


2. Các hành động của người dùng khác12);
3. Thiếu xót của các thành phần hệ thống.

75 Không cho phép bất kỳ tập nào đã tạm thời mở lại được duy trì mở sau khi người quản trị mở
nó đã truy xuất.
76 Cho phép người dùng tạo ra tham chiếu chéo giữa các tập hợp có liên quan hoặc giữa các
tập hợp và hồ sơ cá biệt.
77 Cung cấp các công cụ báo cáo để cung cấp các số liệu thống kê cho người quản lý trên các
khía cạnh hoạt động bằng cách sử dụng khung phân loại, bao gồm cả số của tập hợp số (kể
cả tập) hoặc hồ sơ được tạo ra, bị đóng hoặc bị xóa trong một khoảng thời gian nhất định,
theo từng nhóm người dùng hoặc vai trò chức năng.

78 Cho phép người dùng có thẩm quyền nhập vào lý do của việc phân loại lại các tập hợp (kể cả
bộ đĩa) và hồ sơ cá nhân.
79 Có thể tự động đóng một tập của một tập hợp số khi đáp ứng các tiêu chí cụ thể được xác
định ở cấu hình, bao gồm ít nhất là:
1. tập được mô tả theo ngày giới hạn hàng năm (ví dụ, kết thúc năm dương lịch, tài chính
năm hoặc chu kỳ được xác định hàng năm khác);
2. thời gian trôi qua kể từ một sự kiện quy định (ví dụ, bổ sung mới nhất của một hồ sơ số vào
tập đó)13);
3. số của hồ sơ số trong tập.
80 Có thể mở tự động bộ đĩa mới của một tập hợp khi đáp ứng các tiêu chí cụ thể được xác định
ở cấu hình.
81 Cho phép người quản trị khóa hoặc đóng băng các tập hợp để ngăn chặn di chuyển, xóa,
đóng hoặc sửa đổi khi hoàn cảnh đòi hỏi, ví dụ, khi đang chờ giải quyết pháp lý.
5.3.4. Các tập của hồ sơ
Điều này bao gồm các yêu cầu liên quan đến việc sử dụng các tập, thường được dùng để chia nhỏ các
tập hợp lớn và không có khả năng quản lý. Các yêu cầu về tập chỉ áp dụng đối với những tập hợp ở mức
hoạt động. Chúng được dự tính chủ yếu hữu ích cho các tệp tin vật lý trong hệ thống lai.
Trường hợp hệ thống quản lý hồ sơ số sử dụng tập sẽ cần:
82

Cho phép người quản trị thêm (mở) các tập số cho bất kỳ tập hợp số nào không bị đóng.

83

Ghi lại ngày mở tập mới trong siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của tập.

84

Tự động đưa vào trong siêu dữ liệu của các tập mới những thuộc tính của siêu dữ liệu quản
lý hồ sơ của tập hợp cha mẹ mà gán theo ngữ cảnh (ví dụ: tên, ký hiệu phân loại).

85

Hỗ trợ các khái niệm tập mở và đóng cho các tập hợp số, như sau:
1. chỉ có tập được tạo ra gần đây nhất trong tập hợp có thể được mở;
2. tất cả các tập khác trong tập hợp đó được đóng lại (tùy theo các trường hợp ngoại lệ tạm
thời được yêu cầu ở Yêu cầu 68)14).

86

Ngăn chặn người dùng bổ sung hồ sơ số vào tập đã đóng (tùy theo các trường hợp ngoại
lệ tạm thời được yêu cầu ở Yêu cầu 68).

87

Cho phép người quản trị bổ sung hồ sơ vào tệp tin đã đóng 15).

5.4. Bảo trì


5.4.1. Truy cập và bảo mật

Các tổ chức cần phải kiểm soát việc truy cập vào hồ sơ của mình với mức độ khác nhau. Thông thường,
việc truy cập hồ sơ được giới hạn cho những người sử dụngvà/hoặc những nhóm người sử dụng cụ thể.
Ngoài ra việc kiểm soát truy cập của người sử dụng và nhóm người sử dụng, một số tổ chức sẽ cần tiếp
tục hạn chế quyền truy cập bằng cách sử dụng phân loại an ninh. Điều này được thực hiện bằng cách
gán ký hiệu phân loại các mức độ bảo mật theo vai trò của người sử dụng, theo các tập hợp hồ sơ hoặc
hồ sơ cá biệt. Sau đó, người sử dụng sẽ được gỡ bỏ an ninh cho phép truy cập lựa chọn vào các tập
hợp hoặc hồ sơ tại các danh mục bảo mật cao hơn.
Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
88

Đảm bảo rằng hồ sơ được duy trì đầy đủ và không thay đổi gì, ngoại trừ những trường hợp
như lệnh của tòa án sửa đổi về nội dung và siêu dữ liệu của hồ sơ, trong các trường hợp đó
chỉ có những người quản trị hệ thống có thể thực hiện các thay đổi theo thẩm quyền cho phép.

89

Tư liệu hóa bất kỳ thay đổi đặc biệt nào với hồ sơ theo mô tả trong Yêu cầu 88) trong siêu dữ
liệu có liên quan.

90

Duy trì tính toàn vẹn về quan hệ, cấu trúc và kỹ thuật của hồ sơ và siêu dữ liệu trong hệ thống.

5.4.2. Kiểm soát truy cập
Hệ thống quản lý hồ sơ cần:
91

Hạn chế truy cập vào chức năng hệ thống theo vai trò của người sử dụng và kiểm soát
quản lý hệ thống nghiêm ngặt16)

5.4.3. Thiết lập hệ thống kiểm soát an ninh
Kiểm soát an ninh một cách có hệ thống việc tiếp cận, khả năng tìm kiếm và hỗ trợ tìm kiếm việc duy trì
tính toàn vẹn, tính xác thực, độ tin cậy và tính khả dụng, và do đó cần được thực hiện một cách thích
hợp.
Đánh giá rủi ro có thể cung cấp thông tin cho các quyết định kinh doanh, cũng như để biết được việc
kiểm soát cần phải được nghiêm ngặt như thế nào. Ví dụ, trong môi trường có rủi ro cao, điều cần thiết là
xác định được chính xác những gì đã xảy ra, khi nào và bởi ai ở mức độ tỉ mỉ và rất chi tiết. Điều này có
liên quan đến quyền truy cập hệ thống và kiểm tra đăng nhập để chứng minh rằng các hành động đã
chấp thuận được thực hiện bởi người có thẩm quyền.
92

Cho phép chỉ ngưởi quản trị được thiết lập diện người sử dụng và phân bổ người sử dụng
vào các nhóm.

93

Cho phép người quản trị có quyền giới hạn việc truy cập vào các hồ sơ, tập hợp và siêu dữ
liệu quản lý hồ sơ cho người sử dụng hoặc nhóm người sử dụng cụ thể.

94

Cho phép người quản trị có quyền thay đổi loại bảo mật của các hồ sơ cá biệt 17)

95

Cho phép những thay đổi về thuộc tính bảo mật cho các nhóm hoặc người dùng (ví dụ,
quyền truy cập, cấp độ bảo mật, quyền ưu đãi, cấp phát mật khẩu ban đầu (và quản lý) chỉ
được thực hiện bởi người quản trị.

5.4.4. Gán cấp độ bảo mật

Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
96 Chỉ cho phép người quản trị đính kèm vào diện người sử dụng những thuộc tính nhằm xác định
các đặc điểm, các trường siêu dữ liệu quản lý hồ sơ , hồ sơ hoặc tập hợp mà người sử dụng có
quyền truy cập. Các thuộc tính này của hồ sơ sẽ:
1. cấm truy cập hệ thống quản lý hồ sơ số mà không có một cơ chế xác thực chấp nhận gán
cho diện người sử dụng;


2. giới hạn người dùng truy cập các hồ sơ hoặc tập hợp cụ thể;
3. giới hạn người dùng truy cập theo giấy phép bảo mật của người sử dụng;
4. giới hạn người sử dụng truy cập vào các tính năng cụ thể (ví dụ như đọc, cập nhật và/hoặc
xóa các trường siêu dữ liệu quản lý hồ sơ cụ thể);
5. từ chối truy cập sau một ngày quy định;
6. phân bổ người sử dụng thành một nhóm hoặc nhiều nhóm 18)
97 Có thể cung cấp các chức năng quản lí tương tự cho vai trò khác nhau, cũng như đối với người
sử dụng khác nhau19)
98 Có thể thành lập các nhóm người sử dụng có liên quan tới một tập hợp 20)
99 Cho phép một người sử dụng là thành viên của nhiều nhóm.
Nếu hệ thống quản lý hồ sơ số duy trì một danh sách các tập hợp cần:
100 Có thể hạn chế truy cập của người sử dụng đến các phần của danh sách này (được quy định
khi thiết lập cấu hình).
101 Cho phép người sử dụng đặt điều kiện người sử dụng hoặc nhóm người sử dụng khác nào có
thể truy cập hồ sơ mà người sử dụng này đảm nhiệm21).
5.4.5. Thực hiện kiểm soát an ninh
Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
102 Cho phép người quản trị theo điều 5.4.6: Các loại bảo mật, đổi loại bảo mật của tất cả các hồ
sơ trong tập hợp với một thao tác. Hệ thống quản lý hồ sơ số có trách nhiệm đưa ra cảnh báo
nếu phân loại bảo mật của bất kỳ hồ sơ bị hạ thấp, và đang chờ đợi xác nhận trước khi hoàn
thành thao tác này22).
103 Cho phép người quản trị thay đổi loại bảo mật của tập hợp, tùy theo các yêu cầu của điều

5.4.6: Các loại bảo mật.
104 Ghi lại chi tiết đầy đủ bất kỳ thay đổi nào về loại bảo mật trong siêu dữ liệu quản lý hồ sơ của
hồ sơ, tập hoặc tập hợp bị ảnh hưởng.
105 Cung cấp một trong các phản hồi sau (được lựa chọn lúc cấu hình) bất cứ khi nào người sử
dụng có yêu cầu truy cập, tìm kiếm một hồ sơ, tập hoặc tập hợp mà họ không có quyền truy
cập:
1. hiển thị nhan đề và siêu dữ liệu quản lý hồ sơ;
2. hiển thị sự tồn tại của tập hợp hoặc hồ sơ (tức là, hiển thị số hồ sơ hoặc tệp tin của nó),
nhưng không phải là nhan đề của nó hoặc các siêu dữ liệu quản lý hồ sơ khác;
3. không hiển thị bất kỳ thông tin nào của hồ sơ hoặc không chỉ ra sự tồn tại của nó dưới bất
kỳ hình thức nào23).
106 Không bao giờ đưa vào một danh sách các văn bản đầy đủ hoặc kết quả tìm kiếm khác, bất
cứ hồ sơ nào mà người dùng không có quyền truy cập 24).
Nếu hệ thống quản lý hồ sơ số cho phép người dùng thực hiện các cố gắng trái phép để truy cập các tập
hợp (và tập của chúng) hoặc hồ sơ cần:
107

Ghi lại tất cả các nỗ lực trái phép để truy cập tập hợp (và tập của chúng) hoặc các hồ sơ
trong siêu dữ liệu duy nhất tương ứng của chúng 25).

5.4.6. Các loại bảo mật


Các yêu cầu chức năng trong điều này chỉ áp dụng đối với tổ chức quản lý các hồ sơ được phân loại
thuộc phạm vi hệ thống quản lý hồ sơ số của họ. Nên tham khảo các yêu cầu an ninh và yêu cầu lập
pháp cục bộ. Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
108 Cho phép gán ký hiệu phân loại bảo mật cho hồ sơ26).
109 Cho phép các ký hiệu phân loại bảo mật được lựa chọn và được gán ở mức hệ thống cho:
1. tất cả các mức của các tập hợp hồ sơ (bao gồm cả tập);
2. hồ sơ cá biệt hoặc các đối tượng hồ sơ.

110 Cho phép gán phân loại bảo mật:
1. ở cấp độ nhóm (có thể thiết lập truy cập nhóm đến các tập hợp cụ thể, an ninh của các
loại hồ sơ hoặc các mức gỡ bỏ an ninh);
2. theo vai trò của tổ chức;
3. theo loại hồ sơ
4. ở cấp độ người sử dụng 27);
4. kết hợp các nội dung trên.
111

Cho phép gán loại bảo mật:
1. tại bất kỳ cấp độ tập hợp hồ sơ nào;
2. sau một khoảng thời gian hoặc sự kiện quy định28); và
3. cho một loại hồ sơ.

112 Hỗ trợ áp dụng tự động giá trị mặc định 'Không được phân loại' cho tập hợp hoặc hồ sơ
không được gán bất kỳ loại bảo mật nào khác.
113 Cho phép hệ thống con bảo mật của nó làm việc hiệu quả cùng với các sản phẩm bảo mật
chung.
114 Có thể xác định loại bảo mật cao nhất của bất kỳ hồ sơ nào trong bất kỳ tập hợp nào bằng
một yêu cầu đơn giản.
115 Hỗ trợ rà soát lại thường xuyên theo lịch trình các ký hiệu phân loại bảo mật.
116 Hạn chế truy cập tập hợp/hồ sơ số có ký hiệu phân loại bảo mật cao hơn việc gỡ bỏ bảo
mật của người dùng.
Nếu ký hiệu phân loại bảo mật đã được gán cho các tập hợp cũng như hồ sơ cá biệt (mỗi yêu cầu theo
Yêu cầu 107), thì hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
117 Có khả năng ngăn chặn tập hợp số có phân loại bảo mật thấp hơn bất cứ hồ sơ số nào trong
tập hợp đó.
5.4.7 Siêu dữ liệu của quá trình quản lý hồ sơ
Siêu dữ liệu về các quá trình quản lý hồ sơ, bao gồm cả việc xử lý hồ sơ, cần phải được tư liệu hóa để
đảm bảo tính toàn vẹn và tính xác thực của hồ sơ này, do đó, tất cả các thay đổi, liên kết và sử dụng hồ

sơ có thể được phép theo dõi qua thời gian. Hồ sơ tồn tại ở các mức khác nhau của tập hợp, ví dụ, như
tài liệu, đề mục, tệp tin hoặc bộ. Siêu dữ liệu quản lý hồ sơ sẽ được áp dụng cho hồ sơ ở tất cả các mức
tập hợp. Mặc dù hồ sơ có thể ổn định và bất khả xâm phạm, nhưng siêu dữ liệu quản lý hồ sơ sẽ tiếp tục
tích luỹ trong suốt vòng đời hành chính của hồ sơ. Nó được liên kết liên tục đến hồ sơ để đảm bảo rằng
hồ sơ này xác thực, không thay đổi gì và đáng tin cậy.
Hệ thống quản lý hồ sơ số cần:
118 Có khả năng tạo ra siêu dữ liệu không thay đổi của các hành động quản lý hồ sơ (hành động


được quy định bởi mỗi tổ chức) được thực hiện với hồ sơ, tập hợp hoặc khung phân loại. Siêu
dữ liệu có thể bao gồm các yếu tố siêu dữ liệu quản lý hồ sơ sau đây:
1. loại hành động quản lý hồ sơ;
2. người sử dụng bắt đầu và/hoặc thực hiện các hành động 29)
3. ngày tháng và thời gian của hành động
119 Theo dõi sự kiện, khi chức năng siêu dữ liệu đã được kích hoạt, mà không cần có sự can thiệp
thủ công, và lưu trữ trong thông tin siêu dữ liệu.
120 Duy trì siêu dữ liệu lâu dài theo yêu cầu.
121 Cung cấp siêu dữ liệu của tất cả các thay đổi được thực hiện với:
1. Tập hợp số (bao gồm các tập);
2. Hồ sơ số cá biệt;
3. Siêu dữ liệu quản lý hồ sơ liên kết với bất kỳ cái nào ở trên 30).
122 Tư liệu hóa tất cả những thay đổi được thực hiện với các thông số quản lý (ví dụ, những thay
đổi được thực hiện bởi người quản trị về quyền truy cập của người dùng).
123 Có khả năng thu giữ và lưu trữ thông tin siêu dữ liệu về các hành động sau đây:
1. ngày và thời gian lưu giữ của tất cả các hồ sơ số;
2. phân loại lại hồ sơ số trong một tập số khác;
3. phân loại lại tập hợp số bằng khung phân loại khác;
4. bất kỳ thay đổi nào về thẩm quyền xử lý tập hợp hồ sơ số;
5. bất kỳ thay đổi nào được thực hiện với bất kỳ siêu dữ liệu quản lý hồ sơ nào liên quan đến
các tập hợp hoặc hồ sơ số;

6. ngày tháng và thời gian tạo lập, sửa đổi và xóa siêu dữ liệu lý quản hồ sơ;
7. thay đổi các đặc quyền truy cập ảnh hưởng đến tập hợp số, hồ sơ số hoặc người sử dụng;
8. các hành động xuất, chuyển giao được thực hiện trên tập hợp số;
9. ngày tháng và thời gian hồ sơ được đưa ra phục vụ;
10. hiệu lực xử lý trên tập hợp hoặc hồ sơ số.
124 Đảm bảo cho siêu dữ liệu có sẵn để kiểm tra theo yêu cầu, để một sự kiện cụ thể có thể được
xác định và tất cả dữ liệu liên quan có thể truy cập được, và đảm bảo rằng việc truy cập này
có thể được thực hiện bởi người được phép bên ngoài tổ chức, người ít hoặc không quen
thuộc với hệ thống.
125 Có thể xuất siêu dữ liệu cho các hồ sơ quy định và các nhóm hồ sơ lựa chọn mà không ảnh
hưởng đến các siêu dữ liệu được lưu trữ bởi các hệ thống quản lý hồ sơ số 31).
126 Có thể thu thập và lưu trữ các vi phạm (nghĩa là cố gắng của người sử dụng để truy cập hồ sơ
hoặc tập hợp, bao gồm cả tập, mà với chúng họ bị từ chối truy cập), và (nơi mà hành vi vi
phạm có thể thực hiện được) các vi phạm cơ chế kiểm soát truy cập 32).
127 Có thể, ở mức tối thiểu, cung cấp báo cáo về hành động thực hiện với hồ sơ và tập hợp hồ sơ
được tổ chức:
1. theo hồ sơ hoặc tập hợp;
2. theo người dùng;
3. theo thứ tự thời gian.