Lecture Information technology project management - Chapter 1: Introduction to project management

Chapter 1:
Introduction to Project 
Management
adopted from PMI’s PMBOK 2000 and 
Textbook : Information Technology Project Management 
(author : Dr. Kathy Schwalbe)

Chapter 1

1


Contents
•
•
•
•
•
•
•

Project and project management definition
Motivation of studying PM
Advantages of using formal PM
Triple Constraint of PM
Project Management Framework
9 Project Management Knowledge Areas
Project Management Profession
Chapter 1

2

What is a Project?
• A project is a temporary endeavor 
undertaken to accomplish a unique purpose
• Attributes of projects
–
–
–
–
–

unique purpose
temporary
require resources, often from various areas
should have a primary sponsor and/or customer
involve uncertainty
Chapter 1

3


Examples of IT Projects
• Northwest Airlines developed a new reservation 
system called ResNet (see chapters 11­16)
• Many organizations upgrade hardware, software, 
and networks via projects (see chapter 5 opening 
and closing case)
• Organizations develop new software or enhance 
existing systems to perform many business 

functions (see examples throughout the text)
• Note:  “IT projects” refers to projects involving 
hardware, software, and networks
Chapter 1

4


Motivation for Studying Information 
Technology (IT) Project Management
• IT Projects have a terrible track record
– A 1995 Standish Group study (CHAOS) found that 
only 16.2% of IT projects were successful and over 
31% were canceled before completion, costing over 
$81 B in the U.S. alone

• The need for IT projects keeps increasing
– In 1998, corporate America issued 200,000 new­start 
application development projects
– In 2000, there were 300,000 new IT projects, and
– In 2001, over 500,000 new IT projects were started
Chapter 1

5


Advantages of Using Formal 
Project Management
• Better control of financial, physical, and human 
resources

• Improved customer relations
• Shorter development times
• Lower costs
• Higher quality and increased reliability
• Higher profit margins
• Improved productivity
• Better internal coordination
• Higher worker morale
Chapter 1

6


The Triple Constraint
• Every project is constrained in different 
ways by its
– Scope goals:  What is the project trying to 
accomplish?
– Time goals:  How long should it take to 
complete?
– Cost goals:  What should it cost?

• It is the project manager’s duty to balance 
these three often competing goals
Chapter 1

7


Figure 1­1. The Triple Constraint of 

Project Management

Chapter 1

8


Problems of poor project management
• The 2001 Standish Group Report Showed Decided 
Improvement in IT Project Success Rates From the 1995 
Study
• Time overruns significantly decreased to 63% compared 
to 222%
• Cost overruns were down to 45% compared to 189%
• Required features and functions were up to 67% 
compared to 61%
• 78,000 U.S. projects were successful compared to 28,000
• 28% of IT projects succeeded compared to 16%
Chapter 1

9


Why the Improvements?
"The reasons for the increase in
successful projects vary. First, the
average cost of a project has been
more than cut in half. Better tools
have been created to monitor and
control progress and better skilled project 

managers with better management processes
are being used. The fact that there are processes
is significant in itself.“*
    The Standish Group, "CHAOS 2001: A Recipe for 
Success" (2001) Chapter 1
10


What is Project 
Management? 
   Project management is “the application of 
knowledge, skills, tools, and techniques to 
project activities in order to meet project 
requirements” (PMI*, Project Management 
Body of Knowledge (PMBOK Guide), 
2000, p. 6)
*The Project Management Institute (PMI) is an 
international professional society.  Their web site is 
www.pmi.org.  
Chapter 1
11


Figure 1­2. Project Management 
Framework

Chapter 1

12

Project Stakeholders
• Stakeholders are the people involved in or 
affected by project activities
• Stakeholders include
–
–
–
–
–
–

the project sponsor and project team
support staff
customers
users
suppliers
opponents to the project
Chapter 1

13


9 Project Management 
Knowledge Areas
• Knowledge areas describe the key competencies 
that project managers must develop
– 4 core knowledge areas lead to specific project 
objectives (scope, time, cost, and quality)
– 4 facilitating knowledge areas are the means through 

which the project objectives are achieved (human 
resources, communication, risk, and procurement 
management
– 1 knowledge area (project integration management) 
affects and is affected by all of the other knowledge 
areas
Chapter 1

14


Project Management Tools and 
Techniques
• Project management tools and techniques assist 
project managers and their teams in various 
aspects of project management
• Some specific ones include
– Project Charter and WBS (scope)
– Gantt charts, network diagrams, critical path analysis, 
critical chain scheduling (time)
– Cost estimates and earned value management (cost)

Chapter 1

15


Sample WBS for Intranet Project 
in Chart Form
In t r a n e t P r o je c t

C oncept

W e b S it e
D e s ig n

W e b S it e
D e v e lo p m e n t

D e s ig n U s e r I n t e r f a c e

D e v e lo p P a g e s
a n d L in k s

D e s ig n S e r v e r S e t u p

D e v e lo p
F u n c t i o n a l it y

D e v e lo p S e r v e r
S u p p o rt In fra s tru c tu re

C o n te n t
M ig r a t io n / In t e g r a t io n

R o ll O u t

S u p p o rt

T e s t in g

Chapter 1

16


Figure 1­4. Sample Gantt Chart

The WBS is on the left, and each task’s start and finish date
are shown on the right using a calendar timescale.

Chapter 1

17


Figure 1­5. Sample Network Diagram 

Each box is a project task from the WBS.  Arrows show dependencies
between tasks. The bolded tasks are on the critical path.  If any tasks on 
the critical path take longer than planned, the whole project will slip 
unless something is done.

Chapter 1

18


Sample Earned Value Chart 
300

EAC
BAC

250

200

$

BCWS or Cumulative Plan
150

ACWP or Cumulative Actual
BCWP or Cumulative EV

BCWS

Cost Variance
100
ACWP

Schedule Variance

BWCP

50

0
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Month

Chapter 1

19


More Advantages of Project 

Management*
• Bosses, customers, and other stakeholders do not like 
surprises
• Good project management (PM) provides assurance and 
reduces risk
• PM provides the tools and environment to plan, monitor, 
track, and manage schedules, resources, costs, and quality 
• PM provides a history or metrics base for future planning 
as well as good documentation
• Project members learn and grow by working in a cross­
functional team environment
*Knutson, Joan, PM Network, December 1997, p. 13

Chapter 1

20


How Project Management (PM) 
Relates to Other Disciplines
• Much of the knowledge needed to manage 
projects is unique to PM
• However, project managers must also have 
knowledge and experience in
– general management
– the application area of the project

• Project managers must focus on meeting 
specific project objectives
Chapter 1

21


Figure 1­3. Project Management and Other 
Disciplines

Chapter 1

22


History of Project Management
• Modern project management began with the 
Manhattan Project, which the U.S. military led to 
develop the atomic bomb
• In 1917 Henry Gantt developed the Gantt chart as 
a tool for scheduling work in job shops
• In 1958, the Navy developed PERT charts
• In the 1970s, the military began using project 
management software, as did the construction 
industry
• By the 1990s, virtually every industry was using 
some form of project management
Chapter 1

23


The Project Management 

Profession
• A 1996 Fortune article called project 
management the “number one career 
choice”
• Professional societies like the Project 
Management Institute (PMI) have grown 
tremendously
• Average salaries for project managers 
are over $81,000
Chapter 1

24


Project Management Knowledge 
Continues to Grow and Mature
• PMI hosted their first research conference in June 
2000 in Paris, France
• The PMBOK Guide – 2000 Edition is an ANSI 
standard
• PMI’s certification department earned ISO 9000 
certification
• Hundreds of new books, articles, and 
presentations related to project management have 
been written in recent years
Chapter 1

25