Lecture Information technology project management - Chapter 7: Project quality management

Chapter 7:
Project Quality Management
adopted from PMI’s PMBOK 2000 and 
Textbook : Information Technology Project Management 
(author : Dr. Kathy Schwalbe)

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Contents
• Importance of Project Quality Management 
• Project Quality Management Processes
– Quality planning, Quality assurance, Quality control

• Quality Model: Malcolm Baldridge National 
Quality Award (MBNQA), CMM and ISO 9000
• Software test
• Methods to improve IT Project Quality
– leadership
– cost of quality
– organizational and workplace factors
– maturity models

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Quality of Information 
Technology Projects
• Many people joke about the poor quality of IT 
products (MS window’s joke!!)
• People seem to accept systems being down 

occasionally or needing to reboot their PCs
• But quality is very important in many IT projects
• Software quality is the key development in 
modern IT industry. MicroSoft has spend 25% of 
the R&D in software reliability.
Chapter 7

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What Is Project Quality 
Management?
• The International Organization for 
Standardization (ISO) defines quality as the 
totality of characteristics of an entity that bear on 
its ability to satisfy stated or implied needs
• Other experts define quality based on
– conformance to requirements: meeting written 
specifications
– fitness for use: ensuring a product can be used as it 
was intended
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Project Quality Management 
Processes
• Project quality management includes those 
processes required to ensure that the project 

satisfies the needs for which it was undertaken. 
• There are 3 processes in Project quality 
Management:
– Quality planning
– Quality assurance
– Quality control

planning phase
executing phase
control phase 

• Compare to Juran’s quality trilogy: Quality plan, 
Control control and Quality improvement
Chapter 7

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Modern Quality Management
• Modern quality management
– requires customer satisfaction
– prefers prevention to inspection
– recognizes management responsibility for 
quality

• Noteworthy quality experts include 
Deming, Juran, Crosby, Ishikawa, 
Taguchi, and Feigenbaum
Chapter 7

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Quality Experts
• Deming was famous for his work in rebuilding Japan and 
his 14 points
• Juran wrote the Quality Control Handbook and 10 steps to 
quality improvement
• Crosby wrote Quality is Free and suggested that 
organizations strive for zero defects
• Ishikawa developed the concept of quality circles and 
using fishbone diagrams
• Taguchi developed methods for optimizing the process of 
engineering experimentation
• Feigenbaum developed the concept of total quality control
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Quality Planning
• 11th of 21 of planning phase process
• It is important to design in quality and communicate 
important factors that directly contribute to meeting the 
customer’s requirements
– know what customer want is the key in quality
– but it is quite difficult to get this information
– Design of experiments helps identify which variable have the 
most influence on the overall outcome of a process

• Many scope aspects of IT projects affect quality like 
functionality, features, system outputs, performance, 
reliability, and maintainability
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Inputs to Quality Planning
•  Quality policy
– Defined by the ISO as the “overall intentions and 
direction of an organization with regard to quality as 
formally expressed by top management.” 
– The performing organization’s quality policy can 
serve as the policy for the project. 

• Scope statement
– provides a documented basis for making future project 
decisions and for confirming or developing common 
understanding of project scope among stakeholders.
– The scope statement describes major product 
deliverables and objectives that define the project.
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Inputs to Quality Planning (2)
• Project description
– documents the characteristics of the product or service 
that the project was undertaken to create. It details 
various technical issues or concerns that may impact 

Quality Planning.

• Standards and regulations
– Inputs from authorities outside the performing 
organization may impact Quality Planning.

• Other process outputs
– Outputs from the other PM knowledge areas may 
impact Quality Planning.
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Tools & techniques
• Benefit/cost analysis
– involves estimating tangible and intangible benefits and costs of 
meeting quality requirements and then using financial measures 
to assess the relative desirability of the identified alternatives.

• Benchmarking
– compares actual or planned project practices to other projects to 
generate ideas for improvement and to provide a standard against 
which to measure performance.

• Flow­charting
– involves creating any diagram detailing how elements of a 
system relate to one another. Flow­charting techniques 
commonly used in quality management includes: a) cause­and­
effect diagrams; b) process flow charts.

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Tools & techniques (2)
• Design of experiments
– An analytical technique that helps identify with 
variables have the most influence on the overall 
outcome and helps determine an optimal solution from 
a relatively limited number of cases. 

• Cost of quality
– The financial cost incurred to ensure quality. These 
are associated preventing, detecting, and correcting 
defects. 
– Cost of quality includes (known as PAF cost)
• preventive costs
• appraisal costs
• failure costs (internal and external)

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Outputs from Quality Planning 
•

Quality management plan
– Part of the project plan. QMP describes how the PM team implements 
the quality policy. For the project, it covers a) quality control; b) quality 
assurance; c) quality improvement.

•

Operational definitions
– Also called metrics. They describe the specifics of what something is 
(such as work procedure or operation) and how the Quality Control 
process measures it. 
– For example, convert a general objective of “increase success rate” to 
“increase success rate by 15% in 2 months” to make it specific.

•

Checklists
– verify required steps have been performed or followed. 

•

Inputs to other processes
– provides the feedback loops to other processes to determine if Quality 
Planning can identify a need for further activity in anther knowledge 
area.

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Quality Assurance
• 2nd of 7 of executing phase process
• Quality assurance includes all the activities 
related to satisfying the relevant quality standards 
for a project
• Another goal of quality assurance is continuous 
quality improvement

– Benchmarking can be used to generate ideas for 
quality improvements
– Quality audits help identify lessons learned that can 
improve performance on current or future projects
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Inputs to Quality Assurance
• Quality management plan
– Part of the project plan. QMP describes how the PM 
team implements the quality policy. 
– For the project, it covers a) quality control; b) quality 
assurance; c) quality improvement.

• Results of quality control measurements
– records of quality testing and measurements, 
presented in a format useful for comparison and 
analysis

• Operational definitions (also called metrics)
– describe an element and how the element is measured 
by the Quality Control process.
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Tools & techniques
• Quality planning tools and techniques
– includes benefit/cost analysis, benchmarking, flow­

charting, and Design of Experiments.

• Quality audits
– A structured review of other QM activities to identify 
the lessons learned that can improve the performance 
of this project and other projects in the organization.
– Such audits are an independent review of quality 
management activities to a performance standard.
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Outputs from Quality Assurance
• Quality improvements
– Actions that increase the effectiveness and 
efficiency of the project and provide added 
benefits to stakeholders. 
– Implementing them usually involves preparing 
change requests or taking corrective action in 
accord with procedures for overall change 
control. 
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Quality Control
• 6th of 8 controlling phase process
• determine the correctiveness of the work results
•

– involves monitoring specific project results to determine if they 
comply with relevant quality standards 

identify ways to eliminate causes of unsatisfactory performance

• The main outputs of quality control process are
– acceptance decisions
– rework
– process adjustments

• Some tools and techniques include
–
–
–
–

pareto analysis
statistical sampling
quality control charts
testing

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Inputs to Quality Control
• Work results
– The results of activities performed to accomplish the project.

• Quality management plan
– Part of the project plan. QMP describes how the PM team 
implements the quality policy. For the project, it covers a) quality 

control; b) quality assurance; c) quality improvement.

• Operational definitions
– describe an element and how the element is measured by the 
Quality Control process. 

• Checklists
– used to verify that a set of required steps has been performed.

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Tools & techniques
• Inspection
– activities such as measuring, examining, and testing undertaken 
to determine if results conform to requirements. It is also 
reference to reviews, product reviews, audits, and walk­through.

• Control charts
– graphically display the results of a process. It helps to verify the 
process is statistically in control

• Pareto diagrams
– histograms, ordered by frequency of occurrence, that show how 
many results were generated by type or category of identified 
cause. The ranking of categories can be used to guide corrective 
action.

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Tools & techniques (2)
• Statistical sampling
– chose part of a population of interest for inspection. Appropriate 
sampling can often reduce the cost of quality control.

• Flow­charting
– A graphical method of analysis that helps determine how and 
where quality problems occur. It can help to develop approaches 
to resolving the problems.

• Trend analysis
– use mathematical techniques to forecast future outcomes based 
on historical results. 
– technical performance can be monitor to determine how many 
defects or errors have identified and corrected, it is also possible 
to monitor cost & schedule performance.

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Outputs to to Quality Control
• Rework
– any action taken to bring a defective or NC 
item into compliance with required

• Acceptance decisions
– the results of inspecting items delivered.

• Completed checklists

– These documents are part of the project.
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Outputs to to Quality Control (2)
• Quality improvements
– outputs form the related process of quality assurance (QA). They 
represent actions intended to increase the effectiveness and 
efficiency of the project. 
– They provide added benefits to stakeholders. Implementing 
quality improvements require preparation of change requires or 
taking corrective actions.
– Any improvements are managed according to procedures for 
Overall Change Control.

• Process adjustments
– Immediate corrective or preventive action as a result of Quality 
Control measurements.

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Testing in software
• Many IT professionals think of testing as a 
stage that comes near the end of IT product 
development
• Testing should be done during almost 
every phase of the IT product development 
life cycle

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Types of Tests
• A unit test is done to test each individual 
component (often a program) to ensure it is as 
defect free as possible
• Integration testing occurs between unit and system 
testing to test functionally grouped components
• System testing tests the entire system as one entity
• User acceptance testing is an independent test 
performed by the end user prior to accepting the 
delivered system
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