Lecture Project management in practice (Fifth Edition) – Chapter 1: The world of project management

Project Management in Practice 
Fifth Edition

Chapter 1
The World of Project 
Management

Copyright © 2014 John Wiley & Sons, Inc.

1­1


Why the Emphasis on Project 
Management?
•

•

Many tasks do not fit neatly into business­
as­usual
Organizations need to assign responsibility 
and authority for the achievement of their 
goals

1­2


Characteristics of Projects
•
•
•

Unique
Specific deliverables
Specific due date

1­3


Formal Definition of a Project
“A project is a temporary endeavor 
undertaken to create a unique product or 
service.”

Project Management Institute, 2007
1­4


Formal Definition of Project 
Management
“The application of knowledge, skills, tools, 
and techniques to a broad range of activities 
in order to meet the requirements of a 
particular project.”

Project Management Institute, 2007
1­5


Other Common Characteristics of 
Projects

•
•
•
•

Multidisciplinary
Complex
Often involve conflicts
Part of programs

1­6


Trends in Project Management
•
•
•
•
•

Achieving strategic goals
Achieving routine goals
Improving project effectiveness
Virtual projects
Quasi­projects

1­7


Comparison of Project Management 

and General Management

Table 1­1
1­8


Project Budgets
•

•

•

Project budgeting differs from standard budgeting 
in the way budgets are constructed
Budgets for non­projects are primarily 
modifications of budgets for the same activity in 
the previous period
Project budgets are newly created for each project 
and often cover several “budget periods” in the 
future
1­9


Project Schedules
•

In manufacturing, the sequence of activities 
is set when production line designed
–

•

Sequence is not altered when new models are 
produced

Each project has a schedule of its own
–
–

Previous projects with deliverables similar to 
current one may provide a rough template
However, specifics unique to project at hand
1­10


Project Organizational Structure
•

Routine work of organizations takes place within a 
well­defined structure
–

•
•

The divisions, departments, sections, and similar 
subdivisions of the total unit

Typical project cannot thrive in this structure

The need for technical knowledge, information, 
and special skills requires that departmental lines 
be crossed
–

Another way of describing the multidisciplinary 
character of projects
1­11


Globalization
•

•
•

•

When large firms establish manufacturing plants 
or distribution centers in different countries, a 
management team is established on site
For projects, globalization has a different meaning
Members of project teams may be spread across 
countries and speak different languages
Some project team members may never have a 
face­to­face meeting
1­12


Negotiation

•

•

•

With little authority, the project manager 
depends on negotiation skills to gain the 
cooperation of departments in the 
organization
Those departments have their own 
objectives, priorities, and personnel
The project is not their responsibility and 
the project tends to get the leftovers
1­13


Three Different Types of 
Negotiation
1.
2.
3.

Win­win
Win­lose
Lose­lose

1­14

Three Goals of Project Management
1.
2.
3.

Scope
Cost
Time

1­15


Scope, Cost, and Time
Project Performance Targets

Figure 1­1
1­16


Uncertainty
•

All projects are always carried out under 
conditions of uncertainty
–

•

•

Projects are all about uncertainty

Effective project management requires an ability 
to deal with uncertainty
Projects are complex and include interfaces, 
interdependencies, and assumptions, which may 
turn out to be wrong
–

People add to the uncertainty

1­17


Uncertainties Encountered in Project 
Management
•
•
•

•
•
•

Time required to complete a project
Availability and cost of key resources
Timing of solutions to technological 
problems
Macroeconomic variables
The whims of clients

Actions taken by competitors
1­18


Can Uncertainty be Eliminated?
•
•

No, uncertainty cannot be eliminated
However, if managed properly, it can be 
minimized

1­19


Managing Risk
•

The first step in managing risk is to identify 
potentially uncertain events and likelihood of 
occurrence
–

•
•

Called risk analysis

Different organizations approach this differently
The essence of risk analysis is to make 

assumptions about key risk parameters and to use 
models to evaluate the desirability of certain 
managerial decisions
1­20


Fourth Project Goal
•

•

•

There is a relationship between uncertainty 
and the three traditional project goals
Therefore, we adopt the view in this book 
that managing uncertainty is a fourth goal 
of project management
Thus, the primary role of the project 
manager is to effectively manage the trade­
offs between cost, time, scope, and risk
1­21


Abilities Needed For  Effective 
Project Management
•
•
•
•

•

Ability to resolve conflicts 
Creativity and flexibility
Ability to adjust to change
Good planning skills
Negotiation skills

1­22


The Life Cycle of Projects
•

All organisms have a life cycle, they are born, 
grow, wane, and die
–

•

Some projects follow an S­shaped curve
–

•

So do projects
They start slowly, develop momentum, and then finish 
slowly

Other project follow a J­shaped curve

–

They start slowly , proceed slowly, and then finish 
rapidly
1­23


The Project Life Cycle

Figure 1­2
1­24


An Alternate Project Life Cycle

Figure 1­3
1­25