Lecture Project management in practice (Fifth Edition) – Chapter 5: Scheduling the project

Project Management in Practice 
Fifth Edition

Chapter 5
Scheduling the Project

Copyright © 2014 John Wiley & Sons, Inc.

5­1


Introduction
•

•

•

Project schedule is the project plan in an 
altered format
It is a convenient form for monitoring and 
controlling project activities
Can be prepared in several formats
–
–
–

Gantt charts
PERT network
CPM network
5­2

PERT and CPM Networks
•

•

PERT and CPM developed independently in 
1950’s
Program Evaluation and Review Technique 
(PERT)
–
–

•

U.S. Navy, Booz­Allen Hamilton, and Lockheed 
Aircraft
Probabilistic activity durations

Critical Path Method (CPM)
–
–

Dupont De Nemours Inc.
Deterministic activity durations
5­3


The Language of PERT/CPM

•

Activity
–
–

•

Event
–
–
–

•

A task or set of tasks
Uses resources and time
An identifiable state resulting from completion of one 
or more activities
Consumes no resources or time
Predecessor activities must be completed

Milestones
–

Identifiable and noteworthy events that mark 
significant progress
5­4

The Language of PERT/CPM 
Continued

•

Network
–

•

Path
–

•

A series of connected activities between two events

Critical path
–

•

A diagram of nodes (activities or events) and arrows (directional 
arcs) that illustrate the technological relationships of activities

The set of activities on a path that, if delayed, will delay the 
completion date of the project

Critical Time
–

The time required to complete all activities on the critical path

5­5


Building the Network
•

There are two ways of displaying a project 
network
Activities on arrows (AOA) network

1.
•
•

Activities on nodes (AON) network

2.
•

•
•

The activities are shown as arrows and events as nodes
Generally more difficult to draw but depicts the technical 
relationships of the activities well
Each task is shown as a node and the technological 
relationship is shown by the arrows

AON network usually associated with CPM
AOA network usually associated with PERT
5­6


Sample AON Network

Table 5­1

Figure 5­3
5­7


Sample AOA Network

Table 5­1

Figure 5­6 (a)
5­8


Which to Use?
•
•
•

Mostly AON used throughout this textbook
AON used by most of the popular software
AON networks are easier to draw by hand

–

•

Large (20+ activities) AOA networks are 
difficult to draw

Software to draw AOA networks is 
expensive
5­9


Finding the Critical Path and Critical 
Time
•
•
•
•
•
•
•

ES: Earliest start time
EF: Earliest finish time
LS: Latest start time
LF: Latest finish time
Displayed on node as shown
ES + completion = EF
LS + completion = LF
Figure 5­9

5­10


A Sample Problem for Finding the 
Critical Path and Critical Time

Table 5­2
5­11


The Complete Network

Table 5­2 and Figure 5­8
5­12


The Critical Path and Completion 
Time for Sample Project

Figure 5­10
5­13


Notes on Sample Project
•

•

All activities, and thus all paths, must be 
completed to finish the project

The shortest time for completion of the network is 
equal to the longest path through the network
–

•

In this case a­e­h­j

If any activity on this path 
is even slightly delayed, 
the project will be delayed
5­14


Calculating Activity Slack
•
•
•
•
•
•
•

ES: Earliest start time
EF: Earliest finish time
LS: Latest start time
LF: Latest finish time
Slack = LS – ES
Slack = LF – EF
Either method of calculating slack gives the same 

results
5­15


Managerial Implications
•

•

•

The primary attention of the project 
manager must be to activities on the critical 
path
If anything delays one of these activities, 
the project will be late
Projects are easier to manage when there is 
project slack
5­16


Doing It the Easy Way—Microsoft 
Project (MSP)
•

Data is entered using a tab entry table
–

•
•

•

Shown on next slide

MSP automatically numbers each activity
MSP has numerous options for viewing the 
data
MSP automatically draws an AON network
–

Shown on later slide
5­17


A Microsoft Project Version of Data 
in Table 5­2

Table 5­3
5­18


A Microsoft Project Version of the 
PERT/CPM Network from Table 5­3

Figure 5­11
5­19


Calculating Probabilistic Activity 

Times
•

•

•

•

Figure below shows distribution of all possible 
durations for some task
Estimate a is such that the actual duration of the 
task will be a or lower less than 1 percent of the 
time
Estimate b is such that the actual finish time will 
be b or greater less than 1 percent of the time
Estimate m is the most likely time
Figure 5­13
5­20


Activity Expected Time and 
Variance
TE

Var

( a 4m b)
6

2

(b a )
6

2

5­21


95 Percent Level
•

•

Task will be a or lower 5 percent of the 
time
Task will be b or greater 5 percent of the   
time

(b a )
3 .3
5­22


90 Percent Level
•

•

Task will be a or lower 10 percent of the 
time
Task will be b or greater 10 percent of the 
time

(b a )
2 .6
5­23


The Probabilistic Network
•
•
•

Expected time (TE) for each activity is calculated
Variance (σ2) for each activity is calculated
TE for each activity is used to find the critical path 
and critical time for the network
–

•

Slack is calculated in the usual fashion

The variance (σ2) of a path is the sum of the 
activity variances for that path
–

Standard deviation (σ) is the square of the variance

5­24


The Probabilistic Network, an 
Example

Table 5­4
5­25