Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18

LỜI CẢM ƠN
Tôi xin trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Nhà trường cùng các thầy cô khoa
Quản trị văn phòng, đặc biệt đối với thầy ThS. Nguyễn Hữu Danh bởi thầy đã tận
tình hướng dẫn tôi từ khâu chọn đề tài tới phạm vi nghiên cứu trong quá trình tôi
thực hiện đề tài này.
Không những thế, để hoàn thành bài tiểu luận này, trong quá trình thu thập và tổng
hợp thông tin, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ nhân viên tại
Công ty Cổ phần Lilama 18.
Trong quá trình nghiên cứu, tôi đã gặp khá nhiều khó khăn. Mặt khác do trình độ
nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác nên dù có cố gắng song bài
tiểu luận của tôi không tránh khỏi những thiếu sót. Vì thế, tôi rất mong sẽ nhận
được sự góp ý của các thầy cô cũng như các bạn đọc.
Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra sai sót và qua đó có
thêm nhiều nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau
này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2019


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện bài tiểu luận với đề tài “Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của phòng
Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18”.
Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu khoa học do chính bản thân tôi thực hiện
trong thời gian qua. Tất cả các nội dung và kết quả nghiên cứu trong đề tài được
nêu ra ở bài tiểu luận là hoàn toàn trung thực. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận
và sai lệch nào, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung và thông tin bài tiểu
luận của mình.


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài

“Văn phòng” là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử, ngay từ thời La Mã
cổ đại người ta đã lập nên những văn phòng của những “người biện hộ” với chức
năng, nhiệm vụ có những điểm tương đồng với văn phòng hiện đại. Theo tiến trình
phát triển kinh tế xã hội, văn phòng ngày càng được nhận diện đầy đủ, toàn diện
hơn. Mỗi cách hiểu về văn phòng ở mỗi thời đại đều mang đậm những dấu ấn lịch
sử về hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ. Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và
trực tiếp của một cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc
quản trị hậu cần của mỗi cơ quan, tổ chức. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất
quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm
việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác lãnh đạo. Chính vì vậy, việc
tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ
chức luôn cần được quan tâm đặc biệt.
Tổ chức và hoạt động đóng vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý hành
chính nhà nước nói chung và đối với từng cơ quan, tổ chức nói riêng. Thiết lập tổ
và hoạt động giúp cho người lao động hiểu rõ được vị trí, quy trình hoạt động và
mối quan hệ của họ với những người lao động khác trong tổ chức. Tổ chức và điều
hành hoạt động phù hợp không chỉ có ảnh hưởng tích cực tới sự thực hiện công
việc của người lao động mà còn ảnh hưởng tới tinh thần và sự thỏa mãn đối với
công việc của họ. Việc thiết kế tổ chức và hoạt động phù hợp sẽ tạo điều kiện thuận
lợi cho tổ chức thích nghi nhanh với môi trường, nâng cao năng lực hoạt động và
khả năng cạnh tranh của tổ chức. Để tạo ra một hệ thống quản lý nhà nước thống
nhất, chúng ta cần luôn đổi mới đáp ứng nhu cầu của sự phát triển, các cấp chính
quyền phải nâng cao năng lực làm việc năng động sáng tạo và làm tốt công tác của
mình.
Mặt khác, tổ chức và hoạt động của văn phòng là nội dung một học phần trong
khối kiến thức chuyên ngành mà tôi được học tại khoa Quản trị văn phòng của
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Bởi vậy, tôi quyết định tiến hành đề tài này để vận
dụng lý thuyết bài học vào thực tế.
Không những thế, tôi chọn đề tài này “Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của
phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18” làm bài báo cáo của mình vì tôi

rất thuận lợi trong công tác thu thâp tài liệu như: Tài liệu về cơ quan nghiên cứu,
sách giáo trình hay các thông tin tham khảo trên mạng… Tuy nhiên, chưa một tài
liệu hay giáo trình nào thể hiện được rõ đề tài nghiên cứu này. Cho nên, tôi quyết
định tiến hành triển khai đề tài này, qua đó nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp
vụ của bản thân nhằm súc tích kinh nghiệm cho công việc trong tương lai; đồng
thời có cái nhìn toàn diện về vấn đề bản thân nghiên cứu.
2. Lịch sử nghiên cứu
Để thực hiện được đề tài, vấn đề lý thuyết là vô cùng quan trọng. Cho nên, tôi thấy
rằng cần phải tìm hiểu thật kĩ và rõ ràng những vấn đề liên quan đến văn phòng
cùng tổ chức và hoạt động văn phòng. Trên tinh thần như thế, tôi đã tìm đọc nhiều
sách báo cùng các tài liệu, báo cáo khoa học nghiên cứu về vấn đề này. Cụ thể như:
- Đồng chủ biên GS. TS. Nguyễn Thành Độ, ThS. Nguyễn Ngọc Điệp, ThS. Trần
Phương Hiền (2012). Quản trị văn phòng, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân.
- PGS. TS Nguyễn Hữu Tri (2001). Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng, Nhà xuất bản
Thống Kê.
- PGS. TS. Nguyễn Hữu Tri (2005). Giáo trình Quản trị văn phòng, Nhà xuất bản
Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội.
- PGS. TS. Triệu Văn Cường (2016). Giáo trình văn thư, Nhà xuất bản Lao Động
Hà Nội.
- TS. Lưu Kiếm Thanh (2009). Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước,
Nhà Xuất Bản Khoa học và Kỹ thuật.
- Lê Hoàng Trang (2017). Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của
Văn phòng tại công ty Cổ phần Bibica, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Tuy đã có một số bài viết, hay một số công trình khoa học nghiên cứu dưới góc độ
khác nhau có liên quan đến vấn đề trên. Song cho tới thời điểm này, chưa có công
trình nào nghiên cứu trực tiếp đến vấn đề về tổ chức và hoạt động của phòng Hành
chính Công ty Cổ phần Lilama 18. Vì vậy, để thực hiện đề tài một cách rõ ràng và
đầy đủ, tôi đã tìm hiểu thêm nhiều tài liệu ở trên thư viện của trường cùng các

trang web mạng về vấn đề nghiên cứu. Nhờ đó, tôi đã có thêm được nhiều thông
tin thực tế về vấn đề mà tôi đã chọn để thực hiện nghiên cứu đề tài.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của phòng Hành
chính Công ty Cổ phần Lilama 18
- Giới hạn phạm vi nghiên cứu
+ Giới hạn không gian: Phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18
+ Giới hạn thời gian:
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu:
+ Nhằm nâng cao hiểu biết, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của bản thân để phục
vụ cho công việc sau này.
+ Thấy rõ những ưu, nhược điểm trong việc tổ chức và hoạt động của phòng Hành
chính Công ty Cổ phần Lilama 18. Từ đó, đề xuất các giải pháp, kiến nghị để nâng
cao hiệu quả tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama
18.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
+ Tìm hiểu về văn phòng; tổ chức và hoạt động của văn phòng: Thu thập tài liệu có
liên quan đến vấn đề.
+ Đánh giá tình hình việc tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính Công ty Cổ
phần Lilama 18.
+ Đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc tổ chức và hoạt động của
phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Để thực hiện đề tài này, tôi đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu sau:


- Phương pháp tham khảo tài liệu, thu thập thông tin: dùng để thu thập các tài liệu

có liên quan đến vấn đề nghiên cứu
- Phương pháp phân loại và hệ thống hóa lý thuyết: Dùng để sắp xếp các tài liệu
khoa học có liên quan đến vấn đề nghiên cứu thành một hệ thống logic chặt chẽ
theo từng mặt, từng đơn vị kiến thức thành hệ thống trên cơ sở một mô hình lý
thuyết làm cho sự hiểu biết của ta về vấn đề nghiên cứu được toàn diện và sâu sắc
hơn.
- Phương pháp điều tra khảo sát thực tế: dùng để nghiên cứu cơ sở thực tiễn tình
hình tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18.
- Phương pháp phân tích tổng hợp: qua điều tra, thống kê, tiến hành phân tích các
thông tin, trên cơ sở đó đưa ra các nhận định và đánh giá về tình hình tổ chức và
hoạt động của phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài có ý nghĩa quan trọng cả về lý luận và thực tiễn đó là khảo sát, phân tích,
tống hợp để đưa ra được những vấn đề còn tổn tại trong việc tổ chức và hoạt động
của phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18 để từ đó đề xuất giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả của việc tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính
Công ty Cổ phần Lilama 18.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở Đầu, Kết Luận, Tài Liệu Tham Khảo và Phụ Lục, đề tài được triển
khai thành kết cấu ba chương:
Chương 1. Khái quát chung về tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính Công
ty Cổ phần Lilama 18.
Chương 2. Thực trạng tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính Công ty Cổ
phần Lilama 18.
Chương 3. Nhận xét, đánh giá và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức
và hoạt động của phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18.


Chương 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG

HÀNH CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 18
1.1. Một số vấn đề về Công ty Cổ phần Lilama 18
1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Ra đời từ năm 1977, Công ty Cổ phần Lilama 18 là một trong những thành viên
mạnh của Tổng Công ty Lắp Máy Việt Nam, tiền thân là Lắp máy số 8 có nhiệm vụ
tham gia lắp ráp các công trình công nghiệp, dân dụng trên cơ sở nhiệm vụ kế
hoạch Nhà nước giao.
Ngày 21/01/1982, Bộ Xây dựng Quyết định số 98/BXD-TCCB đổi tên Xí nghiệp
Lắp máy số 8 thành Xí nghiệp Liên hợp Lắp máy số 18.
Ngày 27/01/1993, Bộ Xây dựng Quyết định số 005/BXD-TCLĐ V/v thành lập lại
doanh nghiệp Nhà nước, Xí nghiệp Liên hợp Lắp máy số 18.
Ngày 02/1/1996, Bộ Xây dựng Quyết định số 05/BXD-TCLĐ V/v đổi tên doanh
nghiệp Nhà nước, Xí nghiệp Liên hợp Lắp máy số 18 thành Công ty Lắp máy và
Xây dựng số 18.
Ngày 24/10/2006, Bộ Xây dựng Quyết định số 1450/QĐ-BX V/v phê duyệt
phương án cổ phần hoá chuyển Công ty Lắp máy và Xây dựng số 18 thành Công ty
Cổ phần Lilama 18.
Ngày 11/12/2006 Bộ Xây dựng Quyết định số 1673/QĐ-BXD V/v chuyển Công ty
Lắp máy và Xây dựng số 18 thuộc Tổng Công ty Lắp máy Việt Nam thành Công ty
cổ phần.
Từ ngày 04/01/2007 Công ty Lắp máy và Xây dựng số 18 chuyển sang hoạt động
dưới hình thức Công ty cổ phần, đổi tên thành Công ty Cổ phần Lilama 18. (Theo
giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4103005862 ngày 04 tháng 01 năm 2007;
số 0300390921 đăng ký thay đổi lần thứ 05 ngày 26 tháng 6 năm 2010).
Sau hơn 30 năm hình thành và không ngừng phát triển, Lilama 18 JSC đã tạo được
một chỗ đứng vững vàng trong ngành xây lắp và chế tạo thiết bị ở Việt Nam được
các đối tác trong và ngoài nước tín nhiệm qua bề dày kinh nghiệm, với uy tín và
chất lượng cao sau hàng loạt các công trình đã hoàn thành.

Lilama 18 JSC đã được Nhà nước phong tặng Huân chương Độc lập hạng Ba,
Huân chương Lao động hạng Nhất, Nhì, Ba và Công đoàn Xây dựng Việt Nam
tặng 12 Huy chương vàng chất lượng cao.
Ngày 06 tháng 02 năm 2010 tại TP. HCM, Công ty vinh dự nhận chứng chỉ ISO
9001:2008 do tổ chức đảm bảo chất lượng Lloyd’s Register Quality Assurance
(LRQA) cấp. Để đạt được chứng chỉ ISO 9001:2008 Lilama 18 đã xây dựng và
chuẩn hóa hệ thống các quy trình nghiệp vụ theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO
9001:2008, đảm bảo các quá trình tác nghiệp được thực hiện thống nhất trong toàn
Công ty. Bên cạnh đó, việc kiểm soát chặt chẽ chất lượng sản phẩm dịch vụ,
Lilama 18 không ngừng cải tiển và nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ, đáp ứng
yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, đo lường sự thỏa mãn của khách hàng đối
với sản phẩm dịch vụ, đáp ứng yêu cầu về cải tiến của ISO 9001:2008. Sau khi
nhận chứng chỉ ISO 9001:2008 trong hoạt động quản lý chất lượng, Lilama 18 sẽ
tiếp tục mở rộng phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng sang các lĩnh vực
hoạt động khác.
Ngoài ra, Công ty còn nhận các chứng chỉ: U; U2; S của tổ chức Hiệp hội kỹ sư cơ
khí Hoa kỳ (ASME) cấp ngày 26/10/2010; và các chứng chỉ như: NB; R của tổ
chức National Board cấp trong tháng 10 năm 2010; Hệ thống quản lý an toàn sức
khỏe nghề nghiệp OHSAS 18001: 2007.
Lilama 18 đã khẳng định được vị thế mới qua hàng loạt dự án hợp tác với các đối
tác quốc tế như tập đoàn Mitsubishi - Nhật trên công trình nhiệt điện Ô môn – Cần
Thơ, Siemen – Đức tại Nhà máy nhiệt điện Cà Mau, Ascom – Pháp Nhà máy điện
Nhơn Trạch. Ngoài ra, công ty còn được biết đến như là một đơn vị chuyên nghiệp
trong lĩnh vực thiết kế gia công lắp đặt làm nền móng cho ngành công nghiệp xi
măng quốc gia. Lilama 18 đã thi công lắp đặt bảo trì hầu hết các dự án xi măng
trên khu đất Hà Tiên như xi măng HT2, xi măng Hòn Chông, xi măng Kiên Lương
trong đó Lilama 18 đã lắp đặt thành công máy phát tuốc bin của toàn bộ hệ thống
lò theo công nghệ của Đức cho Nhà máy Kiên Lương, dự án này trị giá trên 14
triệu euro khoảng 300 tỉ VNĐ – là thuận lợi cho Lilama 18 trúng nhiều gói thầu
xây dựng, xây lắp có giá trị kinh tế lớn của các dự án nhà máy xi măng khác, đáng

kể là dự án Nhà máy xi măng Bình Phước.


Trong môi trường kinh doanh ngày càng sôi động, Công ty cũng gặp phải sự cạnh
tranh mạnh mẽ từ các công ty trong ngành chủ yếu là: các nhà thầu Trung Quốc,
các công ty trực thuộc Tổng công ty Lắp máy Việt Nam, Licogi, Coma, Sông
Hồng, DIC, v.v... Nhưng với sự chuẩn bị kỹ càng về con người, máy móc, thiết bị
vận hành, thi công Lilama 18 sẽ tiếp tục khẳng định được vị thế của mình trong
lĩnh vực xây lắp máy Việt Nam.
*Hình ảnh Công ty Cổ phần Lilama 18 [xem phụ lục 01].
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty
 Chức năng
- Đáp ứng thỏa đáng mọi yêu cầu của khách hàng theo hợp đồng đã được ký
kết cũng như các yêu cầu luật định và chế định thích hợp;
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm cơ khí dịch vụ xây lắp;
- Tối ưu hóa chi phí để đạt được giá cạnh tranh;
- Sẵn sàng cũng cấp các nguồn lực cần thiết để thực hiện, duy trì và cải tiến
liên tục hiệu lực của Hệ thống Quản lý Chất lượng theo yêu cầu Tiêu chuẩn
ISO 9001:2015;
- Quản lý, bảo vệ quyền lợi và lợi ích hợp pháp của người lao động; thực
hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
 Nhiệm vụ
- Đáp ứng đủ điều kiện kinh doanh khi kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh
có điều kiện theo quy định của Luật đầu tư và bảo đảm duy trì đủ điều kiện đầu tư
kinh doanh đó trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh;
- Tổ chức công tác kế toán, lập và nộp báo cáo tài chính trung thực, chính xác,
đúng thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán, thống kê;
- Kê khai thuế, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của
pháp luật;
- Bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của người lao động theo quy định

của pháp luật về lao động; không được phân biệt đối xử và xúc phạm danh dự,
nhân phẩm của người lao động trong doanh nghiệp; không được sử dụng lao động
cưỡng bức và lao động trẻ em; hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động
tham gia đào tạo nâng cao trình độ, kỹ năng nghề; thực hiện chế độ bảo hiểm xã


hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế và bảo hiểm khác cho người lao động theo
quy định của pháp luật;
- Bảo đảm và chịu trách nhiệm về chất lượng hàng hóa, dịch vụ theo tiêu chuẩn do
pháp luật quy định hoặc tiêu chuẩn đã đăng ký hoặc công bố;
- Thực hiện đầy đủ, kịp thời các nghĩa vụ về đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay
đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, công khai thông tin về thành lập và hoạt động,
báo cáo và các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật;
- Chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của thông tin kê khai trong hồ sơ
đăng ký doanh nghiệp và các báo cáo; trường hợp phát hiện thông tin đã kê khai
hoặc báo cáo thiếu chính xác, chưa đầy đủ thì phải kịp thời sửa đổi, bổ sung các
thông tin đó;
- Tuân thủ quy định của pháp luật về quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội,
bình đẳng giới, bảo vệ tài nguyên, môi trường, bảo vệ di tích lịch sử - văn hóa và
danh lam thắng cảnh;
- Thực hiện nghĩa vụ về đạo đức kinh doanh để bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp
của khách hàng.
 Quyền hạn
- Tự do kinh doanh trong những ngành, nghề mà pháp luật không cấm;
- Tự chủ kinh doanh và lựa chọn hình thức tổ chức kinh doanh; chủ động lựa chọn
ngành, nghề, địa bàn, hình thức kinh doanh; chủ động điều chỉnh quy mô và ngành,
nghề kinh doanh;
- Lựa chọn hình thức, phương thức huy động, phân bổ và sử dụng vốn;
- Chủ động tìm kiếm thị trường, khách hàng và ký kết hợp đồng;
- Kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu;

- Tuyển dụng, thuê và sử dụng lao động theo yêu cầu kinh doanh;
- Chủ động ứng dụng khoa học và công nghệ để nâng cao hiệu quả kinh doanh và
khả năng cạnh tranh;


- Chiếm hữu, sử dụng, định đoạt tài sản của doanh nghiệp;
- Từ chối yêu cầu cung cấp nguồn lực không theo quy định của pháp luật;
- Khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo;
- Tham gia tố tụng theo quy định của pháp luật;
- Quyền khác theo quy định của luật có liên quan.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty
- Ban lãnh đạo: Đại hội đồng cổ đông, 05 thành viên Hội đồng Quản trị, 01
Tổng Giám đốc và 08 Phó Tổng Giám đốc, 01 Kế toán trưởng và 04 thành
viên Ban kiểm soát. Trong đó:
+ Đại hội đồng cổ đông
Ô. Lê Quốc Ân - Chủ tịch HĐQT Công ty - Trưởng ban
Ô. Trần Sỹ Quỳnh - Tổng Giám đốc Công ty - Phó ban
Ô. Cao Nguyên Soái - TV HĐQT Công ty - Ủy viên
Ô. Trần Quốc Toản - TV HĐQT Công ty - Ủy viên
Ô. Nguyễn Phương Anh - TV HĐQT Công ty - Ủy viên
Ô. Phan Hồng Tuấn - Thư ký HĐQT Công ty - Ủy viên
Ô. Phạm Mạnh Hào - Thư ký HĐQT Công ty - Ủy viên
+ HĐQT:
Ô. Lê Quốc Ân - Chủ tịch HĐQT
Ô. Trần Quốc Toản - Thành viên HĐQT, Kế Toán Trưởng
Ô. Trần Sỹ Quỳnh - Thành viên HĐQT, Tổng Giám Đốc
Ô Nguyễn Phương Anh - Thành viên HĐQT, Công bố thông tin
Ô. Cao Nguyên Soái - Thành viên HĐQT

+ Phó Tổng Giám đốc: Ô. Nguyễn Duy Lợi, Ô. Phan Văn Nam, Ô. Đinh Đức
Trọng, Ô. Đỗ Minh Trí, Ô. Ngô Quang Định, Ô. Trần Văn Tiến, Ô. Cao Nguyên
Soái, Ô. Nguyễn Khắc Thành.
+ Ban kiểm soát:
Ô. Nguyễn Văn Bình - Trưởng Ban kiểm soát
Ô. Nguyễn Phú Đạt - Thành viên Ban kiểm soát
Ô. Tô Phi Sơn - Thành viên Ban kiểm soát
Ô. Tô Minh Sơn - Thành viên Ban kiểm soát.
- Công ty có tổng cộng 09 phòng ban chức năng, mỗi phòng đều có 01 Trưởng
phòng hoặc 01 Trưởng ban; và 09 đơn vị sản xuất trực thuộc. Trong đó:
+ 06 Phòng ban chức năng:
Phòng Tài chính kế toán
Phòng Tổ chức Nhân sự
Phòng Kinh tế kỹ thuật
Phòng Hành chính
Phòng Quản lý máy
Phòng Vật tư
Phòng Pháp chế hợp đồng
+ 09 đơn vị sản xuất trực thuộc:

Ban Quản lý chất lượng
Ban An toàn
Ban Dự án & đầu tư

Đội công trình số 2
Đội công trình số 4
Đội công trình số 5
Đội công trình số 6
Đội công trình số 7
Đội công trình số 8

Đội công trình số 9
Đội công trình số 18-2
Đội công trình số 18/3
*Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Lilama 18 [xem phụ lục 02].
1.1.4. Các lĩnh vực hoạt động chính của Công ty
Xây dựng công trình công nghiệp, đường dây tải điện, trạm biến thế, lắp ráp máy
móc thiết bị cho các công trình. Sản xuất và mua bán vật tư, đất đèn, que hàn, ô xy;
phụ tùng, cấu kiện kim loại cho xây dựng. Sản xuất vật liệu xây dựng. Gia công,
chế tạo, lắp đặt, sửa chữa thiết bị nâng, thiết bị chịu áp lực (bình, bể, bồn, đường


ống chịu áp lực), thiết bị cơ, thiết bị điện, kết cầu thép phi tiêu chuẩn; giàn khoan
dầu khí, cung cấp lắp đặt và bảo trì thang máy. Mua, bán vật tư thiết bị (cơ, điện,
nhiệt, lạnh, vật liệu xây dựng, vật liệu bảo ôn, cách nhiệt) các dây chuyền công
nghệ. Tư vấn đầu tư xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông
(cầu, đường, bến cảng, sân bay). Thí nghiệm, hiệu chỉnh hệ thống điện, điều khiển
tự động, kiểm tra mối hàn kim loại. Sơn dặm, bảo ôn, bảo trì bảo dưỡng các công
trình Công nghiệp…
Xác định chế tạo cơ khí là một lĩnh vực then chốt trong chiến lược phát
triển, Lilama 18 đã đầu tư nhiều trang thiết bị máy móc chuyên dụng, đào tạo
nguồn nhân lực chất lượng cao, cũng như áp dụng các tiêu chuẩn quản lý an toàn,
chất lượng có uy tín như: ISO, ASME, OHSAS,... Những năm qua, Lilama 18 đã
tham gia chế tạo hàng trăm nghìn tấn thiết bị có độ chính xác cao cho các dự án
trong nước cũng như xuất khẩu sang thị trường Châu Âu, Châu Á bằng những sản
phẩm được đảm bảo chất lượng, tiến độ cũng như tính ổn định của sản phẩm.
Lilama 18 đã và đang từng bước tham gia vào chuỗi sản xuất toàn cầu bằng các
hợp đồng hợp tác, chế tạo thiết bị xuất khẩu cho các tập đoàn đa quốc gia.
1.2. Về hoạt động của phòng Hành chính
1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ của phòng Hành chính
 Chức năng

- Tham mưu cho Ban Lãnh đạo Công ty và giúp thủ trưởng các đơn vị
trực thuộc tổ chức thực hiện công tác quản trị hành chính;
- Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Công ty về toàn
bộ hoạt động quản trị văn phòng và hành chính của các đơn vị trực
thuộc công ty.
 Nhiệm vụ
- Tổ chức lao động:
+ Tham mưu cho Tổng giám đốc về tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất kinh
doanh; bố trí nhân sự phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty;
+ Quản lý hồ sơ, lý lịch cán bộ công nhân viên toàn Công ty; giải quyết các thủ tục
về chế độ, tuyển dụng, thôi việc, bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật và là thành viên
của Hội đồng Kỷ luật của Công ty;


+ Quy hoạch cán bộ, tham mưu cho Tổng giám đốc quyết định đề bạt và phân công
công tác cán bộ lãnh đạo trong Công ty;
+ Xây dựng quy chế trả lương, nâng lương, nâng bậc và các quy chế liên quan
trong công tác quản lý của Công ty;
+ Xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, thi tay nghề cho
cán bộ công nhân viên trong Công ty;
+ Quản lý lao động, tiền lương cán bộ công nhân viên; cùng Phòng Tài chính – Kế
toán – Thống kê xây dựng tổng quỹ lương và xét phân bố quỹ tiền lương, kinh phí
hành chính của các đơn vị trực thuộc và Công ty;
+ Xử lý phàn nàn, khiếu nại của khách hàng về nhân lực.
- Hành chính:
+ Quản lý, phân phối công văn, văn bản, con dấu; thực hiện lưu giữ các loại tài
liệu;
+ Thực hiện công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ cơ quan, công sở, Nhà máy, xưởng,
công trường và tham gia an ninh quốc phòng tại chính quyền địa phương sở tại;
+ Tham gia thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra và kiểm kê trong toàn Công ty;

+ Quản lý các loại tài sản văn phòng của Công ty; đáp ứng việc cung ứng các loại
máy văn phòng và văn phòng phẩm phục vụ công tác quản lý và sản xuất kinh
doanh của công ty.
*Hình ảnh một góc phòng làm việc của phòng Hành chính Công ty Cổ phần
Lilama 18 [xem phụ lục 03].
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính
Phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 28 bao gồm: 01 Trưởng phòng, 02
Phó phòng, 07 nhân viên Hành chính văn phòng, 03 Lễ tân – Văn thư, 03 Lái
xe, 07 Bảo vệ, 02 nhân viên Nấu ăn, 03 nhân viên Tạp vụ.
*Tiểu kết


Trong chương 1, tôi đã trình bày khái quát chung về tổ chức và hoạt động của
Công ty Cổ phần Lilama 18 như: Lịch sử hình thành và phát triển, chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, đội ngũ nhân sự và lĩnh vực hoạt động
chính của công ty. Đồng thời, vấn đề tổ chức và hoạt động của phòng Hành
chính Công ty Cổ phần Lilama 18 đã được tôi khái quát qua các chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng. Qua đó, những nội dung được
thể hiện trong chương 1 sẽ giúp tôi có được cơ sở lý luận, thực tiễn để triển
khai những nội dung ở chương 2 tốt hơn.


Chương 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG HÀNH
CHÍNH CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA 18
2.1. Một số lý luận chung về văn phòng
2.1.1. Khái niệm văn phòng
Khái niệm “văn phòng” có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau như sau:
Thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ
quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm

quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì
có phòng hành chính.
Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là
địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ, có
tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc, v.v…
Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong
đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những
công việc liên quan đến công tác văn thư.
Các cách hiểu trên về “văn phòng” phản ảnh nhận thức của chúng ta về chức
năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh
giao tiếp ngôn ngữ nhất định. Tuy nhiên, trong hoạt động quản lý hành chính cần
có sự đánh giá toàn diện, đầy đủ và chính xác những hoạt động diễn ra tại bộ phận
này trong các cơ quan, tổ chức để nhằm xây dựng tổ chức và điều hành công việc
của nó ngày càng có hiệu quả. Vì vậy, chúng ta đi đến một khái niệm thống nhất đó
là: “Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và


tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các
điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó1”.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, ý nghĩa của văn phòng
2.1.2.1. Chức năng của văn phòng
 Chức năng tham mưu, tổng hợp
Thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, văn phòng tiến hành những hoạt động
có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ
chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức sự làm việc của lãnh đạo cơ
quan, tổ chức. Như vậy, “tham mưu” bao hàm nội dung tham vấn, còn “tổng hợp”
là thống kê, là xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Việc tách bạch hai
nội dung trên đây là không cần thiết, trong nhiều trường hợp là không thể thực hiện
được hoặc dẫn tới sự phiến diện, chủ quan trong hoạt động ra quyết định quản lý.

Có thể thấy, hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố
khác nhau có tính chủ quan hoặc khách quan. Muốn có được những quyết định
đúng đắn, khoa học, người lãnh đạo không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của
mình, mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các
cấp quản lý, của những người trợ giúp. Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những
ý kiến đó thông thường và phần lớn được thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt
động này mang tính tham vấn và chuyên môn sâu nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn
quyết định tối ưu. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học,
đầy đủ và chính xác những thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản
hồi mà văn phòng thu thập được. Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng
hợp là để tham mưu.2
1 TS.

Lưu Kiếm Thanh (2009). Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước,
Nhà Xuất Bản Khoa học và Kỹ thuật, tr.11
2 TS. Lưu Kiếm Thanh (2009). Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước,
Nhà Xuất Bản Khoa học và Kỹ thuật, tr.12


 Chức năng hậu cần
Các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, tài chính, v.v… là
một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo vận hành bình thường công việc của
mọi cơ quan, tổ chức. Chúng phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không
ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của
cơ quan, tổ chức đó. Đó chính là chức năng hậu cần của văn phòng, một hoạt động
có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ
chức. Nguyên tắc của hoạt động này là phải áp dụng phương thức quản lý sao cho
với chi phí thấp nhất mà đạt được hiệu quả cao nhất3.
2.1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng
Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phòng cần thực hiện

các nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương
trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm
của cơ quan;
- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp,
báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất, kiến nghị các
biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trường;
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về
tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành;
- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ; giải quyết các văn thư, tờ trình của
các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết
các văn thư và tờ trình đó;

3 TS.

Lưu Kiếm Thanh (2009). Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước,
Nhà Xuất Bản Khoa học và Kỹ thuật, tr.13


- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công tác
thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan,
tổ chức khác, cũng như với nhân dân nói chung;
- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân
phối hạn mức kinh phí; báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền
lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của
thủ trưởng;
- Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất,
kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt
động và công tác của cơ quan;
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự, an toàn

cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ
tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh;
- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn
phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng; chỉ đạo và hướng
dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên môn khi
cần thiết.
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng. Thủ trưởng văn phòng (Chánh,
phó văn phòng) phải đề cao trách nhiệm quản lý trong văn phòng và chịu trách
nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan. Tuy nhiên, đối với một số vấn đề quan
trọng có liên quan đến chủ trương, nhiệm vụ, chương trình công tác, báo cáo tình
hình thực hiện nhiệm vụ hàng năm, 6 tháng, thành lập hoặc giải thể các bộ phận
thuộc văn phòng, quy hoạch cán bộ, công chức văn phòng xây dựng cơ bản, mua
sắm trang thiết bị có giá trị lớn, v.v… nên tiến hành theo chế độ tập thể lãnh đạo,
quyết định theo đa số, cá nhân phụ trách. Chánh văn phòng là người điều hành
chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác văn phòng, chỉ đạo công tác của các
phó chánh văn phòng và trực tiếp chỉ đạo một số công việc quan trọng như xây


dựng và theo dõi thực hiện chương trình, kế hoạch công tác cơ yếu, v.v… Có thể
có hai phó chánh văn phòng: một phụ trách tổng hợp, người kia phụ trách hành
chính – quản trị.
Hiệu quả của công tác văn phòng có ý nghĩa quan trọng, nhiều khi có ý
nghĩa quyết định đối với thành công trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, bởi lẽ:
văn phòng giải phóng cho lãnh đạo khỏi tình trạng sự vu không đáng có, tập trung
vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều hành công việc khoa học và
có kết quả hơn; bảo đảm sự hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp
nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức; đảm bảo hoạt động của cơ quan, tổ chức tuân
thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương; giữ được vai trò là cầu nối trong quan
hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, với các cơ quan, tổ chức khác và với nhân dân
nói chung4.

2.1.2.3. Ý nghĩa của công tác văn phòng
Công tác văn phòng bao gồm cả việc tổ chức các yếu tố vật chất tồn tại và
biến đổi theo hoạt động của văn phòng. Nếu công tác văn phòng hoạt động có hiệu
quả thì nó sẽ mang lại những ý nghĩa to lớn sau:
Giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình
hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng.
Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo cơ quan, doanh
nghiệp. Hiệu quả hoạt động của văn phòng có tác dụng trực tiếp đến tính chính xác
và kịp thời của các quyết định quản lý của người lãnh đạo. Công việc văn phòng
không chỉ diễn ra trong nội bộ văn phòng mà còn diễn ra trong phạm vi toàn cơ
quan, doanh nghiệp nên đã có tác động, tầm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả
hoạt động của toàn bộ cơ quan, doanh nghiệp;

4 TS.

Lưu Kiếm Thanh (2009). Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước,
Nhà Xuất Bản Khoa học và Kỹ thuật, tr.13


Văn phòng là đầu mối giao tiếp, là bộ mặt của cơ quan, là “hình ảnh nhìn
thấy” của một cơ quan, doanh nghiệp và do đó cũng gắn liền với uy tín, hiệu quả
hoạt động của cơ quan và phản ánh chính năng lực quản lý, điều hành của người
lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp đó.
2.2. Công tác tổ chức và hoạt động của phòng Hành chính Công ty Cổ
phần Lilama 18
Công ty sử dụng phòng Hành chính thay cho Văn phòng. Về bản chất, hai
tên gọi này không có sự khác biệt. Thông thường, tại các doanh nghiệp tư nhân đặt
tên cho bộ phận Văn phòng là Phòng Hành chính. Vì vậy, tác giả sử dụng tên
phòng Hành chính để trình bày tiếp trong đề tài của mình.
2.2.1. Xây dựng bộ máy phòng Hành chính

Phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 28 bao gồm: 01 Trưởng phòng, 02 Phó
phòng, 07 nhân viên Hành chính văn phòng, 03 Lễ tân – Văn thư, 03 Lái xe, 07
Bảo vệ, 02 nhân viên Nấu ăn, 03 nhân viên Tạp vụ. Trong đó:
- Lãnh đạo phòng Hành chính:
+ Ông Phan Văn Vân – Trưởng phòng: Quản lý, điều hành mọi hoạt động của
phòng;
+ Ông Phan Hồng Tuấn và Ông Phạm Mạnh Hào – Phó phòng: Giúp cho Trưởng
phòng quản lý điều hành và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng;
- Nhân viên Hành chính văn phòng:
+ Ông Nguyễn Duy Đức, Cử nhân Quản trị Kinh doanh
+ Bà Trần Mai Phương, Cử nhân Chính trị học - Quản lý xã hội, Chuyên viên
phòng Hành chính
+ Ông Hoàng Minh Thanh, Cử nhân Kinh tế
+ Bà Lê Thị Minh Thoa, Cử nhân Kinh tế
+ Bà Hoàng Lệ Thanh, Cử nhân Quản trị Kinh doanh


+ Bà Nguyễn Thị Thanh, Cử nhân Quản trị Văn phòng
+ Đặng Duy Khánh, Chuyên viên phòng Hành chính
- Nhân viên Lễ tân – Văn thư: Chị Lưu Thu Hà, Hà Thùy Linh, Trần Ngọc Bích
- Nhân viên Lái xe: Ông Hoàng Văn Hải, Cái Văn Quý, Nguyễn Quang Hợp
- Nhân viên Bảo vệ: Ông Nguyễn Văn Trọng, Trần Đức Long, Bùi Đức Trí, Hà Tuấn
Nghĩa, Nguyễn Minh Hiếu, Trần Văn Phú, Mai Văn Tuấn.
- Nhân viên Nấu ăn: Bà Nguyễn Thị Liệu, Bà Nguyễn Thị Bình – Lao động phổ
thông
- Nhân viên tạp vụ: Bà Nguyễn Thị Nhớ, Bà Lê Thị Sáu, Bà Nguyễn Thị Yến –
Lao động Phổ thông
* Cơ cấu tổ chức bộ máy phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18 [xem phụ lục
04].
Phòng Hành chính có cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, dễ dàng thuận lợi cho việc quản lý, kiểm

tra giám sát nhân viên trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cá nhân cũng
như các công việc được lãnh đạo giao phó.
2.2.2. Tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế tại phòng Hành chính Công ty Cổ
phần Lilama 18
Nếu cơ cấu tổ chức của mỗi doanh nghiệp là “phần cứng” thì quy chế nội bộ chính
là “phần mềm” của tổ chức đấy, được xác định nhằm đảm bảo bộ máy doanh
nghiệp hoạt động nhịp nhàng, hiệu quả theo đúng định hướng chiến lược. Quy chế,
nội quy, quy định hoạt động của phòng Hành chính là cơ sở để nhà quản trị văn
phòng tiến hành công tác điều hành, lãnh đạo.
Trình tự xây dựng những nội quy, quy chế, quy định hoạt động của phòng Hành
chính Công ty Cổ phần Lilama 18 được thực hiện như sau:
Bước 1: Xây dựng dự thảo
Bước 2: Lấy ý kiến đóng góp của mọi người


Bước 3: Hoàn thiện các nội quy, quy chế, quy định hoạt động của phòng Hành
chính
Bước 4: Thông qua các cấp lãnh đạo
Bước 5: Thông báo thi hành những nội quy, quy chế, quy định hoạt động của
Phòng Hành chính
Bước 6: Bổ sung hoàn thiện các nội quy, quy chế, quy định của cơ quan thuộc về
nhiệm vụ của phòng.
Đây là nhiệm vụ đầu tiên mà phòng Hành chính phải thực hiện khi tổ chức đi vào
hoạt động.
Phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18 đã ban hành được một số văn bản
quy định hoạt động cho cả công ty như: Nội quy lao động, quy chế dân chủ tại nơi
làm việc, quy định công tác đào tạo nhân lực; quy chế phân cấp, phân công chức
năng, nhiệm vụ của các phòng, ban chức năng, đơn vị trực thuộc; quy chế công tác
quản trị hành chính,... Tuy nhiên, phòng Hành chính lại ít ban hành ra những quy
chế cụ thể quy định hoạt động của phòng; đa số những quy tắc hoạt động của

phòng được Trưởng phòng và các nhân viên trong phòng quy định riêng với nhau
và nhân viên trong phòng Hành chính tuân thủ theo những chỉ đạo của Trưởng
phòng về một số nội dung như: Thời gian hoàn thành công việc, cách thức thực
hiện công việc…
Thực trạng chấp hành những quy định, quy chế, nội quy của CBNV, NLĐ phòng
Hành chính được thực hiện một cách khá nghiêm túc và nề nếp, tạo ra một môi
trường làm việc văn minh, mang đậm những nét đặc trưng của một môi trường làm
việc doanh nghiệp.
Việc xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế, quy định có tầm quan trọng
đặc biệt, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hình thành và phát triển lâu dài của mỗi doanh
nghiệp. Bởi quy chế vận hành từ chế độ trách nhiệm của cá nhân hay tập thể, cơ
chế phối hợp, cách thức ra quyết định, các nguyên tắc sử dụng nguồn lực đến các


mối quan hệ trong và ngoài doanh nghiệp. Vì vậy, phòng Hành chính nói riêng và
Công ty Cổ phần Lilama 18 nói chung phải chuẩn bị cho mình một kế hoạch có
hiệu quả để xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế, quy định ngày một tốt
hơn.
2.2.3. Xây dựng và thực hiện quy trình làm việc tại phòng Hành chính Công ty
Cổ phần Lilama 18
Phòng Hành chính là bộ phận tham mưu, tổng hợp giúp việc cho Công ty Cổ phần
Lilama 18. Trưởng phòng là người đứng đầu phòng Hành chính, trực tiếp chỉ đạo
và quyết định mọi hoạt động của phòng Hành chính và Trưởng phòng là người
chịu trách nhiệm trước Giám đốc, HĐQT Công ty và trước pháp luật về toàn bộ
hoạt động của phòng Hành chính Công ty.
Có 02 Phó phòng giúp việc cho Trưởng phòng được Trưởng phòng phân công công
tác công việc cụ thể theo quy định và các công việc khác. Giúp việc cho Trưởng
phòng, Phó phòng gồm có các chuyên viên, CBNV, NLĐ thuộc các bộ phận trong
phòng Hành chính.
Nhìn chung, các bộ phận trong phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18 đều

gương mẫu, chấp hành nghiêm kỷ luật lao động, giờ giấc làm việc, hoàn thành tốt
các công việc được Trưởng phòng, Phó phòng, cũng như lãnh đạo Công ty giao
cho.
2.2.4. Công tác nhân sự tại phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18
2.2.4.1. Số lượng và chất lượng đội ngũ CBNV, NLĐ
- Cơ cấu độ tuổi:
Bảng 2.1. Cơ cấu độ tuổi CBNV tại phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18
Tuổi
Dưới 30
Từ 30 – 50
Trên 50
Tổng

Số lượng
7
19
2
28

Tỷ lệ (%)
25,0
67,9
7,1
100
(Nguồn: Phòng Hành chính)


Qua bảng số liệu trên cho thấy đội ngũ CBNV, NLĐ hiện nay trong độ tuổi từ 30 –
50 tuổi chiếm tỷ lệ cao nhất (19 người chiếm 67,9%) và trong độ tuổi trên 50
chiếm tỷ lệ thấp nhất (2 người chiếm 7,1%). Từ thực trạng này có thể thấy rằng số

lượng CBNV, NLĐ về độ tuổi hiện nay rất hợp lý. Với một đội ngũ CBNV trẻ tuổi
sẽ góp phần đưa phòng Hành chính nói riêng và toàn Công ty Cổ phần Lilama 18
nói chung sẽ hoạt động ngày càng phát triển hơn.
- Chất lượng cán bộ, công chức tại phòng Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18:

Bảng 2.2. Bảng tổng hợp trình độ chuyên môn nghiệp vụ CBNV, NLĐ tại phòng
Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18
Trình độ
Thạc sỹ
Đại học
Cao đẳng
Không bằng cấp
Tổng

Số lượng
3
15
5
5
28

Tỉ lệ (%)
10,7
53,5
17,9
17,9
100
(Nguồn: Phòng Hành chính)

Qua bảng số liệu cho thấy, xét về trình độ chuyên môn của CBNV, NLĐ của

phòng Hành chính Công ty hiện nay thì số lượng CBNV có trình độ Đại học chiếm
tỉ lệ cao nhất (53,5%). Trình độ Thạc sỹ còn thiếu (10,7%). Mặc dù trình độ Thạc
sỹ tại phòng Hành chính Công ty còn ít nhưng chất lượng CBNV rất đảm bảo, đáp
ứng được chức năng, nhiệm vụ công việc và yêu cầu của lãnh đạo đề ra.
Bảng 2.3. Bảng tổng hợp trình độ tin học và ngoại ngữ của CBNV, NLĐ của phòng
Hành chính Công ty Cổ phần Lilama 18
Trình độ
Tin học
Chứng chỉ tin học
Ngoại ngữ
Chứng chỉ ngoại
ngữ

Số lượng
15
8

Tỷ lệ (%)
18,6
28,6

(Nguồn: Phòng Hành chính)
Qua bảng số liệu cho thấy số lượng CBNV có trình độ tin học và ngoại ngữ
chiếm tỷ lệ chưa cao. Tuy nhiên, do tính chất yêu cầu về công việc nên đầu vào của