Quy định về chứng từ kế toán: Lập Ký Hợp lệ

QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN: LẬP ­ KÝ ­ HỢP LỆ
Chứng từ  kế  toán là những giấy tờ  và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ  kinh tế, tài 
chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Sau đây, công ty đào tạo Kế  Toán Thiên  Ưng xin được chia sẻ  các quy định liên quan đến  
chứng từ kế toán:

1. Nội dung của chứng từ kế toán:
­ Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
e) Số  lượng, đơn giá và số  tiền của nghiệp vụ  kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số  tiền  
của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;


g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ 
kế toán.
­ Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 Điều này, chứng 
từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.
Theo điều 16 của Luật kế toán số: 88/2015/QH13
2. Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán:
­ Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với 
đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của 
Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và  
đối chiếu.
­ Trường hợp không tự  xây dựng và thiết kế  biểu mẫu chứng từ  cho riêng mình, doanh  
nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chép chứng từ kế toán 
theo hướng dẫn tại chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng
­ Các doanh nghiệp có các nghiệp vụ  kinh tế, tài chính đặc thù thuộc đối tượng điều chỉnh 

của các văn bản pháp luật khác thì áp dụng theo quy định về chứng từ tại các văn bản đó.
3. Lập chứng từ kế toán:
­ Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải 
lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài 
chính.
­ Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định  
trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị  kế  toán được tự  lập  
chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại mục 1 nêu trên.
­ Nội dung nghiệp vụ  kinh tế, tài chính trên chứng từ  kế  toán không được viết tắt, không  
được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt 
quãng, chỗ  trống phải gạch chéo. Chứng từ bị  tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị  thanh toán  
và ghi sổ  kế  toán. Khi viết sai chứng từ kế  toán thì phải hủy bỏ  bằng cách gạch chéo vào  
chứng từ viết sai.


­ Chứng từ  kế  toán phải được lập đủ  số  liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên 
chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
­ Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách 
nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
Theo điều 18 của Luật kế toán số: 88/2015/QH13
=> Các bạn có thể tham khảo thêm 1 hướng dẫn nữa về lập chứng từ kế toán điều 118 của  
Thông tư 200/2014/TT­BTC như sau:
Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội 
dung. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên 
chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của 
tất cả các liên chứng từ.
4. Ký chứng từ kế toán:
­ Chứng từ  kế  toán phải có đủ  chữ  ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ  ký trên  
chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán 
bằng mực màu đỏ  hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ  kế  toán của một  

người

 

phải

 

thống

 

nhất.

­ Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính  
phủ. 
Trường hợp người khiếm thị là người bị  mù hoàn toàn thì khi ký chứng từ  kế  toán phải có  
người sáng mắt được phân công của đơn vị  phát sinh chứng từ  chứng kiến. Đối với người 
khiếm thị không bị mù hoàn toàn thì thực hiện ký chứng từ kế toán như quy định tại Luật kế 
toán. (Theo khoản 3 điều 5 của Nghị định 174/2016/NĐ­CP)
­ Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. 
Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của 
người ký.
­ Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc  
người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi 
tiền phải ký theo từng liên.


­ Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ  ký trên chứng từ  điện tử có giá trị  như  chữ 
ký trên chứng từ bằng giấy.

Theo điều 19 của Luật kế toán số: 88/2015/QH13
=> Các bạn có thể tham khảo thêm 1 vài hướng dẫn nữa về lập chứng từ kế toán điều 118  
của Thông tư 200/2014/TT­BTC và điều 85 của thông tư 133/2016/TT­BTC như sau:
+ Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá  
trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất 
cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký  
bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng  
liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký  
đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với 
chữ ký các lần trước đó.
+ Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử  người phụ  trách kế  toán  
để  giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ  ký kế  toán trưởng được thay bằng chữ ký của 
người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm  
vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.
+ Chữ  ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được  
uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải  
phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên 
trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.
+ Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ  quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người  
đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.
+ Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế 
toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền).  
Sổ  đăng ký mẫu chữ  ký phải đánh số  trang, đóng dấu giáp lai do Thủ  trưởng đơn vị  (hoặc  
người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu 
trong sổ đăng ký.


+ Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ  quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ  kế 
toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.
+ Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy 

định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.
5. Hóa đơn
­ Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận  
thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật.
­ Nội dung, hình thức hóa đơn, trình tự lập, quản lý và sử dụng hoá đơn thực hiện theo quy  
định của pháp luật về thuế.
6. Chứng từ điện tử
­ Chứng từ  điện tử  được coi là chứng từ  kế  toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16  
của Luật này và được thể  hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị  thay 
đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như 
băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
­ Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình  
sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm  
nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử  dụng chứng từ  điện tử  không đúng quy định. Chứng từ 
điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc  
nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
­ Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc 
ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng  
từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao  
dịch, thanh toán.
7. Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán
­ Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán.
­ Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự  thời gian và bảo  
quản an toàn theo quy định của pháp luật.


­ Chỉ  cơ  quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong 
chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ  quan nhà nước  
có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao  
chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng  

từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
­ Cơ  quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế  toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số 
lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.
8. Xử phạt vi phạm quy định về chứng từ kế toán:
Theo điều 8 của Nghị định 41/2018/NĐ­CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế 
toán thì:
1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;
b) Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán;
c) Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu;
d) Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn;
đ) Chứng từ chi tiền không ký theo từng liên.
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán;
b) Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký;
c) Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền;
d) Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký;
đ) Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ;
e) Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định;
g) Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng.
3. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
b) Thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả  mạo, khai man chứng từ  kế  toán nhưng chưa 
đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;


c) Lập chứng từ  kế  toán có nội dung các liên không giống nhau trong trường hợp phải lập  
chứng từ kế toán có nhiều liên cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
d) Không lập chứng từ kế toán khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
đ) Lập nhiều lần chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

e) Thực hiện chi tiền khi chứng từ chi tiền chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền  
theo quy định của pháp luật về kế toán.
4. Biện pháp khắc phục hậu quả:
a) Bổ sung các yếu tố chưa đầy đủ của chứng từ đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 1 
Điều này;
b) Buộc hủy các chứng từ kế toán bị khai man, giả mạo đối với hành vi quy định tại điểm a  
khoản 3 Điều này;
c) Buộc lập bổ sung chứng từ chưa được lập khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đối  
với hành vi quy định tại điểm d khoản 3 Điều này;
d) Buộc hủy các chứng từ  kế  toán đã được lập nhiều lần cho một nghiệp vụ  kinh tế, tài 
chính phát sinh đối với hành vi quy định tại điểm đ khoản 3 Điều này.