Quản lý hoạt động thông tin thư viện ở học viện phòng không không quân

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIÁO DỤC

ĐẶNG HOÀI NAM

QUẢN LÝ HOA ̣T ĐỘNG THÔNG TIN - THƢ VIỆN
Ở HỌC VIỆN PHÒNG KHÔNG - KHÔNG QUÂN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ GIÁO DỤC

HÀ NỘI - 2013
1


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIÁO DỤC

ĐẶNG HOÀI NAM

QUẢN LÝ HOA ̣T ĐỘNG THÔNG TIN - THƢ VIỆN
Ở HỌC VIỆN PHÒNG KHÔNG - KHÔNG QUÂN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ GIÁO DỤC
CHUYÊN NGÀNH: QUẢN LÝ GIÁO DỤC
Mã số: 60 14 05

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: GS. TS. Nguyễn Lô ̣c

HÀ NỘI - 2013
2

LêI C¶M ¥N
Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn tập thể các thầy giáo, cô giáo
Trường Đại học giáo dục, Trường Đại học Quốc gia Hà Nội, đã tận tình
giảng dạy, hướng dẫn tôi trong suốt khóa học.
Đặc biệt tôi xin bày tỏ sự kính trọng và lòng biết ơn sâu sắc đến Giáo
sư,Tiến sỹ Nguyễn Lộc, người thầy đã trực tiếp hướng dẫn, định hướng khoa
học, tận tình chỉ bảo, động viên và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên
cứu và hoàn thành đề tài luận văn.
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Đảng ủy Ban Giám đốc Học viện Phòng
không - Không quân, Phòng Khoa học quân sự, Ban Thông tin Khoa học
quân sự, các cơ quan chức năng đã tạo điều kiện cho tôi đi học. Cảm ơn Thư
viện Học viện Phòng không - Không quân, các cơ quan trong Học viện đã tạo
điều kiện giúp đỡ để tôi hoàn thành luận văn này.
Cảm ơn người thân trong gia đình đã động viên, giúp tôi trong
suốt quá trình tôi học tập, nghiên cứu và hoàn thành đề tài luận văn. Cảm
ơn bạn bè, đồng nghiệp đã động viên, giúp đỡ tôi trong quá trình tôi hoàn
thành khóa học.
Mặc dù đã rất cố gắng nhưng trong quá trình thực hiện đề tài những
thiếu sót là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy tôi rất mong nhận được sự góp ý
của các thầy cô giáo, bạn bè, đồng nghiệp và những người quan tâm đến vấn
đề được trình bày trong luận văn.
Hà Nội, tháng 12 năm 2013
Tác giả

Đặng Hoài Nam

3

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHƢ̃ VIẾT TẮT

Viết tắt

Viết đủ

BSTL

Bổ sung tài liệu

CBQL

Cán bộ quản lý

CBTV

Cán bộ thƣ viện

CNTT

Công nghệ thông tin

CNH-HĐH

Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa

CSDL

Cơ sở dữ liệu

GD-ĐT

Giáo dục - Đào tạo

GD-DH

Giáo dục - Dạy học

KHQS

Khoa ho ̣c quân sƣ̣

KTQS

Kỹ thuật quân sự

KT-XH

Kinh tế - Xã hội

NCKH

Nghiên cứu khoa học

NXB

Nhà xuất bản

NDT

Ngƣời dùng tin

NTQS

Nghê ̣ thuâ ̣t quân sƣ̣

PK-KQ

Phòng không - Không quân

TTKH

Thông tin khoa học

TTKHQS

Thông tin khoa học quân sự

TT-TV

Thông tin - Thƣ viê ̣n

TB

Trung bình

VTL

Vốn tài liệu

4


DANH MỤC CÁC BẢNG

Trang
Bảng 2.1.Thống kê trình độ của cán bộ TT-TV……………………...................

41

Bảng 2.2. Số cán bộ quản lý , giảng viên, công nhân viên và ho ̣c viên đƣợc lấy

42

ý kiến….........…………....................................................................
Bảng 2.3.Thực trạng thực hiện các nội dung quản lý công tác lập kế hoạch ở

42

Học viện PK-KQ…...............................................................................
Bảng 2.4. Đánh giá thực trạng các nội dung quản lý qui trình kỹ thuậtTT-TV..

44

Bảng 2.5.Trình độ của cán bộ, nhân viên…………….………............................

46

Bảng 2.6. Kết quả công tác đào tạo, bồi dƣỡng CB về nghiệp vụ, chính trị từ 49
năm 2008 - 2013 ……………..............................................................

Bảng 2.7.Cơ cấu nội dung của vốn tài liệu……………………..........……….…. 52
Bảng 2.8. Mức độ đáp ứng nhu cầu của vốn tài liệu...........................................

53

Bảng 2.9. Nhu cầu tin về các lĩnh vực chuyên môn của NDT….........................

56

Bảng 2.10. Nhu cầu tin về các loại hình tài liệu………………...........................

57

Bảng 2.11. Mức độ sử dụng các loại hình phục vụ tai thƣ viê ̣n............................ 59
Bảng 2.12. Thực trạng các nội dung quản lý công tác kiểm tra, báo cáo, đánh

62

giá chất lƣợng hoạt động của thƣ viện……………………................
Bảng 3.1. Số nghiệm thể tham gia khảo nghiệm về tính cần thiết và tính khả thi

92

Bảng 3.2. Kết quả khảo nghiệm tính cần thiết của các biện pháp quản lý..........

92

Bảng 3.3. Kết quả khảo nghiệm tính khả thi của các biện pháp quản lý đề xuất.. 94
Bảng 3.4. Tổng hợp kết quả khảo nghiệm giữa tính cần thiết và tính khả thi 96
của các biện pháp quản lý đề xuất

5


DANH MỤC BIỂU ĐỒ

Trang
Sơ đồ 1.2. Tháp thông tin………………...........................…………………...........16
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức hành chính của Ho ̣c viê ̣n Phòng không - Không quân...36
Biểu đồ 3.1. Tƣơng quan giữa tính cần thiết và tính khả thi.....................................97

6


MỤC LỤC

Trang

LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................. i
KÝ HIỆU CHƢ̃ VIẾT TẮT ....................................................................................... ii
DANH MỤC CÁC BẢNG........................................................................................ iii
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ ....................................................................................... iv
MỤC LỤC ...................................................................................................................v
MỞ ĐẦU .....................................................................................................................1
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƢ
VIÊN
̣ TRƢỜNG ĐẠI HỌC ........................................................................................5
1.1. Tổ ng quan nghiên cứu vấn đề ..............................................................................5
1.1.1. Quá trình phát triển thƣ viện trên thế giới.........................................................5
1.1.2. Quá trình phát triển thƣ viện ở Việt Nam .........................................................6

1.1.3. Vài nét về Thƣ viện đại học Việt Nam .............................................................7
1.1.4. Quan điểm của V.I. Lênin về thƣ viện ..............................................................8
1.1.5. Quan điểm của Đảng cộng sản Việt Nam về công tác thƣ viện........................9
1.2. Mô ̣t số khái niê ̣m cơ bản ......................................................................................6
1.2. 1. Khái niệm quản lý và chức năng quản lý .........................................................6
1.2.2. Khái niệm thông tin .........................................................................................11
1.2.3. Khái niệm thƣ viê ̣n và chƣ́c năng thƣ viện .....................................................17
1.3. Thƣ viện trƣờng đại học .....................................................................................19
1.3.1. Nhiệm vụ của thƣ viện đại học .......................................................................19
1.3.2. Hoạt động thông tin - thƣ viê ̣n thông tin - thƣ viê ̣n trong trƣờng đại học ......20
1.4. Quản lý hoạt động thông tin - thƣ viê ̣n trong trƣờng đại học ............................23
1.4.1. Khái niệm quản lý thông tin - thƣ viê ̣n trong trƣờng đại học ........................23
1.4.2. Các nguyên tắc quản lý cơ quan thông tin - thƣ viê ̣n .....................................23
1.4.3. Các phƣơng pháp quản lý thƣ viện ................................................................24
1.4.4. Cơ chế quản lý hoạt động thông tin - thƣ viê ̣n trong trƣờng đại học .............25
1.4.5. Yêu cầu quản lý hoạt động thông tin - thƣ viện trong trƣờng đại học ...........26
1.4.6. Nội dung quản lý hoạt động thông tin - thƣ viê ̣n trong trƣờng đa ̣i ho ̣c .........27
1.4.7. Hoạt động thông tin - thƣ viê ̣n trong trƣờng đa ̣i ho ̣c quân sƣ̣........................29
1.4.8. Yêu cầu đối với hoạt động thông tin - thƣ viê ̣n trong trƣờng đa ̣i ho ̣c ...........30

7


Chƣơng 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƢ VIỆN Ở HỌC VIÊ ̣N PHÒNG KHÔNG - KHÔNG QUÂN ...........................33
2.1. Vài nét khái quát về Học viện PK-KQ ...............................................................33
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Ho ̣c viê ̣n PK-KQ .....................................33
2.1.2. Các chuyên ngành đào tạo ..............................................................................35
2.1.3. Quan hê ̣ hơ ̣p tác Quố c tế ................................................................................35
2.2. Vài nét khái quát về hoạt động thông tin - thƣ viê ̣n ở Ho ̣c viê ̣n PK-KQ ...........35
2.2.1. Tổ chức hoạt động của thƣ viện ......................................................................36

2.2.2. Chức trách, nhiệm vụ của cán bộ và nhân viên thƣ viện ...............................37
2.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của hoa ̣t đô ̣ng thông tin - thƣ viê ̣n. .............................39
2.2.4. Cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động của cơ quan thông tin - thƣ viê ̣n ..........40
2.2.5. Thực trạng công tác quản lý hoạt động thông tin - thƣ viê ̣n ..........................41
2.2.6. Thực trạng quản lý công tác lập kế hoạch hoa ̣t đô ̣ng thông tin - thƣ viê ̣n .....42
2.2.7. Thực trạng quản lý quy trình kỹ thuật thông tin - thƣ viê ̣n ............................44
2.2.8. Thực trạng công tác quản lý nhân lực thông tin - thƣ viện ............................46
2.2.9. Công tác quản lý, đào tạo và bồi dƣỡng cán bộ thông tin - thƣ viê ̣n .............47
2.2.10. Thực trạng công tác quản lý phát triển vốn tài liệu ......................................49
2.2.11. Thực trạng công tác quản lý hoạt động phục vụ bạn đọc .............................54
2.2.12. Tổ chức các hoạt động phục vụ bạn đọc .......................................................58
2.2.13. Thực trạng công tác quản lý cơ sở vật chất, trang bi ̣ ...................................60
2.2.14. Thực trạng quản lý công tác kiểm tra, báo cáo, đánh giá ............................62
Chƣơng 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƢ
VIỆN Ở HỌC VIÊ ̣N PHÒNG KHÔNG - KHÔNG QUÂN .....................................65
3.1. Căn cứ để đề xuất các biện pháp ........................................................................65
3.1.1. Căn cứ vào hệ thống lý luận đã trình bày ở Chƣơng 1 ..................................65
3.1.2. Căn cứ vào thực trạng đã khảo sát và những kết luận
...………………..……..65
3.1.3. Căn cứ vào mục tiêu đào tạo của Ho ̣c viê ̣n PK-KQ .......................................65
3.1.4. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ thƣ viện ......................................................66
3.2. Yêu cầu của các biện pháp đề xuất ....................................................................67
3.2.1. Tính cấp thiết...................................................................................................67
3.2.2. Tính đồng bộ, hỗ trợ lẫn nhau ........................................................................68

8


3.2.3. Tính hiệu quả ..................................................................................................68
3.2.4. Tính thực tiễn và khả thi ................................................................................68

3.3. Một số biện pháp quản lý hoạt động thông tin - thƣ viê ̣n ở Ho ̣c viê ̣n PK-KQ..69
3.3.1. Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức cho đô ̣i ngũ cán bô ̣, nhân viên............… 69
3.3.2. Biê ̣n pháp 2: Kế hoạch hoá hoạt động thông tin - thƣ viê ̣n............................70
3.3.3. Biên pháp 3: Tăng cƣờng nguồn lực thông tin có định hƣớng ......................73
3.3.4. Biê ̣n pháp 4: Chỉ đạo chặt chẽ qui trình kỹ thuật nhằm nâng cao .................77
3.3.5. Biên pháp 5: Đổi mới nâng cao chất lƣợng các hình thức phục vụ ..............79
3.3.6. Biê ̣n pháp 6: Tăng cƣờng cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ .....................82
3.3.7. Biê ̣n pháp 7: Tổ chức lao động khoa học, đảm bảo cho việc.........................85
3.3.8. Biê ̣n pháp 8: Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá ......................87
3.4. Mối quan hệ giữa các biện pháp quản lý............................................................90
3.5. Khảo nghiệm về tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp ......................91
3.5.1. Quy trình khảo nghiệm...................................................................................91
3.5.2. Kế t quả khảo nghiệm các biê ̣n pháp đề xuấ t ...................................................92
KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ ...........................................................................99
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................102
PHỤ LỤC…………………………………………………………………...….....104

9


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong thời đại ngày nay, công tác thông tin nói chung và TT-TV nói riêng có
một tầm quan trọng đặc biệt và ảnh hƣởng sâu sắc tới mọi lĩnh vực của đời sống xã
hội, trong đó có lĩnh vực giáo dục và đào tạo. Việc khai thác hiệu quả thông tin đã
trở thành một trong những nhân tố hàng đầu trong chiến lƣợc phát triển kinh tế - xã
hội của bất kỳ một quốc gia nào. Thƣ viện là cầu nối giữa thông tin và ngƣời sử
dụng. Thƣ viện là một yếu tố căn bản và quan trọng, là thƣớc đo đánh giá vai trò,
chức năng, nhiệm vụ, hiệu quả đào tạo của đại học và không thể tách rời trƣờng đại
học với thƣ viện.

Trong trƣờng đại học, thƣ viện góp phần đào tạo nguồn nhân lực có tri thức
cho đất nƣớc, thúc đẩy tiến bộ xã hội, phát triển sản xuất và các khoa học công
nghệ. Thƣ viện cung cấp cho xã hội những thông tin khoa học mới mẻ, đặc biệt là
những thành quả của các công trình nghiên cứu khoa học của cán bộ giảng viên và
học viên trong trƣờng. Đây là dạng thông tin mang tính đặc thù và đôi khi là những
thông tin độc nhất, khó tìm thấy ở nơi khác.
Thƣ viện bổ sung và cập nhật những kiến thức mới, những phƣơng pháp giảng
dạy tiên tiến làm cho việc học tập và giảng dạy thêm sinh động và hấp dẫn. Thƣ
viện mở rộng điều kiện học tập cho học viên cả về không gian, thời gian và các lĩnh
vực tri thức hơn so với khuôn khổ qui định về nội dung, chƣơng trình và kế hoạch
đào tạo của nhà trƣờng.
Tham gia quá trình ứng dụng công nghệ thông tin và Internet vào giảng dạy học tập, nghiên cứu khoa học, thƣ viện trở thành những trung tâm thông tin - tƣ liệu
thực sự, góp phần đắc lực biến thông tin thành tri thức bằng cách liên kết các nguồn
tài nguyên thông tin với nhau, đồng thời mở rộng khả năng đáp ứng nhu cầu tin của
mọi đối tƣợng qua sự hợp tác liên thông và chia sẻ nguồn lực thông tin một cách
nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm cả thời gian và vật chất cho ngƣời sử dụng. Vai
trò giáo dục, góp phần đào tạo nguồn nhân lực của cán bộ thƣ viện đƣợc thể hiện rõ
nét qua việc hƣớng dẫn, giảng dạy về các kỹ năng tìm kiếm và khai thác thông tin
để hỗ trợ cho ngƣời dùng tin khai thác hiệu quả nguồn thông tin sẵn có.

10


Hiện nay, yêu cầu đổi mới giáo dục đại học đòi hỏi các trƣờng đại học phải
đổi mới cơ bản, toàn diện: mục tiêu, nội dung chƣơng trình, phƣơng pháp dạy-học,
đội ngũ giảng viên, cơ sở vật chất và trang thiết bị dạy học. Trong các yếu tố đó, thƣ
viện là yếu tố rất đáng đƣợc quan tâm và đặc biệt chú trọng, vì thƣ viện đại học là
trung tâm tri thức của một trƣờng đại học, là bộ phận không thể thiếu trong việc
cung cấp thông tin, tạo điều kiện cho ngƣời học phát triển toàn diện, là nơi mà thầy
và trò cùng phát huy tinh thần "tự học, học liên tục, học suốt đời". Bởi vậy, trƣớc sự

đổi mới của nền giáo dục đại học buộc các các nhà quản lý thƣ viện đại học phải
nắm bắt và kịp thời tự điều chính hoạt động quản lý của mình để nhanh chóng đón
nhận và đáp ứng với sự đổi mới đó.
Hoạt động giáo dục đại học luôn gắn liền với hoạt động chuyển giao tri thức
và nghiên cứu khoa học. Trong đó, một trong những nhân tố đặc biệt quan trọng,
quyết định chất lƣợng chuyển giao tri thức và nghiên cứu khoa học là khả năng
cung cấp nguồn tin để thúc đẩy việc tự học, tự nghiên cứu trƣớc hết của các nhà
quản lý, của giảng viên, của học viên trong trƣờng đại học. Đây chính là sứ mệnh
của hoa ̣t đô ̣ng TT -TV trong các trƣờng đại học. Vì vậy quá trình đổi mới giáo dục
đại học phải đồng nghĩa với quá trình đổi mới hoa ̣t đô ̣ng TT -TV đại học nhằm thoả
mãn tốt nhất nhƣ cầu thông tin cho ngƣời dùng tin ở mọi lúc, mọi nơi.
Học viện PK-KQ là một trung tâm đào tạo, bồi dƣỡng sĩ quan chỉ huy, tham
mƣu PK-KQ cấp chiến dịch - chiến thuật, đào tạo Thạc sỹ khoa học quân sự, sỹ
quan chỉ huy, sỹ quan chỉ huy kỹ thuật PK-KQ cấp phân đô ̣i .., hợp tác đào tạo cán
bộ cao cấp quân sự quốc tế. Cùng với nhiệm vụ GD-ĐT. Học viện còn thực hiện
nhiệm vụ NCKH góp phần vào việc hoạch định chính sách, chiến lƣợc về quốc
phòng-an ninh cho Đảng, Nhà nƣớc, Quân đội. Để thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ
trên, công tác TT-TV luôn đƣợc Đảng uỷ, Ban Giám đốc Học viện quan tâm và xem
là một trong những nhiệm vụ chính trị quan trọng, một công cụ đắc lực không thể
thiếu trong quá trình GD -ĐT và NCKH . Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng bộ Học
viện PK-KQ lần thứ II (2005-2010) chỉ rõ: “Củng cố, nâng cao chất lƣợng hoa ̣t
đô ̣ng Thông tin KHQS trong đó có TT -TV phục vụ tích cực cho nhiệm vụ GD-ĐT
và NCKH. Tin học hóa và nâng cao chất lƣợng hoạt động TT-TV, phục vụ kịp thời,
đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu của cán bộ, giáo viên, học viên”. Nghị quyết

11


Đại hội đại biểu Đảng bộ Học viện PK-KQ lần thứ III nhiệm kỳ (2010 - 2015) tiếp
tục khẳng định vai trò và tầm quan trọng của công tác TT-TV đối với việc thực

hiện thắng lợi nhiệm vụ chính trị của Học viện trong tình hình mới.
Trong những năm qua hoa ̣t đô ̣ng TT -TV đã trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực
cho quá trình học tập của học viên cũng nhƣ nâng cao chất lƣợng giảng dạy của đội
ngũ giảng viên hoa ̣t đô ̣ng TT-TV cần phải đổi mới hoạt động TT-TV, phát triển vốn
tài liệu thƣ viện đa dạng và phong phú, đặc biệt phát triển dạng tài liệu điê ̣n t ử, cải
tiến phƣơng thức phục vụ, đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong tất cả các hoạt động
TT-TV. Đó là những yêu cầu cấp bách đòi hỏi Học viện PK-KQ tìm ra các giải
pháp và hƣớng đi phù hợp để đáp ứng các yêu cầu trên trong giai đoạn mới.
Từ những lý do trên, tôi chọn đề tài: “Quản lý hoạt động thông tin - thư viê ̣n
ở Học viện Phòng không - Không quân” làm đề tài nghiên cứu của mình.
2. Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về quản lý và thực trạng quản lý hoạt động của
TT-TV, đề xuất một số biện pháp quản lý hoạt động TT-TV đáp ứng yêu cầu GDĐT và NCKH ở Ho ̣c viê ̣n PK-KQ.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống hoá cơ sở lý luận của đề tài: Quản lý, quản lý giáo dục, quản lý
hoạt động TT-TV trong trƣờng ĐH, trƣờng ĐH quân sƣ̣.
Khảo sát, đánh giá thực trạng quản lý hoạt động TT-TV ở Ho ̣c viê ̣n PK-KQ.
Đề xuất một số biện pháp quản lý hoạt động TT-TV đáp ứng yêu cầu GD-ĐT
và NCKH ở Học viện PK-KQ trong giai đoạn mới.
4. Khách thể và đối tƣợng nghiên cứu
4.1. Khách thể nghiên cứu
Công tác quản lý hoạt động TT-TV ở Ho ̣c viê ̣n PK-KQ.
4.2. Đối tượng nghiên cứu
Các biện pháp quản lý hoạt động TT-TV ở Ho ̣c viê ̣n PK-KQ.
5. Phạm vi nghiên cứu
- Nghiên cứu thực trạng quản lý TT-TV ở Ho ̣c viê ̣n PK -KQ giai đoa ̣n từ năm
2008 - 2013.
- Đề xuất các biện pháp quản lý hoạt động TT-TV đáp ứng yêu cầu GD-ĐT và

12

NCKH ở Ho ̣c viê ̣n PK-KQ trong giai đoạn mới.
6. Giả thuyết khoa học
Trong những năm qua, công tác quản lý hoa ̣t đô ̣ng TT -TV ở Ho ̣c viê ̣n PK -KQ
đã đạt đƣợc những thành tích đáng kể trong công tác phục vụ GD-ĐT và NCKH của
Học viện PK-KQ. Trƣớc yêu cầu đổi mới giáo du ̣c, nếu có những biện pháp quản lý
phù hợp sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin - thƣ viện, một trong
các yếu tố quyết định chất lƣợng đào tạo của của Ho ̣c viê ̣n PK-KQ.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu, chúng tôi sử dụng phối hợp các
phƣơng pháp sau:
7.1. Phương pháp nghiên cứu lý luận
7.2. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn
7.2.1. Phương pháp tổng kết kinh nghiệm
7.2.2. Điều tra, khảo sát: sử dụng gián tiếp bằng phiếu điều tra
7.2.3. Phỏng vấn, trao đổi: gặp gỡ, trao đổi, hỏi ý kiến (trực tiếp, gián tiếp) với các
nhà quản lý, giáo viên, học viên...
7.3. Phương pháp thống kê toán học
8. Cấu trúc luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, khuyến nghị, tài liệu tham khảo và phụ lục, luận
văn có 3 chƣơng.
Chƣơng l. Cơ sở lý luận về quản

lý hoạt động thông tin

- thƣ viê ̣n ở

trƣờng đa ̣i ho ̣c .
Chƣơng 2: Thực trạng công tác quản lý hoạt động thông tin - thƣ viê ̣n ở Học

viê ̣n Phòng không - Không quân
Chƣơng 3: Mô ̣t số biện pháp quản lý hoạt động thông tin - thƣ viện ở Học viện
Phòng không - Không quân.

13


CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ
HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC
1.1 . Tổ ng quan nghiên cứu vấn đề
Thƣ viện và vấn đề tổ chức quản lý TT-TV đƣợc các nhà khoa học trên thế
giới và Việt Nam thuộc các chuyên ngành nghiên cứu dƣới nhiều góc độ khác nhau.
1.1.1 . Quá trình phát triển thư viện trên thế giới
Thời cổ đại: Những phát hiện khảo cổ học cho biết thƣ viện đã có từ 3.000
năm trƣớc công nguyên ở vùng châu thổ Lƣỡng Hà. Theo các nhà khoa học, khảo
cổ học thì những thƣ viện đầu tiên của loài ngƣời gồm hàng nghìn bảng ký hiệu đất
sét đã có mặt trong các cung điện của Nippua (thuộc Irắc ngày nay) từ 3.000-2.000
năm trƣớc công nguyên. Ở những nơi là phát nguyên của nền văn minh cổ đại nhƣ
cổ Ai Cập, cổ Hy Lạp, cổ La Mã, Trung Quốc đều đã có dấu tích của tài liệu thƣ
viện. Thời kỳ này, vật chất làm tài liệu là đất sét, mai rùa, gỗ, tre, Papyrus, da, giấy.
[34;11]
Có một số dạng thƣ viện chủ yếu sau: thƣ viện của nhà vua; thƣ viện của các
đền, miếu; thƣ viện tƣ nhân [34;11].Thời kỳ này có các thƣ viện nổi tiếng nhƣ: Thƣ
viện của vua Atxuabanipan (Atxiri) thành lập vào thế kỷ VII trƣớc công nguyên với
20.000 cuốn sách bằng đất sét. Thƣ viện Pergam thế kỷ III trƣớc công nguyên đến
thế kỷ I có 200.000 sách chép tay. Thƣ viện Ai Cập đƣợc thành lập vào thế kỷ III
trƣớc công nguyên. Có ngƣời gọi đó là thƣ viện công cộng đầu tiên trong lịch sử
loài ngƣời. Vốn tài liệu là khoảng 700.000 bản sách Papyrus gồm nhiều loại khoa
học khác nhau. [34;12]

Thời kỳ phong kiến: Thƣ viện vẫn tiếp tục phát triển, đặc biệt trong các nhà
thờ, chùa chiền, trƣờng học. Thời kỳ Trung cổ, các thƣ viện Châu Âu do các thế lực
tôn giáo chi phối, kiểm soát vốn tài liệu nên phát triển hết sức chậm chạp… Mãi
đến khi xuất hiện các trƣờng đại học đầu tiên ở Châu Âu (Thƣ viện trƣờng đại học
tổng hợp Pari, năm 1150. Thƣ viện Trƣờng đại học tổng hợp Xoocbon, năm
1253)… thì sự nghiệp thƣ viện phát triển rất mạnh. Thƣ viện dần thoát khỏi ảnh
hƣởng nhà thờ và phát triển, có những đóng góp tích cực và hữu ích cho xã hội.
[34;12]

14


Thời kỳ cận đại: Giai cấp tƣ sản xuất hiện. Nền sản xuất máy móc ra đời . Yêu
cầu đối với ngƣời sản xuất tăng lên: họ phải đƣợc đào tạo và nâng cao tay nghề
thƣờng xuyên để theo kịp sự đổi mới ngày càng nhanh của máy móc, công nghệ.
Điều đó cũng tạo nên sự phát triển của giáo dục. Thƣ viện thực hiện tốt vai trò giáo
dục ngoài nhà trƣờng. [34;12]
Thời kỳ hiện đại: Các nƣớc độc lập xuất hiện ngày càng nhiều, thế giới chia
làm 2 phe đối địch nhau, ganh đấu nhau đồng thời cũng kìm hãm nhau phát triển.
[34;13]
Các thƣ viện với đủ lại hình khác nhau phát triển rầm rộ. Liên Xô có hơn
360.000 thƣ viện thuộc các loại hình khác nhau. Thực chất các thƣ viện đã phát
triển đến mọi làng xã. Các thƣ viện này lôi cuốn hầu nhƣ toàn dân Liên Xô đọc sách
(nhân dân Liên Xô đƣợc coi là dân tộc đọc). [34;13]
Mỹ có hơn 15.000 thƣ viê ̣n công c ộng phục vụ cho khoảng 80% ngƣời dân.
[34;13]
Nhiều vật mang tin mới, đặc biệt các vật mang tin điện tử.
1.1.2 . Quá trình phát triển thư viện ở Việt Nam
Ở Việt Nam, theo sƣ̉ sách thƣ viện đầu tiên xuất hiện vào năm 1011 khi một
số sứ thần của nƣớc ta sang Trung Quốc (từ năm 1007) và mang các sách kinh phật

về (1009). Thời kỳ phong kiến nƣớc ta cũng có một số thƣ viện công (của nhà
nƣớc), nhà nƣớc cũng có sắc phong một số quan chức thƣ viện nhƣng chủ yếu là
các thƣ viện trong nhà chùa, trong các nhà nho. Không có một số liệu nào nói về sự
phát triển của Thƣ viện Việt Nam thời phong kiến. Qua một số tác phẩm của Lê
Quý Đôn, Phan Huy Chú ta biết rằng các thƣ tịch nƣớc ta bị mất rất nhiều trong các
cuộc xâm lƣợc của phong kiến phƣơng Bắc cũng nhƣ các cuộc chiến tranh giành
quyền lực của các tập đoàn quyền lực nƣớc nhà. Tuy nhiên, có thể đƣa ra một kết
luận là các thƣ viện nƣớc ta thời kỳ phong kiến có số lƣợng chƣa nhiều, vốn sách ít
ỏi và chịu ảnh hƣởng của kỹ thuật thƣ viện Trung Quốc. [34;16]
Trong quá trình đô hộ Việt Nam, thực dân pháp cũng đã xây dựng ở nƣớc ta
một số thƣ viện mà đáng chú ý nhất là Thƣ viện công cộng trung ƣơng Đông Dƣơng
(thành lập 1917) mà sau này đƣợc đổi tên là Thƣ viện Quốc gia Việt Nam. Thời kỳ
Pháp thuộc, số lƣợng thƣ viện công cộng ở nƣớc ta cũng rất ít (tất cả chỉ có 2-3 thƣ

15


viện lớn). Tuy nhiên các thƣ viện trong các trƣờng học cả phổ thông và đại học, các
công sở khá phát triển. [34;17]
Nhƣng chỉ sau cách mạng tháng 8 năm 1945 và đặc biệt là từ tháng 10 năm
1954 các thƣ viện ở nƣớc ta mới bắt đầu phát triển mạnh và dần tạo nên một mạng
lƣới thƣ viện khá rộng trên toàn quốc và tƣơng đối hoàn chỉnh. [34;17]
1.1.3 . Vài nét về Thư viện đại học Việt Nam
Trong hệ thống thƣ viện miền Bắc, thƣ viện đại học và cao đẳng xuất hiện khá
sớm. Từ năm 1902, khi thành lập trƣờng Cao đẳng Đông Dƣơng, ngƣời Pháp đã
thành lập 7 trƣờng cao đẳng thuộc đại học này, và kèm theo nó cũng là 7 thƣ viện
trực thuộc các trƣờng. Sau khi tiếp quản thủ đô năm 1954, Nhà nƣớc ta đã mở thêm
một số trƣờng nhƣ trƣờng Kinh tế kế hoạch, Đại học Tổng hợp, Đại học Bách khoa,
Đại học Sƣ phạm Hà Nội. Thƣ viện của các trƣờng này đã đƣợc bổ sung thêm các
giáo trình, bài giảng của các giáo sƣ ngƣời Việt Nam nhƣ Phạm Ngọc Thạch, Hồ

Đắc Di, Tôn Thất Tùng....Thƣ viện các trƣờng Đại học Tổng hợp, Đại học Sƣ phạm,
Đại học Bách khoa đƣợc nhận một số sách vở từ Viê ̣n Viễn đông Bác cổ. Ngoài ra
một số giáo trình, các tài liệu tham khảo do các giáo sƣ soạn luôn luôn đƣợc bổ
sung cho thƣ viện. Do đó, kho sách của các trƣờng đã lên đến hàng chục vạn bản.
Để tăng nguồn lực thông tin, tháng 5 năm 1986, Bộ Đại học và Trung học
chuyên nghiệp (nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo) đã ra quyết định thành lập liên hiệp
thƣ viện các trƣờng đại học khu vực phía Bắc và liên hiệp thƣ viện các trƣờng đại
học khu vực phía Nam. Trong quyết định này, Bộ đã nêu rõ mục tiêu: “Liên hiệp
thƣ viện nhằm cải tiến, phối hợp các hoạt động thƣ viện, phát huy tốt hơn tiềm năng
và hiệu quả sử dụng các thƣ viện”.
So với trƣớc đây, chƣa bao giờ thƣ viện đại học Việt Nam có đƣợc bƣớc phát
triển lớn nhƣ hiện nay. Tuy nhiên nếu so với các nƣớc trên thế giới và trong khu
vực, thì chúng ta vẫn b ị lạc hậu rất nhiều. Trong khoảng 5 năm trở lại đây, một số
thƣ viện đại học đƣợc nâng cấp nhờ nguồn kinh phí nhà nƣớc, nhờ vốn vay Ngân
hàng thế giới và nhờ tài trợ của nƣớc ngoài nhƣ: Thƣ viện Đa ̣i ho ̣c Đà N ẵng, Đa ̣i
học Bách khoa , Trung tâm học liệu Thái Nguyên… những thƣ viện này đã bắt đầu
tổ chức và hoạt động theo mô hình của những thƣ viện hiện đại. Tuy nhiên, sự đổi
mới đó vẫn chƣa đủ, nguồn tài nguyên thông tin trong các thƣ viện này vẫn chƣa

16


đƣợc cải thiện đáng kể. Có thể khái quát những ha ̣n chế thƣ ờng gặp trong các thƣ
viện đại học nƣớc ta là;
- Về bộ máy tổ chức: Có tới gần 25% trƣờng đại học thƣ viện chƣa phải là đầu
mối trực thuộc ban giám đốc, mà thuộc các phòng chức năng nhƣ: đào tạo, quản lý
khoa học. Còn ở các trƣờng cao đẳng con số này lên tới gần 70%.
- Cơ sở vật chất chƣa đáp ƣ́ng ; phòng, kho chật hẹp và thô sơ , vẫn còn nhiều
thƣ viện đại học sử dụng trụ sở , trang thiết bị lạc hậu . Chƣa có tính chuyên nghiê ̣p ,
ứng dụng CNTT vào công tác TT -TV, mạng nội bộ , mạng internet đối với một số

thƣ viện còn chƣa có .
- Một số khá lớn cán bộ thƣ viện chƣa đƣợc đào tạo chuyên môn , một số đã
đƣợc đào tạo vẫn thiếu tính chuyên nghiệp , nhất là trong việc cung cấ p thông tin và
tƣ vấn ngƣời đọc.
- Dịch vụ trong thƣ viện còn đơn điệu, hình thức phục vụ chủ yếu là cho mƣợn
đọc tài liệu. Các dịch vụ có khuynh hƣớng “đóng” hơn là “mở”, các dịch vụ mang
tính định hƣớng cá nhân hầu nhƣ chƣa đƣợc chú ý.
Tóm lại: Hệ thống các thƣ viện đại học Việt Nam xét về tất cả các phƣơng
diện còn lạc hậu so với các hệ thống thƣ viện đại học ở các nƣớc trong khu vực và
trên thế giới một khoảng cách khá xa. Điều đó làm cho nhiệm vụ phát triển và hoàn
thiện hệ thống thƣ viện Việt Nam cần rất nhiều tâm sức, tiền của và những nỗ lực
lớn không chỉ của cán bộ thƣ viện mà còn của toàn bộ ngành giáo dục nói chung.
1.1.4 . Quan điểm của V.I. Lênin về thư viện
Lênin đánh giá cao vai trò của thƣ viện về mặt văn hoá, thƣ viện có một ý
nghĩa quan trọng hàng đầu và là cơ quan văn hoá giáo dục phổ cập nhất trong nƣớc,
chỉ kém trƣờng học. [34;17]
Lênin cho rằng mức độ phát triển sự nghiệp thƣ viện là biểu hiện của trình độ
văn hoá một dân tộc, một quốc gia. [34;17]
Lênin luôn coi tri thức là một sức mạnh khổng lồ. Và để tiếp thu đƣợc các tri
thức của loài ngƣời thì Lênin cho rằng sách và thƣ viện là một trong những phƣơng
tiện tốt nhất. [34;18]

17


1.1.5 . Quan điểm của Đảng cộng sản Việt Nam về công tác thư viện
Ngay sau khi thành lập, Đảng ta rất quan tâm đến công tác sách báo, coi đó là
công cụ quan trọng để giáo dục cách mạng cho ngƣời dân. [34;20]
Vào năm 1943, Đảng ta công bố “Bản đề cƣơng văn hoá Việt Nam” trong đó
Đảng vạch ra con đƣờng cách mạng văn hoá và sách lƣợc đấu tranh trên mặt trận

văn hoá với 3 nguyên tắc vận động văn hoá mới “Dân tộc hoá; Khoa học hoá; Đại
chúng hoá”. [34;21]
Sau tháng 10 năm 1945, Đảng ta mới có điề u kiê ̣n chăm lo cho công tác thƣ
viện. Nhiều văn bản chỉ đạo của Đảng về công tác thƣ viện ra đời.
Chỉ thị số 109-TT-TW ngày 21/10/1958 “Về tăng cƣờng công tác văn hoá”
của Ban Bí thƣ trung ƣơng Đảng Lao động Việt Nam. Trong chỉ thị nêu rõ “Phải
biết sử dụng mọi hình thức, mọi phƣơng pháp của công tác văn hoá nhƣ chú ý đến
phong trào sinh hoạt văn hoá quần chúng…Đến công tác đọc sách, công tác thƣ
viện”. Đảng ta coi thƣ viện là hình thức tổ chức hợp lý, tiết kiệm nhất của việc luân
chuyển sách trong xã hội. [34;21]
Nghị quyết Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ III của Đảng (1960) đã chỉ rõ
“Về công tác thƣ viện, cần mở rộng các thƣ viện hiện có, xây dựng thêm một số thƣ
viện ở các khu công nhân, các thị xã và mở rộng phong trào quần chúng đọc sách”.
[34;21]
Trong các văn kiện của Đại hội lần thứ IV (1976). Đảng đã nhấn mạnh tới 3
vấn đề lớn của công tác thƣ viện: phát triển thƣ viện rộng khắp trong cả nƣớc; nhà
nƣớc và nhân dân cùng xây dựng thƣ viện; biến việc đọc sách, báo thành thói quen,
nếp sống hằng ngày của ngƣời Việt Nam, dù họ sống ở đâu. [34;22]
Tóm lại: Ngay từ khi ra đời Đảng cộng sản Việt Nam đã coi sách báo là công
cụ để giác ngộ cách mạng cho quần chúng, là phƣơng tiện để đạt tới những thành
công trong sản xuất và chiến đấu. Vì vậy, Đảng ta luôn kiên định đƣờng lối phát
triển một mạng lƣới thƣ viện rộng khắp từ trung ƣơng đến cơ sở, trong khắp các
ngành, các tổ chức và việc đọc sách, báo trở thành một thói quen của mọi ngƣời
dân, để từ đó các giá trị văn hoá của nhân loại và của dân tộc đƣợc phổ biến và tiếp
thu. Chính đƣờng lối nhƣ vậy đã chỉ đƣờng cho công tác Thƣ viện Việt Nam hình
thành và phát triển trong 5-6 thập niên qua. [34;22]

18

Đã có những công trình nghiên cứu khoa học, những bài báo đề cập đến những
vấn đề cơ bản của thƣ viện nhƣ: vị trí của thƣ viện trong xã hội, các yếu tố cấu
thành thƣ viện, chức năng, nhiệm vụ của thƣ viện, tƣơng lai phát triển của thƣ viện
trong điều kiện xã hội thông tin đến các vấn đề về tổ chức, vận hành của các loại
hình thƣ viện khác nhau ở trong nƣớc và nƣớc ngoài.
Luận án tiến sĩ của tác giả Nguyễn Huy Chƣơng nghiên cứu “Lịch sử hình
thành và phát triển hệ thống TT-TV đại học Mỹ, định hƣớng vận dụng một số kinh
nghiệm vào thƣ viện đại học Việt Nam”. Trong công trình nghiên cứu này, tác giả
vận dụng một số kinh nghiệm của thƣ viện đại học Mỹ vào quá trình phát triển và
hoàn thiện hệ thống thƣ viện đại học Việt Nam. Đã nghiên cứu đƣa ra một số giải
pháp thúc đẩy hoạt động TT-TV đại học và xây dựng mô hình tổ chức và hoạt động
trung tâm TT-TV đại học.
Có một số đề tài, luận văn thạc sỹ của học viên cao học, khoá luận tốt nghiệp
của sinh viên các trƣờng đại học viết về những khía cạnh khác nhau về hoa ̣t đô ̣ng
thông tin thƣ viê ̣n. Những công trình nghiên cứu tiêu biểu có thể kể đến nhƣ:
Nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc tại Trung tâm TT-TV Trƣờng Đại học
Giao thông Vận tải Hà Nội (Nguyễn Thanh Thuỷ - Luận văn thạc sỹ, 2008).
Quản lý Thƣ viện Trƣờng Đại học Tây Bắc theo định hƣớng đảm bảo chất
lƣợng (Trầ n Anh Dũng - Luâ ̣n văn tha ̣c sỹ , 2012)
Trong Quân đội có m ột số đề tài nghiên cứu về nâng cao hiệu quả hoạt động
Thông tin KHQS nhƣ là: Nâng cao chất lƣợng hoạt động thông tin Khoa ho ̣c quân
sƣ̣ ở Ho ̣c viê ̣n Quố c phòng (Nguyễn Anh Dũng - Luâ ̣n văn tha ̣c sỹ , 2006)
Tuy nhiên, những công trình khoa học trên đây nghiên cứu những vấn đề về
thƣ viện nói chung hay các biện pháp quản lý trong công tác bổ sung vốn tài liệu và
các biện pháp quản lý Trung tâm thông tin thƣ viện, nhƣng chƣa có công trình khoa
học nào nghiên cứu vấn đề quản lý hoa ̣t đô ̣ng TT-TV ở nhà trƣờng quân sự, đặc biệt
là vấn đề quản lý hoa ̣t đô ̣ng TT-TV đáp ứng yêu cầu, nhiê ̣m vu ̣ GD-ĐT và NCKH ở
Học viện, nhà trƣờng Quân sự.

19

1.2 . Một số khái niê ̣m cơ bản
1.2.1 . Khái niệm quản lý và chức năng quản lý
1.2.1.1. Khái niệm quản lý
Quản lý là hoạt động của con ngƣời tác động vào tập thể ngƣời khác để phối
hợp điều chỉnh, phân công thực hiện mục tiêu chung.
Quản lý là những hoạt động cần thiết phải đƣợc thực hiện khi con ngƣời kết
hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt những mục tiêu chung. Hoạt động quản lý
là hoạt động chỉ phát sinh khi con ngƣời kết hợp với nhau thành tập thể. Nếu mỗi cá
nhân tự mình hoạt động, sống một mình thì không có hoạt động quản lý
Trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, con ngƣời muốn tồn tại và phát
triển đều phải dựa vào sự nỗ lực của cá nhân, của một tổ chức, từ một nhóm nhỏ
đến phạm vi rộng lớn hơn ở tầm quốc gia, quốc tế đều phải thừa nhận và chịu một
sự quản lý nào đó.
Quản lý là vấn đề rất rộng và phức tạp, là đối tƣợng nghiên cứu của nhiều
ngành khoa học nên có rất nhiều định nghĩa, khái niệm khác nhau:
* Định nghĩa về quản lý của một số nhà khoa học nước ngoài:
- Nhà khoa học quản lý ngƣời Mỹ F.w. Taylor cho rằng: “Quản lý là một
nghệ thuật biết rõ chính xác cái gì cần làm và cái đó làm thế nào bằng phƣơng
phƣơng pháp tốt nhất và rẻ nhất”. Ông đã đƣa ra hệ thống tổ chức lao động nhằm
khai thác tối đa thời gian lao động sử dụng hợp lý nhất các công cụ và phƣơng tiện
lao động nhằm tăng năng suất lao động.
- Nhà lý luận quản lý kinh tế ngƣời Pháp H. Fayol thì cho rằng: “Quản 1ý là
một quá trình cùng làm việc giữa nhà quản lý với ngƣời bị quản lý, nhằm thông qua
hoạt động của cá nhân, của nhóm, huy động các nguồn lực khác để đạt mục tiêu của
tổ chức” [24].
Định nghĩa của Harold Koontz, Cyril O'donnell: "Quản lý là quá trình lập kế
hoạch tổ chức lãnh đạo và kiểm tra công việc của các thành viên thuộc hệ đơn vị và
việc sử dụng các nguồn lực phù hợp để đạt đƣợc những mục đích đã định" [13].

* Định nghĩa về quản lý của một số nhà khoa học Việt Nam:
Theo tác giả Nguyễn Minh Đạo: “Quản lý là quá trình tác động liên tục "tổ
chức có định hƣớng của chủ thể quản lý (ngƣời quản lý hay tổ chức quản lý) lên

20


khách thể (đối tƣợng) quản lý về các mặt chính trị, xã hội, kinh tế...Bằng một hệ
thống các luật lệ, các chính sách, các nguyên tắc, các phƣơng pháp và biện pháp cụ
thể nhằm tạo ra môi trƣờng và điều kiện cho sự phát triển của đối tƣợng” [18].
Các tác giả Nguyễn Thị Mỹ Lộc và Nguyễn Quốc Chí cho rằng: “Hoạt động
quản lý là tác động có định hƣớng, có chủ đích của chủ thể quản lý (ngƣời quản lý)
đến khách thể quản lý (ngƣời bị quản lý) trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức
vận hành và đạt đƣợc mục đích của tổ chức ” [20].
Còn theo tác giả Đặng Quốc Bảo: Bản chất của hoạt động quản lý là nhằm
làm cho hệ thống vận hành theo mục tiêu đặt ra và tiến đến các trạng thái có tính
chất lƣợng mới.
Quản lý = Quản + Lý
Trong đó: - Quản là chăm sóc, giữ gìn sự ổn định.
- Lý là sửa sang, sắp xếp, đổi mới và phát triển.
Tuy nhiên hệ ổn định mà không phát triển thì tất yế u dẫn đến suy thoái, còn
hệ phát triển mà không ổn định tất yếu dần đến rối ren. Vì vậy quản lý là làm cho tổ
chức luôn giữ đƣợc sự ổn định và phát triển. [1, tr. 15]
Mặc dù với những cách tiếp cận khác nhau, song các khái niệm quản lý đó có
thể thấy rõ đƣợc nội hàm nhƣ sau:
- Hoạt động quản lý là những tác động có tính hƣớng đích, có tổ chức từ chủ
thể quản lý đến khách thể quản lý bằng hệ thống các nguyên tắc, luật lệ, chính sách,
phƣơng pháp, biện pháp tạo điều kiện cho sự phát triển đối tƣợng và uy tín của
ngƣời quản lý.
- Quản lý thể hiện mối quan hệ giữa 2 bộ phận: Đó là chủ thể quản lý (là cá

nhân hoặc tổ chức làm nhiệm vụ quản lý, điều khiển) và đối tƣợng quản lý (là bộ
phận chịu sự quản lý), đây là quan hệ ra lệnh-phục tùng, không đồng cấp và có tính
bắt buộc.
Nhƣ vậy, bản chất của quản lý là một loại lao động điều khiển lao động. Đó là
quá trì nh tác động có định hƣớng của chủ thể quản lý đến khách thể quản lý nhằm
sử dụng có hiệu quả các tiềm năng, các cơ hội của tổ chức để đạt đƣợc mục tiêu đặt
ra trong điều kiện biến động của môi trƣờng.

21


1.2.1.2. Chức năng của quản lý
Chức năng quản lý là nội dung cơ bản của quá trình quản lý, là nhiệm vụ
không thể thiếu đƣợc của chủ thể quản lý. Lao động quản lý là một dạng lao động
đặc biệt, lao động sáng tạo, hoạt động quản lý cũng phát triển không ngừng từ thấp
đến cao; gắn liền với quy trình phát triển, đó là sự phân công, chuyên môn hoá lao
động quản lý. Sự phân công chuyên môn hoá lao động quản lý là cơ sở hình thành
các chức năng quản lý.
Chức năng quản lý là một thể thống nhất những hoạt động tất yếu của chủ thể
quản lý nảy sinh từ sự phân công, chuyên môn hoá trong hoạt động quản nhằm thực
hiện mục tiêu.
Tất cả các chức năng quản lý gắn bó qua lại và quy định lẫn nhau. Chúng phản
ánh lôgic bên trong của sự phát triển của hệ quản lý. Việc phân chia chức năng quản
lý bắt nguồn từ sự phân công và chuyên môn hoá lao động quản lý, Khi phân tích cụ
thể, ta thấy quản lý gồm có 4 chức năng cơ bản, đó là: Kế hoạch hoá, tổ chức, chỉ
đạo và kiểm tra.
a. Chức năng kế hoach hoá
Đây là công việc đầu tiên mà mỗi ngƣời quản lý phải làm khi tiến hành công việc
quản lý của mình.
Kế hoạch hoá có nghĩa là xác định mục tiêu, mục đích đối với thành tựu tƣơng lai

của tổ chức và các con đƣờng, biện pháp, cách thức để đạt mục tiêu, mục đích đó.
Có 3 nội dung chủ yếu của chức năng kế hoạch hoá:
- Xác định, hình thành mục tiêu (phƣơng hƣóng) đối với tổ chức;
- Xác định và đảm bảo (có tính chắc chắn, có tính cam kết) về các nguồn lực
của tổ chức để đạt đƣợc các mục tiêu này và;
- Quyết định xem những hoạt động nào là cần thiết để đạt các mục tiêu đó.
Có ba loại kế hoạch:
- Kế hoạch chiến lƣợc
- Kế hoạch chiến thuật
- Kế hoạch tác nghiệp
b. Chức năng tổ chức
Định nghĩa (trong Từ điển tiếng Việt): “Tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận cho

22


ăn nhịp với nhau để toàn bộ là một cơ cấu nhất định” [32].
Tổ chức là quá trình sắp xếp và phân bổ công việc, hình thành nên cấu trúc
quan hệ giữa các thành viên, giữa các bộ phận trong một tổ chức nhằm đạt đƣợc
mục tiêu tổng thể của tổ chức, ứng với những mục tiêu khác nhau đòi hỏi cấu trúc tổ
chức của đơn vị cũng khác nhau. Ngƣời quản lý cần lựa chọn cấu trúc tổ chức cho
phù hợp với những mục tiêu và nguồn lực hiện có. Quá trình đó gọi là thiết kế tổ
chức và quan trong nhất là tổ chức thực hiện kế hoạch để đạt mục tiêu.
Tổ chức đƣợc coi là điều kiện của quản lý, đúng nhƣ V.I. Lênin đã khẳng
định: "Chúng ta phải hiểu rằng, muốn quản lý tốt còn phải biết tổ chức về mặt thực
tiễn nữa". Thực chất của tổ chức là thiết lập mối quan hệ bền vững giữa con ngƣời,
giữa các bộ phận trong hệ thống quản lý nhằm làm cho họ thực hiện thành công các
kế hoạch và đạt đƣợc mục tiêu tổng thể của tổ chức. Tổ chức tốt sẽ khơi nguồn các
động lực, tổ chức không tốt sẽ làm triệt tiêu động Ịực và giảm sút hiệu quả quản lý.
c. Chức năng chỉ đạo (lãnh đạo)

Chỉ đạo là quá trình tác động ảnh hƣởng của chủ thể quản lý đến hành vi và
thái độ của những ngƣời khác nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra. Chỉ đạo thể hiện quá
trình ảnh hƣởng qua lại giũa chủ thể quản lý và mọi thành viên trong tổ chức nhằm
góp phần thực hiện hoá các mục tiêu đã đặt ra.
Chức năng chỉ đạo, xét cho cùng là sự tác động lên con ngƣời, khơi dậy động
lực của nhân tố con ngƣời trong hệ thống quản lý, thể hiện mối quan hệ giữa con
ngƣời với con ngƣời và quá trình giải quyết những mối quan hệ đó do họ tự nguyện
và nhiệt tình phấn đấu.
Quá trình chỉ đạo (lãnh đạo) bao hàm việc liên kết, liên hệ với ngƣời khác và động
viên họ hoàn thành những nhiệm vụ nhất định để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức. Nhƣ
vậy, việc lãnh đạo không chỉ bắt đầu sau khi việc lập kế hoạch và thiết kế bộ máy đã
hoàn tất, mà nó thấm vào, ảnh hƣởng quyết định tới hai chức năng kia.
d. Chức năng kiểm tra
Sau khi xác định các mục tiêu, quyết định những giải pháp tốt nhất để đạt tới
các mục tiêu và triển khai các chức năng tổ chức, chỉ đạo để hiện thực hoá các mục
tiêu đó cần phải tiến hành những hoạt động giám sát, kiểm tra để xem xét việc triển
khai các quyết định trong thực tiễn, từ đó có những điều chỉnh, sửa chữa, uốn nắn

23


nếu cần thiết.
Có 3 yếu tố cơ bản của công tác kiểm tra:
- Xây dựng chuẩn thực hiện;
- Đánh giá việc thực hiện trên cơ sở so sánh với chuẩn;
- Nếu có sự chênh lệch thì điều chỉnh hoạt động;
Quản lý mà không có kiểm tra thì không còn là quản lý. Kiểm tra có vị trí
quan trọng trong việc đổi mới công tác quản lý nhƣ: đổi mới công tác kế hoạch hoá,
công tác tổ chức, chỉ đạo cũng nhƣ đối với cơ chế quản lý, phƣơng pháp quản lý
nhằm nâng cao chất lƣợng và hiệu quả quản lý.

Để ngƣời quản lý có thể thực hiện đƣợc bốn chức năng trên thì yếu tố thông
tin là rất quan trọng. Thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời là căn cứ để hoạch
định kế hoạch. Thông tin có thể đƣợc xem nhƣ là chất liệu tạo nên mối quan hệ giữa
các bộ phận trong tổ chức, thông tin truyền tải mệnh lệnh chỉ đạo của ngƣời quản lý
và phản hồi diễn biến hoạt động của các cá nhân, các bộ phận trong tổ chức giúp
cho ngƣời quản lý xem xét mức độ đạt mục tiêu của họ từ đó có những điều chỉnh
cho phù hợp.
Qua phân tích các chức năng quản lý, chúng ta thấy rằng các chức năng này có
mối quan hệ chặt chẽ tác động qua lại với nhau, chi phối lẫn nhau tạo thành một thể
thống nhất của hoạt động quản lý.
1.2.2 . Khái niệm thông tin
Thuật ngữ thông tin (tiếng Anh - Information) có nguồn gốc từ thuật ngữ
Latinh - Informatio, có nghĩa là diễn giải, trình bày, thông báo. Khái niệm thông tin
là một trong số các khái niệm cơ bản của khoa học hiện đại, liên quan tới rất nhiều
các lĩnh vực hoạt động và tri thức. Có rất nhiều định nghĩa về thông tin khác nhau
phụ thuộc vào góc độ tiếp cận, phƣơng pháp nghiên cứu và lĩnh vực áp dụng.
Các nhà triết học duy vật biện chứng xem “thông tin là sự phản ánh các đối
tƣợng của thế giới khách quan”.
Trong thực tiễn ngƣời ta tiếp tục phân biệt thông tin theo mức độ chế biến (xử
lý). Việc làm này rất có ý nghĩa đối với ngƣời hoạt động thông tin, nhằm tránh tình
trạng cung cấp thông tin cho ngƣời sử dụng, đặc biệt là những ngƣời ra quyết định

24


những sản phẩm giàu dữ liệu nhƣng nghèo thông tin hoặc giàu thông tin nhƣng
nghèo kiến thức. Theo cách phân biệt này, dữ liệu là tập hợp các dữ kiện, con số
nào đó mà từ đó hàm lƣợng thông tin có thể đƣợc rút ra; thông tin là các dữ liệu đã
đƣợc thu nhận, tổ chức, chế biến (xử lý) và nhận thức; kiến thức là một khối lƣợng
thông tin đã đƣợc chế biến, phân tích, đánh giá, thử nghiệm và liên tục đƣợc cập

nhật và làm phong phú thêm nhờ có sự đối chiếu thƣờng xuyên thông tin mới này
với thông tin trƣớc đó đã đƣợc lƣu giữ trong “bộ nhớ”; còn sự thông minh (theo
nghĩa tâm lý học) là khả năng của một cá nhân/tổ chức thu nhận thông tin và kiến
thức mới, đƣa ra phán đoán, phát triển các khái niệm, chiến lƣợc và hành động một
cách có lý tính và có hiệu quả trên cơ sở thông tin đã thu nhận. Cách phân biệt này
đƣợc mô hình hóa bằng Tháp thông tin. (Hình 1.2)
Định tính
Sự
thông minh

Kiến thức
Thông tin

Dữ liệu
Định lƣợng

Sơ đồ 1.2- Tháp thông tin
Thông tin, về bản chất là một thực thể phức tạp, là một đối tƣợng nghiên cứu
trừu tƣợng, vô hình, có cấu trúc, đƣợc biểu thị qua nội dung của sự vật, đƣợc tiếp
thu và sử dụng cho các mục đích khác nhau. Thông tin có tính phổ biến, đặc biệt
trong điều kiện của cuộc bùng nổ thông tin hiện đại. Thông tin rất có giá trị đối với
thực tiễn phát triển.
Thông tin còn là một loại hàng hóa đặc biệt, một nguồn lực quan trọng của sự
phát triển, một thứ tài sản vô hình. Là một loại hàng hóa, thông tin có thể là đối
tƣợng đƣợc mua và bán, trao đổi, tích lũy và lƣu trữ, đƣợc giữ bản quyền hay quyền

25