1 kiem soat noi bo bang tien

KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI TIỀN
1. Yêu cầu của kiểm soát nội bộ.
Để hạn chế những sai sót có thể xảy ra, các đơn vò thường thiết lập kiểm
soát nội bộ đối với các khoản tiền, và hệ thống này có thể chia làm
hai loại :
Kiểm soát các chu trình nghiệp vụ có ảnh hưởng đến các khoản thu hay
chi tiền, thí dụ
chu trình bán hàng hoặc chu trình mua hàng.
Kiểm tra độc lập thông qua kiểm kê quỹ hay đối chiếu với ngân hàng.
Trong thực tiễn, muốn kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với tiền cần phải
đáp ứng những yêu cầu như sau :
Thu đủ : Mọi khoản tiền đều phải được thu đầy đủ, gửi vào ngân hàng hay
nộp vào quỹ trong khoảng thời gian sớm nhất.
Chi đúng : Tất cả các khoản chi đều phải đúng với mục đích, phải được
xét duyệt, và được ghi chép đúng đắn.
Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý để đảm bảo chi trả các nhu cầu về
kinh doanh, cũng như thanh toán nợ đến hạn. Tránh việc tồn quỹ quá
mức cần thiết, vì không tạo khả năng sinh lợi và có thể gặp rủi ro.
2. Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ.
Có thể tóm tắt các nguyên tắc chung để xây dựng kiểm soát nội bộ đối
với tiền như sau :
- Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính
- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm
- Tập trung đầu mối thu
- Hàng ngày, đối chiếu số liệu giữa thủ quỹ và kế toán, và nộp ngay số
thu trong ngày cho ngân hàng
- Có biện pháp khuyến khích các người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai
hoặc phiếu thu tiền.


- Thực hiện tối đa những khoản chi bằng tiền gửi ngân hàng, hạn chế chi

bằng tiền mặt.
- Cuối mỗi tháng, thực hiện đ ối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực
tế

3- Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền.
Kiểm soát nội bộ đối với thu được thiết kế thay đổi tùy theo từng loại
hình

đơn

vò

và

tùy

theo các nguồn thu, vì thường có nhiều nguồn thu khác nhau, như thu trực
tiếp

từ

bán

hàng,

thu

từ nợ của khách hàng, và nhiều khoản thu khác. Sau đây là một vài
thủ

tục

kiểm

soát

nội

bộ

điển hình :
3.1. Trường hợp thu từ bán hàng.
Đối với các đơn vò dòch vụ như khách sạn, nhà hàng... người ta thường tổ
chức hệ thống thu tiền ở một trung tâm và phân công cho một nhân
viên đảm nhận, nhưng các biên lai phải do một nhân viên khác lập. Trong
thể thức này, việc đánh số trước các biên lai sẽ là một phương tiện
hữu hiệu để ngăn ngừa gian lận.
Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, một nhân viên thường phải đảm
nhiệm nhiều việc như bán hàng, nhận tiền, ghi sổ. Trong điều kiện đó,
phương pháp kiểm soát tốt nhất là sử dụng các thiết bò thu tiền.
Nếu không trang bò được hệ thống máy móc tiên tiến, cần phải quản lý
được số thu trong ngày thông qua việc lập ra các báo cáo bán hàng hàng
ngày.
3.2. Trường hợp thu nợ của khách hàng.
Nếu khách hàng đến nộp tiền : Khuyến khích họ yêu cầu cung cấp
phiếu thu, hoặc biên lai.
Nếu thu tiền tại cơ sở của khách hàng : Quản lý chặt chẽ giấy giới
thiệu, và thường xuyên đối chiếu công nợ để chống thủ thuật gối đầu.

Nếu thu tiền qua bưu điện : cần phân nhiệm cho các nhân viên khác
nhau

đảm

nhận

các

nhiệm vụ như Lập hóa đơn bán hàng  Theo dõi công nợ  Đối chiếu
giữa

sổ

tổng

hợp

và

chi

tiết về công nợ  Mở thư và liệt kê các séc nhận được  Nộp các séc
vào ngân hàng  Thu tiền.
4. Kiểm soát nội bộ đối với chi tiền.
Một số thủ tục kiểm soát nội bộ thường được sử dụng đối với chi quỹ như
sau :
- Hạn chế tối đa việc sử dụng tiền mặt trong thanh toán :
- Vận dụng đúng nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
- Xây dựng các thủ tục xét duyệt các khoản chi.

- Đối chiếu hàng tháng với sổ phụ của ngân hàng.
III- KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC TIỀN
1. Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ.
1.1. Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ.
Đối với doanh nghiệp nhỏ, kiểm toán viên thường soạn bảng tường
thuật,

còn

với

doanh

nghiệp lớn, họ thường sử dụng lưu đồ để mô tả cơ cấu kiểm soát nội bộ
hiện

hành.

Để

thiết

lập,

kiểm toán viên thường dựa vào sự quan sát và sử dụng bảng câu hỏi về
kiểm soát nội bộ.
1.2. Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát.
Kiểm toán viên chỉ có thể đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát đối với một cơ
sở dẫn liệu nào đó là thấp hơn mức tối đa, khi mà đánh giá rằng các
thủ tục kiểm soát có liên quan được thiết kế và thực hiện hữu hiệu.

Ngược lại, nếu mức rủi ro kiểm soát được đánh giá là tối đa và xét thấy
không có khả năng giảm được trong thực tế, kiểm toán viên không
thực hiện các thử nghiệm kiểm soát, mà chỉ thực hiện các thử
nghiệm cơ bản ở mức độ phù hợp.


1.3. Thiết kế và thực hiện các thử nghiệm kiểm soát.
Giả sử rằng doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung, ta có
thể áp dụng các thử nghiệm kiểm soát thông dụng là :
- Tổng cộng nhật ký quỹ và lần theo số tổng cộng đến sổ cái .
- So sánh chi tiết danh sách nhận tiền từ sổ quỹ (báo cáo quỹ) với nhật ký
thu tiền, với các bảng kê tiền gửi vào ngân hàng và với tài khoản nợ
phải thu.
- Chọn mẫu để so sánh giữa khoản chi đã ghi trong nhật ký chi tiền với tài
khoản phải trả, và với các chứng từ có liên quan.
1.4. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản.
Sau khi đã thực hiện các thủ tục trên, kiểm toán viên sẽ đánh giá lại rủi
ro kiểm soát cho từng cơ sở dẫn liệu. Công việc này chủ yếu là để nhận
diện các điểm yếu và điểm mạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm
điều chỉnh chương trình kiểm toán cho phù hợp.
2. Thử nghiệm cơ bản.
Thế nhưng để đơn giản, chúng tôi giả đònh rằng kiểm soát nội bộ về
tiền là hữu hiệu, do vậy thủ tục khám phá gian lận sẽ không được
nhấn mạnh. Lúc này các thử nghiệm cơ bản thường được tiến hành
như sau :
2.1 Thực hiện thủ tục phân tích
Trong kiểm toán tiền thủ tục phân tích ít được sử dụng. Tuy nhiên trong
một số trường hợp, thủ tục phân tích có thể vẫn hữu ích. Ví dụ như có
thể sử dụng tỷ lệ giữa số dư tài khoản tiền với các tài sản lưu động.
2.2- Thử nghiệm chi tiết :

a - Phân tích bảng kê chi tiết của tài khoản tiền, và đối chiếu với số dư trên
sổ cái.
Trước khi thực hiện các thử nghiệm khác, kiểm toán viên yêu cầu
cung cấp hay tự lập một bảng kê chi tiết các tài khoản tiền mặt, tiền
gửi ngân hàng, tiền đang chuyển theo từng loại : tiền Việt Nam, ngoại tệ,
vàng bạc, đá quý của từng chi nhánh, bao gồm số dư đầu kỳ (hoặc số dư


kiểm toán kỳ trước) và số dư cuối kỳ theo Sổ cái (chưa kiểm toán). Mục
đích của thủ tục này là giúp kiểm toán viên kiểm tra sự thống nhất giữa
số liệu tổng hợp của khoản mục trên báo cáo tài chính với số liệu chi
tiết của các tài khoản cấu thành.
b - Gửi thư xin xác nhận mọi số dư của t ài khoản tiền gửi ngân hàng vào thời
điểm

khóa

sổ.
Thư xác nhận do kiểm toán viên soạn thảo nhưng phải có chữ ký của
đơn

vò.

Thư

trả

lời

của ngân hàng phải gửi trực tiếp cho kiểm toán viên và một bản sao cho

khách

hàng.

Để

đảm

bảo tính thích hợp của bằng chứng, kiểm toán viên phải trực tiếp gửi thư
và yêu cầu thư phúc
đáp gửi về văn phòng của công ty kiểm toán.
Sau khi nhận được thư xác nhận của ngân hàng, kiểm toán viên cần lần
theo số dư của tài khoản này lên số dư trên bảng cân đối kế toán, nếu
có chênh lệch cần làm rõ nguyên nhân.
c - Kiểm kê tiền mặt tồn quỹ.
Ở một số đơn vò, tiền mặt tồn quỹ có thể là một khoản mục không
trọng yếu, thế nhưng kiểm toán viên vẫn cần phải xem xét việc kiểm kê
quỹ tiền mặt, vì đây là khoản là có rất nhiều khả năng gian lận.
Khi kết thúc, thủ quỹ sẽ ký vào biên bản kiểm kê để xác nhận số thực tế.
Kiểm toán viên cần giữ biên bản, hoặc bản sao biên bản kiểm kê. Số liệu
từ các biên bản đó được dùng để đối chiếu với chi tiết và tổng hợp của
tài khoản Tiền mặt.
d - Kiểm tra việc khóa sổ các nghiệp vụ thu chi tiền.
 Kiểm tra việc khóa sổ của tài khoản Tiền mặt.
Kiểm toán viên cần xem xét thời điểm phát sinh của các chứng từ thu
chi được ghi nhận vào sổ kế toán vào những ngày trước và sau khi kết
thúc niên độ, để xác đònh xem mọi khoản thu chi có được ghi nhận đúng


niên độ hay không ?

 Kiểm tra việc khóa sổ của tài khoản Tiền gởi ngân hàng.
Để kiểm tra, kiểm toán viên thường yêu cầu khách hàng trực tiếp cung
cấp

sổ

phụ

trong

khoảng thời gian một tuần trước và sau khi kết thúc niên độ. Nhờ sổ phụ,
kiểm

toán

viên

sẽ

đối

chiếu số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng với số dư trên sổ phụ của
ngân

hàng,

và

phát

hiện

chênh lệch. Sau đó, kiểm toán viên sẽ tìm hiểu nguyên nhân chênh lệch
để

xác

đònh

đúng

đắn

số thực.
 Kiểm tra việc khóa sổ của tài khoản Tiền đang chuyển.
Để kiểm tra, cần lập bảng tổng hợp các séc đã chi, hoặc đã nộp
nhưng chưa nhận được giấy báo của ngân hàng (hay kho bạc) và những
séc chưa nộp tại thời điểm khóa sổ. Xem xét các bảng tổng hợp, đối
chiếu với sổ phụ của ngân hàng (hay kho bạc) và các chứng từ có liên
quan để xác nhận các khoản tiền đang chuyển được ghi chép đúng niên
độ .
e- Kiểm tra các nghiệp vụ thu, chi bất thường .
Kiểm toán viên chọn ra một số nghiệp vụ lớn, bất thường và kiểm tra
chúng để xem các nghiệp vụ này có được cho phép, và được ghi chép
đúng hay không ?

Xem chúng có cần được công bố trên thuyết minh

báo cáo tài chính hay không (ví dụ như đối với các nghiệp vụ liên quan
đến các bên hữu quan) ?

f- Kiểm tra việc quy đổi ngoại tệ ra tiền Việt nam, hoặc đồng tiền được chọn
để hạch toán.
Kiểm toán viên cần kiểm tra việc chọn tỷ giá, việc điều chỉnh theo tỷ
giá này và phản ánh sai biệt vào khoản chênh lệch tỷ giá.