Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Quảng cáo và truyền thông ABC Việt Nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (513.05 KB, 90 trang )
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số
liệu, kết quả nêu trong luận văn/đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ
tình hình thực tế của đơn vị thực tập.
Tác giả luận văn tốt nghiệp
Đặng Thị Tươi
MỤC LỤ
1
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
MỞ ĐẦU...........................................................................................................5
1. Sự cần thiết của đề tài.................................................................................6
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài..................................................................7
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài..............................................7
4. Phương pháp nghiên cứu..............................................................................7
5. Những vấn đề đạt được sau khi hoàn thành đề tài......................................7
6. Nội dung, kết cấu đề tài..............................................................................8
CHƯƠNG 1.......................................................................................................9
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DN.............9
1.1
Một số khái niệm cơ bản.......................................................................9
1.1.1. Khái niệm kiểm soát trong quản lý....................................................9
1.1.2. Khái niệm kiểm soát nội bộ..............................................................9
1.2. Phân loại kiểm soát.............................................................................13
1.3. Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ.........................14
1.3.1. Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ.......................................14
1.3.2. Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ........................................15
1.3.3. Mục tiêu của hệ thống KSNB..........................................................15
1.4. CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP........................................................................................16
1.4.1. Môi trường kiểm soát......................................................................16
1.4.2. Đánh giá rủi ro.................................................................................20
2
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
1.4.3. Hoạt động kiểm soát........................................................................24
1.4.4. Thông tin và truyền thông...............................................................27
1.4.5. Giám sát kiểm soát..........................................................................30
1.5. Ưu điểm và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ...........................32
1.5.1. Ưu điểm...........................................................................................32
1.5.2. Nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ....................................32
CHƯƠNG 2.....................................................................................................34
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH QUẢNG
CÁO VÀ TRUYỀN THÔNG ABC VIỆT NAM............................................34
2.1
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TRUYỀN
THÔNG ABC VIỆT NAM..........................................................................34
2.1.2 Qúa trình hình thành và phát triển......................................................34
2.1.2 Đặc điểm tổ chức và hoạt động của công ty ABC..............................36
2.2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY ABC..........45
2.2.1 Thực trạng môi trường kiểm soát........................................................45
2.2.2 . Thực trạng đánh giá rủi ro trong kiểm soát.......................................51
2.2.3. Thực trạng thông tin và truyền thông.................................................53
2.2.4. Kiểm tra, kiểm soát với một số khoản mục trọng yếu ở Công ty ABC
......................................................................................................................55
2.3
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY
ABC..............................................................................................................66
2.3.1. Ưu điểm...........................................................................................66
3
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
2.3.2. Tồn tại................................................................................................70
CHƯƠNG 3.....................................................................................................74
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB TẠI CÔNG TY TNHH
QUẢNG CÁO VÀ TRUYỀN THÔNG ABC VIỆT NAM.............................74
3.1
3.1.1
Quan điểm hoàn thiện hệ thống KSNB..............................................74
Nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.........................74
3.1.2 Kiểm soát việc tuân thủ luật lệ và quy định hiện hành......................74
3.2
3.2.1
Các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB..........................................75
Môi trường kiểm soát......................................................................75
3.2. Các hoạt động kiểm soát.......................................................................79
3.2.1. Các hoạt động kiểm soát chung.........................................................79
3.2.2. Tăng cường thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng cho các kiểm toán
viên...............................................................................................................81
3.3 Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
tai công ty.....................................................................................................83
3.3.1 Đối với nhà nước và cơ quan chức năng.............................................83
3.3.2 Đối với đơn vị Công ty quảng cáo và truyền thông ABC Việt Nam.84
KẾT LUẬN.....................................................................................................86
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
4
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
TNHH
: Trách nhiệm hữu hạn
KSNB
: Kiểm soát nội bộ
DN
: Doanh nghiệp
MỞ ĐẦU
1.
Sự cần thiết của đề tài
5
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
Trong điều kiện thị trường kinh tế mở hiện nay ở nước ta, các công ty,
doanh nghiệp liên tiếp được mở ra hoạt động trong các linh vực sản xuất, kinh
doanh, đầu tư, xây dựng cơ bản… Các công ty, doanh nghiệp hoạt động trong
lĩnh vực ngành nghề của mình theo các quy dịnh của hệ thống pháp luật nước
ta. Các công ty, doanh nghiệp, đơn vị cần xây dựng một hệ thống kiểm soát
nội bộ đủ mạnh và hiệu quả nhằm đảm bảo việc kinh doanh của mình đạt hiệu
quả cao, không bị lãng phí, đảm bảo các thông tin được cung cấp là trung thực
hợp lý , nhân viên của mình thực hiện các hoạt động xử lý các nghiệp vụ, các sự
kiện kinh tế là đúng theo quy trình, đầy đủ và đúng các thủ tục,… nói chung là
tuân thủ các quy định của công ty và thực hiện đúng pháp luật của nước Việt Nam.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán 400:”Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy
định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng
nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra
giám sát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót để lập báo các tài chính
chung thực hợp lí, nhằm bảo vệ quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn
vị.
Hệ thống kiểm soát nội bộ là công cụ quan trọng trong quá trình tổ chức
và điều hành các hoạt động kinh doanh của đơn vị. Kiểm toán nội bộ cũng có
những ảnh hưởng rất lớn đến công việc kiểm toán của kiểm toán viên. Hệ
thống kiểm soát nội bộ luôn luôn tồn tại những hạn chế cố hữu của nó, việc
nghiên cứu hệ và đánh giá thống kiểm soát nội bộ giúp kiểm toán viên có
những nền tảng cho những đánh giá ban đầu về mức rủi ro kiểm soát và tính
chính xác, đọ tin cậy của hệ thống thông tin kế toán. Qua đó có thể đưa ra các
ý kiến với đơn vị giúp hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ.
6
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
Nhận thức được tầm quan trọng của việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát
nội bộ, tôi đã quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
tại Công ty TNHH Quảng cáo và truyền thông ABC Việt Nam”
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài
Việc nghiên cứu đề tài với mục đích hệ thống hoá những lý luận cơ bản
về hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp trong kiểm toán báo cáo tài chính.
Làm rõ thực trạng KSNB tại công ty TNHH Quảng cáo và truyền thông ABC
Việt Nam.Từ đó đưa ra các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ ở đơn vị.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ doanh
nghiệp.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nôi bộ tại đơn vị
Công ty TNHH Quảng cáo và truyền thông ABC Việt Nam. Luận văn nghiên
cứu và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho Công ty TNHH Quảng cáo
và truyền thông ABC Việt Nam một số khoản mục chính như: kiểm soát nội
bộ tiền, vật tư, mua bán, thanh toán…
4.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp luận của phép duy vật biện chứng. Phương pháp phân tích tài
liệu, phương pháp chọn mẫu, ước lượng khả năng sai sót, nghiên cứu tổng hợp,
đối chiếu so sánh tài liệu và kiểm chứng thực tiễn. Phương pháp toán học, logic
học... kết hợp với các phương pháp, kỹ thuật kế toán, kiểm toán khác.
5. Những vấn đề đạt được sau khi hoàn thành đề tài
Đề tài tập trung nghiên cứu làm rõ về hệ thống kiểm soát nội bộ, cơ cấu
tổ chức, các nhân tố ảnh hưởng tới một hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung
và tại đơn vị nói riêng.
7
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
Đề tài phân tích và nêu rõ thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn
vị, qua đó rút ra những ưu điểm, hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ và
đưa ra một số kiến nghị nhằm giúp đơn vị hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội
bộ.
6.
Nội dung, kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và danh
mục sơ đồ bảng biểu, danh mục từ viết tắt, luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lí luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh
nghiệp.
Chương 2: Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH
Quảng cáo và truyền thông ABC Việt Nam
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại
công ty TNHH Quảng cáo và truyền thông ABC Việt Nam
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DN
1.1
Một số khái niệm cơ bản
1.1.1. Khái niệm kiểm soát trong quản lý
8
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
Quản lý là quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã
định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Quá
trình này bao gồm nhiều chức năng và có thể chia thành nhiều pha (giai
đoạn): ở giai đoạn định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu
cần và có thể đạt tới, kiểm tra lại các thông tin về nguồn lực và mục tiêu, xây
dựng các chương trình, kế hoạch... Sau khi các chương trình, kế hoạch đã
được kiểm tra có thể đưa ra các quyết định cụ thể để tổ chức thực hiện, cần
kết hợp các nguồn lực theo phương án tối ưu, đồng thời thường xuyên kiểm
tra diễn biến và kết quả của các quá trình để diều hoà các mối quan hệ, điều
chỉnh các định mức và mục tiêu trên quan điểm tối ưu hoá kết quả hoạt động.
Như vậy là kiểm tra kiểm soát không phải là một pha hay một giai đoạn
của quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá
trình này. Bởi vậy kiểm tra kiểm soát được hiểu là một chức năng của quản lý.
Hay nói cách khác kiểm soát là một chức năng thẩm định độc lập được thiết
lập nhằm mục đích để xem xét và đánh giá các hoạt động của một tổ chức với
tư cách là một sự trợ giúp đối với tổ chức đó.
1.1.2. Khái niệm kiểm soát nội bộ
- Theo Quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC)
Theo quan niệm này thì “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống
những chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị,
bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ
pháp lý, bảo đảm hiệu quả của các hoạt động”.
Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của đơn vị,
tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc
9
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu
đề ra của đơn vị.
Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị được bảo vệ bao gồm cả
tài sản hữu hình và tài sản vô hình và các tài sản phi vật chất khác như sổ sách
kế toán, các tài liệu quan trọng… của doanh nghiệp
Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin muốn nói ở đây chính
là thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp. Thông tin
này cần được bảo đảm độ tin cậy bởi vì nó là căn cứ quan trọng cho việc hình
thành các quyết định của nhà quản lý. Các thông tin cung cấp phải đảm bảo
tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và
phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh
tế tài chính.
Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý : Hệ thống kiểm soát nội bộ
được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp
lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được
tuân thủ đúng mức.
Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và năng lực quản lý : Các quá
trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại
không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng
kém hiệu quả các nguồn lực trong Doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt
động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của Hệ thống
kiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành
của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
10
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
Tóm lại có thể khái quát rằng quan niệm này xem xét khái niệm hệ
thống kiểm soát nội bộ theo con mắt quan sát của kế toán nên nó hướng về
các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp.
- Quan điểm của các kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA)
Các định nghĩa của viện kế toán viên công chứng (IACPA) ở Mỹ về
Kiểm soát nội bộ liên quan đến từng lĩnh vực cụ thể. Trong phần thực hành
kiểm toán Kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau:
“Kiểm soát nội bộ gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp,
biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản
của tổ chức, kiểm tra độ chính xác và độ tin cậy của các thông tin kế toán,
thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý
đã đề ra”.
Theo quan niêm này thì hệ thống kiểm soát nội bộ cũng có xu hướng
thiên về phục vụ các mục tiêu của doanh nghiệp gần với quan niệm của liên
đoàn kế toán quốc tế .
- Quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA)
Theo VSA 400 Hệ thống kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau:”
Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thú thục kiểm soát do đơn vị
được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp
luật và các qui định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừavà phát hiện gian lận,
sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và
có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi
trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ thụckiểm soát.”
Trong đó:
11
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
Hệ thống kế toán: Là các qui định về kế toán và các thủ tục kế toán mà
đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo
tài chính.
Môi trường kiểm soát: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và
hoạt động của thành viên hội đồng quản trị, ban giám đốc đối với Hệ thống
kiểm soát nội bộ trong đơn vị.
Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vị
thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ
thể.
Theo quan niệm này thì hệ thống kiểm soát nội bộ được mô tả theo con
mắt của các kiểm toán viên độc lâp là những người bên ngoài doanh nghiệp
và nó cũng hướng đến phục vụ các mục tiêu của các kiểm toán viên khi thực
hiện kiểm toán tại đơn vị đó.
Như vậy “ KSNB là một quá trình do Nhà quản lý, Hội đồng quản trị và
các nhân viên của doanh nghiệp chi phối, nó đươc thiết lập để cung cấp một
sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện 3 mục tiêu:
Sự tin cậy của BCTC.
Sự tuân thủ các luật lệ và quy định.
Sự hiện hữu và hiệu quả hoạt động của quy định.”
Trong định nghĩa trên có bốn yếu tố quan trọng cần lưu ý là quá trình,
con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.
1.2.
Phân loại kiểm soát
Kiểm soát là chức năng thẩm định nói chung nhưng do mục tiêu của
các hoạt động được kiểm soát khác nhau, do yêu cầu của các nhà quản lý
trong từng trường hợp khác nhau nên cũng có tương ứng các cách tiến hành
12
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
kiểm soát khác nhau do đó mà cũng có tương ứng nhiều loại kiểm soát khác
nhau. Nhìn chung kiểm soát có thể chia làm 3 loại:
- Kiểm soát hướng dẫn
- Kiểm soát “có” “ không”
- Kiểm soát sau hành động
Kiểm soát hướng dẫn : Là loại kiểm soát mà thông qua định dạng các
sự kiện giúp chúng ta có hành động trung gian góp phần đạt những mục tiêu
lớn hơn. những việc trung gian đó rất rõ ràng hoặc rất rộng nhưng đặc điểm
chung là nó cảnh báo chúng ta cần có một hoạt động quản lý kịp thời nhằm
mục tiêu đưa hoạt động đang được kiểm soát đó đạt được những mục tiêu
mong muốn.
Kiểm soát “có” “không” : Là loại kiểm soát nhằm vào chức năng bảo
vệ chúng ta một cách máy móc hay nói cách khác là giúp chúng ta bảo đảm
đạt được những kết quả mong muốn với hình thức đơn giản nhất nó có thể là
một tiêu thức kiểm soát chất lượng mà thông qua đó chỉ có sản phẩm đúng
đặc điểm kỹ thuật mới có thể qua được. Hay nói cách khác kiểm soát có thể là
một sự thông qua bắt buộc của một loại hình kinh doanh từ đó đảm bảo rằng
một cá nhân cụ thể phải thực hiện việc tóm lược hoạt động có liên quan. Việc
thiết kế những nhiệm vụ của tổ chức cũng có thể tạo ra những cơ hội đảm bảo
cần thiết qua sự đánh giá những quyết định kinh doanh chủ yếu và hành động
thực hiện. Nhân tố chung là có một kế hoạch kiểm soát lập sẵn hoắc có một
cách sắp đặt để trong điều kiện bình thường sẽ mặc nhiên giúp vào một hành
động bảo vệ hoặc cải tiến.
13
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
Kiểm soát sau hành động : Loại kiểm soát thứ ba này trùng với hai loại
kiểm soát đã trình bày ở trên, nhưng nó được phân biệt là hành động kiểm
soát xảy ra sau, và tiến hành theo hình thức có hiệu quả nhất trong hoàn cảnh
hiện thời. Hoạt động đó có thể là sửa chữa một sản phẩm hoặc thay đổi một
chủ trương hay một tiến trình. Hoặc là hành động có thể thải hồi hay tái tuyển
một nhân viên. Hoạt động sau sự việc có thể là đã làm ngay hay phải nghiên
cứu thêm và triển khai. Ở đây, kiểm soát cần được hiểu là xem xét lại quá khứ
nhưng bao giờ cũng hướng vào cải tiền tương lai.
1.3.
Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.3.1. Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ
+ Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng
thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó hoặc báo
cáo với BGĐ, Hội đồng quản trị.
+ Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, bao gồm tài sản ghi trên bảng cân
đối kế toán, các tài sản phi vật chất nhưng có vai trò quan trọng trong việc
nâng cao chất lượng hoạt động của DN cũng như bầu không khí làm việc và
quan hệ với khách hàng, các thủ tục, quy trình nghiệp vụ.
+ Nâng cao tính hiệu quả của hoạt động bao gồm việc sử dụng các
nguồn lực trong đơn vị (giảm chi phí sản xuất kinh doanh, tăng thị phần, nâng
cao chất lượng hàng hóa, chất lượng dịch vụ) và lựa chọn các phương án, các
quyết định kinh tế.
+ Bảo đảm và nâng cao độ tin cậy, tính thích đáng, phù hợp của các
thông tin kinh tế, tài chính trước khi GĐ phê duyệt.
+ Ngăn chặn, phát hiện kịp thời các sai phạm và gian lận trong các hoạt
động, các bộ phận DN.
14
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
1.3.2. Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ.
+ Kiểm tra tính trung thực, đáng tin cậy của các thông tin và hoạt động
tài chính cũng như các phương thức ghi nhận, đo lường, phân loại, báo cáo
các loại thông tin này.
+ Thẩm tra hệ thống đã được thiết lập để đảm bảo tính tuân thủ các
chính sách, thủ tục, luật pháp và quy định có ảnh hưởng quan trọng đến các
hoạt động và báo cáo, đồng thời xác định tổ chức có tính tuân thủ thực tế hay
không.
+ Đánh giá việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả các nguồn lực.
+ Thẩm tra các nghiệp vụ hoặc chương trình để chắc chắn rằng kết quả
đạt được sát mục tiêu và mục đích đã đề ra.
1.3.3. Mục tiêu của hệ thống KSNB
Có bảy mục tiêu chi tiết mà một cấu trúc KSNB phải thỏa mãn để ngăn
ngừa sai sót trong sổ sách. Hệ thống KSNB phải đầy đủ để cung cấp sự đảm
bảo hợp lí là:
a. Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lí (tính hiệu lực). Hệ
thống KSNB không thể cho phép việc ghi vào sổ những nghiệp vụ không tồn
tại hoặc những nghiệp vụ giả vào sổ sách kế toán.
b. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn),
tránh làm lãng phí, phá hoại hoặc mất mát tài sản của công ty.
c. Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ hay trọn
vẹn). Các biện pháp, thủ tục kiểm soát phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp
vụ kinh tế ra ngoài sổ sách.
15
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
d. Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn (sự đánh giá).
Một cơ cấu KSNB đầy đủ gồm các thể thức để tránh các sai số khi tính toán
và ghi sổ.
e. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại)
đảm bảo các khoản mục trong báo cáo tài chính được trình bày đúng đắn.
f. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng thời kì (tính thời kì).
Nghiệp vụ kinh tế xảy ra ở kì nào phải được ghi sổ đúng ở kì đó đảm bảo
nguyên tắc phù hợp.
g. Các nghiệp vụ được ghi sổ, chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn.
1.4.
CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG
DOANH NGHIỆP
1.4.1. Môi trường kiểm soát
1.4.1.1. Định nghĩa
Môi trường kiểm soát, một yếu tố vô hình, là nền tảng đối với các bộ
phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ, cung cấp qui tắc ứng xử và cấu
trúc, và bao gồm năng lực kỹ thuật và giá trị đạo đức.
Một môi trường kiểm soát hiệu quả là một môi trường tại đó con người
có năng lực, hiểu trách nhiệm của họ, giới hạn quyền lực của họ và họ thành
thạo và tận tâm trong việc làm những cái đúng và làm theo đúng cách.
1.4.1.2. Trách nhiệm
Các nhà quản lý chịu trách nhiệm trong việc "tạo không khí" cho tổ
chức. Nhà quản lý sẽ nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ thiết lập và
thông tin bằng văn bản các qui trình, chính sách, các giá trị đạo đức và tiêu
chuẩn cư xử. Ngoài ra, họ cũng nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ
16
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
cư xử đúng mực để nhân viên làm gương và yêu cầu mọi người trong tổ chức
đều phải tuân theo các chuẩn mực đã đưa ra.
1.4.1.3. Các yếu tố của môi trường kiểm soát
Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.
Triết lý quản lý được thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người
quản lý. Phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của
họ khi điều hành đơn vị. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
được thể hiện qua các yếu tố điển hình như:
- Tính chất các rủi ro kinh doanh được chấp nhận. Cụ thể là các nhà
quản lý sẵn sàng dấn thân vào các dự án có rủi ro cao hay có thái độ bảo thủ
với việc chấp nhận rủi ro.
- Sự tương tác thường xuyên giữa quản lý cấp cao và quản lý cấp hoạt
động, đặc biệt khi hoạt động của doanh nghiệp diễn ra ở những địa điểm có sự
cách biệt địa lý.
- Thái độ và hành động đối với báo cáo tài chính, bao gồm cả các thảo
luận về ứng dụng các cách xử lý kế toán (ví dụ như lựa chọn các chính sách
kế toán bảo thủ hay rộng rãi, thoái mái, các nguyên tắc có được áp dụng? các
thông tin kế toán quan trọng có được khai báo?...)
Triết lý và phong cách quản lý có thể ảnh hưởng rất lớn đến môi trường
kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
Cách phân quyền hạn và trách nhiệm
Đó là việc cụ thể hóa trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên
trong các hoạt động của đơn vị. Thông qua việc phân nhiệm, các nhân viên
phải xác định được công việc cụ thể của mình là gì. Họ phải ý thức được rằng
hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào trong quá trinh
thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Do đó, mô tả công việc cần phải được
17
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
diễn giải bằng những nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên và xác định mối
quan hệ trong việc báo cáo giữa các thành viên với nhau. Ngoài ra, cách thức
phân chia trách nhiệm và quyền hạn còn liên quan tới việc xác định số lượng
nhân viên thích hợp cho công việc. Nó đòi hỏi phải xác định kỹ năng cần thiết
có liên quan, xem xét tới qui mô doanh nghiệp, tính chất kinh doanh và mức
độ phức tạp của các hoạt động.
Tính chính trực và giá trị đạo đức
Ứng xử có đạo đức và tính trung thực của nhân viên chính là văn hóa của
DN. Nó bao gồm các chuẩn mực về cách thức ứng xử, các giá trị đạo đức và
cách thức truyền đạt, thực hiện trong thực tiễn. Để đáp ứng được yêu cầu này,
NQL cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong DN và cư xử
đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên khác có hành vi thiếu
đạo đức hoặc phạm pháp. Muốn vậy, NQL phải làm gương cho cấp dưới về
việc tuân thủ các chuẩn mực, quy định đến mọi thành viên bằng các hình thức
thích hợp. Khi xây dựng tính trung thực và giá trị đạo đức cần chú ý giảm
thiểu những nguy cơ có thể dẫn đến tình trạng nhân viên thiếu trung thực như:
áp lực, cơ hội phát sinh gian lận và sự thiếu hiểu biết trong các vấn đề mang
tính chuyên môn. Tính trung thực và giá trị đạo đức là nhân tố quan trọng của
môi trường kiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện, giám sát các
nhân tố khác của KSNB.
Năng lực làm việc
Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết để hoàn
thành nhiệm vụ của cá nhân đó. Vì vậy, NQL cần xác định rõ yêu cầu năng
lực cho một công việc, sau đó cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về kiến thức và
kỹ năng. Khi tuyển dụng hay giao công việc thì nên chọn những nhân viên có
đủ kiến thức, kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ và phải giám sát, huấn luyện
đầy đủ thường xuyên đồng thời cân nhắc giữa chi phí và năng lự.
18
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp. Đó là
sự xác định trách nhiệm, quyền hạn và lộ trình báo cáo giữa các thành viên
trong doanh nghiệp. Khi xây dựng cơ cấu tổ chức cần xác định được các
vị trí then chốt cùng với trách nhiệm và quyền hạn tương ứng. Một cơ cấu tổ
chức hợp lý giúp cung cấp dòng thông tin cần thiết để quản lý các hoạt động
trong doanh nghiệp từ lập kế hoạch, điều hành, thực hiện và kiểm soát.
Chính sách nhân sự
Trong thực tế chính sách này chính là những chính sách và thủ tục về
việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng
và kỷ luật. Cụ thể:
Các tiêu chuẩn tuyển dụng thể hiện quan điểm của DN về việc xây
dựng đội ngũ nhân viên. Cách thức tuyển dụng nhân viên có một vai trò quan
trọng, nó giúp cho ứng cử viên tham gia tuyển dụng hiểu rõ quan điểm của
DN về đội ngũ nhân viên.
Việc đào tạo nhân viên sẽ phản ánh chính sách về quan điểm đào tạo
của DN.
Việc đánh giá kết quả thực hiện định kỳ là cơ sở cho công tác luân
chuyển và đề bạt chức vụ mới.
Chính sách lương và thưởng để động viên hoặc duy trì thành tích xuất
sắc nhầm giữ chân nhân viên giỏi.
Các biện pháp kỷ luật cho thấy quan điểm của DN với các hành vi vi
phạm không được tha thứ.
1.4.2. Đánh giá rủi ro
1.4.2.1. Định nghĩa
Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến việc
đạt được các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo các tài chính đáng tin cậy và
19
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
sự tuân thủ các qui định. Do đó, đánh giá rủi ro làm cơ sở cho việc quyết định
quản lý rủi ro như thế nào.
1.4.2.2. Trách nhiệm
Để quản lý các hoạt động một cách đúng đắn, các nhà quản lý cần xác
định mức độ rủi ro về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ mà họ sẵn sàng chấp
nhận. Đánh giá rủi ro là một trong những trách nhiệm của nhà quản lý và cho
phép họ hành động để giảm những sự việc bất ngờ, không mong đợi. Sự thất
bại trong quản lý những rủi ro này có thể dẫn đến việc các mục tiêu hoạt
động, báo cáo tài chính và sự tuân thủ không đạt được.
Thiết lập mục tiêu của DN.
Mục tiêu của DN là một quá trình chính thức hoặc không chính thức,
có thể được trình bày dưới hình thức văn bản hoặc ngầm hiểu (qua các phát
biểu của NQL…).
Có hai mức độ xác định mục tiêu là mức độ toàn DN và mức độ bộ
phận. Khi DN xác định được mức độ mục tiêu thì có thể nhận dạng được nhân
tố then chốt đưa đến thành công. Dựa trên mục tiêu ở mức độ toàn DN, kết
hợp với việc đánh giá điểm mạnh yếu và những cơ hội thách thức DN sẽ xây
dựng một chiến lược tổng thể - đó là cơ sở để phân bổ nguồn lực và xác định
nguồn lực cần ưu tiên. Những mục tiêu của từng bộ phận phải được xuất phát
từ chiến lược chung của toàn DN, nó phải được nối kết hòa nhập và nhất quán
với mục tiêu chung.
Có những mục tiêu xuất phát từ hoạt động kinh doanh trong DN nhưng
cũng có những mục tiêu xuất phát từ bên ngoài. Những mục tiêu xuất phát từ
bên ngoài được thiết lập theo yêu cầu của luật pháp và các quy định, chúng
thường tương tự nhau giữa các DN. Ngược lại, mục tiêu hoạt động dựa vào sự
xét đoán và phong cách điều hành của NQL thì khác nhau giữa các DN.
20
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
Những mục tiêu này phụ thuộc vào sự hiểu biết, năng lực, sự trung thực mà
NQL có thể lựa chọn những mục tiêu khác nhau.
Mục tiêu của DN rất đa dạng nhưng có thể phân ra làm 3 loại: Mục tiêu
hoạt động, mục tiêu BCTC, mục tiêu tuân thủ.
Để đạt được mục tiêu cho mỗi hoạt động cần kết nối mục tiêu với nguồn
lực sẵn có, đồng thời nên rà soát và giảm những mục tiêu không hỗ trợ cho
mục tiêu chung, xác dịnh mục tiêu then chốt, cân đối giữa mục tiêu và nguồn
lực và giám sát hoạt động liên quan đến mục tiêu đó.
Nhận dạng rủi ro.
Hoạt động của DN có thể gặp rủi ro do sự xuất hiện của cả nhân tố bên
trong và bên ngoài DN. Nhận dạng rủi ro là 1 quá trình lặp đi lặp lại và
thường nằm trong quá trình lập kế hoạch của một DN. Rủi ro có thể tác động
đến DN ở mức độ toàn DN hoặc chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể.
Ở mức độ toàn DN có thể là những rủi ro - có thể nhận diện khi lập kế
hoạch chiến lược, khi lập dự toán ngắn hạn và dài hạn.
Về nhân tố bên ngoài: sự hoàn thiện kỹ thuật có thể buộc DN phải thay
đổi nội dung, thời gian của các chương trình nghiên cứu hoàn thiện hay sự
thay đổi trong việc mua sắm tài sản cố định; thay đổi trong nhu cầu của khách
hàng ảnh hưởng đến sự hoàn thiện của sản phẩm, quá trình sản xuất, giá cả,
điều khoản bảo hành; sự thay đổi trong chiến lược tiếp thị, hoạt động cung
cấp dịch vụ của đối thủ cạnh tranh ảnh hưởng đến hoạt động của DN; thảm
họa thiên nhiên có thể làm thay đổi hoạt động của DN;…Do vậy DN cần có
những kế hoạch để đối phó với những bất thường xẩy ra.
Về nhân tố bên trong: Sự gián đoạn trong quá trình xử lý thông tin ảnh
hưởng bất lợi đến hoạt động của DN; năng lực của nhân viên, phương pháp
huấn luyện, động viên khuyến khích có thể ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát
trong DN; thay đổi NQL có thể tác động đến cách thức kiểm soát trong DN,
21
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
HĐQT và UBKT hoạt động không hữu hiệu có thể tạo cơ hội cho NQL ra các
quyết định mang tính chất mạo hiểm trong kinh doanh…
Ở mức độ hoạt động có thể là những rủi ro ở một bộ phận cụ thể như
bộ phận bán hàng, bộ phận tiếp thị…Rủi ro có thể phát sinh và tác động đến
từng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng dây chuyền đến toàn bộ DN.
Để nhận dạng rủi ro NQL có rất nhiều phương pháp khác nhau: định
kỳ xem xét lại những thay đổi của nền kinh tế, nghành nghề ảnh hưởng đến
hoạt động kinh doanh, sử dụng phương tiện dự báo…Nhưng những phương
pháp nhận dạng rủi ro không quan trọng bằng nghiên cứu những nhân tố góp
phần làm gia tăng hay giảm thiểu rủi ro.
Khi nhận dạng được các nhân tố làm gia tăng rủi ro cho DN sẽ là yếu
tố quyết định sự thành công trong việc đánh giá rủi ro. Đánh giá đúng đắn rủi
ro ở mức độ hoạt động sẽ góp phần duy trì rủi ro ở mức độ toàn DN một cách
hợp lý.
Phân tích rủi ro.
Sau khi nhận dạng được rủi ro thì DN tiến hành phân tích rủi ro. Có
nhiều quy trình phân tích rủi ro, tuy nhiên, quy trình thường bao gồm các
bước sau:
Đánh giá tầm quan trọng của rủi ro
. Ước lượng xác suất rủi ro có thể xẩy ra.
Xem xét những biện pháp có thể đối phó với rủi ro – phương pháp quản
trị rủi ro.
Ngoài ra, việc phân tích này cũng có thể phân tích đánh giá bằng phương
pháp định tính – xem xét tính huống xẩy ra rủi ro và phân tích đánh giá một
cách thích hợp.
Đây là khâu phức tạp vì rủi ro rất khó định lượng và có nhiều phương
pháp khác nhau. Chính vì thế công viêc phân tích rủi ro yêu cầu NQL cần
22
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
phân tích hợp lý, cẩn thận đểquyết định phân bổ nguồn lực và tìm ra phương
pháp quản trị rủi ro hợp lý.
Biện pháp đối phó với rủi ro.
Sau khi đã đánh giá tầm quan trọng và khả năng rủi ro có thể xẩy ra,
NQL cần có những biện pháp thích hợp để đối phó với chúng. Quá trình này
bao gồm:
Xem xét những giả định về rủi ro.
Phân tích hợp lý về những chi phí bỏ ra để giảm thiểu rủi ro.
Chọn lựa biện pháp thích hợp.
Những biện pháp đó có thể là tăng cường kiểm soát, mua bảo hiểm, tăng
tốc thu hồi vốn, sử dụng các công cụ phòng ngừa tài chính …hoặc không làm
gì hết, chấp nhận rủi ro trong trường hợp chi phí bỏ ra để đối phó với rủi ro
cao hơn lợi ích đạt được.
Cùng với những biện pháp chung để đối phó rủi ro NQL cũng cần
thiết lập những thủ tục để xem xét sự đầy đủ và nâng cao tính hiện hữu của
nhưng biện pháp đối phó với những rủi ro đó.
1.4.3. Hoạt động kiểm soát
1.4.3.1. Định nghĩa
Là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của
NQL được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó với rủi
ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của DN. Đây là hoạt động tồn tại ở mọi
bộ phận và mọi cấp độ trong DN.
Hoạt động kiểm soát bao gồm 2 bộ phận: chính sách kiểm soát và thủ
tục kiểm soát.
Chính sách kiểm soát là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát
thực chất hiểu đơn giản nó là những nguyên tắc cần phải làm. Chính sách
23
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
kiểm soát có thể được tài liệu hóa 1 cách đầy đủ, có hệ thống văn bản hoặc
được lưu hành theo kiểu truyền miệng.
Thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm
soát.
1.4.3.2. Trách nhiệm
Một khi các nhà quản lý chịu trách nhiệm chính trong việc nhận diện rủi
ro đối với các hoạt động của doanh nghiệp, họ cũng chính là người có trách
nhiệm chính trong việc thiết kế, triển khai và giám sát các hoạt động kiểm
soát để ngăn chặn hoặc giảm các rủi ro đó.
1.4.3.3. Các yếu tố của hoạt động kiểm soát
Qui trình phê chuẩn, ủy quyền
Đây là một hoạt động kiểm soát quan trọng. Phê chuẩn, ủy quyền là việc
cấp quản lý cho phép nhân viên thực hiện các hoạt động nhất định nào đó. Nó
bao gồm ủy quyền chung và ủy quyền cụ thể. Việc cho phép một phòng ban
chi tiêu một số tiền nhất định từ ngân sách là một ví dụ về ủy quyền chung.
Qui trình phê chuẩn và ủy quyền cụ thể thì liên quan đến từng nghiệp vụ đơn
lẻ, có nghĩa là mỗi một nghiệp vụ đòi hỏi phải có chữ ký hay sự phê chuẩn
điện tử của người có thẩm quyền.
Trong hoạt động ủy quyền và phê chuẩn, người có thẩm quyền phê
chuẩn nên xem xét các chứng từ có liên quan, đặt nghi vấn những điều bất
thường, và đảm bảo rằng có đầy đủ thông tin cần thiết để đánh giá, chứng
minh cho nghiệp vụ đó trước khi ký duyệt. Việc ký tên trước trên văn bản
trắng là tuyệt đối bị ngăn cấm.
Trong bất kỳ trường hợp nào một người có thẩm quyền phê chuẩn cũng
không nên nói cho người khác đại diện người phê chuẩn ký tên của người phê
24
Học viện tài chính
Luận văn tốt nghiệp
chuẩn. Tương tự, trong bất kỳ trường hợp nào một người có thẩm quyền phê
chuẩn điện tử cũng không nên chia sẻ mật mã với người khác.
Công tác đối chiếu
Đối chiếu là việc so sánh với nhau giữa các tập hợp dữ liệu khác nhau,
nhận diện và tìm ra sự khác biệt và có các chỉnh sửa khi cần thiết để giải
quyết sự khác biệt. Hoạt động kiểm soát này giúp đảm bảo sự chính xác và
đầy đủ của nghiệp vụ. Một ví dụ của đối chiếu là so sánh số dư lương phép,
lương bệnh của từng phòng ban với số dư lương phép, lương bệnh của hệ
thống tính lương. Nhân tố chủ chốt của qui trình đối chiếu là phát hiện và giải
quyết sự khác biệt. Nếu chỉ ghi nhận sự khác biệt mà không làm gì cả thì đối
chiếu cũng vôích. Việc đối chiếu phải có chứng từ và được phê chuẩn bởi cấp
quản lý.
Soát xét lại công việc đã thực hiện
Việc cấp quản lý xem xét lại các báo cáo, các ghi chép đối chiếu và các
thông tin khác có liên quan cũng là một hoạt động kiểm soát quan trọng. Cấp
quản lý nên xem xét lại tính chắc chắn và hợp lý của thông tin. Việc soát xét
lại quá trình thực hiện cung cấp cơ sở để phát hiện các vấn đề cần phải giải
quyết. Trong hoạt động soát xét lại, cấp quản lý sẽ so sánh số liệu thực tế với
số liệu kế hoạch, dự toán, dự báo, hoặc số liệu giữa các kỳ với nhau. Nó làm
căn cứ để đo lường mức độ đạt được mục tiêu và để nhận diện những kết quả
không mong đợi cần phải tiếp tục giải quyết. Cũng như công tác đối chiếu,
việc soát xét lại báo cáo, đối chiếu và các thông tin khác nên được ghi chép
thành tài liệu.
Bảo vệ tài sản
Các tài sản có tính thanh khoản cao với nhiều mục đích sử dụng khác
nhau, các tài sản nguy hiểm, chứng từ quan trọng, các thông tin có tính bảo
mật phải được bảo quản cận thận. Cụ thể, sử dụng các kiểm soát tiếp cận là
25
