Chèn âm thanh trong PowerPoint

Chèn âm thanh trong PowerPoint
Trong PowerPoint, ngoài việc sử dụng các hiệu
ứng hình ảnh, hoạt cảnh, chúng ta còn có thể bổ
sung cả âm thanh hoặc video để nâng cao hiệu
suất cho các bài thuyết minh, bài giảng. Bài
thuyết trình sẽ trở nên phong phú và hấp dẫn
hơn rất nhiều với chức năng này của
PowerPoint. Tuy nhiên, chèn âm thanh, video vào các silde
không khó, nhưng để nó có thể hoạt động tốt khi mang
chúng tới bất kỳ máy tính nào thì lại là vấn đề cần bàn tới.
Bài viết này xin đưa ra một số thao tác giúp bài giảng, bài
thuyết trình của chúng ta hoạt động ổn định khi có đính kèm
các file âm thanh trong nó.
* Tích hợp trực tiếp file âm thanh dung lượng lớn vào slide
Một vấn đề quan trọng khi "nhúng" âm thanh vào slide là làm thế
nào để file PowerPoint tạo ra có thể sử dụng được khi đem sang
máy khác. Để giải quyết vấn đề này, người ta thường áp dụng 2 kỹ
thuật: Sử dụng các kỹ thuật "đóng gói" như: Pack and Go hoặc
Package for CD tuỳ theo phiên bản PowerPoint mà bạn đang sử
dụng. Cách này có ưu điểm là file PowerPoint tạo ra sẽ liên kết với
các file âm thanh được đóng gói chung (trong cùng một thư mục),
file tạo ra sẽ có kích thước nhỏ và tốc độ khởi động nhanh. Tuy
nhiên, chúng ta thường không thích làm cách này bởi thư mục tạo ra
khá nhiều file, rườm rà. Để giải quyết vấn đề này, chúng ta có thể
đóng gói chúng với một file duy nhất thông qua việc gỡ bỏ giới
hạn kích thước file.
PowerPoint luôn hỗ trợ sẵn việc đóng gói này, nhưng để đảm bảo
cho file được mở nhanh chóng, kích thước file mặc định bị giới hạn
ở mức 100 KB. Với kích thước này, bạn khó có thể chèn vào các
file audio thông dụng, thường có dung lượng đến vài MB. Tuy
nhiên bạn có thể thay đổi lại giới hạn mặc định nói trên để có thể

chèn các audio có dung lượng cao hơn. Với cách làm này, file
PowerPoint tạo ra sẽ là duy nhất, tích hợp luôn
phần âm thanh bên trong nó.
Để thực hiện, bạn làm như sau: vào menu
Tools > Options. Chọn thẻ General, trong mục
Link sounds with file size greater than, bạn
nhập giá trị 50000 KB hoặc 50 MB, hay thấp
hơn tuỳ theo nhu cầu sử dụng. Đây là phần
kích thước mới cho một file âm thanh được
chèn vào.
Cách làm này hữu ích khi file âm thanh chèn
vào không quá lớn, file PowerPoint tạo ra sẽ
gọn goàng hơn nhiều. Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng nếu chúng ta
chèn quá nhiều âm thanh file khi mở ra sẽ rất chậm.
Để biết âm thanh đã được nhúng vào slide hay chưa, hãy thử chèn
một file audio bất kỳ, sau đó, kích chuột phải vào hình cái loa ,
chọn Custom Animation. Trong thanh tác vụ chứa hiệu ứng, nhấp
chọn mũi tên sổ xuống, chọn chức năng Effect Options. Tại mục
Sound Settings, quan sát phần Information, nếu thấy đường dẫn
chứa tên file, là file chưa được nhúng. Ngược lại, nếu xuất hiện mục
[Contained in presentation] là thành công.
* Chuyển tiếp âm thanh qua nhiều slide
Một kỹ thuật khác cũng thường được sử dụng, đó là khả năng phát
âm qua nhiều slide. Kỹ thuật này thường được ứng dụng khi tạo ra
các bản dạo đầu nhằm giới thiệu hoạt cảnh hay thuyết trình các đề
mục. Nó cũng cho phép âm thanh được luân
chuyển qua nhiều slide và kết thúc tại một slide ấn
định trước đó.
Để sử dụng tính năng này, bạn phải cân chỉnh đúng
thời gian. Để minh hoạ, ví dụ có 3 slide cùng 1 file

audio có thời gian phát là 1:00 phút. Với slide đầu
(chọn làm slide gốc), trước hết bạn chèn âm thanh
vào slide này (Insert > Movies and Sounds>
Sound from file), bấm phải vào hình chiếc loa,
chọn Custom Animation. Trong khung hiệu ứng,
bấm vào mũi tên xổ xuống rồi chọn mục Effect
Options. Trong hộp thoại hiển thị, tại mục Stop Playing, bạn chọn
tuỳ chọn Afer...Slidesvà nhập giá trị 3 vào đây, điều này có nghĩa là
âm thanh sẽ được phát và kết thúc đến slide thứ 3 (bạn có thể nhập
vào giá trị khác, tuỳ theo số lượng slide muốn bố trí).
Tiếp đến, tại slide 1 (đầu tiên bên trái), bạn bấm phải vào slide này
và chọn Slide Transition. Tại tuỳ chọn Advanced Slide, bạn đánh
dấu chọn vào chức năng Automatically afer và nhập vào số giây
mong muốn (sau thời gian được ấn định, slide sẽ tự động chuyển
sang slide kế tiếp).
Để kiểm tra lại, bạn hãy bấm vào nút Play trên cùng thanh tác vụ
này.
Bố trí kiểu này, chúng ta sẽ giữ được tính năng phát audio trong khi
vẫn đảm bảo được nội dung cần trình diễn.
School@net
Chú ý:
• Đặt file PowerPoint của mình cùng các file âm thanh hình ảnh vào chung 1 folder
• Muốn copy file PowerPoint đi thì phải copy toàn bộ folder đó đi
• Nếu không để chung file PowerPoint của mình và các file âm thanh hình ảnh ở
cùng 1 folder thì khi sử dụng sẽ không hiện ra những nội dung mình đã chèn
Một chú ý khí sử dụng âm thanh hay các file hình ảnh trong ppt đó chính là không thấy
những file này chạy được khi mình copy file ppt đó di. Có hai nguyên nhân
1. Các thầy không copy file âm thanh hoặc hình ảnh đó kèm theo với file ppt của mình
2. file âm thanh hoặc hình ảnh được để không đúng vị trí đường dẫn như trong file ppt của
các thầy làm ở nhà

Cách khắc phục tốt nhất là các thầy cô nên đặt chung file ppt của mình cùng các file âm
thanh hình ảnh vào chung 1 folder , sau đó copy toàn bộ folder đó đi . Như vậy sẽ không
mắc lỗi như vậy nữa.