SKKN GIẢI PHÁP NÂNG CAO KIỂM SOÁT CHI NGÂN SÁCH và QUẢN lý CHỨNG từ sổ SÁCH kế TOÁN

UBND HUYỆN NGHĨA HÀNH

Mẫu 02/TBBCSK

UBND XÃ HÀNH MINH

BÁO CÁO SÁNG KIẾN NĂM 2020

TÊN ĐỀ TÀI
GIẢI PHÁP NÂNG CAO KIỂM SOÁT CHI NGÂN
SÁCH VÀ QUẢN LÝ CHỨNG TỪ SỔ SÁCH KẾ TOÁN
TẠI XÃ HÀNH MINH

Người thực hiện: NGUYỄN DUY HÀ
Đơn vị công tác: UBND XÃ HÀNH MINH
Chức vụ:

CÔNG CHỨC TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

Nghĩa Hành – Năm 2020


Mẫu 05/MLBCSK
Mục lục

I. PHẦN MỞ ĐẦU................................................................................................1
1. Lý do lựa chọn Sáng kiến:.................................................................................1
2. Mục đích của đề tài sáng kiến...........................................................................2
3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu, áp dụng của đề tài sang kiến......................2
4. Phương pháp nghiên cứu...................................................................................2
II. PHẦN NỘI DUNG...........................................................................................2

1. Cơ sở lý luận của vấn đề:..................................................................................2
1.1/ Khái quát chung về kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ sổ sách.2
1.2/ Nội dung kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ sổ sách kế toán....3
a/ Nội dung kiểm soát chi ngân sách..............................................................3
b/ Nội dung quản lý chứng từ sổ sách kế toán................................................4
2. Thực trạng vấn đề nghiên cứu về kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ
kế toán tại xã Hành Minh......................................................................................5
2.1/ Thực trạng về các thủ tục kiểm soát chi tại xã Hành Minh........................5
2.2/ Thực trạng vài nét về quản lý chứng từ sổ sách kế toán tại xã Hành Minh 6
3. Giải pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề:....................................................7
3.1/ Đối với việc kiểm soát chi ngân sách.........................................................7
3.2/ Đối với việc quản lý chứng từ sổ sách kế toán.........................................13
4. Hiệu quả của việc áp dụng nội dung đề tài:....................................................15
4.1/ Nâng cao hiệu quả quản lý ngân sách: ……………………………….. 15
4.2/ Tiết kiệm hiệu quả thời gian trong chế độ báo cáo…………………….15
III. PHẦN KẾT LUẬN- KIẾN NGHỊ................................................................16
1/Kết luận:...........................................................................................................16
2/Kiến nghị..........................................................................................................17


Người thực hiện: Nguyễn Duy Hà

Trang 1

BÁO CÁO SÁNG KIẾN “GIẢI PHÁP NÂNG CAO KIỂM SOÁT CHI
NGÂN SÁCH VÀ QUẢN LÝ CHỨNG TỪ SỔ SÁCH KẾ TOÁN TẠI XÃ
HÀNH MINH”
I. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn Sáng kiến:
Ngân sách xã là cấp cuối cùng trong phân cấp quản lý ngân sách nhà nước,

nó bao gồm các khoản thu, nhiệm vụ chi được quy định trong dự toán một năm do
Hội đồng nhân dân xã quyết định và giao cho UBND xã thực hiện nhằm đảm bảo
các chức năng nhiệm vụ trong chính quyền xã. Và chính quyền cấp xã là nơi ở gần
với nhân dân nhất nên tất cả các hoạt động của chính quyền địa phương đều dưới
sự giám sát chặt chẽ của nhân dân nhất là việc công khai tài chính minh bạch. Để
thực hiện tốt quy chế dân chủ ở cơ sở cộng với việc thanh kiểm tra hàng năm của
cơ quan tài chính cấp trên, kiểm toán nhà nước đòi hỏi cần phải công khai minh
bạch rõ ràng từng niên độ ngân sách, vì thế cần phải kiểm soát và quản lý chứng từ
sổ sách thật rõ ràng, cụ thể để có số liệu đưa vào báo cáo chính xác, nhanh chóng,
kịp thời cũng như chứng minh cho những số liệu có trong báo cáo. Mặc khác, hiện
nay trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi đang thực hiện theo Quyết định 1000/QĐUBND, ngày 22/6/2009 của Chủ tịch UBND tỉnh Quảng Ngãi quy định danh mục
các vị trí công tác và thời hạn định kỳ chuyển đổi vị trí công tác đối với công
chức, viên chức trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi và Quyêt định số 1576/QĐ-UBND
ngày 14/9/2015 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều Quyết định 1000/QĐ-UBND,
ngày 22/6/2009 thì chức danh công chức tài chính kế toán xã nằm trong danh mục
được chuyển đổi vị trí công tác nên việc lưu trữ, quản lý chứng từ sổ sách kế toán
cần được quan tâm để việc bàn giao cho người mới nơi khác đến tiếp nhận và quản
lý được tốt hơn, cũng như là cơ sở tiền đề để đảm bảo tốt việc tham mưu công tác
tài chính tại đơn vị mới được tốt hơn.
Tuy nhiên thực tế việc kiểm soát chi ngân sách ở các đơn vị hành chính
cấp xã và quản lý chứng từ sổ sách còn rất nhiều hạn chế, các đơn vị chưa thật sự
quan tâm đến kiểm soát ngân sách và bảo quản chứng từ cũng như chưa có một
quy trình kiểm soát và quản lý cụ thể, chặt chẽ và hiệu quả dẫn đến khi bàn giao kế
toán ở một số đơn vị khi chuyển đổi vị trí công tác còn chưa thật sự rõ ràng, người
đến sau tiếp nhận dữ liệu chưa được minh bạch, chưa hiểu bản chất của từng nguồn
vốn hiện có tại đơn vị mới nên rất khó cho việc tiếp nhận và tham mưu sau này,
cũng như việc báo cáo số liệu cho các cơ quan tài chính cấp trên kiểm tra không
kịp thời và chính xác.
Là một đơn vị hành chính cấp xã UBND xã Hành Minh không nằm ngoài
hạn chế trên. Địa phương đang phấn đấu trở thành xã Nông thôn mới vào năm

2019 với mục tiêu nâng cao chất lượng đời sống nhân dân, xây dựng cơ sở hạ tầng
Đề tài sáng kiến: Giải pháp nâng cao kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ
sổ sách kế toán tại xã Hành Minh


Người thực hiện: Nguyễn Duy Hà

Trang 2

thiết yếu phục vụ nhân dân, với phương châm nhà nước và nhân dân cùng làm, dân
làm là chính, nhà nước chỉ hỗ trợ một phần kinh phí, nên để có lòng tin từ nhân
dân cùng chung tay với nhà nước thì tài chính ở địa phương phải minh bạch, công
khai chi tiết cho dân biết, UBND xã đang cố gắng thực hiện tốt tất cả các quy định
hiện hành về luật ngân sách, kiểm soát thu chi ngân sách phù hợp và đảm bảo hiệu
quả, tiết kiệm cũng như lưu trữ chứng từ sổ sách rõ ràng cụ thể để cung cấp cho
các đơn vị khi cần kiểm tra.
Từ những yêu cầu đặt ra như vậy, là một công chức Tài chính kế toán xã đã
làm việc tại UBND xã Hành Minh gần 6 năm, bản thân tôi thấy cần phải nghiên
cứu đề ra giải pháp nâng cao kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ sổ sách
kế toán, nhằm nâng cao hiệu quả công tác của bản thân, tham mưu tốt giúp cho
lãnh đạo UBND xã thực hiện tốt công tác quản lý điều hành ngân sách cấp cơ sở,
hạn chế việc báo cáo số liệu không chính xác làm mất lòng tin ở nhân dân và khó
khăn trong công tác thanh kiểm tra của các cơ quan cấp trên.
2. Mục đích của đề tài sáng kiến
Trên cơ sở nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về kiểm soát chi
ngân sách và quản lý chứng từ sổ sách kế toán tại xã Hành Minh, đề tài cũng đã
phân tích và đề xuất các giải pháp để góp phần giúp cho cán bộ làm công chức kế
toán cấp cơ sở hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của chứng từ kế toán để lưu trữ được
tốt hơn cũng như kiểm soát nguồn chi được đảm bảo đúng pháp luật.
3. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu, áp dụng của đề tài sáng kiến

Đề tài nghiên cứu về các vấn đề kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ
sổ sách kế toán tại UBND xã các xã, phường, thị trấn với chủ thể là kế toán ngân
sách xã, phường, thị trấn trên địa bàn huyện.
4. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài chủ yếu nghiên cứu giải pháp nâng cao kiểm soát chi ngân sách và
quản lý chứng từ sổ sách kế toán tại xã Hành Minh do đó bản tôi đã sử dụng
phương pháp khảo sát, tổng hợp, phân tích, chứng minh kết hợp giữa thực tế và lý
luận chung trong lĩnh vực kế toán ngân sách địa phương, khảo sát các đơn vị kế
toán ngân sách xã trên địa bàn huyện để đưa ra kết quả tình hình kiểm soát chi
ngân sách và quản lý chứng từ sổ sách tại xã Hành Minh.
II. PHẦN NỘI DUNG
1. Cơ sở lý luận của vấn đề:
1.1/ Khái quát chung về kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ sổ
sách
Kiểm soát chi ngân sách được hiểu là việc các cơ quan có thẩm quyền thực
hiện thẩm định, kiểm tra, rà soát, xem xét và đánh giá tính hợp pháp, hợp lí của
Đề tài sáng kiến: Giải pháp nâng cao kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ
sổ sách kế toán tại xã Hành Minh


Người thực hiện: Nguyễn Duy Hà

Trang 3

các khoản chi ngân sách do các chủ thể thực hiện, dựa trên sự đối chiếu với các
chính sách, chế độ định mức chi tiêu do nhà nước quy định và trên cơ sở những
nguyên tắc, hình thức phương pháp quản lí tài chính trong từng giai đoạn. Hay
nói cách khác, kiểm soát chi NSNN là quá trình thẩm định và kiểm tra các khoản
chi ngân sách (trước, trong và sau khi thanh toán) theo đúng chế độ chi và theo dự
toán chi tiêu đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền thông qua. Kiểm soát chi

NSNN được hiểu theo hai nghĩa khách quan và chủ quan:
Theo nghĩa khách quan, kiểm soát chi ngân sách được quan niệm như
là một chế định pháp luật trong đó bao gồm tập hợp các quy phạm pháp luật do nhà
nước ban hành nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội phát sinh trong quá trình kiểm
soát việc chi tiêu ngân sách ở các đơn vị cơ sở có sử dụng ngân sách
Theo nghĩa chủ quan, kiểm soát chi ngân sách được quan niệm như
là một loại hành vi pháp luật, do chủ thể là các cơ quan nhà nước có thẩm quyền
thực hiện trên cơ sở các quy định của pháp luật nhằm làm phát sinh những quan hệ
pháp luật giữa nhà nước và các chủ thể khác, trong đó chủ yếu là các đối tượng
sử dụng ngân sách.
Chứng từ kế toán là những loại giấy có giá trị như tiền, là thành phần không
thể thiếu được trong quá trình thanh toán, quyết toán, làm cơ sở để chứng minh cho
việc thu - chi tài chính của đơn vị, căn cứ vào chứng từ kế toán phát sinh, sẽ ghi
chép cụ thể vào sổ kế toán, vì thế sổ sách kế toán là sổ dùng để ghi chép, hệ thống
và lưu giữ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến đơn vị kế
toán. Khi nhìn vào chứng từ, sổ sách kế toán ta sẽ biết được thực trạng hoạt động
của đơn vị, là yếu tố tác động đến quá trình thu- chi của đơn vị. Chứng từ, sổ sách
kế toán còn là bằng chứng lưu trữ để các cơ quan chức năng thanh tra, kiểm tra,
kiểm toán khi cần thiết. Chính vì vậy việc bảo quản và lưu trữ phải thật tốt, không
cho thất thoát và hư hỏng để lưu trữ lâu dài và tổng hợp dữ liệu để đưa ra báo cáo
chính xác và nhanh chóng.
1.2/ Nội dung kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ sổ sách kế
toán
a/ Nội dung kiểm soát chi ngân sách
Về nguyên tắc, tất cả các khoản chi đều được kiểm tra, kiểm soát trước,
trong và sau quá trình cấp phát, thanh toán, đảm bảo các khoản chi phải có trong
dự toán được duyệt, đúng chế độ, tiêu chuẩn,định mức do cơ quan có thẩm quyền
quy định và được thủ trưởng các đơn vị sử dụng ngân sách hoặc được ủy quyền
chuẩn chi.
Việc quản lý ngân sách được thực hiện ở 3 bước:

Bước 1: Lập dự toán
Bước 2: Chấp hành dự toán
Đề tài sáng kiến: Giải pháp nâng cao kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ
sổ sách kế toán tại xã Hành Minh


Người thực hiện: Nguyễn Duy Hà

Trang 4

Bước 3: Quyết toán
Vậy khi kiểm soát chi ngân sách ta đi kiểm soát bước chấp hành dự toán
của đơn vị sử dụng ngân sách có đúng theo dự toán được lập và quy định của pháp
luật hay không rồi mới quyết toán. Nên nội dung kiểm soát chi ngân sách gồm các
nội dung sau:
Đối với chi thanh toán cá nhân:
Kiểm soát thông qua chính sách tiền lương, kiểm soát chấp hành đúng quy
định về quỹ tiền lương được phê duyệt phù hợp với biên chế được giao và nhiệm
vụ được giao
Kiểm soát các khoản trích theo lương (kinh phí công đoàn, bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm y tế) được thực hiện thông qua việc đối chiếu số liệu đã tính với Bảo hiể,
căn cứ vào tỷ lệ trích theo quy định hiện hành.
Kiểm soát các khoản trợ cấp, phụ cấp hàng tháng theo chế độ hiện hành mà
pháp luật cho phép.
Đối với chi hoạt động chuyên môn và các hoạt động dịch vụ
Kiểm soát các khoản chi này thể hiện ở kiểm soát sự tuân thủ các quy định
hiện hành của nhà nước, quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
Kiểm soát các khoản chi phí bằng dự toán của đơn vị sử dụng ngân sách và
các định mức chi phí
Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ liên quan đến từng hoạt

động dịch vụ
Đối với các khoản chi liên quan đến TSCĐ và xây dựng cơ bản
Thực hiện kiểm soát việc chấp hành các quy định hiện hành của nhà nước về
công tác quản lý và sử dụng TSCĐ
Kiểm soát mục đích sử dụng nguồn kinh phí, chất lượng tài sản, định mức
tiêu chuẩn được mua phân loại tài sản tại đơn vị
Kiểm soát công tác kiểm kê tài sản định kỳ kiểm soát việc luân chuyển tài
sản để theo dõi tài sản về số lượng cũng như tình trạng sử dụng.
Kiểm soát chất lượng các công trình khi đưa vào sử dụng cũng như kiểm
soát việc thanh quyết toán các khoản chi và nguồn vốn thanh toán.
b/ Nội dung quản lý chứng từ sổ sách kế toán
Sau khi chứng từ kế toán được kiểm soát thu chi đúng theo quy định thì phải
kiểm tra chứng từ kế toán đó có được lưu trữ tại đơn vị và có ghi chép đầy đủ vào
sổ kế toán hay không. Hàng tháng, hàng quý thường xuyên kiểm tra chứng từ, sổ
sách kế toán có bị hư hỏng, rách nát hay bị thất lạc hay không. Tổng hợp các
Đề tài sáng kiến: Giải pháp nâng cao kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ
sổ sách kế toán tại xã Hành Minh


Người thực hiện: Nguyễn Duy Hà

Trang 5

chứng từ cùng loại để đối chiếu với sổ sách có khớp số hay không và cuối cùng là
đóng thành từng tập lưu trữ theo từng nguồn kinh phí và từng nội dung kinh tế.
Hình thức ghi sổ kế toán của kế toán ngân sách xã chủ yếu là hình thức Nhật
ký – Sổ Cái được ban hành theo Quyết định 94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005
của Bộ tài chính về ban hành chế độ ngân sách và tài chính xã.
2. Thực trạng vấn đề nghiên cứu về kiểm soát chi ngân sách và quản lý
chứng từ kế toán tại xã Hành Minh

2.1/ Thực trạng về các thủ tục kiểm soát chi tại xã Hành Minh
Trên cơ sở dự toán đầu năm mà UBND huyện giao cho UBND xã, công
chức tài chính kế toán xã sẽ tham mưu cho UBND xã phân khai kinh phí theo dự
toán được giao để trình Hội đồng nhân dân xã phê chuẩn. Sau khi được Hội đồng
nhân dân xã thống nhất chuẩn y về dự toán ngân sách hàng năm, UBND xã triển
khai quyết định giao dự toán cho từng đơn vị sử dụng ngân sách như Đảng, Hội
đồng nhân dân, các Ban, Ngành, Hội, Đoàn thể ở xã theo hai khoản là lương (theo
quỹ tiền lương hiện hành) và theo kinh phí hoạt động chi thường xuyên. Các đơn
vị này có trách nhiệm lập dự toán chi hoạt động trong năm theo số kinh phí đã
được giao để tài chính xã theo dõi kiểm soát các khoản chi nhằm không vượt dự
toán được giao. Và trong quá trình thực hiện dự toán được giao, kế toán tài chính
ngân sách xã sẽ tổng hợp kết quả chi của từng đơn vị sử dụng ngân sách, kiểm soát
quá trình chi chung tại địa phương hạn chế tối đa việc vượt dự toán mà Hội đồng
nhân dân xã cũng như dự toán mà UBND huyện đã giao cho địa phương.
Cụ thể các thủ tục kiểm soát chi tại địa phương như sau:
Kiểm soát quá trình thực hiện, tuân thủ quy định về chi ngân sách
Kiểm tra tính chính xác của số liệu tính toán đảm bảo không có tính gian lận
Kiểm soát các khoản chi của các đầu mối chi không vượt quá dự toán mà
Hội đồng nhân dân xã đã giao đầu năm và phải đúng theo quy chế chi tiêu nội bộ
tại đơn vị
Kiểm tra đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài thông qua báo cáo kho bạc
hàng tháng
 Thực trạng về các thủ tục kiểm soát chi tại địa phương có những mặt
thuận lợi và hạn chế như sau:
Thuận lợi:
Các đơn vị sử dụng ngân sách do UBND xã quản lý đa số nắm bắt được quy
trình và chế độ chi tiêu nên khi thực hiện đúng theo luật ngân sách, giúp cho việc
kiểm soát chi dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn.

Đề tài sáng kiến: Giải pháp nâng cao kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ

sổ sách kế toán tại xã Hành Minh


Người thực hiện: Nguyễn Duy Hà

Trang 6

Khi ban hành quy chế chi tiêu nội bộ tại hội nghị cán bộ công chức đầu năm
được trao đổi bàn bạc công khai, quy định các định mức chi phù hợp với hoạt động
tại địa phương, giúp cho việc điều hành và kiểm soát chi ngân sách được cụ thể
hoá và chặt chẽ hơn.
Khó khăn
Bên cạnh kết quả đạt được công tác kiểm soát chi ngân sách tại xã Hành
Minh vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục như:
Chưa có một quy trình kiểm soát chi hiệu quả và khoa học
Việc nghiên cứu ban hành quy chế chi tiêu nội bộ thường thiếu kịp thời,
chưa bao quát hết nội dung chi, chưa đáp ưng yêu cầu cơ chế tự chủ về tài chính.
Công tác kiểm soát chi tại UBND xã Hành Minh vẫn coi trọng việc tuân thủ,
chấp hành nguyên tắc, luật lệ và tính trung thực của sổ sách, báo cáo tài chính
nhưng chưa chú ý đến xây dựng các chế tài cụ thể xử lý những sai phạm trong
quản lý và chuyên môn.
Công tác kiểm kê tài sản chưa được tiến hành một cách có hệ thống tại đơn
vị.
Việc nhập và xử lý số liệu được thực hiện trực tiếp trên máy vi tính và phần
mềm kế toán nên rất dễ xảy ra rủi ro nếu không có sự kiểm soát chặt chẽ.
2.2/ Thực trạng vài nét về quản lý chứng từ sổ sách kế toán tại xã Hành
Minh
Khi chứng từ kế toán đã được kiểm soát và quyết toán chi đúng theo quy
định, kế toán sẽ phản ánh trực tiếp vào sổ kế toán thông qua phần mềm kế toán
dành cho ngân sách xã (hiện tại xã Hành Minh đang dung phần mềm

MisaBamboo.net2017), tổng hợp số liệu hàng tháng đối chiếu với kho bạc. Các
chứng từ này sau khi xử lý xong sẽ được đóng tập và lưu trữ theo từng nguồn kinh
phí để thuận tiện cho việc báo cáo và cung cấp cho công tác thanh kiểm tra của cơ
quan tài chính cấp trên.
 Qua đánh giá từ việc quản lý chứng từ sổ sách kế toán tại xã Hành Minh
có những thuận lợi và khó khăn sau:
Thuận lợi:
Được sự quan tâm của cấp lãnh đạo UBND xã đã trang bị cho kế toán máy
móc, thiết bị và tủ đựng chứng từ, sổ sách kế toán riêng. Đồng thời cũng có trang
bị một số đồ dùng phụ kiện cho việc quản lý và sử dụng chứng từ, sổ sách kế toán
đạt được hiệu quả cao. Qua đó giúp cho kế toán có điều kiện và thuận lợi cho việc
sắp xếp, bố trí, lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán có khoa học hơn, đem lại hiệu quả
cao hơn.

Đề tài sáng kiến: Giải pháp nâng cao kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ
sổ sách kế toán tại xã Hành Minh


Người thực hiện: Nguyễn Duy Hà

Trang 7

Khó khăn:
Kho lưu trữ chứng từ chưa bố trí riêng cho bộ phận kế toán mà lưu trữ chung
với phòng làm việc của kế toán, phòng làm việc thì nhỏ hẹp, cơ sở vật chất thiết bị
để phục vụ cho lưu trữ hồ sơ chứng từ, sổ sách còn thô sơ, nên việc quản lý lưu trữ
chứng từ, sổ sách kế toán gặp khó khăn, không đáp ứng được nhu cầu phát triển
cao hơn trong quản lý chứng từ, sổ sách kế toán. Từ đó còn nhiều mặt chưa được
hiện đại và đạt hiệu quả cao
3. Giải pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề:

3.1/ Đối với việc kiểm soát chi ngân sách
Để thực hiện tốt công tác kiểm soát chi ngân sách tại UBND xã Hành
Minh, bản thân tôi đã áp dụng các giải pháp sau:
Nâng cao năng lực của bản thân trong việc quản lý ngân sách
Tham mưu cho UBND xã hệ thống định mức chi tiêu nội bộ phù hợp với
địa phương để làm cơ sở kiểm soát chi
Hướng dẫn các đầu mối sử dụng ngân sách do UBND xã quản lý cách kiểm
tra và tự kiểm tra các khoản chi của đơn vị mình.
Kiểm soát, quản lý các nội dung chi cụ thể để không vượt dự toán được
giao, tổng hợp từng thẻ chi tiết để theo dõi.
Hoàn thiện trình tự kiểm soát chứng từ kế toán, cụ thể qua hai bước sau:
Bước 1 là kiểm soát ban đầu: Được thực hiện giữa kế toán và các đối
tượng thanh toán, khi nhận chứng từ thanh toán của đối tượng thanh toán kế toán
sẽ kiểm tra nội dung chứng từ để kiểm soát gồm: kiểm soát tính hợp lý và tính
hợp pháp của các chứng từ gốc, nội dung kinh tế của nghiệp vụ, đơn giá và số
lượng, chữ ký, đối chiếu với các định mức chi tiêu theo quy định của đơn vị và
theo chế độ Nhà nước, kiểm tra việc sử dụng các khoản chi có đúng mục đích,
đúng đối tượng theo mục lục NSNN hay không…;
Bước 2 là kiểm soát lại: Sau khi kiểm soát ban đầu, chứng từ sẽ được
chuyển đến Thủ trưởng đơn vị để kiểm tra, kiểm soát lại và ký chứng từ trước khi
thực hiện hạch toán kế toán (ghi chép, phản ánh vào sổ sách kế toán).
Cụ thể hoá ở sơ đồ sau:

Đề tài sáng kiến: Giải pháp nâng cao kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ
sổ sách kế toán tại xã Hành Minh


Người thực hiện: Nguyễn Duy Hà

Trang 8

Đơn vị sử dụng ngân sách
(1)
Thủ trưởng
đơn vị

(3)
(2) (đồng ý)

Kế toán ngân
sách xã
(2) (không đồng ý)
Đơn vị sử
dụng ngân
sách

(4) Thanh toán qua
kho bạc
(5)
Ghi sổ kế toán (sổ
chi tiết và tổng hợp)

Trên cơ sở công tác kiểm soát chứng từ kế toán như trên sẽ giúp các đơn vị
đạt được hiệu quả điều hành quản lý theo các mục tiêu hoạt động, quản lý chặt
chẽ tình hình tài chính và nâng cao hiệu quả công tác kế toán tài chính của từng
đơn vị.
Một số ví dụ cụ thể về kiểm soát chi ngân sách tại địa phương như sau:
- Đối với việc quản lý kiểm soát chi các công trình xây dựng cơ bản:
Trong năm 2016 UBND xã Hành Minh đầu tư xây dựng công trình đường
xã tuyến Nguyễn Thuân- Đồng quýt, căn cứ vào Quyết định phê duyệt báo cáo

kinh tế kỹ thuật của công trình kế toán sẽ cập nhật dự toán công trình vào thẻ chi
tiết, khi công trình khởi công xây dựng và có khối lượng thanh toán, kế toán sẽ
lập chứng từ thanh toán theo khối lượng các nhà thầu đề nghị và theo nguồn kinh
phí được bố trí. Chứng từ thanh toán đã qua kho bạc và có quyết định phê duyệt
quyết toán công trình kế toán tiếp tục cập nhật vào trong thẻ chi tiết của công
trình để theo dõi tình hình thanh toán và công nợ. Mục đích của việc theo dõi này
giúp tổng hợp dữ liệu đầy đủ và báo cáo dễ dàng nếu như có văn bản yêu cầu từ
cấp trên, cụ thể qua thẻ chi tiết sau:
Bảng 1: Thẻ chi tiết theo dõi tình hình thanh quyết toán công trình Nguyễn
Thuân- Đồng quýt

Đề tài sáng kiến: Giải pháp nâng cao kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ
sổ sách kế toán tại xã Hành Minh


Người thực hiện: Nguyễn Duy Hà

Số
TT

Nội dung

Dự toán

Trang 9

Quyết toán

Thanh toán

Còn nợ

Đề tài sáng kiến: Giải pháp nâng cao kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ
sổ sách kế toán tại xã Hành Minh


Người thực hiện: Nguyễn Duy Hà

I

Quyết
định
phê
duyệt
Báo cáo Kinh
tế kỹ thuật
đầu tư xây
dựng
công
trình,
số
139/QĐUBND, ngày
29/8/2016

Trang 10

Quyết định
phê
duyệt
quyết

toán
vốn đầu tư
công trình,
số 3183/QĐUBND, ngày
21/8/2017

I

Tổng cộng

1.617.000.000 1.558.717.000 1.406.230.000 152.487.000

1

Chi phí xây lắp

1.417.445.124 1.416.668.000 1.264.181.000 152.487.000

2

Chi phí khảo sát địa
hình và lập báo cáo
kinh tế kỹ thuật

74.573.987

70.000.000

70.000.000

3

Thẩm tra TK dự toán

2.663.905

2.664.000

2.664.000

4

Chi phí thẩm định
HSYC, thẩm định kết
quả lựa chọn nhà thầu

2.000.000

5

Chi phí BH công trình

2.930.295

6

Chi phí thẩm định
BCKTKT

307.230

307.000

307.000

7

Chi phí lập hồ sơ yêu
cầu + đánh giá hồ sơ
mời thầu

2.725.856

2.726.000

2.726.000

8

Chi phí tư vấn giám
sát công trình

34.918.218

34.899.000

34.899.000

9

Chi phí quản lý công
trình

27.990.000

16.785.000

16.785.000

Đề tài sáng kiến: Giải pháp nâng cao kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ
sổ sách kế toán tại xã Hành Minh


Người thực hiện: Nguyễn Duy Hà

Trang 11

10

Thẩm tra quyết toán

15.361.500

14.668.000

14.668.000

11

Dự phòng

36.084.000

II

Cơ cấu nguồn vốn

1

Vốn NSTW

278.000.000

278.000.000

278.000.000

2

Vốn trái phiếu

854.000.000

854.000.000

853.785.000

3

Ngân sách huyện

162.000.000

155.872.000

155.872.000

4

Ngân sách xã và huy
động khác

323.000.000

270.845.000

1.617.000.000 1.558.717.000 1.406.230.000 152.487.000

215.000

118.573.00 152.272.000

- Đối với kiểm soát chi thường xuyên các đơn vị sử dụng ngân sách xã
Trên cơ sở dự toán đầu năm mà Uỷ ban nhân dân xã đã phân khai cho các
đầu mối chi và dự toán bổ sung trong năm theo Nghị quyết Hội đồng nhân dân xã
đã phê chuẩn, ngoài việc lập các bảng biểu hướng dẫn theo Thông tư 60/2003/TTBTC, ngày 23/6/2003 của Bộ tài chính quy định về việc quản lý ngân sách xã và
các hoạt động tài chính khác của xã, phường, thị trấn và Thông tư số 03/2005/TTBTC ngày 06/01/2005 của Bộ tài chính về việc hướng dẫn thực hiện quy chế công
khai tài chính đối với các cấp ngân sách nhà nước và chế độ báo cáo tình hình thực
hiện công khai tài chính, thì kế toán thiết lập từng sổ chi tiết theo dõi các khoản chi
thường xuyên của từng ngành và tổng hợp vào sổ tổng hợp để kiểm soát việc chi

nhằm không vượt dự toán (nếu kế toán không làm kế toán máy (phần mềm kế toán
thông dụng sử dụng cho ngân sách xã)), còn nếu sử dụng phần mềm kế toán thì
nhập chứng từ vào và kết xuất quản lý trên phần mềm, khi cần kiểm tra các ngành
sử dụng dự toán ra sao thì dùng công cụ tìm kiếm để kiểm tra. Cụ thể như sau:
Bảng 2: Sổ chi tiết chi theo ngành

Đề tài sáng kiến: Giải pháp nâng cao kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ
sổ sách kế toán tại xã Hành Minh


Người thực hiện: Nguyễn Duy Hà

Trang 12

Bảng 3: Sổ theo dõi tổng hợp chi theo dự toán
Đề tài sáng kiến: Giải pháp nâng cao kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ
sổ sách kế toán tại xã Hành Minh


Người thực hiện: Nguyễn Duy Hà

Trang 13

Đề tài sáng kiến: Giải pháp nâng cao kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ
sổ sách kế toán tại xã Hành Minh


Người thực hiện: Nguyễn Duy Hà

Trang 14

3.2/ Đối với việc quản lý chứng từ sổ sách kế toán
Với thực trạng trên để nâng cao chất lượng bảo quản chứng từ, sổ sách kế
toán tại UBND xã Hành Minh cần phải thực hiện một số nội dung và phương pháp
như sau:
Trước hết là phải làm tốt công tác tuyên truyền cho cán bộ, các Ban, Ngành,
Hội, Đoàn thể làm tốt công tác phối hợp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận
kế toán trong việc quản lý chứng từ, sổ sách kế toán phù hợp và hiệu quả.
Kế toán xây dựng kế hoạch bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán ở đơn vị để
mọi người cùng phối hợp thực hiện. Đồng thời kế toán phải là người năng động,
sáng tạo có tinh thần trách nhiệm cao, có tinh thần kỹ luật cao, có lề lối làm việc
khoa học là người cẩn trọng trong mọi vấn đề để đáp ứng được nhu cầu đặt ra, luôn
ý thức trước được công việc của mình.
Muốn làm tốt được công tác bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán thì sau khi
sử dụng chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán, kế toán phải phân loại, sắp xếp chứng
từ, cho nó khoa học gọn gàn, ngay thẳng, ngăn nắp, đánh số thứ tự, kí hiệu, danh
mục logic đóng lại thành tập theo hệ thống như: đối với các nguồn kinh phí bổ
sung có mục tiêu từ cấp trên thì phải lưu riêng và ghi chú cụ thể ngoài bìa sơ mi,
đối với công trình xây dựng cơ bản thì hệ thống kiểm tra lại toàn bộ văn bản pháp
lý và hồ sơ kèm theo sắp theo thứ tự, đối với các khoản chi thường xuyên khác thì
phân loại từng nội dung chi và lưu trữ theo thứ tự thời gian đã được kiểm soát qua
kho bạc đóng lại thành từng tập (ví dụ như đối với các khoản chi chuyển khoản văn
phòng phẩm thì phải tổng hợp và sắp xếp riêng theo thứ tự thời gian sau đó đóng
thành tập; đối với các khoản chi bảo hiểm và các chế độ theo lương đóng riêng
thành tập; đối với các khoản chi tiền điện thoại, tiền điện thắp sáng thì đóng
riêng….), đồng thời theo dõi trong hệ thống phần mềm máy tính khi cần kiểm tra
chỉ cần cập nhật vào trong phần mềm chứng từ ở tập chứng từ nào sẽ rất dễ dàng
nhanh chóng, chính xác, kịp thời không mất thời gian.
Hàng tháng, quí, năm kế toán phải kiểm tra lại một lần xem có mất mát
chứng từ, có hư hỏng hay mối mọt. Nếu có thì báo cáo với Lãnh đạo để có biện

pháp xử lý kịp thời. Nếu không thì niêm phong lại bỏ vào tủ cất lại như cũ.
Hàng quý kế toán phải thường xuyên dùng thuốc mối xịt vào trong tủ
đựng chứng từ, sổ sách kế toán của mình không để mối mọt vào và khóa cửa tủ cẩn
thận. Nếu chúng ta làm tốt việc bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán như trên thì
đem lại hiệu quả cao nhất và lưu trữ được lâu dài, đồng thời tạo được niềm tin cho
các cấp Lãnh đạo.
Cụ thể việc quản lý chứng từ, sổ sách ở sơ đồ sau:

Đề tài sáng kiến: Giải pháp nâng cao kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ
sổ sách kế toán tại xã Hành Minh


Người thực hiện: Nguyễn Duy Hà

Trang 15

Chứng từ chi mục tiêu từ
ngân sách cấp trên
Chứng từ đã (2)
kiểm soát
Phân loại
qua kho bạc

Chứng từ chi các công
trình XDCB

(1)
Vào sổ kế
toán
(3)

In báo cáo
và lưu trữ

Chứng từ rút tiền mặt liên
quan đến hoạt động cơ
quan

(3)

Kho lưu
trữ

Chứng từ chuyển khoản
liên quan đến hoạt động
cơ quan
Chứng từ thu và nộp các
khoản vào ngân sách

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được quy định như sau:
- Tài liệu kế toán của xã phải lưu trữ tối thiểu 5 năm gồm :
+ Tài liệu kế toán của xã dùng cho việc quản lý, điều hành thường xuyên của
xã không trực tiếp dùng làm căn cứ để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính được
lưu trữ tối thiểu 5 năm tính từ khi kết thúc kỳ kế toán năm như: Các tập cuống
phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho... không lưu ở tập chứng từ
của bộ phận kế toán xã.
+ Tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành nội bộ của xã và chứng
từ kế toán khác không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Tài liệu kế toán của xã phải lưu trữ tối thiểu 10 năm gồm:
+ Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài
chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng

hợp, các báo cáo tài chính tháng, năm; Báo cáo quyết toán thu ngân sách xã, Báo
cáo quyết toán chi ngân sách xã đã được HĐND xã phê chuẩn; Báo cáo quyết toán
các công trình XDCB của xã, Nhật ký -Sổ Cái hoặc Sổ Cái; Biên bản tiêu huỷ tài
Đề tài sáng kiến: Giải pháp nâng cao kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ
sổ sách kế toán tại xã Hành Minh


Người thực hiện: Nguyễn Duy Hà

Trang 16

liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo
tài chính.
+ Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định.
+ Tài liệu kế toán và báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành của
ban quản lý dự án.
+ Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt
hoạt động của xã.
+ Tài liệu kế toán khác của đơn vị kế toán sử dụng trong một số trường hợp
mà pháp luật quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định
đó;
- Tài liệu kế toán của xã phải lưu trữ vĩnh viễn gồm: Tài liệu kế toán có tính
sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng;
Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do Chủ tịch UBND
xã quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế,
an ninh, quốc phòng. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ từ 10 năm
trở lên cho đến khi tài liệu kế toán bị huỷ hoại tự nhiên hoặc được tiêu huỷ theo
quyết định của Chủ tịch UBND xã .
4. Hiệu quả của việc áp dụng nội dung đề tài sáng kiến
4.1. Nâng cao hiệu quả quản lý ngân sách

Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi ngân sách Nhà nước (NSNN) luôn là mối
quan tâm lớn của Đảng, Nhà nước và của các cấp, các ngành. Trong chu trình quản
lý chi NSNN, việc thiết lập một cơ chế kiểm soát chi NSNN khoa học, hợp lý
nhằm nâng cao chất lượng công tác kiểm soát chi NSNN cũng có vai trò quan
trọng góp phần không nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực tài
chính. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay, khi nguồn thu ngân sách còn
nhiều hạn chế thì việc kiểm soát chặt chẽ các khoản chi nhằm đảm bảo các khoản
chi được sử dụng đúng, tiết kiệm và hiệu quả.
Trong việc quản lý ngân sách ngoài việc kiểm soát chi thì công tác quản lý
chứng từ sổ sách kế toán cũng giúp cho việc giải quyết các sự vụ, sự việc liên quan
từ nhiều năm trước được tốt hơn, nó minh chứng cụ thể chi tiết mà không thể chối
cãi, từ đó dẫn đến việc điều hành của lãnh đạo tốt hơn.
4.2. Tiết kiệm hiệu quả thời gian trong chế độ báo cáo.
Trong những năm đầu thực hiện theo Luật ngân sách mới số 83/2015/QH13,
ngày 25/6/2015 thì nó yêu cầu đòi hỏi việc thường xuyên báo cáo việc sử dụng và
điều hành ngân sách trong năm lên cơ quan cấp trên biết và quản lý, vì thế khi thực
hiện tốt công tác kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ sổ sách kế toán giúp
cho việc báo cáo nhanh hơn, hiệu quả hơn và chính xác hơn.
Đề tài sáng kiến: Giải pháp nâng cao kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ
sổ sách kế toán tại xã Hành Minh


Người thực hiện: Nguyễn Duy Hà

Trang 17

Ví dụ: Trường hợp khi các phòng chức năng của huyện yêu cầu báo cáo tính
hình thực hiện và giải ngân vốn đầu tư xây dựng cơ bản của địa phương trong năm
và những năm trước, nếu ta sử dụng thẻ chi tiết của từng công trình và lưu hồ sơ cụ
thể thì giúp cho việc đưa số liệu vào báo cáo nhanh hơn, chính xác hơn.

Tóm lại: Qua thời gian thực tế làm việc nhiều năm và qua nghiên cứu tài liệu
mà tôi tập hợp lại để cùng trao đổi với đồng nghiệp, tuy không phải là những
chuẩn mực tuyệt đối song tôi nghĩ đó là những việc làm thiết thực đối với bản thân
tôi nói riêng và đối với mỗi người làm kế toán ngân sách xã nói chung bởi khi tôi
áp dụng những biện pháp trên bản thân tôi đã thu được những hiệu quả tối ưu, đó
là bản thân luôn hình thành cho mình thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ, xử lý công việc
nhanh, gọn, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Trước khi ứng dụng giải pháp nêu
trên thì việc kiểm soát chi ngân sách tại địa phương còn nhiều khó khăn, chưa đồng
bộ dẫn đến một số khoản chi vượt dự toán được giao, công tác tham mưu cho lãnh
đạo điều hành ngân sách chưa chính xác, việc báo cáo lên cấp trên chưa kịp thời và
cụ thể nên thường xuyên bị nhắc nhở. Sau khi ứng dụng giải pháp đề ra, công tác
tham mưu cho lãnh đạo điều hành quản lý ngân sách được chặt chẽ, không vượt dự
toán hàng năm mà Hội đồng nhân dân xã giao, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý,
không chi sai chế độ quy định, việc báo cáo lên cấp trên được kịp thời, hồ sơ luôn
sắp xếp khoa học, ngăn nắp đảm bảo độ chính xác, đầy đủ kịp thời khi báo cáo và
luôn giữ được hồ sơ mới không bị thất lạc hay rách nát giúp cho việc thanh kiểm
tra thuận lợi, quản lý tài chính chặt chẽ hơn. Chính vì vậy mà trong suốt thời gian
công tác tôi luôn được xét hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.
III. PHẦN KẾT LUẬN- KIẾN NGHỊ
1/Kết luận:
Kế toán ngân sách xã giữ vai trò rất quan trọng trong việc chấp hành ngân
sách Nhà nước tại các đơn vị hành chính cấp xã, được Nhà nước sử dụng như một
công cụ sắc bén có hiệu lực trong việc quản lý ngân sách Nhà nước tại đơn vị góp
phần đắc lực vào việc sử dụng các nguồn vốn (trong đó cơ bản là vốn ngân sách )
một cách tiết kiệm, vì vậy kế toán ngân sách xã là công việc tổ chức thông tin
bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí tình hình sử dụng, quyết toán
kinh phí, tình hình sử dụng các loại vật tư, tài sản công, tình hình chấp hành dự
toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị. Các
kế toán đơn vị cần phải tuân thủ nghiêm túc nguyên tắc kiểm soát, kiểm tra thủ
tục hóa đơn chứng từ trước khi nhận bàn giao từ đối tượng đề nghị thanh toán

đồng thời thực hiện đồng bộ các giải pháp trên đây sẽ góp phần nâng cao được
chất lượng công tác kế toán của các đơn vị, đáp ứng yêu cầu phát huy quyền tự
chủ, tự chịu trách nhiệm của các đơn vị trong điều kiện hiện nay.
Từ thực tiễn công tác kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ, sổ sách
kế toán mà bản thân tôi qua nhiều năm làm công tác kế toán tôi rút ra được những
kinh nghiệm sau:
Đề tài sáng kiến: Giải pháp nâng cao kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ
sổ sách kế toán tại xã Hành Minh


Người thực hiện: Nguyễn Duy Hà

Trang 18

Một là: kế toán phải nắm rõ thực trạng của đơn vị, xác định tầm quan trọng
của chứng từ, sổ sách kế toán từ đó đề ra chương trình hoạt động bảo quản cho phù
hợp và đề ra biện pháp quản lý chứng từ, sổ sách kế toán mang tính khả thi.
Hai là: Kế toán phải nắm vững các văn bản pháp qui của nhà nước, của
ngành xem đó là cẩm nang cho mọi hoạt động của mình.
Ba là: kế toán phải phối hợp tốt với các ban ngành ở xã và các bộ phận của
các phòng ban ở huyện nhằm thúc đẩy cho công việc được hoàn thành sớm nhất và
có hiệu quả cao nhất.
Bốn là: Kế toán phải có kế hoạch hoạt đồng từ đầu năm, qua đó nắm được lộ
trình hoạt động của mình mà thực thi công việc được tốt nhất của nhiệm vụ được
giao.
Tóm lại: Kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ, sổ sách kế toán ở một
cơ quan đơn vị rất quan trọng của người kế toán nhằm tạo điều kiện thiết yếu cho
việc lập kế hoạch thu - Chi tài chính có hiệu quả, tiết kiệm, không lãng phí, và tạo
điều kiện cho cơ quan đơn vị thực hiện tốt nhiệm vụ mà cấp trên giao phó.
2/Kiến nghị

Trên đây là một số biện pháp mà bản thân tôi đã rút ra và áp dụng tại
UBND xã Hành Minh, đạt được những thành công như đã nêu, Tôi tin chắc rằng
còn nhiều biện pháp hay hơn mà tôi chưa làm được, rất mong Hội đồng khoa học
các cấp góp ý, để sáng kiến kinh nghiêm này được áp dụng rộng rãi trong ngành kế
toán ngân sách cấp xã góp phần nâng cao chất lượng công việc./.
Xác nhận của cơ quan đơn vị áp
dụng sáng kiến

Người viết sáng kiến

Nguyễn Duy Hà

Đề tài sáng kiến: Giải pháp nâng cao kiểm soát chi ngân sách và quản lý chứng từ
sổ sách kế toán tại xã Hành Minh